Rückwirkende Vergütung – Was ist das und wie berechnet man sie?

Sind Sie sicher, dass Sie Ihre Mitarbeiter diesen Monat korrekt bezahlt haben?

Wenn nicht, müssen Sie sich auf hässliche Telefonanrufe und höhere Lohnkosten gefasst machen. Möglicherweise werden Sie sogar verklagt.

Sie müssen Ihre Mitarbeiter also rückwirkend entschädigen.

Dies lässt sich aber leicht vermeiden. Mit den richtigen Tools und Gewohnheiten können Sie Ihrem Unternehmen viel Geld (und Zeit) sparen.

Lassen Sie uns näher darauf eingehen, was eine rückwirkende Vergütung genau ist, welche Auswirkungen sie auf Ihr Unternehmen haben könnte und wie Sie dies verhindern können.

Was genau ist eine rückwirkende Vergütung?

Kurz gesagt handelt es sich bei rückwirkendem Lohn um das Geld, das ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer für die Arbeit schuldet, die dieser in einem früheren Lohnzeitraum geleistet hat. Wenn Sie also einem Mitarbeiter weniger bezahlten, als er erwartet hatte, schuldeten Sie ihm in Zukunft rückwirkend sein Gehalt.

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Nehmen wir zum Beispiel an, Sie sind Einzelhandelsmanager und einer Ihrer Mitarbeiter (nennen wir ihn John) verdient 5 Dollar pro Stunde. Und letzten Monat hat John 60 Stunden gearbeitet. Aufgrund eines Fehlers bei der Gehaltsabrechnung haben Sie John jedoch nur 55 Stunden bezahlt. Das bedeutet, dass Sie ihm nur 275 $ gezahlt haben, obwohl er eigentlich 300 $ hätte verdienen sollen. In diesem Monat müssen Sie sicherstellen, dass John eine rückwirkende Vergütung in Höhe von 25 $ erhält.

Was sind die Ursachen für rückwirkende Zahlungen?

Jetzt denken Sie wahrscheinlich, dass Ihnen das bekannt vorkommt, und fragen sich: „Wie ist das passiert?“ Unabhängig davon, wie gut Sie organisiert sind, können viele verschiedene Szenarien auftreten, in denen eine rückwirkende Bezahlung erforderlich ist. Unabhängig davon, ob Sie eine Gehaltserhöhung gewähren oder in Ihrem Gehaltsabrechnungssystem Fehler auftreten, müssen Sie einem Mitarbeiter möglicherweise rückwirkend einen bestimmten Betrag zahlen.

Hier sind einige Szenarien, in denen Sie als Arbeitgeber möglicherweise zur Zahlung einer rückwirkenden Vergütung verpflichtet sein könnten:

• Gehaltserhöhungen: Sie haben einer Gehaltserhöhung für einen Mitarbeiter zugestimmt, der Satz wurde jedoch nicht rechtzeitig geändert.
• Überstunden falsch berechnet: Sie haben die Überstundenvergütung eines Mitarbeiters nicht genau berechnet.
• Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung: Entweder liegt ein technischer Fehler vor oder Sie haben den falschen Betrag gezahlt. Diese Fehler treten eher auf, wenn Ihr Unternehmen keine Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware nutzt, die Gehälter und Löhne digital berechnet.
• Mehrere Gehaltssätze für unterschiedliche Positionen: Manche Mitarbeiter haben mehrere Positionen im selben Unternehmen. Wenn Sie beispielsweise einen Mitarbeiter haben, der zwei Positionen innehat, gelten für ihn zwei unterschiedliche Gehaltssätze. Möglicherweise haben Sie bei der Berechnung des Einkommens den falschen Satz verwendet.

Was auch immer die Ursache sein mag, die harte Realität ist, dass nicht alle Mitarbeiter eine rückwirkende Vergütung erhalten, wenn sie es sollten. Tatsächlich gab es im Jahr 2021 7.159 Fälle von Verstößen, die auf Überstunden zurückzuführen waren, und in sage und schreibe 80 % dieser Fälle erhielten die Mitarbeiter keine Nachzahlung. Dies zeigt nur, wie häufig dieses Problem auftritt und dass viele Mitarbeiter, unabhängig von der Branche, darunter leiden.

Was ist der Unterschied zwischen rückwirkender Zahlung und Nachzahlung?

Viele Unternehmen verwechseln häufig die Begriffe „Nachzahlung“ und „Nachzahlung“ in der Annahme, dass es sich dabei um dasselbe handelt. Für Unternehmer ist es jedoch wichtig, zwischen beiden zu unterscheiden.

Wenn es um die rückwirkende Bezahlung geht, müssen Arbeitgeber Fehler in der Lohnabrechnung beheben, die in der vorherigen Lohnperiode aufgetreten sind. Andererseits liegt eine Nachzahlung vor, wenn Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern eine Entschädigung zahlen müssen, die für eine bestimmte Tätigkeit nicht gezahlt wurde. Ein übliches Rückzahlungsszenario entsteht, wenn ein Arbeitgeber verklagt wird, weil er einem Arbeitnehmer das Gehalt nicht gezahlt hat.

Was passiert, wenn Sie keine rückwirkende Vergütung gewähren?

Es sollte nicht überraschen, dass das Versäumnis, Mitarbeitern bei Fälligkeit Rückzahlungen zu belohnen, schwerwiegende rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann. Im Jahr 2020 wurden Mitarbeitern aufgrund von Diskriminierung 10,7 Millionen US-Dollar zugesprochen. Dazu gehörten auch Mitarbeiter, die aus verschiedenen Gründen, unter anderem aufgrund ihrer Rasse, Religion und ihres Geschlechts, ungerecht behandelt wurden. (Achten Sie darauf, für Vielfalt am Arbeitsplatz zu sorgen, um solche Ansprüche später zu vermeiden.)

Eine Rückzahlung kann auch aus einer Vertragsverletzung eines Arbeitnehmers resultieren. Beispielsweise hat ein Hotelangestellter das Recht, rechtliche Schritte einzuleiten, wenn er 15 US-Dollar pro Stunde erhält, obwohl in seinem Vertrag festgelegt ist, dass er eigentlich 17 US-Dollar erhalten sollte.

Nehmen wir außerdem an, Sie haben ein Reinigungsunternehmen gegründet und Ihren Mitarbeitern Überstunden angeboten, sie dann aber nicht bezahlt. Sie sind zur Nachzahlung verpflichtet. Und wenn Sie dies nicht tun, haben Ihre Mitarbeiter das Recht, dies einzufordern und gegebenenfalls weitere rechtliche Schritte einzuleiten.

Wie berechne ich die rückwirkende Vergütung?

Wenn Ihnen als Arbeitgeber ein Fehler in der Lohn- und Gehaltsabrechnung auffällt, besteht kein Grund zur Sorge. Sie haben noch Zeit, das Problem zu beheben. Der erste Schritt besteht darin, das rückwirkende Entgelt zu berechnen, je nachdem, ob Ihr Mitarbeiter auf Stundenbasis oder mit einem Festgehalt arbeitet. Es ist auch wichtig, die Steuern zu berücksichtigen, zumal diese von Staat zu Staat unterschiedlich sind.

Vor diesem Hintergrund ist es auch erwähnenswert, dass die rückwirkende Vergütung je nach Art der Zahlungsperiode und dem Lohnsatz, dem der Mitarbeiter zugeordnet wird, unterschiedlich ist. Hier sind einige wichtige Beispiele:

Nehmen wir an, Sie leiten ein Produktionsunternehmen, ein Mitarbeiter verdient 25 US-Dollar pro Stunde und Sie müssen ihm den fehlenden Lohn für 10 Stunden bezahlen. Es lässt sich leicht berechnen, wie hoch die rückwirkende Vergütung sein sollte. 10 x 25 $ = 250 $!

Angestellte hingegen erhalten in der Regel für jede Lohnperiode den gleichen Betrag. Daher sollte die Rückzahlung relativ einfach sein. Wenn beispielsweise ein Einzelhandelsangestellter 3.000 US-Dollar pro Gehaltsscheck erhalten soll, er aber aus irgendeinem Grund nur 2.450 US-Dollar erhalten hat, schuldet ihm der Arbeitgeber 550 US-Dollar an Nachzahlung.

Dann gibt es noch den Fall, dass ein Angestellter eine Gehaltserhöhung erhält, aber versehentlich entsprechend seinem Gehalt vor der Gehaltserhöhung bezahlt wird. Nehmen wir an, Sie leiten ein Bauunternehmen, ein Arbeiter verdient derzeit 50.000 US-Dollar pro Jahr und er hat kürzlich eine Gehaltserhöhung erhalten. Sie erhielten jedoch immer noch den gleichen Betrag, obwohl sie stattdessen 55.000 US-Dollar hätten bekommen sollen.

Um die Differenz zu ermitteln, müssen Sie ermitteln, wie viel auf jedem Gehaltsscheck unter Berücksichtigung des neuen Satzes gezahlt werden muss. Dann subtrahieren Sie den alten Tarif. Erst dann können Sie die entsprechende Nachzahlung leisten.

Wie mache ich die rückwirkende Zahlung zu einem schmerzlosen Prozess?

Wie bereits erwähnt, werden alle Unternehmen von Zeit zu Zeit mit Problemen bei der Gehaltsabrechnung konfrontiert sein. Dazu gehört auch die Notwendigkeit einer Nachzahlung, und zwar aus verschiedenen Gründen. Dennoch gibt es zahlreiche Tools und Software, mit denen Geschäftsinhaber diesen Prozess schmerzlos gestalten können.

Die Bearbeitung der Gehaltsabrechnung mit Excel oder Stift und Papier führt zwangsläufig zu Fehlern und unvermeidlichen Nachzahlungen. Aber wenn Sie eine All-in-One-Stempeluhr-App wie Connecteam verwenden, verringern Sie die Wahrscheinlichkeit, dass so etwas in Zukunft passiert, drastisch.

So kann Connecteam helfen:

• Die Stechuhr erfasst die Arbeitszeiten der Mitarbeiter sekundengenau. Dies bedeutet, dass Probleme mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung wie Kumpelstanzen und Zeitdiebstahl beseitigt werden.
• Arbeitgeber können detaillierte Einblicke erhalten, die ihnen helfen zu verstehen, wie die Zeit ihrer Mitarbeiter verbracht wird, z. B. Zeit pro Job und Kunde usw.
• Manager können mithilfe von Schichtanhängen auch schichtbezogene Informationen hinzufügen.
• Der Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess wird reibungsloser gestaltet, da Manager Arbeitszeittabellen problemlos exportieren können.
• Alle Zeiten und Details werden dokumentiert und sind somit zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer transparent.
• Die GPS-Tracking-Technologie mit Geofencing stellt sicher, dass sich die Mitarbeiter am richtigen Standort einstempeln, während die Breadcrumb-Technologie zufällige Standortpunkte sammelt, um Managern eine grundlegende Vorstellung davon zu geben, wo sich ihre Mitarbeiter während des Einstempelns aufhalten.
• Die Stechuhr ermöglichte es Arbeitgebern auch, Abwesenheiten, arbeitsfreie Tage und Krankheitstage von Arbeitnehmern einfach zu verwalten.
• Mitarbeiter können Erinnerungen und Benachrichtigungen senden, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter daran denken, ein- und auszustempeln. Automatisches Ausstempeln ist ebenfalls enthalten.
• Direkte, nahtlose Integration mit QuickBooks Online und Gusto – Sie müssen lediglich sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter ein- und ausstempeln!

Letztendlich bedeutet die Stechuhr- und Planungstechnologie von Connecteam, dass Arbeitgeber jegliche Diskrepanzen im Zusammenhang mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung vermeiden können.

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Das Fazit zur rückwirkenden Bezahlung

Letztendlich handelt es sich bei der Nachzahlung um ein Thema, das einem Arbeitgeber keinerlei Vorteile bringt. Es führt einfach zu potenziellen Klagen, schlechtem Willen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer und unerwünschtem Stress für alle Beteiligten.

Mittlerweile sollten Sie diese vier wichtigen Dinge besser verstanden haben:

1. Was ist eine rückwirkende Vergütung?
2. Die verschiedenen Szenarien, in denen eine Nachzahlung erforderlich ist
3. So berechnen Sie die Retro-Vergütung
4. Vermeiden Sie, dass Sie in Zukunft rückwirkend zahlen müssen

Nachdem Sie sich nun mit den Grundlagen der rückwirkenden Vergütung vertraut gemacht haben, können Sie diese wertvollen Richtlinien übernehmen und sie mithilfe der neuesten Technologie umsetzen. Denn ohne die Digitalisierung kann es äußerst schwierig sein, diesen Prozess zu rationalisieren.

Die umfangreichen Funktionen von Connecteam, insbesondere die Stechuhr, decken alle Zeiterfassungsgrundlagen des Arbeitgebers ab, um keine Diskrepanzen, 100 % Transparenz, eine reibungslose Lohn- und Gehaltsabrechnung und eine schnelle Senkung der rückwirkenden Löhne zu gewährleisten.

Auch nachdem Sie dies gelesen haben, machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie in Zukunft Fehler bei der Gehaltsabrechnung machen. Solange Sie diesen Aspekt Ihres Unternehmens ernst nehmen und die finanzielle Sicherheit Ihrer Mitarbeiter im Auge haben, sollte die Auszahlung ihres Verdienstes reibungslos und einfach erfolgen.

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