Was ist ein Sicherheitsmanagementsystem? Der Anfängerleitfaden

Alle beruflichen Fähigkeiten und Qualifikationen der Welt können mögliche Unfälle nicht verhindern. Wenn alles gesagt und getan ist, brauchen Sie detaillierte Richtlinien und Verfahren, um Ihre Mitarbeiter und Kunden zu schützen.

Aber hier ist die Sache – ein großer Ordner mit Sicherheitshandbüchern und -protokollen ist eine äußerst ineffektive und veraltete Methode, um Sicherheitsprotokolle in jedem Unternehmen zu implementieren. Das Schlimmste ist, dass das Auffinden relevanter Informationen während eines Sicherheitsereignisses zu einem Alptraum wird.

Hier kommt ein Sicherheitsmanagementsystem ins Spiel. Diese Auswahl an Verfahren und Richtlinien wird Ihr Team zwangsläufig auf jede potenzielle Gefahr vorbereiten. Aber was ist ein Sicherheitsmanagementsystem? Welche Vorteile bringt es und wie können Sie es umsetzen?

Was ist ein Sicherheitsmanagementsystem?

Ein Sicherheitsmanagementsystem (SMS) ist ein formalisierter unternehmensweiter Ansatz, um einem Unternehmen dabei zu helfen, ein akzeptables Sicherheitsniveau am Arbeitsplatz zu erreichen. Organisationen müssen ihre SMS mit der gleichen Priorität behandeln wie alle anderen kritischen Geschäftsprozesse.

Ein organisiertes SMS kann normalerweise in Richtlinien, Verfahren, Strukturen und Verantwortlichkeiten unterteilt werden, die Sie je nach Größe Ihrer Organisation skalieren können.

In der Regel kann SMS implementiert werden, um Bundesanforderungen wie Titel 14 des US-amerikanischen Code of Federal Regulations (CFR) zu erfüllen, der von der Federal Aviation Administration (FAA) durchgesetzt wird.

Der Zweck eines Sicherheitsmanagementsystems

Kurz gesagt, der Hauptzweck eines Sicherheitsmanagementsystems besteht darin, die Sicherheit von Mitarbeitern und Kunden zu gewährleisten. Aber es geht noch tiefer. Diese Art von System bietet einer Organisation die Struktur zum Management von Risiken am Arbeitsplatz, wobei alle Prozesse und Vorgänge berücksichtigt werden, bei denen Sicherheit an erster Stelle steht.

Ein weiteres Ziel eines SMS ist die Stärkung der Sicherheitskultur am Arbeitsplatz. Dieser Bereich der Unternehmensführung ist ein wesentlicher Bestandteil von Hochrisikobranchen wie Schifffahrt, Luftfahrt und Bauwesen, um nur einige zu nennen.

Die Vorteile eines Sicherheitsmanagementsystems

Während die Implementierung eines Sicherheitsmanagementsystems ein überwältigender, komplizierter Prozess sein kann, bietet es sowohl kurzfristig als auch langfristig eine Vielzahl von Vorteilen. Diese beinhalten:

• Verbessert die Kommunikations- und Sicherheitskultur : Teams kommunizieren und arbeiten im Allgemeinen besser zusammen, wenn eine SMS implementiert wird.
• Vereinfacht das Sicherheitsrisikomanagement : SMS hilft Mitarbeitern, Gefahren und Risiken leichter zu erkennen, und stellt sicher, dass Kontrollmaßnahmen früher durchgesetzt werden.
• Alles wird dokumentiert : Mit einer SMS wird jede Inspektion, jedes Verfahren und jeder Prozess dokumentiert und steht für zukünftige Referenzzwecke zur Verfügung, wodurch die Verantwortlichkeit langfristig verbessert wird.

Weitere Vorteile von Sicherheitsmanagementsystemen sind:

• Reduziert Unfälle, Verletzungen und Krankheiten

• Besser informierte Entscheidungsfindung

• Verbessert die organisatorische Sicherheit

• Reduziert die Betriebskosten

• Steigert die Effizienz

• Verbessert die Ressourcenverteilung

• Demonstriert die gebotene Sorgfalt

• Reduziert Fehler

• Erzwingt die Einhaltung von Sicherheitsgesetzen

• Baut Wohlwollen und Vertrauen am Arbeitsplatz auf

• Verbessert den Ruf der Marke

• Reduziert Versicherungsprämien

Die grundlegenden Komponenten eines Sicherheitsmanagementsystems

Laut FAA müssen Sicherheitsmanagementsysteme immer vier Schlüsselkomponenten enthalten:

1. Sicherheitsrichtlinien und -ziele
2. Sicherheitsrisikomanagement
3. Sicherheitsgarantie
4. Sicherheitsförderung.

Innerhalb dieser Komponenten gibt es 12 Elemente, die die erfolgreiche Implementierung und Wartung eines SMS sicherstellen. Jede Komponente enthält bestimmte Elemente. Nach Angaben der International Civil Aviation Organization (ICAO) lassen sich diese Komponenten und Elemente wie folgt unterteilen:

Sicherheit sollte in jeden Teil der Betriebsabläufe eines Unternehmens eingebunden werden, wobei spezifische Sicherheitsziele festgelegt und jederzeit eingehalten werden. Verantwortlichkeiten und Pflichten, die der Sicherheit zugeschrieben werden, sollten genauso ernst genommen werden wie in jedem anderen Geschäftsbereich. Es ist die Aufgabe und Verpflichtung des Managers, sicherzustellen, dass Risikomaßnahmen ergriffen werden, wenn dies vorgesehen ist.

Sobald das Unternehmen seine Sicherheitsmanager identifiziert hat, muss eine Sicherheitsdokumentation erstellt werden, da regelmäßige Überprüfungen durchgeführt werden müssen. Die FAA gibt auch an, dass die SMS-Dokumentation entweder zu bestehenden Aufzeichnungsprozessen hinzugefügt oder in ein einziges Handbuch umgewandelt werden kann.

Die Elemente der Sicherheitsrichtlinien und -ziele sind:

• Verpflichtung des Managements
• Sicherheitsverantwortung und Verantwortlichkeiten
• Ernennung von Sicherheitspersonal in Schlüsselpositionen
• Koordination der Notfalleinsatzplanung
• Dokumentation des Sicherheitsmanagementsystems

Ernannte Mitarbeiter müssen geschult werden, wie sie relevante Prozesse durchführen, um alle Sicherheitsrisiken zu verwalten und zu kontrollieren. Es gibt fünf Schritte, die eine Schlüsselrolle bei der Implementierung eines effektiven Sicherheitsrisikomanagements spielen:

• Systembeschreibung/Aufgabenanalyse : Wird verwendet, um die grundlegenden Details zu Arbeitsplatzbedingungen und -aktivitäten wie Wetter, Ausrüstung, Umgebung usw. hervorzuheben. Ein bestimmter Mitarbeiter analysiert die Faktoren, die zu Sicherheitsrisiken beitragen könnten.
• Identifizieren von Gefahren : Alles, was eine Person verletzen, erkranken oder töten oder zu Schäden an Ausrüstung oder Eigentum führen könnte, ist eine potenzielle Gefahr (z. B. Baustellengefahren). Auch menschliches Fehlverhalten wie mangelndes Wissen und Zeitdruck können dazu beitragen.

• Risikoanalyse : Hierbei geht es darum, die Wahrscheinlichkeit und Schwere der den Gefahren zugeschriebenen Folgen herauszuarbeiten.
• Risikobewertung : Entscheiden, ob ein Sicherheitsrisiko akzeptabel ist oder nicht, und Priorisieren von Sicherheitsrisiken, die es wert sind, angegangen zu werden, um eine genaue Ressourcenzuweisung zu ermöglichen (z. B. Risikobewertungen für Alleinarbeiter).
• Risikokontrolle : Auch als Risikominderung bezeichnet, ist dies die Umsetzung von Maßnahmen zum Schutz von Mitarbeitern, Eigentum und Ausrüstung. Diese Maßnahmen können dazu beitragen, die Wahrscheinlichkeit von Risiken und Fehlern zu verringern.

Die beiden Elemente, die das Sicherheitsrisikomanagement bilden, sind Gefahrenidentifikation und Sicherheitsrisikobewertung und -minderung.

Diese SMS-Komponente dreht sich um die Überwachung von Risikokontrollen mitten im Betrieb. Dazu gehört auch die Beurteilung der Wirksamkeit der Kontrollen. Untersuchungen, Audits und Berichterstattung sind typische Funktionen der Sicherheitsgewährleistung.

Alle wichtigen Informationen werden dann analysiert und mit aktuellen Risikotrends und -mustern verglichen. Falls Risikokontrollen nicht funktionieren, müssen Korrekturmaßnahmen ergriffen werden. Dies kann oft durch Prozesse wie Gerätewartung, Überwachung, weitere Sicherheitsschulungen und mehr erfolgen. Von Managern wird auch erwartet, dass sie eine wichtige Rolle bei der Gewährleistung der Sicherheit spielen.

Safety Assurance lässt sich in drei Elemente unterteilen. Dies sind die Überwachung und Messung der Sicherheitsleistung, das Änderungsmanagement und die kontinuierliche Verbesserung des SMS.

Auch als Sicherheitskultur bezeichnet, bezieht sich Safety Promotion auf die Aktivitäten, die durchgeführt werden, um SMS in einem Unternehmen zu implementieren. Dazu gehören Wissensaustausch, Schulungen und interne Kommunikation. Wenn jeder Mitarbeiter ein detailliertes Verständnis seines SMS entwickelt, wird die Sicherheit am Arbeitsplatz zu einem zentralen Unternehmenswert. Alle Manager sollten in der Lage sein, die Bedeutung jedes Verfahrens zu erklären, um eine positive Unternehmenskultur der Sicherheit weiter zu fördern.

Die beiden Elemente, die die Sicherheitsförderung bilden, sind Schulung/Ausbildung und Sicherheitskommunikation.

Sicherheitsmanagementsysteme in der Luftfahrt

Die Luftfahrt ist eine der am weitesten verbreiteten Branchen, in denen Sicherheitsmanagementsysteme implementiert werden. Es umfasst eine Vielzahl von Flugzeugoperationen, wie finanzielle, rechtliche und personelle Ressourcen.

Gemäß der neuesten Version des ICAO Doc 9859 oder Safety Management Manual (SMM) wird die SMS-Implementierung von der Größe des Unternehmens und den angebotenen Dienstleistungen und Produkten bestimmt.

Die FAA bestätigte, dass Sicherheitsmanagementsysteme keine spezielle Sicherheitsabteilung erfordern, hauptsächlich weil das System in jeder Abteilung verwendet werden kann und sollte.

Die Kernfunktionen von SMS in der Luftfahrt laut ICAO sind:

• Gefährdungsermittlung
• Risikomanagement
• Ereignismeldung
• Performance-Analyse
• Sicherheitsversicherung

Im letzteren Fall sind operative Quellen wie Besatzungspläne, Flugabfertigungsaufzeichnungen und Abweichungsberichte von Flugzeugen wertvolle Überwachungsinstrumente für Sicherheitsrisikokontrollen.

Einsatz digitaler Lösungen zur Implementierung von Sicherheitsmanagementsystemen

Während ein Sicherheitsmanagementsystem ein weiter Begriff ist und sich auf eine Reihe von Unternehmensrichtlinien und -verfahren bezieht, die eine Organisation anwendet, kann die Implementierung eines solchen Systems je nach den verwendeten Tools zeitaufwändig und ineffizient sein.

Die Bereitstellung von Stapeln von Sicherheitshandbüchern und -dokumenten in Papierform für Mitarbeiter hat sich als unwirksame Methode zur Aufrechterhaltung der Compliance in einem Unternehmen erwiesen.

Heutzutage ermöglichen digitale Softwarelösungen wie Connecteam Arbeitgebern, die Implementierung von Sicherheitsmanagementsystemen zu vereinfachen. Diese Art von Software umfasst normalerweise relevante Funktionen wie Schulungsressourcen, digitale Vorfallmeldeformulare und Checklisten, Dokumentationsmanagement und bidirektionale Kommunikation.

Häufig gestellte Fragen

Wie geht SMS auf die Sicherheitsanforderungen eines Unternehmens ein?

Ein Sicherheitsmanagementsystem hilft Unternehmen bei der Analyse ihres aktuellen Betriebs, um in Zukunft bessere sicherheitsorientierte Entscheidungen treffen zu können. Jede ideale SMS ist:

• Reaktiv : Erleichtert die Reaktion auf Zwischenfälle und Unfälle innerhalb der Organisation.
• Proaktiv : Analysiert die Prozesse der Organisation, bevor Zwischenfälle/Unfälle auftreten.
• Vorausschauend : Identifiziert potenzielle Risiken und Gefahren durch die Analyse der aktuellen Umgebung und Umstände der Organisation.

Welche Probleme können Sicherheitsmanagementsysteme darstellen?

Trotz seiner Vorteile gibt es viele Probleme, die mit der Verwendung einer SMS einhergehen können. Diese beinhalten:

• Einige Tools sind für die Mitarbeiter zu schwierig zu verwenden und konzentrieren sich zu sehr auf die Feinheiten des Systems und nicht auf seine Benutzerfreundlichkeit.
• Viele Sicherheitsmanagementsysteme enthalten keine mobilen Versionen, was es für Mitarbeiter schwierig macht, Vorfälle zu melden oder Sicherheitsverfahren von jedem Ort aus auszuführen.
• Ein erfolgreiches Sicherheitsmanagement erfordert eine interne Kommunikation in beide Richtungen. Leider geben viele SMS-Systeme Mitarbeitern und Management nicht die Möglichkeit, Kommunikationskanäle über Sicherheitsprobleme und Vorfälle zu öffnen.

Es gibt jedoch viele SMS-Lösungen, die diese Probleme angehen.

Welche Branchen profitieren von einem Sicherheitsmanagementsystem?

Während praktisch alle Unternehmen davon profitieren können, benötigen einige spezifische Branchen ein Sicherheitsmanagementsystem, da sie zwangsläufig mehr potenzielle Risiken und Sicherheitsrisiken für ihre Mitarbeiter und Kunden darstellen.

Branchen wie Luftfahrt, Transport, Bauwesen, Schifffahrt, Öl und Gas sowie Fertigung sind gesetzlich verpflichtet, SMS in ihren Betrieb zu implementieren, um die Einhaltung nationaler Gesetze und Vorschriften zu gewährleisten. Tatsächlich besagt der ISO 45001-Standard, dass alle Organisationen, unabhängig von Größe oder Art, eine Art von SMS benötigen.

Das Fazit zu Sicherheitsmanagementsystemen

Es wird immer deutlicher, dass die Methoden zur Integration eines Sicherheitsmanagementsystems in eine Organisation genauso entscheidend sind wie das System selbst.

Vor diesem Hintergrund ist es erwähnenswert, dass die meisten digitalen Lösungen, die für die Implementierung von SMS entwickelt wurden, nur zwischen 10 und 20 % der Mitarbeiter einbeziehen, die sie verwenden.

Der Schlüssel liegt in der Einführung einer Softwarelösung, die das Mitarbeitermanagement, das Engagement und die Kommunikation optimiert und es den Managern gleichzeitig ermöglicht, ihre Sicherheitsverfahren und -richtlinien umzusetzen.

Je einfacher die Software zu verwenden ist, desto erfolgreicher werden die Mitarbeiter letztendlich Risiken erkennen, sie verwalten und Vorfälle in Zukunft verhindern.