Was Einzelinhaber von Unternehmen über Jahresversammlungen wissen müssen

Welches Bild entsteht bei Ihnen, wenn der Begriff „jährliche Aktionärsversammlung“ fällt? Handelt es sich um eine große Zusammenkunft einflussreicher Persönlichkeiten an der Spitze von Branchenriesen wie Amazon, Exxon oder Apple?

Oder denken Sie vielleicht an ein eher lokales Szenario und stellen sich jemanden wie Jim vor, der von seinem Wohnsitz aus ein kleines Landschaftsbauunternehmen betreibt?

Mehrere Inhaber kleiner Unternehmen entscheiden sich für eine Gründung, oft durch die Gründung einer C Corporation oder einer S Corporation.

Sie tun dies in erster Linie, um ihr persönliches Vermögen vor möglichen geschäftlichen Verbindlichkeiten zu schützen. Darüber hinaus macht der derzeit reduzierte Körperschaftssteuersatz die C Corporation zu einer attraktiven Wahl für Unternehmen unterschiedlicher Größe.

Bei der Gründung einer C- oder S-Corporation ist es von entscheidender Bedeutung, die Unternehmensverwaltungsanforderungen Ihres Staates einzuhalten, auch wenn Ihre Corporation nur aus einer Person besteht. Diese Vorgaben erfordern die Ausrichtung und Dokumentation von Vorstands- und Gesellschafterversammlungen.

Einzelunternehmen

Dieser Artikel bietet Einblicke in Einzelunternehmen. Ein Phänomen, das immer häufiger vorkommt, ist, dass Einzelunternehmen eine Reihe einzigartiger Herausforderungen und Vorteile mit sich bringen.

Insbesondere beantworten wir einige der häufigsten Fragen zu einer Einpersonengesellschaft und den administrativen Anforderungen, die mit der Führung einer solchen verbunden sind.

1. Kann ich eine Einaktionärsgesellschaft gründen?

Tatsächlich ist es möglich, eine Einaktionärsgesellschaft zu haben. Tatsächlich erlaubt jeder Staat in den USA einer einzelnen Person, ein Unternehmen zu gründen und zu leiten.

Sie ermöglichen auch, dass das Unternehmen nur einen Direktor hat, was Ihnen die Möglichkeit eröffnet, die Rollen des alleinigen Aktionärs, Direktors und leitenden Angestellten Ihres Unternehmens zu übernehmen.

Das bedeutet, dass Sie Ihr Unternehmen effektiv aus einer Hand überwachen und steuern können.

2. Was sind die Verwaltungssitzungsanforderungen für eine Einzelaktionärsgesellschaft?

Alle Unternehmen, unabhängig von Größe oder Anzahl der Aktionäre, sind gesetzlich verpflichtet, mindestens eine jährliche Aktionärsversammlung und eine Vorstandssitzung abzuhalten.

Obwohl es machbar und manchmal notwendig ist, zusätzliche Sitzungen abzuhalten, ist die Mindestanzahl fest auf eine Sitzung pro Jahr festgelegt.

Diese Anforderung gilt auch für Einpersonengesellschaften. Dies ist ein wesentlicher Bestandteil der Aufrechterhaltung einer guten Unternehmensführung und der Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen.

3. Was soll ich in der Hauptversammlung besprechen?

Die jährliche Aktionärsversammlung dient in erster Linie der Wahl des Vorstands des Unternehmens für das kommende Jahr.

In größeren Unternehmen kann dieser Prozess zu einer wettbewerbsintensiven und hitzigen Angelegenheit werden, bei der verschiedene Kandidaten um einen Platz im Vorstand konkurrieren. Für Einpersonengesellschaften ist der Prozess jedoch wesentlich einfacher.

Grundsätzlich können Sie einseitig entscheiden, sich selbst zum Direktor zu ernennen. Anschließend müssen Sie ein Sitzungsprotokoll erstellen, aus dem hervorgeht, dass Sie als Alleinaktionär sich selbst zum alleinigen Vorstandsvorsitzenden gewählt haben.

4. Was sollte ich in einer Vorstandssitzung besprechen?

Der Vorstand eines Unternehmens hat in der Regel die Aufgabe, weitreichende Finanzentscheidungen zu treffen, die sich erheblich auf das Unternehmen und seine Aktionäre auswirken.

Diese Verantwortung umfasst eine Reihe von Entscheidungen wie die Ausgabe von Aktien, die Genehmigung von Darlehen oder Übernahmen, die Ernennung von Führungskräften, die Festsetzung der Vergütung von Führungskräften, die Genehmigung von Gehaltserhöhungen und die Ankündigung von Dividenden.

Im Zusammenhang mit Ein-Eigentümer-Unternehmen werden Sie wahrscheinlich am häufigsten „diskutieren“ und aufzeichnen, dass es sich um wesentliche Änderungen Ihrer Vergütung und etwaiger Dividendenausschüttungen handelt.

5. Wie dokumentiere ich ein Meeting?

Sowohl für die Vorstandssitzung als auch für die jährliche Aktionärsversammlung ist die Erstellung eines sogenannten Sitzungsprotokolls unerlässlich.

Auch wenn diese Protokolle nicht jede einzelne Diskussion oder jedes einzelne Ereignis detailliert beschreiben müssen, müssen sie die wichtigsten Punkte und alle getroffenen Entscheidungen genau dokumentieren. Typischerweise bestehen diese Sitzungsprotokolle aus:

• Datum, Uhrzeit und Ort des Treffens
• Wer war dabei? Hinweis: Bei einer Vorstandssitzung, an der nur Sie teilnehmen, müssen Sie dokumentieren, dass Sie alle drei Führungspositionen (CEO, CFO/Schatzmeister und Sekretär) innehaben und anwesend sind.
• Tagesordnungspunkte mit einer kurzen Beschreibung jedes Punkts
• Abstimmungshandlungen – im Falle einer Einzelaktionärsgesellschaft und eines einzelnen Geschäftsführers dokumentieren Sie lediglich, wie Sie abgestimmt haben
• Zeitpunkt, zu dem die Sitzung vertagt wurde

Sie sind nicht verpflichtet, Besprechungsprotokolle von Grund auf zu erstellen. Mehrere kostenlose Vorlagen sind online verfügbar und dienen als Rahmen.

Die Verwendung einer Vorlage macht die Aufgabe nicht nur weniger entmutigend, sondern kann auch sicherstellen, dass Sie Ihren Verwaltungsaufgaben zeitnah nachkommen.

Wichtig ist, dass Sie Ihr Protokoll nicht beim Staat oder einer anderen Stelle einreichen müssen. Sie sollten jedoch zusammen mit Ihren anderen wichtigen Unternehmensunterlagen, wie z. B. Satzungen, Satzungen und Beschlüssen, sicher aufbewahrt werden.

6. Muss ich mich wirklich darum kümmern?

Wenn man als Einzelaktionär und Geschäftsführer agiert, kann die Versuchung groß sein, Unternehmensformalitäten zu umgehen. Dies mag auf kurze Sicht belanglos erscheinen, doch die Nichtbeachtung dieser Anforderungen könnte möglicherweise Ihren Haftungsschutz gefährden.

Um den Status Ihres Unternehmens als eigenständige juristische Person aufrechtzuerhalten, müssen bestimmte Unternehmensformalitäten eingehalten werden, z. B. die Abhaltung einer jährlichen Aktionärsversammlung oder die Einreichung Ihres Jahresberichts.

Wenn Sie mit einer Klage konfrontiert werden, kann die Gegenpartei argumentieren, dass Ihr Unternehmen seinen Unternehmenspflichten nicht nachgekommen ist und lediglich eine Erweiterung Ihrer persönlichen Angelegenheiten darstellt.

Wenn es ihnen gelingt, eine überzeugende Argumentation vorzubringen, können sie möglicherweise zusätzlich zu den Ressourcen Ihres Unternehmens ein Urteil über Ihr persönliches Vermögen erwirken.

Die Botschaft zum Mitnehmen ist klar: Sie müssen eine jährliche Aktionärsversammlung und eine jährliche Vorstandssitzung abhalten, unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens.

Als alleiniger Aktionär/Eigentümer werden Ihre Besprechungen und Entscheidungen wahrscheinlich unkompliziert sein.

Es ist wichtig, dass Sie sich etwas Zeit nehmen, um Ihr Meeting durchzuführen und es ordnungsgemäß aufzuzeichnen. Auf diese Weise sichern Sie den guten Ruf Ihres Unternehmens und wahren Ihren Status als beschränkte Haftung.

Nehmen wir uns einen Moment Zeit, um die wichtigsten Merkmale von Einzelgesellschaftern und Gesellschaften mit mehreren Anteilseignern visuell zu vergleichen. Die folgende Tabelle gibt einen kurzen Überblick über diese beiden Formen von Kapitalgesellschaften:

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