KI für kleine Unternehmen hat große Auswirkungen auf den Arbeitsplatz

Viele Jahre lang war künstliche Intelligenz (KI) für kleine Unternehmen unzugänglich. Die Technologie war zu neu, um allgemein erschwinglich zu sein, und ihre Grenzen wurden noch ermittelt. Infolgedessen waren die meisten Unternehmen mit den Auswirkungen und dem Potenzial zur Steigerung der Effizienz kleiner Unternehmen nicht vertraut.

Ich gehe davon aus, dass 2023 diesem Trend entgegenwirken und den Platz von KI als Hauptstütze im SaaS-Bereich für kleine Unternehmen festigen wird. Viele Faktoren werden dazu beitragen, aber der primäre Treiber wird weitgehend derselbe bleiben: der Einzug von KI in den Mainstream als automatische Einbeziehung in unternehmensweite Software. Wir sehen dies bereits in Office-Apps – Programmpaketen, die Chat, E-Mail, Dateifreigabe und andere Teile der kollaborativen, auf die Mitarbeitererfahrung ausgerichteten Software für kleine Unternehmen umfassen.

Bei Zoho bieten wir eine umfassende Suite dieser Apps namens Workplace an, aber die meisten SaaS-Anbieter für kleine Unternehmen haben mindestens eine dieser Apps in ihren Produkten.

KI in Office-Apps ist noch ein relativ neues Konzept. Hier erfahren Sie mehr darüber, wie die Technologie kleinen Unternehmen heute helfen kann und was diese Unternehmen über die Zukunft von KI in Office-Software wissen müssen.

Klein aber fein

Es ist verständlich, wenn kleine Unternehmen mit dem Gedanken an den täglichen Einsatz von KI überfordert sind. Bis vor kurzem war die Technologie spärlich verfügbar und mit fehlerhaftem Verhalten durchsetzt. Daher wurde seine Verwendung auf Mitarbeiter beschränkt, die über ein wenig technisches Wissen verfügten. Nicht länger. Moderne KI lebt im Hintergrund und führt Supportaufgaben aus, die es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Zeit umzuleiten, und erfordert nur minimale digitale Vorkenntnisse. Tatsächlich kann KI in Office-Apps Mitarbeiter bald dazu anleiten, ihre Zeit optimal zu nutzen.

Stellen Sie sich zum Beispiel eine Reihe von Besprechungen vor, die einberufen werden, um Fehler in einem großen Kundenprojekt zu beheben, das einige Probleme hat. Die erste findet persönlich statt, wo Notizen von Hand gemacht werden und ein Foto dieser Notizen an die Teilnehmerliste weitergegeben wird. Später nehmen einige Remote-Mitarbeiter an einem Videoanruf teil, um direkt über ihre neuen Prioritäten zu sprechen und eine aktualisierte Kundenpräsentation mit den nächsten Schritten zu teilen.

Eine robuste kollaborative KI kann die unterschiedlichen Aufzeichnungen dieser Meetings sammeln – handschriftliche Notizen, Videotranskripte und eingebettete Bilder – und die neuen Informationen mit der ursprünglichen Projekt-Roadmap vergleichen. Dazu gehört, dass die KI die handschriftliche Notiz scannt und in eine digitale Datei umwandelt sowie Bilder nach Inhalten analysiert. Anschließend kann die Aufgabenliste jedes Mitarbeiters aktualisiert und mit anderen im Team synchronisiert werden, um maximale Transparenz und minimale Zeit zum Handeln zu gewährleisten.

Alle diese Aktionen können auch in Office-Apps ausgeführt werden – es sind keine zusätzlichen Produkte erforderlich – was besonders wichtig für kleine Unternehmen ist, deren Mitarbeiter möglicherweise keinen standardisierten Arbeitsablauf etabliert haben.

Dieses Potenzial stellt einen idealen Zeitpunkt für kleine Unternehmen dar, um sicherzustellen, dass sie eine solide Basis für Bürosoftware geschaffen haben, um KI optimal zu nutzen. Das beginnt beim Training, denn nur mit dem richtigen Fuß kann sich die Software selbst beibringen. Die Schulung umfasst idealerweise menschliche Unterstützung bei der Überprüfung auf Datenverzerrung und die Priorisierung der Vereinheitlichung beim Aufbau der Technologiesuite.

Ein einheitlicher Arbeitsplatz ist ein Arbeitsplatz, an dem interne Apps alle von einem einzigen Anbieter produziert werden, um sicherzustellen, dass Kommunikation und Sicherheit im gesamten Ökosystem konsistent bleiben und die Wahrscheinlichkeit von Redundanzen verringert wird. Für kleine Unternehmen ist es viel einfacher, ihre Softwarereise auf dem richtigen, einheitlichen Fuß zu beginnen, als ein unzusammenhängendes System neu zu konfigurieren, wenn sie wachsen.

Markieren Sie Sicherheit

Je mehr sich die KI eines Unternehmens auf fundierte Daten stützt, desto besser wird sie in der Lage sein, Aufgaben autonom zu erledigen und zu priorisieren. Aber wo Daten im Überfluss vorhanden sind, wie es beim Wachstum kleiner Unternehmen der Fall sein kann, bleibt das Risiko von Sicherheitsproblemen hoch. Kleine Unternehmen glauben wahrscheinlich, dass der Betrieb von einer gemeinsam genutzten Datenbank aus bedeutet, dass es einen einzigen Ort gibt, an dem ein Angriff die größten Auswirkungen haben kann, und ein Großteil der Ressourcen eines Unternehmens muss für die Wahrung der Privatsphäre aufgewendet werden.

Die KI selbst ermöglicht jedoch eine erhöhte Sicherheit, und die Technologie soll sich im Laufe der Zeit nur verbessern. Während des Schulungsprozesses können Mitarbeiter Ausreißer-Datenpunkte füttern und kennzeichnen, um der KI ein Gefühl dafür zu vermitteln, was eine Datenschutzverletzung darstellt, und dann den Kurs korrigieren, indem sie falsch positive Ergebnisse identifizieren. Noch einmal, wenn die KI eines Unternehmens mit relevanten Daten vorgeladen wird, kann sie die Ergebnisse selbst überprüfen.

Unified Workplaces verfeinern den Fehlerprüfungsprozess weiter, indem sie weitaus mehr kontextbezogene Hinweise bieten als ein System, das auf einer Vielzahl von Anbietern basiert. Es gibt keine Möglichkeit zu wissen, wie Informationen über zwei völlig unterschiedliche Systeme übertragen werden, insbesondere bei einer Datenschutzverletzung, und es ist unmöglich, genau zu sagen, wann jedes Unternehmen Maßnahmen ergreifen wird, um weitere Probleme zu verhindern. Ein einzelner Anbieter kann jedoch schnell und effizient ein Update im gesamten Ökosystem bereitstellen und außerdem die Aktivitäten in all seinen Office-Apps einfach überwachen.

Erhöhen Sie jede Aufgabe

Während größere Funktionen der KI viel Aufmerksamkeit erregen, ist es die Einfachheit der teuflischen Details, die auffällt. Stellen Sie sich die oben beschriebene Situation vor, in der Notizen und Dateien aus mehreren Besprechungen konsolidiert und in den Arbeitsablauf eines Unternehmens integriert werden. Der Prozess mag solide sein, aber wenn es Inkonsistenzen oder Fehler in der Eingabe gibt, liefert die KI wahrscheinlich keine Genauigkeit.

Glücklicherweise konzentriert sich die aktuelle und zukünftige KI auf alle Arbeitsaufgaben, egal wie klein sie sind – angefangen bei Funktionen, die Mitarbeiter woanders vielleicht erwarten, aber in einem einheitlichen System vielleicht nicht erlebt haben. Beispielsweise geht die KI-gesteuerte Rechtschreibprüfung über die Wörter selbst hinaus, um Grammatikfehler hervorzuheben und anzuzeigen, wo mehr Kontext erforderlich ist.

Aufgrund der Vereinheitlichung ist diese Form der KI auf mehreren Apps auf dem Computer eines Mitarbeiters verfügbar, einschließlich Browsern und Social-Media-Programmen. Wenn die Geräte eines Mitarbeiters mit dem einheitlichen System verbunden sind, kann KI ihre Nutzung verfolgen und regulieren, welche Dateitypen installiert werden können und welche Zugriffsebene ein externer Benutzer haben kann. Jede dieser Aktionen kann dann anderen per E-Mail oder Chat mitgeteilt werden.

Die Entwicklung von Office-KI erfolgt derzeit auf einer beschleunigten Roadmap in Richtung Nachhaltigkeit und Langlebigkeit. Ein System zu trainieren, um ein paar Aufgaben zu erledigen, ist weitaus weniger effizient als die Installation einer KI, die zwar einige Vorlaufzeit benötigt, aber es schafft, selbst zu wachsen und aktuelle und neue Workflows zu bewältigen, sobald sie entstehen.

Schon bald wird die KI-Technologie nicht mehr als Bonusfunktion oder Nice-to-have angesehen, sondern als unverzichtbares Produktivitätstool am Arbeitsplatz. Wenn dies geschieht, werden Unternehmen mit vorheriger KI-Erfahrung in der Lage sein, der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein, sodass kleine Unternehmen gut daran tun, diese Software bereits heute in ihren Büros einzusetzen.

Von Ramprakash „Ram“ Ramamoorthy