Salesforce Sharepoint-Integration – Vorteile, Prozess und Herausforderungen

In der schnelllebigen Geschäftswelt, in der Unternehmen tätig sind, ist die Integration mehrerer sich selbst ergänzender Technologien und Plattformen kein Trend mehr, sondern eine Notwendigkeit. Dieser Artikel beschreibt die Nuancen der Schaffung einer Synergie zwischen zwei Technologiegiganten – Salesforce und SharePoint. Durch die Kombination der robusten Dokumentenverwaltungsfunktionen von SharePoint mit dem Kundenbeziehungsmanagement von Salesforce kommen Unternehmen der Erschließung enormer Ebenen der Zusammenarbeit und Produktivität einen Schritt näher.

Wenn Sie planen, die Salesforce-SharePoint-Integration einzurichten, sich aber nicht sicher sind, welche Vorteile der Prozess mit sich bringen würde und welche Herausforderungen sich dabei ergeben können, werden Ihre Fragen hier beantwortet.

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Ist die SharePoint-Integration mit Salesforce überhaupt notwendig?

Salesforce bietet zwar Funktionen zum Hochladen und Verwalten von Dokumenten, ist jedoch nicht frei von Einschränkungen. Um dieses Problem zu lösen, bevor es sich auf die Produktivität auswirkt, suchen Unternehmen nach dokumentenbasierten Kollaborationssystemen wie SharePoint, um ihre Dokumente zu speichern und unternehmensweite Zusammenarbeit zu verwalten.

Aber ist diese Integration wirklich notwendig? Folgendes passiert, wenn Sie Ihre Prozesse auf Salesforce beschränken.

1. Dateigröße – Salesforce bietet zwei Optionen zum Hochladen von Dokumenten: „Anhänge“, die das Hochladen von Daten bis zu 25 MB ermöglichen, und „Datei“, die das Hochladen von Daten bis zu 2 GB ermöglichen. Die Datenzuweisung und Dokumentenverwaltung einer Datenmenge, die darüber hinausgeht, kann aufgrund der mandantenfähigen Architektur der Plattform die Speicherkosten direkt erhöhen und die Systemleistung im Laufe der Zeit beeinträchtigen.
2. Zugänglichkeit und Datenschutz von Dokumenten – Das Teilen von Salesforce-Dokumenten mit Nicht-Salesforce-Benutzern ist nur über eine öffentliche URL möglich. Dies bringt jedoch Probleme mit der DSGVO-Konformität und anderen Datenschutzgesetzen mit sich, da das Dokument öffentlich geteilt wird. Eine Lösung hierfür besteht darin, zusätzliche Lizenzen für Nicht-Salesforce-Benutzer zu erwerben – was eine teure Angelegenheit sein kann.
3. Synchronisierung in Echtzeit – Die auf dem lokalen Laufwerk der Benutzer vorgenommenen Änderungen werden nicht automatisch mit Salesforce-Dateien synchronisiert und umgekehrt. Die einzige Möglichkeit, die Benutzer haben, besteht darin, die Datei hoch-/herunterzuladen und dann durch die neue Version zu ersetzen.

Während in diesem Szenario SharePoint nicht einmal im Bilde ist, kann es ein anderes Ereignis geben, bei dem Unternehmen sowohl Salesforce als auch SharePoint verwenden, diese jedoch nicht integriert sind. Hier sind die Probleme, die mit diesem Ansatz verbunden sind.

1. Fehlerhafter Prozess – Da die Verträge der Anbieter, Kunden und Partner nach demselben Genehmigungsprozess ablaufen, werden sie in der Regel innerhalb einer Workflow-Management-Lösung wie SharePoint automatisiert. Wenn es nun um Vertragsgenehmigungen geht, müssen Salesforce-Benutzer von CRM auf SharePoint umsteigen und umgekehrt.
2. Störende Teamzusammenarbeit – Während die Kundendatensätze in Salesforce gespeichert werden, erfolgt die Zusammenarbeit sowohl auf SharePoint als auch auf Salesforce. Dies führt dazu, dass Salesforce-Benutzer oft Zeit verlieren, wenn sie zwischen den Systemen wechseln, um mit ihren Teams in Kontakt zu bleiben.
3. Dokumentduplizierung – Eine weitere Herausforderung, die mit der fehlenden Salesforce-Integration in SharePoint einhergeht, besteht darin, dass das Vertriebsteam im Allgemeinen jedes Mal Dokumente von SharePoint herunterladen und dann in Salesforce hochladen muss, wenn es sie mit seinem Team oder Kunden teilen möchte. Dieser Prozess führt häufig zur Duplizierung von Dokumenten in zwei Systemen, was zu einem Durcheinander der Dateiversionen führt.
4. Content Desertion – Vertriebsteams können die Links von SharePoint-Dateien in Salesforce kopieren, sie können diese jedoch nicht in der Vorschau anzeigen oder sie nicht einmal in der Salesforce Global-Suche finden. Dadurch werden die Inhalte, die für die Kundenkommunikation wertvoll gewesen sein könnten, in den SharePoint-Bibliotheken vergraben.

Nachdem wir uns nun mit den Nebenwirkungen befasst haben, die sich daraus ergeben, dass keine SharePoint- und Salesforce-Integration vorhanden ist, wollen wir uns nun mit den sichtbaren Vorteilen befassen, die sich daraus ergeben, bevor wir mit den Integrationsschritten fortfahren.

Was sind einige der wichtigsten Vorteile der SharePoint- und Salesforce-Integration?

Das in Salesforce integrierte SharePoint-Dokumentenmanagementsystem bietet Unternehmen, die die Zusammenarbeit zwischen Service- und Vertriebsteams verbessern und gleichzeitig die Datenverarbeitung effizient verwalten möchten, enorme Vorteile. Die kombinierten Fähigkeiten von Salesforce als CRM und SharePoint als Dokumentenmanagement- und Dateispeicherplattform ergänzen sich perfekt.

Verbesserte Teamzusammenarbeit

Die Integration von SharePoint und Salesforce verbessert die Zusammenarbeit nicht nur zwischen den Vertriebs- und Serviceteams, sondern auch anderen Bereichen wie Marketing und Recht. Schauen wir uns das anhand von Beispielen an.

Szenario 1 – Stellen Sie sich vor, ein Vertriebsleiter und Content-Autor hat die Aufgabe, ein Kundenangebot zu erstellen. Mithilfe der SharePoint-Integration mit Salesforce werden vom Vertriebsleiter am Dokument des Autors vorgenommene Änderungen in Echtzeit für alle Teammitglieder (mit Dokumentzugriff) sichtbar. Dies würde sicherstellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind und das Risiko einer Versionskontrolle verringert wird.

Szenario 2 – Das Rechtsteam prüft und genehmigt dann einen in SharePoint gespeicherten Vertrag, woraufhin der Vertriebsleiter diese Änderungen sofort in Salesforce sehen kann. Dies kann dazu beitragen, dass das Vertriebsteam auf dem Laufenden bleibt, wenn es wichtige Updates mit seinen Kunden teilt.

Dokumentensicherheit

Durch die Salesforce SharePoint-Integration erhalten Unternehmen Zugriff auf die robusten Sicherheitsfunktionen von SharePoint wie Teams, Rollen und Berechtigungsstufen, die ihnen dabei helfen, Compliance-Gesetze wie HIPAA und DSGVO usw. einzuhalten. Die Plattform verfügt über eine weitere Funktion, mit der Ablaufdaten für bestimmte Dateien festgelegt werden können. Auf diese Weise können Drittanbieter nach dem Ablaufdatum nicht mehr auf die Datei zugreifen.

Analytik und Reporting

Die SharePoint-Salesforce-Integration gewährleistet einfache Analyse- und Berichtsfunktionen, da die von beiden Plattformen stammenden Daten kombiniert werden können, um Einblicke in die Vertriebsleistung, Dokumentennutzung und Kundeninteraktionen zu erhalten. Mit Hilfe des SharePoint Online Reporting- und Auditing-Tools können Teams beispielsweise die Dokumente analysieren, auf die im Verkaufsprozess häufig zugegriffen wird – und so Einblicke in die Ressourcen erhalten, die den größten Einfluss auf den Geschäftsabschluss oder die Behebung von Kundenproblemen hatten.

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Besserer Lastausgleich

Einer der Hauptvorteile der Salesforce-Integration mit SharePoint liegt in der Verbesserung des Lastausgleichs. Die individuelle Nutzung beider Plattformen belastet die Systeme stark, was zu erhöhten Ausfallzeiten und langsamer Leistung führt. Ihre Integration ermöglicht jedoch die gemeinsame Nutzung von Daten und Dateien zwischen zwei Plattformen, was zu einem besseren Lastausgleich und keiner Ressourcenverschwendung durch Duplizierung und die Wartung mehrerer Kopien führt.

Diese vier sind nur die wichtigsten Vorteile, die mit der Salesforce- und SharePoint-Integration verbunden sind. Auf einer eher alltäglichen Prozess- und Workflow-Ebene kommen mehrere weitere Vorteile zum Vorschein, wie z. B. externe Freigabekontrollen, bessere Datenverwaltung, verbesserte Produktivität und Skalierbarkeit.

Die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Unternehmen von diesen Vorteilen profitiert, hängt jedoch vollständig davon ab, wie gut Sie die Salesforce-SharePoint-Integration durchführen. Bevor wir zu diesem Abschnitt kommen, werfen wir einen kurzen Blick auf die vier Leitprinzipien, die den Erfolg des Prozesses sicherstellen können.

Die Leitprinzipien der SharePoint Salesforce-Integration

In der heutigen digitalen Wirtschaft spielen erfolgreiche Integrationen eine entscheidende Rolle beim Aufbau einer effektiven und effizienten Organisation. Um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen dies erreichen kann, müssen Sie einige Leitprinzipien befolgen.

1. Datenresidenz – Es sollte sichergestellt werden, dass sich die Daten innerhalb der vorgegebenen geografischen Grenzen befinden: wo sie erstellt wurden, wo auf sie zugegriffen wird und wo sie gespeichert werden. Dies wird umso wichtiger, wenn Sie Vorschriften zum Datenschutz und zur Datenspeicherung einhalten müssen.
2. Sicherheit – Bei Ihrer SharePoint-Salesforce-Integration sollte die Sicherheit oberste Priorität haben. Obwohl beide Plattformen über einen robusten Sicherheitsalgorithmus verfügen, sollten Sie auf die Zugriffsberechtigungen für Dateien und deren Nutzungsverfolgung achten. [Lesen Sie auch: Cloud-Anwendungssicherheit: Schutz Ihrer Daten in der Cloud]
3. Datenarchitektur – Die von Ihnen verwendeten Daten sollten logisch organisiert und strukturiert sein, um den Integrationsprozess optimal zu nutzen. Dies umfasst in der Regel die Kennzeichnung, Kategorisierung und Verknüpfung verwandter Datenpunkte in Salesforce und SharePoint.
4. Datenfreigabe – Nachdem die Daten gut organisiert und gespeichert wurden, besteht der nächste Schritt darin, ihren Zugriff und ihre Verteilung zu planen. Um diesem Problem zu begegnen, verfügt SharePoint über eine Reihe von Funktionen, wie z. B. das Hinzufügen von Ablaufdaten in Dokumenten, ein Dashboard zum Anzeigen und Verfolgen, wer auf ein Dokument zugegriffen hat usw.

Nachdem wir nun die Prinzipien der Salesforce-SharePoint-Integration besprochen haben, wollen wir uns damit befassen, wie Sie die beiden Plattformen verbinden können und ob es irgendwelche Einschränkungen gibt, auf die Sie sich vorbereiten sollten.

Die Schritt-für-Schritt-Anleitung zur SharePoint-Integration mit Salesforce

Wenn Sie mit dem Prozess der Salesforce-zu-SharePoint-Integration beginnen, stehen Ihnen normalerweise drei Optionen zur Verfügung: Verwenden von Files Connect, Erstellen eines benutzerdefinierten Integrationstools und Verwenden von Plattformen von Drittanbietern, um die beiden Plattformen zu verbinden.

Lassen Sie uns hier alle drei Optionen erkunden.

Salesforce Files Connect SharePoint-Methode

1. Öffnen Sie Salesforce AppExchange und suchen Sie nach „Files Connect“. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Jetzt herunterladen“, um mit der Installation zu beginnen.
2. Nach der Installation müssen Sie nun Berechtigungen erteilen, indem Sie im Salesforce-Setup-Menü zum Abschnitt „Berechtigungssätze“ gehen und „Files Connect“ auswählen. Von hier aus können Sie die erforderlichen Benutzerberechtigungen zuweisen, z. B. die Möglichkeit, Dateien anzuzeigen, zu bearbeiten und zu löschen.
3. Richten Sie als Nächstes einen Authentifizierungsanbieter ein, indem Sie zu „Authentifizierungsanbieter“ navigieren und „Files Connect“ auswählen. Von hier aus können Sie die erforderlichen Einstellungen wie Authentifizierungstyp und gewährten Benutzern Zugriff erstellen und verwalten.
4. Anschließend müssen Sie das SharePoint-Konto konfigurieren. Gehen Sie zum Abschnitt „SharePoint“ und wählen Sie dann „Files Connect“. Sie können jetzt die erforderlichen Informationen eingeben, z. B. die Anmeldeinformationen und die SharePoint-URL.
5. Jetzt ist es an der Zeit, die entwickelte Anwendung zu konfigurieren. Gehen Sie dazu zum Abschnitt „Entwickeln“ des Salesforce-Setup-Menüs und wählen Sie dann „Files Connect“. Von hier aus können Sie nun die erforderlichen Einstellungen konfigurieren, z. B. die Art der Integration und die Daten, die zwischen den Systemen geteilt werden.
6. Der nächste entscheidende Schritt für die Salesforce-zu-Sharepoint-Integration ist die Einrichtung des Salesforce Files Connect-Tools. Gehen Sie im Salesforce-Menü zum Abschnitt „Setup“ und gehen Sie zu „Files Connect“. Jetzt können Sie Einstellungen wie den Integrationstyp und die Daten konfigurieren, die zwischen den Systemen geteilt werden.
7. Der letzte Schritt der Salesforce SharePoint-Integration besteht darin, eine Verbindung zwischen den beiden Plattformen herzustellen. Um dies festzustellen, rufen Sie im Salesforce-Setup-Menü den Abschnitt „Externe Datenquellen“ auf und gehen Sie zu „Files Connect“. An dieser Stelle können Sie ganz einfach Einstellungen wie den Integrationstyp und die Daten konfigurieren, die zwischen den Systemen geteilt werden.

Obwohl dies die am häufigsten verwendete Form der Salesforce- und SharePoint-Integration ist, gibt es einige besorgniserregende Einschränkungen von Files Connect, wie z. B. eingeschränkte externe Systemunterstützung, keine Upload-Option, keine Berechtigungskontrolle, Komplexität bei der externen Freigabe, Latenz, Suchbeschränkungen usw.

Salesforce-zu-SharePoint-Integrationsanwendungen von Drittanbietern

Mehrere Konnektoren von Drittanbietern zielen darauf ab, die Files Connect-Einschränkungen zu lösen. Schauen wir uns eine tabellarische Ansicht des Vergleichs zwischen Files Connect und ihnen an.

Benutzerdefiniertes SharePoint Salesforce-Integrationstool

Die letzte Option, für die sich Unternehmen bei der Online-Integration von Salesforce und SharePoint im Allgemeinen entscheiden, ist die Erstellung eines benutzerdefinierten Tools. Durch die Partnerschaft mit einem Softwareentwicklungsdienstleister wie Appinventiv können Sie sich die Fähigkeiten aneignen, die Sie für eine individuelle Integration benötigen, die alle Komplexitäten und Einschränkungen von Files Connect und Software von Drittanbietern berücksichtigt.

Nachdem Sie nun die drei Optionen kennen, die Ihnen bei der Planung der SharePoint-Integration mit Salesforce normalerweise zur Verfügung stehen, möchten wir Sie auf einige häufige Herausforderungen vorbereiten, die unabhängig vom gewählten Integrationsmodell auftreten können.

Häufig auftretende Herausforderungen bei der SharePoint-Salesforce-Integration und die Möglichkeiten, sie zu überwinden

Die Integration von SharePoint mit Salesforce kann für viele Unternehmen, denen die technischen Details zur Kombination der beiden riesigen Plattformen fehlen, ein komplexer Prozess sein.

Datenmigration

Die Migration von Daten von Salesforce nach SharePoint oder umgekehrt kann eine äußerst komplexe und zeitaufwändige Aufgabe sein, da Unternehmen sicherstellen müssen, dass ihre Daten ordnungsgemäß formatiert, organisiert und ohne Duplikate oder Korrektheitsfehler migriert wurden. Um dieses Problem zu lösen, können sie Datenmigrationstools von Drittanbietern nutzen oder sogar spezielle Datenmigrationsdienste beauftragen, die sie bei diesem Ansatz unterstützen.

Datensicherheit

Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Salesforce-SharePoint-Integration besteht darin, sicherzustellen, dass sensible Daten umfassend geschützt sind und der Zugriff nur auf autorisierte Benutzer beschränkt ist. Wir empfehlen, diesem Problem durch den Einsatz von Sicherheitsfunktionen wie Firewalls, Verschlüsselung und Zugriffskontrollen zu begegnen.

Anpassung

Das Anpassen der Integration und ihres Ergebnisses ist äußerst schwierig, wenn Sie sich für Files Connect entscheiden. Das Fehlen einer solchen Lösung führt dazu, dass Unternehmen entweder auf eine Lösung eines Drittanbieters zurückgreifen oder mit einem Softwareentwicklungsunternehmen zusammenarbeiten, das bei der Entwicklung eines benutzerdefinierten Integrationstools hilft.

Damit haben wir uns alle verschiedenen Facetten der Salesforce-SharePoint-Integration angeschaut. Für eine kurze Zusammenfassung haben wir kurz darauf eingegangen, dass die Salesforce-Dokumentenverwaltungsfunktion allein den Anforderungen eines wachsenden Unternehmens nicht genügen kann, und haben die Gründe dafür erläutert. Als Nächstes haben wir uns einige der wichtigsten Vorteile der Integration angesehen, die Details der Optionen, die Ihnen bei der Kombination der beiden zur Verfügung stünden, und schließlich die Herausforderungen, denen Sie begegnen könnten.

Wie kann Appinventiv bei der Salesforce Sharepoint-Integration helfen?

Wir bei Appinventiv verstehen, dass jedes Unternehmenswachstumsteam nach einer Lösung sucht, um produktiver und ergebnisorientierter zu sein – etwas, was die Salesforce- und SharePoint-Integration verspricht. Aber auch bei dieser Integration können einige offensichtliche Einschränkungen durch den Einsatz einer benutzerdefinierten Lösung behoben werden. Hier kommt unsere Expertise ins Spiel.

Wir verfügen über das technische Know-how und den Geschäftssinn, um Ihre grundlegenden, alltäglichen Probleme zu verstehen, die aufgrund mangelnder Integration auftauchen, und verfügen über die technischen Lösungen, um sie nicht nur zu lösen, sondern sogar auf den Fähigkeiten beider Plattformen aufzubauen.

Kontaktieren Sie noch heute unsere Integrationsexperten, um eine maßgeschneiderte und effektivere Integrationslösung für die Kombination der beiden leistungsstarken Unternehmenssoftwares zu finden.

FAQs

F. Ist Salesforce SharePoint ähnlich?

A. Obwohl Salesforce über einige Funktionen zur Dokumentenverwaltung verfügt, handelt es sich im Wesentlichen um eine CRM-Plattform. Andererseits besteht das Hauptverkaufsargument von SharePoint darin, dass es sich um ein Dokumentenverwaltungs- und Speichersystem handelt.

F. Welche Vorteile bietet die Salesforce-SharePoint-Integration?

A. Mit der Integration von Salesforce und SharePoint sind mehrere Vorteile verbunden. Hier sind die Top:

• Verbesserte Teamzusammenarbeit
• Dokumentensicherheit
• Analytik und Reporting
• Besserer Lastausgleich
• Externe Freigabekontrollen
• Besseres Datenmanagement
• Verbesserte Produktivität
• Höhere Skalierbarkeit und mehr.

F. Ist Files Connect die einzige Möglichkeit, die beiden Plattformen zu verbinden?

A. Obwohl Files Connect die am häufigsten verwendete Integrationsmethode ist, ist dies nicht die einzige Möglichkeit. Sie können auch Integrationstools von Drittanbietern verwenden oder eine benutzerdefinierte Plattform erstellen, die über die Integrationsfunktionen verfügt.