Skalieren Sie Ihr Sicherheitsunternehmen mit der Nr. 1 Security Guard App

Es gibt viele bewegliche Teile, wenn Sie ein Wachdienstunternehmen leiten. Von der Verwaltung der Mitarbeiter über die Kunden bis hin zum täglichen Betrieb ist alles super wichtig und super dringend. Obendrein gibt es zahlreiche Vorschriften und eine Grundhoffnung, am Ende des Monats profitabel zu sein.

Nachdem über 100 Sicherheitsunternehmen Connecteam-Kunden wurden, wollten wir einen Leitfaden erstellen, wie andere Sicherheitsunternehmen die Connecteam-Sicherheitsdienst-App nutzen können, um ihr Geschäft zu skalieren. Wir haben uns zwei Kernaspekte angesehen:

1. Vor welchen Herausforderungen standen Sicherheitsunternehmen, bevor sie sich für Connecteam entschieden haben?
2. Warum haben sie sich für Connecteam entschieden und wie nutzen sie die App?

Nachfolgend finden Sie die Schlussfolgerungen, die wir gefunden haben, damit Sie Ihr Sicherheitsunternehmen mit der Nr. 1-Sicherheitsdienst-App skalieren können.

Herausforderungen für Sicherheitsunternehmen vor Connecteam

Es ist schwer, alle auf derselben Seite zu halten

„Da sich alles regelmäßig ändert, ist es eine Herausforderung, alle auf dem gleichen Stand zu halten.“

„Es ist sehr schwierig, einen vollständigen Überblick darüber zu erhalten, wer die Nachricht erhalten hat, und es dauert zu lange, Informationen von unseren Mitarbeitern vor Ort zu erhalten.“

„Es ist mühsam, Echtzeitinformationen aus dem Feld zu erhalten, und wir verwenden verschiedene Tools, sodass nichts aufgezeichnet wird und jede Nachricht ohne Format chaotisch ist.“

Unordentlicher Prozess zur Erstellung eines effektiven Zeitplans und zur Verteilung von Schichten

„Das Erstellen eines vorausschauenden Zeitplans im Voraus, der für alle funktioniert, ist keine leichte Aufgabe, und die Verwendung von Stift und Papier oder Stapeln von Excel-Tabellen, um die Arbeit zu erledigen, erstickt mich nur in Papierkram.“

Die genaue Stundenerfassung für die Gehaltsabrechnung ist nicht einfach

„Schreibtischlose Mitarbeiter sind ein Albtraum, wenn es um die Arbeitszeiterfassung geht. Genau wie beim Erstellen eines Zeitplans haben wir Papierstapel und Lochkarten oder endlose E-Mails, in denen Mitarbeiter melden, wann sie ein- und ausgestempelt haben. Außerdem müssen wir uns an gesetzliche Vorschriften halten, also müssen wir sicherstellen, dass wir von allen unseren Mitarbeitern die richtigen Arbeitszeiten haben.“  

Onboarding und Schulung

„Wachpersonal zu sein bedeutet, mehr Verantwortung und Fähigkeiten zu übernehmen, was viel Erfahrung und Training erfordert. Wir müssen unsere Mitarbeiter auf alle Herausforderungen vorbereiten, ihnen helfen, auf hohem Niveau zu arbeiten, und behördliche Vorschriften erlassen. Wir stellen jedoch fest, dass das Onboarding und regelmäßige Schulungsmethoden zeitaufwändig und schwierig zu organisieren sind, insbesondere wenn sich nicht alle am selben Ort befinden.

„Wir haben viele Zeitarbeitskräfte, daher brauchen wir einen schnellen, aber gründlichen Onboarding-Prozess, der uns nicht einen Arm und ein Bein kosten sollte.“

Geben Sie dem Kunden das beste Erlebnis

„Meine Kunden erwarten das beste und modernste Erlebnis. Ich arbeite hart daran, mich vom Wettbewerb abzuheben und Mehrwert zu bieten.“

Wie Sicherheitsunternehmen die Connecteam Security Guard App verwenden

1. Einfache, optimierte interne Kommunikation

Verpassen Sie nie einen Schlag mit Ihren Sicherheitskräften und halten Sie alle mit einem Klick auf die gleiche Seite. Die interne Kommunikation mit Ihrem Team ist für die Arbeitszufriedenheit und sogar die Kundenzufriedenheit von entscheidender Bedeutung!

Darüber hinaus können Sie alle Ergebnisse aus dem Dashboard verfolgen, um zu wissen, wer Ihre Nachricht gelesen hat und wer nicht. Senden Sie eine Erinnerung an diejenigen, die Ihre Nachricht verpasst haben, damit Sie sicher sein können, dass alle auf dem Laufenden sind.

Beispiele für die Art der Kommunikation, die Sie über die Connecteam Security Guard-App senden können, sind:

• Gezielte Kommunikation : Wenden Sie sich an alle oder eine bestimmte Gruppe von Mitarbeitern (wie Vorgesetzte oder Mitarbeiter an einem bestimmten Standort) und senden Sie Aktualisierungen, relevante Informationen, neue Protokolle, die Anerkennung des Mitarbeiters des Monats und mehr.
• Mitarbeiterverzeichnis: Es ist einfach, die Kontaktdaten Ihres Teams mit vollständiger Berechtigungsverwaltung zu finden.Beginnen Sie mit einem Fingertipp ein Gespräch mit allen relevanten Personen
• Chat-Gruppen: Es ist so einfach, die tägliche Kommunikation einfach und effizient zu rationalisieren, indem Sie Nachrichten an die relevante Gruppe oder über einen privaten Einzel-Chat senden.Teilen Sie Ihrem Team mit, welche Route am besten zu nehmen ist oder ob an einem der Standorte ein Ereignis stattfindet oder wenn es einen Unfall gab und es darüber informiert werden muss. Welche Informationen auch immer sie benötigen, um ihre Arbeit effizient auszuführen – teilen Sie sie in Echtzeit mit ihnen, ohne dass endlose WhatsApp-Ketten, schlampige Telefonanrufe oder veraltete Textnachrichten erforderlich sind.
• Push-Benachrichtigungen und -Updates: Senden Sie sowohl formelle als auch informelle Ankündigungen wie Vorgänge, CEO-Updates, Mitarbeiteranerkennung, administrative Updates und mehr.So sind alle über alle Unternehmensangelegenheiten von oben bis unten informiert.

2. Schnellere, abhängige Planung und Disposition

Mit Connecteam können Sie Aufträge versenden oder Schichten auf Knopfdruck erstellen! Weisen Sie Ihre Sicherheitskräfte basierend auf verschiedenen Standorten und Kundenstamm bestimmten Schichten zu, unterstützen Sie die Planung mehrerer Teams pro Schicht, und Sie können auch detaillierte Schichtinformationen hinzufügen, um sicherzustellen, dass die Dinge richtig erledigt werden, wie Adressen, Aufgaben, Erinnerungen und mehr.

Alle Ihre Mitarbeiter haben von überall aus sofortigen Zugriff auf ihren Zeitplan, sodass sie eine Schicht annehmen oder ablehnen können, sehen können, ob eine Schicht zu vergeben ist und vieles mehr.

Planen Sie einfach im Voraus und verschaffen Sie sich einen Echtzeit-Überblick über den Stand der Projekte, indem Sie wissen, wo sich Ihre Mitarbeiter befinden.

• Weisen Sie Wachleuten Schichten basierend auf verschiedenen Standorten und Kundenstamm zu
• Unterstützung mehrerer Teams bei der Planung pro Schicht
• Halten Sie Aufzeichnungen über die Ein- und Ausgangszeit und den Ort und lassen Sie sogar Schichtnotizen und Kommentare zu
• Mitarbeitern erlauben, Schichten anzunehmen/abzulehnen (optional – kann deaktiviert werden)
• Erhalten Sie Zeit- und Urlaubsanträge und können Sie sofort sehen, ob sie genehmigt oder abgelehnt wurden

3. Genaue Arbeitszeiten und bessere Gehaltsabrechnung

Connecteam macht das Ein- und Ausstempeln einfach, die Mitarbeiter müssen nur auf den großen Knopf klicken und fertig! Als Manager können Sie sicher sein, dass die Mitarbeiter dort sind, wo sie sich befinden, sodass Sie sie genau bezahlen, da für jede Ein- und Ausstempelfunktion ein GPS-Zeitstempel angebracht wird. Dies trägt dazu bei, das Buddy-Punching zu begrenzen, und Zeitmissbrauch gehört der Vergangenheit an – was bedeutet, dass Sie eine intelligentere und genaue Gehaltsabrechnung für alle verwalten.

Sparen Sie Zeit bei der Gehaltsabrechnung und Stundenzetteln mit Connecteams Automatisierung der Zeiterfassung:

• Zum Ein- und Ausstempeln von Schichten mit GEO-Standortstempel
• Nutzen Sie vordefinierte Erinnerungseinstellungen, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter pünktlich ein- und ausstempeln
• Verwenden von Notizen und Tags, um bestimmte Anforderungen zu erfüllen (z. B. Filtern nach einem Kunden oder bestimmten Daten)
• Lohnabrechnungen pro Schicht oder gesamt exportieren
• Direkte Integration mit QuickBooks Online und Gusto für eine sorgenfreie Gehaltsabrechnung

Beachten Sie, dass es Beschränkungen für die Stempeluhr gibt, die Sie einrichten können, um sicherzustellen, dass Sicherheitskräfte nur AN DEM ihnen zugewiesenen STANDORT einstempeln können und nur, WENN sie es sollen.

4. Automatisieren Sie tägliche Prozesse

Es kann schwierig sein, Berichte vor Ort zu verwalten, es gibt oft Lücken und meistens verbringen Sie viel Zeit damit, bestimmten Berichten nachzujagen, weil sie Ihnen nicht rechtzeitig zugesandt wurden. Und lassen Sie mich erst gar nicht damit anfangen, eine unordentliche Handschrift zu entziffern, wenn Ihre Sicherheitskräfte immer noch alles mit Stift und Papier ausfüllen.

Machen Sie alle Checklisten, Formulare und Berichte digital, damit Ihre Mitarbeiter sie jederzeit und von jedem Ort aus ausfüllen können. Mit einem Klick erhalten Sie sofortiges Feedback vom Boden, sodass Sie intelligente Geschäftsentscheidungen treffen können. Zum Beispiel zusammenfassende Berichte, Tagesprotokolle, Ereignisberichte, Kostenerstattung, Ausrüstungschecklisten und vieles mehr. Alle diese Workflows können sogar automatisch mit Ihren Kunden geteilt werden, wenn Sie möchten.

Verbessern Sie ganz einfach Ihre täglichen Abläufe, indem Sie in Sekundenschnelle Berichte vom Außendienst an das Büro senden. Unterwegs können Mitarbeiter Folgendes und mehr ausfüllen:

• Bericht über Schichtbeginn oder -ende
• Inspektionsbericht des Vorgesetzten
• Vorfallsbericht
• Unfallbericht
• Alert-Response-Bericht
• Gefahren-/Beobachtungsbericht
• Kundenbeschwerdebericht
• Einheitliches Bestellformular
• Anfrage zur Fahrzeugwartung

Stellen Sie außerdem alle Ihre gängigsten Materialien in der App zur Verfügung, wie zum Beispiel:

• Standardarbeitsanweisungen (SOPs)
• Angestelltenhandbuch
• Sicherheits- und Notfallprotokolle
• Ethikkodex
• Einheitliche Politik
• Richtlinie zu sexueller Belästigung

5. Verbessern Sie Training und Onboarding für alle Sicherheitskräfte

Die Sicherheitsbranche ist oft mit einer großen Fluktuation konfrontiert, was bedeutet, dass die Stunden, die Sie mit der Schulung jedes neuen Mitarbeiters verbringen, Sie auf lange Sicht kosten können.

Mit Connecteam stellen Sie sicher, dass alle Informationen auf dem Smartphone Ihrer Mitarbeiter verfügbar sind, von Schulungsmaterial bis hin zu Verfahren, Protokollen, Videos und mehr. Sie können ihren Fortschritt in Echtzeit verfolgen, Benachrichtigungen an alle senden, die ins Hintertreffen geraten, und das Beste ist, dass Ihre Mitarbeiter in ihrem eigenen Tempo und zu ihrer eigenen Zeit geschult werden. Auch unterwegs!

Wann immer ein neuer Mitarbeiter dem Team beitritt, geben Sie ihm den besten ersten Tag aller Zeiten, indem Sie ihm die Erfahrung des 21. Jahrhunderts bieten:

• Ein formelles Begrüßungsschreiben für den Mitarbeiter im Unternehmen
• Gehen Sie eine „Checkliste für neue Mitarbeiter“ durch, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird
• Persönliches Informationsformular (persönliche Daten, Kontaktinformationen, Notfallkontakt)
• Vertraulichkeits- und Geheimhaltungsvereinbarung
• Strafregisterantrag
• Besorgen Sie sich eine Kopie des Personalausweises und anderer relevanter Dokumente des neuen Mitarbeiters
• Gesundheits- und Sicherheitstraining
• Unterzeichnung von Uniformen, Abzeichen und anderen Ausrüstungsgegenständen

Verbessern Sie Ihre beruflichen Fähigkeiten regelmäßig, indem Sie alle relevanten Materialien auf Knopfdruck verfügbar machen:

• Gesundheits- und Sicherheitstraining
• Schulungen zu sexueller Belästigung
• Nutzung und Wartung der Ausrüstung
• Tests und Quiz

6. Steigern Sie die unternehmensweite Compliance

Connecteam wird von Sicherheitsunternehmen für Compliance-Zwecke verwendet, fast nichts ist wichtiger als die Einhaltung von Bundes- und Landesvorschriften.

Formulare zum „Lesen und Unterschreiben“ sowie regelmäßige Auffrischungsschulungen sind üblich. Alle Dokumente werden protokolliert und automatisch als PDF-Kopie an vordefinierte E-Mail-Adressen gesendet, die für jedes Formular angepasst werden können, und Benutzer können jederzeit einen zusammenfassenden Bericht exportieren.

„Das Aufbewahren bestimmter Unterlagen ist eine der Funktionen, die ich so sehr liebe, da die Mitarbeiter alles auf ihrem Telefon unterschreiben können. Ich erstellte Richtlinien zu sexueller Belästigung, medizinische Richtlinien, einschließlich eines Blattes, um die Präferenzen des Teams für Sozialleistungen, Sicherheitsrichtlinien und mehr zu erfassen. Die Mitarbeiter bestätigen dies und unterschreiben die App, ohne physisch im Büro sein zu müssen. Das spart uns viel Zeit und wir vermeiden das lästige Hin und Her.“– Parfait Vandi, President und Qualify Manager von UGS Private Security Inc.

Dokumente lesen und unterschreiben:

• Bestätigung des Mitarbeiterhandbuchs
• Einheitliche Vereinbarung
• Richtlinie zu sexueller Belästigung
• Andere Dokumente lesen und unterschreiben

Regelmäßige Auffrischungsschulungen:

• Schulungen zu sexueller Belästigung
• Training für Notfallprotokolle
• Campus-Vertrautheitstraining
• Protokollauffrischungstraining

Was auch immer für Ihr Sicherheitsunternehmen erforderlich ist, um eine bessere Compliance auf ganzer Linie zu erreichen, kann mit Connecteam verwaltet werden.

7. Einfachere Verwaltung von HR-Aufgaben

Automatisieren Sie Prozesse und gewinnen Sie eine bessere Kontrolle über personalbezogene Probleme:

• Empfehlen Sie einen Freund: So einfach können Ihre Mitarbeiter Freunde für eine Stelle empfehlen, was dazu beiträgt, Ihre Rekrutierungsreichweite zu erhöhen.
• Verwaltung von Urlaubs-/Krankheitsanträgen: Benutzer erhalten automatische Updates, wenn Anträge abgelehnt oder genehmigt wurden.
• Persönliches Informationsformular für das Onboarding neuer Mitarbeiter (persönliche Daten, Kontaktinformationen, Notfallkontakt, Dokumente wie Steuerformulare / Lichtbildausweis usw.)
• Aktualisieren von Kontaktinformationen wie Adresse, Name, E-Mail, Bankkonto und mehr.
• Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit , die Sie wöchentlich oder monatlich oder jederzeit versenden können.

Verwalten Sie Ihr internes HR mit einer direkten Echtzeit-Lösung, die einfach zu bedienen ist und sicherstellt, dass Ihre Mitarbeiter sofortigen Zugriff auf alle unternehmensbezogenen Informationen haben.

Warum SicherheitsunternehmenConnecteam Security Guard App wählen

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