8 Tipps für respektvolles Setzen von Grenzen mit Kunden

Kunden gegenüber Grenzen zu setzen, ist eine unglaublich schwierige Aufgabe für Freiberufler und Kleinunternehmer. Einerseits möchten Sie Kunden anziehen und sie so zufrieden wie möglich halten. Aber dann werden die Kunden nur dann von Vorteil sein (und es ist einfach, mit ihnen zu arbeiten), wenn sie Ihre Grenzen respektieren.

Denken Sie darüber nach, was nützt ein Kunde, wenn er nicht pünktlich zahlt? Lohnt sich ein Kunde wirklich, wenn er immer mehr von Ihnen verlangt, bis Sie sich nicht mehr auf andere Kunden konzentrieren können?

Und wie sollen Sie eine gesunde Work-Life-Balance erreichen, wenn Sie einen Kunden haben, der Sie ständig außerhalb Ihrer Bürozeiten anruft? Deshalb ist es so wichtig, Kunden gegenüber Grenzen zu setzen.

Um diese Probleme zu vermeiden, müssen Sie strenge Grenzen durchsetzen. Aber wie machen Sie das und halten Ihre Kunden zufrieden? Das werden wir in diesem Beitrag besprechen. Fangen wir ganz oben an:

4 Gründe, warum es wichtig ist, Kunden gegenüber Grenzen zu setzen

Das Setzen von Grenzen gegenüber Kunden kann beängstigend sein, da Sie Gefahr laufen, Kunden zu verlieren. Es ist jedoch etwas, was Sie tun müssen. Hier ist der Grund:

1. Grenzen wahren den gegenseitigen Respekt zwischen Ihnen und Ihren Kunden

Berufliche Grenzen legen eine Richtlinie fest, wie Sie und Ihre Kunden interagieren und kommunizieren. Zum Beispiel hilft es Ihren Kunden zu wissen, wann und wie sie Sie kontaktieren sollen. Sie könnten zum Beispiel vereinbaren, dass Wochenenden und Feiertage tabu sind.

Eine solche Vereinbarung baut gegenseitigen Respekt auf. Die Kunden werden Ihre Zeit und Grenzen respektieren, und Sie werden den gleichen Respekt erwidern.

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Im Gegensatz dazu könnte ein Mangel an Grenzen bedeuten, dass Kunden Sie jederzeit erreichen können. Das ist wirklich gefährlich, da einige Clients Ihre Erreichbarkeit leicht missbrauchen können.

Sie können Ihre Fähigkeit beeinträchtigen, sich auf andere Schlüsselfunktionen in Ihrem Unternehmen zu konzentrieren. Einige werden sich sogar in Ihre persönliche und familiäre Zeit einschleichen. Dies kann zu Ressentiments führen, wenn es nicht aktiviert wird.

2. Grenzen helfen Ihnen, alle Kunden zufrieden zu stellen

Durch die Pflege enger persönlicher Kundenbeziehungen fühlen sich die Kunden wertgeschätzt und wertgeschätzt. Leider können Sie solche Beziehungen nicht aufrechterhalten, wenn ein Kunde Grenzen völlig missachtet.

Sie werden einen erheblichen Teil Ihrer Zeit in Anspruch nehmen, und dies wird Ihre Fähigkeit, mit anderen Kunden Schritt zu halten, ernsthaft einschränken. Es kann Sie schließlich daran hindern, Ihr Unternehmen zu skalieren.

3. Geschäftsgrenzen sind entscheidend für die Selbstfürsorge

Die Auswirkungen schlechter Grenzen fließen normalerweise in das persönliche Leben ein. Wenn Ihre Kunden Sie jederzeit erreichen können, was hindert sie daran, Sie nachts anzurufen? Oder am Wochenende, wenn Sie mit der Familie unterwegs sind?

Ohne Grenzen wird es fast unmöglich, ein Leben außerhalb der Arbeit zu führen. Und ohne eine gesunde Work-Life-Balance sinkt die Produktivität und das Risiko, an medizinischen Problemen wie Depressionen zu erkranken, steigt enorm.

Ohne ein Gleichgewicht wird Ihr Unternehmen einen Schlag erleiden, wenn Sie nicht mehr in der Lage sind, das gleiche Produktivitätsniveau aufrechtzuerhalten.

4. Grenzen bewahren Sie davor, Nein zu Ihren Kunden zu sagen

Das Setzen von Grenzen gegenüber Kunden erspart Ihnen Situationen, in denen Sie Kundenanfragen ablehnen müssen. Wenn Sie beispielsweise einem Kunden mitteilen, dass Sie nur zu bestimmten Zeiten verfügbar sind, und er Ihre Bedingungen akzeptiert, wird er Sie wahrscheinlich nicht außerhalb dieser Zeiten kontaktieren.

Und da Sie sich nicht in Gesprächen wiederfinden, in denen Sie nein sagen müssen, werden Ihre Beziehungen zu Kunden wahrscheinlich stärker und respektvoller.

Leider respektieren nicht alle Kunden Grenzen. Erwarten Sie daher, dass einige Kunden Sie in Situationen bringen, in denen Sie sie möglicherweise ablehnen müssen.

Wie man mit Kunden Grenzen setzt

Berufliche Grenzen sollten genauso ernst genommen werden wie alle anderen Geschäftsbedingungen. Sie sollten Ihre Grenzen gleich zu Beginn festlegen, wenn Sie die Dokumente vorbereiten, die Sie für den Start eines Online-Geschäfts benötigen.

Nachfolgend finden Sie eine vierstufige Anleitung zum Setzen von Grenzen mit Kunden:

Setze Erwartungen

Der erste Schritt zur Festlegung Ihrer Grenzen besteht darin, die Erwartungen von Anfang an klar zu machen. Ihr Kunde sollte wissen, was er von Ihnen in Bezug auf Arbeitszeiten, Umfang der Arbeit, Bearbeitungszeiten, Reaktionszeit, voraussichtliche Dauer von Anrufen usw. erwarten kann.

Definieren Sie diese Erwartungen so genau wie möglich. Das ist besonders wichtig für so etwas wie den Umfang der Arbeit, die Sie für einen Kunden erledigen. Wenn Sie keine klare Richtlinie dafür festlegen, könnten einige Kunden davon profitieren und Sie dazu bringen, mehr Arbeit zu erledigen, als Sie ursprünglich vereinbart hatten.

Schreiben Sie diese Erwartungen auf und besprechen Sie sie gleich zu Beginn des Projekts mit Ihrem Kunden. Auf diese Weise beginnen Sie Ihre Reise auf dem richtigen Fuß und verringern das Risiko zukünftiger Meinungsverschiedenheiten.

Was noch wichtiger ist, als Erwartungen zu setzen, ist, sich an sie zu halten. Wenn Sie festlegen, dass Ihre Arbeitszeit zwischen 8 und 16 Uhr liegt, halten Sie sich an diese Regel. Beauftragen Sie den Kunden nicht außerhalb dieser Zeiten, es sei denn, es handelt sich um einen absoluten Notfall.

Ja, Sie können bei Bedarf auch außerhalb der Bürozeiten an dem Projekt arbeiten, aber vermeiden Sie die Interaktion mit dem Kunden. Wieso den? Wenn Sie gegen Ihre Vereinbarung verstoßen, wird Ihr Kunde denken, dass die Regeln doch nicht so wichtig sind. Einige überschreiten vielleicht Ihre Grenzen, und es wird Ihnen schwer fallen, die Regeln durchzusetzen, denen Sie nicht einmal selbst folgen können.

Halten Sie Ihre Bedingungen schriftlich fest

Wenn Sie mit Kunden Grenzen setzen, halten Sie Ihre Bedingungen in einem Rechtsdokument fest und lassen Sie die Kunden die Vereinbarung unterzeichnen, bevor Sie mit der Zusammenarbeit beginnen. Dies ist eine der besten Techniken, um Ihre Grenzen offiziell zu machen. Die Vereinbarung erleichtert auch die Lösung etwaiger später auftretender Probleme.

Beispielsweise sollte das Rechtsdokument zeigen, was genau Sie liefern sollen. Wenn also ein Kunde versucht, Sie dazu zu bringen, etwas zu tun, das außerhalb des Vertrages liegt, können Sie die Anfrage höflich ablehnen oder ihn bitten, mehr zu zahlen.

Die Vereinbarung sollte auch auf die Zahlungsbedingungen hinweisen. Dazu gehören Details wie der geschuldete Betrag, die Zahlungsmethode, das Fälligkeitsdatum und andere relevante Bedingungen wie Verspätungsgebühren.

Um Ihren Onboarding-Prozess für Kunden nicht zu verkomplizieren, nehmen Sie die Grenzen und Erwartungen in die Geschäftsbedingungen Ihrer Verträge auf. Aber stellen Sie sicher, dass Sie die Bedingungen mit Ihrem Kunden kommunizieren und besprechen, bevor er das Dokument unterzeichnet.

Richten Sie ein System ein, um die Grenzen durchzusetzen

Sobald Sie und Ihr Kunde sich auf die Bedingungen geeinigt haben, benötigen Sie ein System, das Ihnen hilft, die Grenzen konsequent durchzusetzen. Denken Sie daran, dass dieses System nicht nur für Ihre Kunden ist. Sie brauchen es auch, um sich selbst in Schach zu halten. Es wird wahrscheinlich mehr Disziplin von Ihrer Seite erfordern, da Sie der Anführer in Ihrem Unternehmen sind.

Ein weiterer Vorteil der Einrichtung eines geeigneten Systems besteht darin, dass es Ihnen hilft, die Pausen einzulegen, die Sie benötigen, ohne das Gefühl zu haben, dass Ihre Arbeit in Ihrer Abwesenheit zusammenbricht.

Stellen Sie zunächst sicher, dass Kundenengagements nur während der Arbeitszeit stattfinden. Glücklicherweise gibt es viele Tools, die Ihnen dabei helfen. Legen Sie die Zeit während der Woche fest und planen Sie Ihre Interaktionen. Sie können leicht Vorlagen für Wochenarbeitspläne finden, die Ihnen dabei helfen können, dies abzubilden.

Bei modernen Smartphones können Sie beispielsweise zwischen verschiedenen Profilen wechseln. Sie können ein geschäftliches und ein persönliches Profil für Ihr iPhone einrichten und die in jedem Profil eingehenden Benachrichtigungen anpassen. Sie könnten beispielsweise Benachrichtigungen von E-Mail, Slack und anderen Apps für die Zusammenarbeit in Ihrem persönlichen Profil deaktiviert haben.

Die Profile sind super hilfreich, aber Sie müssen etwas Selbstdisziplin üben, um sich davon abzuhalten, Ihre eigenen Regeln zu brechen.

Ein weiteres Tool, mit dem Sie professionelle Grenzen durchsetzen können, ist eine automatische E-Mail-Antwortsoftware oder ein Plugin. Diese Tools antworten automatisch auf eingehende E-Mails, wenn Sie nicht verfügbar sind. Sie könnten beispielsweise auf eine Kunden-E-Mail antworten und ihnen mitteilen, wann sie mit einer Antwort von Ihnen rechnen können.

Die Tools eignen sich hervorragend, um eine Arbeitsbeziehung mit Ihren Kunden aufrechtzuerhalten, ohne Ihr Privatleben zu beeinträchtigen.

Adressieren Sie Grenzüberschreitungen sofort.

Einige überschrittene Client-Grenzen sind möglicherweise einfacher zu beheben als andere. Wenn beispielsweise der Umfang Ihrer Leistungen im Vertrag abgedeckt ist und der Kunde zusätzliche Arbeit verlangt, können Sie einfach einen Anruf vereinbaren, um die zusätzlichen Kosten zu besprechen.

Ebenso können Sie Probleme wie verspätete Zahlungen mit einer Säumniszuschlagsklausel in Ihrem Vertrag behandeln.

Aber was ist, wenn ein überfordernder Kunde Sie ständig nach Feierabend anruft? Wie geht man damit um, ohne der Beziehung zu schaden?

Sie müssen sich mit dem Kunden zusammensetzen und ihn so höflich wie möglich an Ihre Arbeitszeit erinnern.

Die meisten Kunden werden auf eine solche Anfrage positiv reagieren, da sie wahrscheinlich mit Work-Life-Balance-Problemen zu kämpfen haben. Aber wenn sich die Bedürfnisse des Kunden so sehr geändert haben, dass er die zusätzlichen Stunden benötigt, müssen Sie eine neue Vereinbarung besprechen.

Auch hier könnten Sie proaktiv vorgehen. Das bedeutet, E-Mail-Benachrichtigungen abzuschalten und getrennte Telefone für geschäftliche und private Zeit zu haben. Die Kunden werden Ihr Privatleben niemals unterbrechen, wenn sie Sie nicht erreichen können, richtig?

Stellen Sie einfach sicher, dass das Geschäftstelefon über einen aktiven Voicemail-Dienst verfügt, um alle Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten zu bearbeiten, da sich Kunden nicht ignoriert fühlen sollten.

Tipps zum Setzen von Grenzen mit Kunden

Es ist wichtig, Kunden Grenzen zu setzen, aber Sie müssen es richtig machen; Andernfalls riskieren Sie, dabei Kunden zu verlieren. Hier sind also acht Tipps, wie Sie vorgehen können:

Stellen Sie Fragen, bevor Sie einen Vertrag abschließen

Einige Freiberufler freuen sich über die Gewinnung eines neuen Kunden und vergessen, ihre Sorgfaltspflicht zu erfüllen, bevor sie einen Vertrag unterzeichnen. Die meisten Freelancer achten zudem allein auf Umfang und Zahlungsbedingungen und ignorieren alles andere. Dies schafft einen schlechten Vorrang, wenn Richtlinien nicht diskutiert werden, was es für beide Parteien einfacher macht, den Vertrag zu missbrauchen.

Bevor Sie einen Vertrag unterzeichnen, führen Sie ein offenes Gespräch mit Ihrem Kunden. Und wenn Sie Ihre Grenzen klar machen wollen, identifizieren Sie auch die Erwartungen der Kunden.

Diese Diskussionen bringen Sie auf die gleiche Seite, bevor Sie mit der Zusammenarbeit beginnen. Es bietet auch die Möglichkeit, alle Probleme auszubügeln, bevor es zu spät ist. Wenn Sie beispielsweise mit den vom Kunden geforderten Wochenstunden nicht einverstanden sind, können Sie das Problem lösen, bevor das Projekt beginnt.

Nutzen Sie offizielle Kommunikationswege

Einer der wichtigsten Punkte, die Sie vorher besprechen müssen, sind die Kommunikationskanäle. E-Mail ist ziemlich Standard, aber Sie benötigen auch einen zusätzlichen Kanal wie Zoom, Skype oder Slack für eine effektive Kundenkommunikation.

Auf welche Optionen Sie sich auch immer einigen, stellen Sie sicher, dass Sie sich immer daran halten. Senden Sie Ihrem Kunden zum Beispiel keine SMS über WhatsApp. Es mag sich harmlos anfühlen, dies einmal zu tun, aber so bilden sich schlechte Gewohnheiten, und bevor Sie es wissen, gibt es keinen Unterschied mehr zwischen der Art und Weise, wie Sie mit Ihrem besten Freund und Ihren Kunden kommunizieren.

Seien Sie bereit, wegzugehen

Eine Geschäftsmöglichkeit abzulehnen klingt vielleicht nicht richtig, aber seien wir ehrlich, nicht jeder Kunde ist gut für Sie und Ihr ultimatives Ziel. Wenn Klienten klar definierte Grenzen nicht respektieren können, richten sie wahrscheinlich mehr Schaden als Nutzen an.

Scheuen Sie sich daher nicht, Projekte abzulehnen, wenn sie nicht mit Ihren Zielen übereinstimmen, aber tun Sie dies höflich und respektvoll.

Führen Sie ein ehrliches Gespräch mit dem Kunden und lassen Sie ihn wissen, dass das Projekt nicht zu Ihnen passt. Die meisten Kunden werden die Ehrlichkeit zu schätzen wissen und es Ihnen nicht verübeln, wenn Sie vorankommen.

Hier ist eine Vorlage, die Sie anleitet:

Hallo [Kundenname],

Vielen Dank, dass Sie sich bezüglich dieser Gelegenheit gemeldet haben. Ich schätze es. Leider kann ich dieses Projekt derzeit nicht für Sie übernehmen. Ich fürchte, ich muss es weitergeben.

Bitte zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wenn Sie weitere Fragen haben. Vielen Dank, [Vorname des Kunden].

Grüße,
[dein Name]

Das Ziel hier ist, den Kunden abzulehnen, ohne das Wort „Nein“ zu verwenden. Sie wollen sich auch nicht zu sehr erklären.

Fühlen Sie sich frei, einen Kollegen zu erwähnen, von dem Sie glauben, dass er die Aufgabe für Ihren Kunden übernehmen kann. Das ist eine weitere Möglichkeit, Ihre Grenzen zu wahren und gleichzeitig einem Klienten in Not zu helfen.

Verstehen Sie Ihre Prioritäten

Um Ihre Grenzen effektiv zu setzen und umzusetzen, müssen Sie zuerst verstehen, was in Ihrem Leben wichtig ist. Was sind die vorrangigen Projekte für die Woche, den Monat oder das Quartal? Wie viele Stunden pro Woche sind für Ihre persönliche oder familiäre Zeit reserviert?

Wenn Sie Ihre Prioritäten kennen, können Sie leichter Kundenanforderungen erkennen, die nicht mit Ihren Zielen übereinstimmen.

Setzen Sie Ihre Grenzen konsequent durch

Der beste Weg, um sicherzustellen, dass Ihre Grenzen respektiert werden, besteht darin, sie konsequent durchzusetzen. Sagen Sie Ihrem Kunden nicht, dass Sie heute nicht für Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten zur Verfügung stehen, und verstoßen Sie am nächsten Tag gegen die Regel. Es ist verwirrend für Ihre Kunden und lässt Sie wie einen Witzbold aussehen.

Setzen Sie Ihre Grenzen während der gesamten Beziehung durch.

Respektieren Sie die Grenzen Ihrer Kunden

Respektieren Sie die Grenzen Ihres Klienten genauso, wie Sie es erwarten würden, dass er Ihre respektiert. Respekt ist schließlich keine Einbahnstraße.

Wenn Sie einem Kunden Ihre Erwartungen mitteilen, fragen Sie ihn, ob er eigene Bedingungen hat. Wenn ja, notieren Sie sie.

Verstehe, dass deine Grenzen herausgefordert werden

Einige Kunden werden trotz Ihrer Bemühungen, eine professionelle Beziehung aufrechtzuerhalten, immer Ihre Grenzen testen. Dinge wie Scope Creep sind beispielsweise sehr verbreitet, insbesondere in der Welt der Freiberufler.

Beispielsweise kann ein Kunde Sie bitten, einer Anwendung, die Sie für ihn erstellen, eine neue Funktion hinzuzufügen. Schlimmer noch, sie berücksichtigen möglicherweise nicht die zusätzlichen Stunden, die erforderlich sind, um die Funktion hinzuzufügen, bevor das Endprodukt geliefert wird. Eine so einfache Anfrage könnte Ihre gesamte Zeitleiste ruinieren.

Richten Sie, wie bereits erwähnt, einen Mechanismus ein, um diese Verstöße so schnell wie möglich zu beheben.

Sollten Sie sich mit Kunden in sozialen Medien anfreunden?

Soziale Medien sind eine großartige Möglichkeit, Ihre Marke aufzubauen, aber wenn es um Kunden geht, gibt es einige Einschränkungen. Die Kontaktaufnahme mit Kunden in sozialen Medien ist ein heikles Thema. Sicher, es gibt einige Vorteile, aber die Nachteile sind tiefgreifend.

Durch den Zugriff auf einige Ihrer persönlichen Daten kann die Verbindung beispielsweise dazu führen, dass Kunden Sie eher als Freund denn als Kunden sehen. Es ist nicht ganz eine schlechte Sache, aber es kann zu gewissen Komplikationen führen. Zum Beispiel könnte ein Kunde beginnen, sich bei vereinbarten Zahlungsbedingungen Freiheiten zu nehmen, da Sie jetzt „enge Freunde“ sind.

Die Verbindung kann auch eine berufliche Beziehung ziemlich leicht ruinieren. Angenommen, Sie posten eine politische Meinung auf Ihrer Facebook-Seite. Wenn der Kunde anderer Meinung ist, ist es für ihn leicht, Sie wegen Ihrer zufälligen Meinung nicht zu mögen und „zu streichen“, obwohl Sie in Ihrem Job gut sind.

Letztendlich hängt die Entscheidung, ob Sie sich mit einem Kunden in den sozialen Medien verbinden oder nicht, davon ab, wie Sie Ihre sozialen Seiten nutzen. Wenn Ihre Facebook-Seite für persönliche Dinge und nichts anderes reserviert ist, sind die Vorteile der Kontaktaufnahme mit Kunden auf der Plattform sehr gering.

Wenn Sie andererseits soziale Medien nutzen, um Ihr Fachwissen zu präsentieren, kann der Kontakt zu Kunden sehr vorteilhaft sein. Soziale Netzwerke können Ihnen sogar dabei helfen, neue Kunden zu gewinnen.

Bewerten Sie daher, wie Sie Ihre sozialen Netzwerke nutzen, und treffen Sie dann die richtige Entscheidung, ob Sie sich mit Kunden verbinden oder nicht.

Bist du bereit, Grenzen zu setzen?

Das Setzen von Grenzen gegenüber Kunden ist entscheidend für eine produktive Beziehung. Sie schaffen gegenseitigen Respekt und helfen Ihnen, Ihr Geschäft auszubauen, während Sie Ihren persönlichen Verpflichtungen nachkommen.

Das Verhindern von Grenzverletzungen ist immer einfacher als der Umgang mit den Verletzungen. Es erspart Ihnen schwierige Gespräche und hilft Ihnen, produktive Beziehungen aufzubauen. Also, warum gewinnst du nicht die Kontrolle über dein Geschäft und dein Leben zurück, indem du Grenzen setzt?

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