Shopify Chargeback Dos and Don'ts

So vermeiden Sie kostspielige Fehler, die zu einer Rückbuchung führen

Wenn Sie ein Shopify-Händler sind, haben Sie wahrscheinlich schon von Rückbuchungen gehört. Dies sind Haftungsumkehrungen, die auftreten, wenn ein Kunde eine Belastung auf seiner Rechnung anfechtet und seine Bank zu seinen Gunsten entscheidet.

Während Shopify-Rückbuchungen gelegentlich Händlern Unannehmlichkeiten bereiten können, die Waren direkt an Verbraucher verkaufen, können sie Unternehmen, die sich hauptsächlich auf Großhändler verlassen, ruinieren.

Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei, immer einen Schritt voraus zu sein und gleichzeitig Ihre Kunden zufrieden zu stellen.

Shopify Chargeback Dos and Don'ts

Wenn es um Rückbuchungen geht, hilft ein wenig, um sie und die damit verbundenen Kosten zu verhindern. Eine von Lexicata durchgeführte eingehende Analyse der Rückbuchungskosten ergab, dass die durchschnittlichen Rückbuchungskosten bei 25 $ liegen.

Dies kann sich schnell summieren, wenn ein Unternehmen häufig Rückbuchungen erfährt. Um das Risiko von Shopify-Rückbuchungen und deren verschiedenen nachteiligen Folgen zu verringern, sollten Sie die Umsetzung von Geboten und Verboten im Zusammenhang mit Maßnahmen zur Verhinderung von Rückbuchungen in Betracht ziehen:

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über Rückbuchungen

Anbieter müssen sich darüber im Klaren sein, dass Rückbuchungen in jeder Branche ein Risiko darstellen. Die meisten Rückbuchungen erfolgen aufgrund von Nichtlieferung, Falschdarstellung und Serviceproblemen. Wenn ein Mitarbeiter nicht weiß, wie ein Kunde eine Rückbuchung veranlassen kann, hat er keine Möglichkeit, dies zu verhindern. Sie werden nicht wissen, wie man Betrüger erkennt, die versuchen, Rückbuchungsbetrug zu begehen. Oder antworten Sie sogar auf die Rückbuchungsbenachrichtigung mit einem legitimen Grund, warum die Rückbuchung ungültig ist.

Versenden Sie Ihre Produkte mit verfolgbarem Liefernachweis

Die Verfolgung eines Pakets ist unerlässlich, da es einen gültigen Beweis dafür liefert, dass der Artikel beim Kunden angekommen ist. Nachverfolgbare Zustellnachweise helfen den Zustellern auch dabei, spezifische Informationen über das Paket zu erhalten, z. B. Herkunft und Ziel. Diese Daten werden auf der Website des Versandunternehmens zugänglich sein und beweisen, dass das Paket diesen Weg durchlaufen hat.

Mit einem Tracking-System können Käufer und Verkäufer schnell wichtige Details zum Standort des Pakets erhalten. Das Fehlen solcher Informationen bedeutet, dass Sie Schwierigkeiten haben werden, eine Rückbuchung anzufechten, wenn der Käufer behauptet, er habe seine Bestellung nicht erhalten.

Bieten Sie exzellenten Kundenservice

Platzieren Sie Ihre Richtlinien dort, wo Kunden sie schnell finden können, und stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden Ihre Nutzungsbedingungen leicht verstehen können. Wenn Sie auf Ihre Käufer reagieren, stellen Sie sicher, dass sie immer mit Ihnen sprechen können, bevor sie mit ihrer Bank sprechen. Stellen Sie daher sicher, dass sie wissen, wie sie Sie erreichen können, wenn sie Probleme mit ihrer Bestellung haben. Natürlich sind diese Maßnahmen nutzlos, wenn Ihr Team nicht versteht, was es tun kann, um Rückbuchungen zu vermeiden.

Geben Sie in Ihren Rechnungen nicht zu viele Informationen an

Rechnungen sind die Art und Weise, wie Sie die Dienstleistungen erfassen, die Sie Ihren Kunden erbringen, und sie sind auch die allererste Kommunikationslinie mit Ihrem Kunden nach einer Transaktion. Stellen Sie sicher, dass Ihr erster Eindruck positiv ist. Machen Sie Ihre Rechnung genau und leicht lesbar.

Idealerweise sollte Ihre Rechnung Folgendes enthalten:

• Datum der Transaktion
• Name des Unternehmens und des Kunden
• Abschnitt für die Transaktionsdetails (Datum, Produkt, Betrag usw.)
• Name der für die Transaktion verantwortlichen Person
• Unterschriftszeile für den Kunden (oder Bevollmächtigten)
• Endergebnis (fälliger Gesamtbetrag)

Nehmen Sie sich nicht zu lange Zeit, um Rückerstattungen zu bearbeiten

Wenn ein Kunde eine Rückerstattung verlangt, handeln Sie schnell. Ein häufiger Grund für Shopify-Rückbuchungen ist, dass der Kunde die Artikel, für die er belastet wurde, nie erhalten oder nicht erkannt hat. Der Kunde oder seine Bank können diese Art der Rückbuchung veranlassen. Der Kunde kann eine Rückbuchung über seine Bank beantragen, wenn er der Meinung ist, dass Sie nicht umgehend auf eine Rückerstattungsanforderung reagiert haben.

Auch wenn Betrüger dieselbe Strategie anwenden, um das Rückbuchungssystem auszutricksen, können Sie sicher sein, legitime Rückbuchungen dieser Art zu vermeiden, indem Sie umgehend auf Rückerstattungsanfragen reagieren. Die beste Vorgehensweise besteht darin, innerhalb von 10 Tagen auf eine Anfrage zu antworten und die Rückerstattung oder den Upselling so schnell wie möglich vorzunehmen.

Legen Sie der Rückerstattung keine Höflichkeitskopie der Rechnung bei

Ein weiterer häufiger Grund für Shopify-Rückbuchungen ist, wenn der Kunde die Höhe der Gebühr oder die Legitimität der Transaktion bestreitet. Diese Rückbuchung kann auftreten, wenn der Kunde denkt, dass Sie eine Höflichkeitskopie der Rechnung mit einer Rückerstattung ausstellen, was einige Kreditkartenverarbeiter verlangen. Um dies zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass Ihr Rückerstattungsverfahren konsistent ist. Wenn Sie immer eine Rückerstattung auf die belastete Karte ausstellen oder einen Scheck mit einer Rechnungskopie senden, vermeiden Sie diese Rückbuchung.

Verwenden Sie in Ihren Verträgen keine vagen oder verwirrenden Terminologien und erbringen Sie im Rahmen Ihres Vertrags keine unnötigen Dienstleistungen

Wenn Sie Dritte mit der Ausarbeitung Ihrer Vereinbarungen beauftragt haben, überprüfen Sie diese sorgfältig und stellen Sie sicher, dass alle Bedingungen klar sind. Mehrdeutige oder verwirrende Formulierungen in Ihren Verträgen können zu Rückbuchungen führen. Auch hier gilt: Wenn Sie in Ihrer Vereinbarung einen bestimmten Service versprechen, ohne ihn zu liefern, und der Kunde eine Rückbuchung einleitet, verlieren Sie den Streit. Denken Sie sorgfältig darüber nach, bevor Sie zusätzliche Dienstleistungen in Ihre Verträge aufnehmen.

Wenn Sie sich entscheiden, einen Mehrwertdienst anzubieten, stellen Sie sicher, dass dies in Ihrem Vertrag festgeschrieben ist. Wenn Sie beispielsweise einen Catering-Service anbieten, können Sie versprechen, Ihren Speisen- und Getränkeservice für eine bestimmte Anzahl von Gästen anzubieten. Wenn der Kunde jedoch nur Essen für 50 Gäste bestellt hat und Sie 50 Tische aufgebaut haben, haben Sie zu viel geliefert. Dies ist ein Beispiel dafür, wann Sie Ihren Vertrag abschließen und sicherstellen müssen, dass klar ist, welche Dienstleistungen Sie erbringen werden.

Stellen Sie keine übermäßigen Anforderungen für die Ausstellung einer Rückerstattung

Wenn ein Kunde eine Rückbuchung veranlasst, werden Sie den Streit fast immer gewinnen, wenn Sie die Rückerstattung so schnell wie möglich leisten. Einige Banken werden Sie jedoch auffordern, nachzuweisen, dass die Rückerstattung erfolgt ist. Ein Buchhaltungssystem verfolgt, wer wann belastet wird und hilft Ihnen festzustellen, dass Sie eine Rückerstattung geleistet haben.

Wenn Sie jedoch einen Vertrag mit dem Kunden haben, haben Sie das Recht, sich eine angemessene Zeit zu nehmen, um die Rückerstattung zu bearbeiten. Dennoch müssen Sie konsequent sein. Bearbeiten Sie Rückerstattungen immer so schnell wie möglich. Wenn Sie immer zehn Werktage brauchen, um die Rückerstattung zu bearbeiten, und ein Kunde eine Rückbuchung einleitet, verlieren Sie den Streit.

Endeffekt

Rückbuchungen sind nicht verhandelbar, wenn Sie etwas online verkaufen. Bei E-Commerce-Transaktionen geht gelegentlich etwas schief, was zu Streitigkeiten führt.

Egal, wie vorsichtig Sie Shopify-Rückbuchungen vorbeugen, Sie werden immer noch mit einer unbegründeten Rückbuchung zu kämpfen haben, insbesondere jetzt, da Online-Ladendiebe Rückbuchungen bewaffnen, um freundlichen Betrug zu begehen. Mit der vollautomatischen Chargeback-Lösung von Chargeflow zur Erstellung einer datengesteuerten Strategie zur Reaktion auf Streitigkeiten hören Sie auf, Geld auf dem Tisch zu lassen. Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen selten Rückbuchungen erfährt oder eine ungewöhnlich hohe Anzahl von Streitigkeiten erlebt, Chargeflow gibt Ihnen Tools an die Hand, um den Geschäftstod durch Rückbuchungen zu vermeiden.

Wichtige Rückbuchungs-FAQs

Was ist der Chargeback-Grundcode?

Ein Chargeback-Grundcode ist ein 2- bis 4-stelliger alphanumerischer Code, der von der ausstellenden Bank aus einer vorgegebenen Liste ausgewählt wird, um den Grund anzugeben, den der Karteninhaber für die Anforderung einer Chargeback angegeben hat. Jede Kartenmarke hat einen einzigartigen Satz von Rückbuchungsgrundcodes, aus denen Banken wählen müssen.

Was ist eine Rückbuchungsfrist?

Die Rückbuchungsantwortzeitgrenze ist eine vorbestimmte Frist für die Reaktion auf eine Rückbuchung. Die Rückbuchungsfristen sind je nach Kreditkartennetzwerk unterschiedlich, aber die Standardfrist beträgt 30 Tage. Fristen werden ab dem Tag berechnet, an dem der Karteninhaber die Rückbuchung eingereicht hat. Manchmal kann es mehrere Tage dauern, bis der Händler die Rückbuchungsbenachrichtigung erhält.

Sollten Sie gegen jede Rückbuchung ankämpfen, die Ihnen in den Weg kommt?

Sie müssen ALLE unbegründeten Rückbuchungen anfechten. Das Abschreiben von Rückbuchungen als Geschäftskosten ist eine doppelte Tragödie, da es Ihr Unternehmen für Rückbuchungsbetrug anfällig macht. Übermäßige Rückbuchungen können die Nachhaltigkeit Ihres Unternehmens beeinträchtigen und Sie Bearbeitungsrechte kosten.

Was ist freundlicher Betrug?

Freundlicher Betrug, auch Chargeback-Betrug genannt, liegt vor, wenn ein Karteninhaber eine Transaktion durchführt und dann eine Rückbuchung von seiner Bank beantragt, nachdem er die gekauften Waren oder Dienstleistungen erhalten hat. Schätzungen zufolge sind 70 % aller Rückbuchungen auf freundlichen Betrug zurückzuführen.

Was ist eine Rückbuchungsgebühr?

Eine Rückbuchungsgebühr ist eine nicht verhandelbare Gebühr, die Händlern jedes Mal in Rechnung gestellt wird, wenn sie eine Rückbuchung erhalten. Es ist ein Anreiz für Händler, Rückbuchungen so weit wie möglich zu vermeiden. Trotzdem erstattet Shopify Rückbuchungsgebühren, wenn der Händler den Rückbuchungsstreit gewinnt. Die Chargeback-Gebühr von Shopify für US-Händler beträgt 15 $.