Nonprofit-Organisation St. John erhielt volle Transparenz über den täglichen Betrieb und optimierte Kommunikation (Fallstudie)

St. John ist eine gemeinnützige Organisation, die in 40 Ländern weltweit tätig ist und an verschiedenen geschäftlichen und humanitären Heldentaten beteiligt ist. Sie wurde im Wesentlichen im Jahr 1100 n. Chr. Gegründet, was St. John zur ältesten Marke der Welt macht!

Wie die meisten gemeinnützigen Organisationen konzentriert sich St. John darauf, Spenden zu sammeln und ihre Freiwilligen und Mitarbeiter effektiv zu verwalten, und stand auch vor einigen der gleichen Herausforderungen, denen viele gemeinnützige Organisationen täglich ausgesetzt sind: Verstehen, wie viele Stunden Mitarbeiter und Freiwillige arbeiten, Verwalten von Formularen, Berichte und Checklisten, die von Freiwilligen ausgefüllt werden, Kommunikation optimieren, Einarbeitungs- und Schulungsprozesse verbessern und vieles mehr.

St. John war auf der Suche nach einer All-in-One-Lösung, die ihnen helfen könnte, diese Herausforderungen zu bewältigen, damit sie ihre Organisation vollständig ausbauen können, und genau das hat St. John zu Connecteam gebracht.

„In der südafrikanischen Niederlassung ist Connecteam sehr hilfreich, um den Überblick über unsere Krankenwageneinsätze und -mitarbeiter sowie unsere freiwilligen Mitglieder zu behalten, die wir ‚The Brigade' nennen. Diese Mitglieder setzen sich aus jugendlichen Freiwilligen und erwachsenen Mitgliedern zusammen. Connecteam hat sich als unerlässlich erwiesen, um eine genaue und aktuelle Liste unserer Teammitglieder und ihrer Informationen zu führen und ihre Freiwilligenarbeit zeitlich zu verfolgen. Ein Teil unserer Mitarbeiter arbeitet vollständig außerhalb des Büros und ein Teil des Büros, daher nutzen wir das Zeiterfassungssystem auf verschiedene flexible Arten.“

Dianne, die National Head of Youth, und Jon, der Director of Ambulance, haben sich mit uns (Connecteam) zusammengesetzt, um ihre Erfahrungen mit unserer Mitarbeiter-App auszutauschen.

1. Was haben Sie vor Connecteam für den täglichen Betrieb verwendet?

Einer der Gründe, warum wir uns für Connecteam entschieden haben, ist, dass wir keine gute Möglichkeit hatten, unsere Mitglieder und Mitarbeiter digital zu verfolgen. Wir erledigten alles mit Papierkram und mussten zu einem digitalen Format übergehen. Und wir haben uns nach Plattformen umgesehen, die uns dabei helfen könnten, wo wir papierlos sein könnten.

Connecteam gab uns auch auf nationaler Ebene ein gewisses Maß an Aufsicht, um zu wissen, was unsere lokalen Ebenen taten. Für unsere Abteilung in Johannesburg haben wir einen sofortigen Überblick darüber, was unsere Mitglieder und Mitarbeiter täglich tun, was wir vorher nicht hatten. Wir haben uns auf manuelle Berichte verlassen, die einmal im Monat von jemandem gemeldet wurden, der vielleicht auch nicht alle Leute gesehen hat.

Ich könnte mich buchstäblich jederzeit bei Connecteam einloggen und sehen, was vor sich geht, und bin immer auf dem neuesten Stand. Ich kann zum Beispiel jetzt nach Durban schauen und sehe, welcher Sanitäter zu welcher Zeit auf welcher Veranstaltung ist. Eine große Umstellung für uns, wie Sie verstehen!

2. Erzählen Sie uns von Ihren Herausforderungen vor Connecteam.

Es gab also eine Reihe von Gründen, warum wir begonnen haben, uns mit digitalen Lösungen zu befassen. Zum einen war unser System anfällig für Manipulationen, es war alles nur Papierkram und wir würden viele Informationen und Aufzeichnungen verlieren. Weil es alles Papier war, wenn jemand weiterzog und die Aufzeichnungen nicht herausgab, dann würden wir das verlieren. Wir würden die Informationen (darüber, was unsere Leute taten, wie viele Patienten sie behandelten, wie viele freiwillige Stunden sie leisteten usw.) buchstäblich nur am Ende des Monats erhalten, wenn wir sie überhaupt erhielten.

Es hat auch eine massive Kommunikationslückefür uns überbrückt. Weil wir eine so alte Struktur und etablierte gemeinnützige und paramilitärische Organisation sind, ist alles historisch sehr hierarchisch. Zum Beispiel müsste ich als Jugendleiter eine E-Mail an die Jugendleiter in verschiedenen Bereichen schicken und sie würden dann die Informationen verbreiten. Jetzt müssen wir das nicht mehr tun. Wir müssen uns nicht auf Menschen verlassen, sodass eine nahtlose Kommunikation in der gesamten Organisation entsteht und wir jeden einzelnen Freiwilligen direkt erreichen können. Selbst wenn wir also einen Beamten haben, der nicht sehr kommunikationsstark ist, erhalten diese Person und ihr Team immer noch den gleichen Informationsstand.Connecteam hat das Spielfeld für uns geebnet.

Auch für unsere Teammitglieder, sagen wir, ich bin in East London ansässig, ich kann jetzt nachsehen, wie viele Stunden ich gearbeitet habe, und kann sehen, was andere Leute im ganzen Land tun.Connecteam ermöglichte es dem Benutzer auf Endebene, mit uns in Kontakt zu treten (Dianne und Jon).

Eine andere Sache, die sehr nützlich und sogar notwendig war, ist, dass wir gerade ein COVID-19-Projekt durchführen, bei dem wir Gesundheitspersonal an mehrere Krankenhäuser im ganzen Land liefern, und das Geotagging ist wirklich wichtig, damit wir kann sehen, dass die Leute dort sind, wo sie sein sollten, wenn sie einstempeln. Es war so einfach, unsere Freiwilligen und Mitarbeiter im Auge zu behalten.

Das ist ein ziemlich wichtiger Aspekt, der für unser Geschäft schon vor COVID 19 wichtig war. Da wir viel veranstaltungsbezogene medizinische Arbeit leisten, gehen wir zu Sportveranstaltungen, Konzerten usw. und haben oft viel davon Mitarbeiter dieser Veranstaltungen, die für uns auf Stundenbasis arbeiten können. Für die Berechnung der Stunden für Freiwillige ist es also sehr wichtig zu sehen, dass die Leute dort sind, wo sie sagen, dass sie sind, und wie lange sie schon dort sind. Früher funktionierte das mit Stift und Papier – überhaupt nicht effizient. Wenn also jemand ankam und sagte, er sei um 10:00 Uhr dort angekommen und um 16:00 Uhr abgereist, gab es keine Möglichkeit zu bestätigen, dass dies wirklich der Fall war.

3. Erzählen Sie uns von den Funktionen, die Sie am häufigsten verwenden und wie sie für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter hilfreich sind.

Zeit Uhr

Danach ist die Zeitschaltuhr das Hauptmerkmal, das wir verwenden, und der Geofence besteht darauf, dass jeder ihn verwendet. Tatsächlich ist einer der Gründe, warum wir uns für einen Premium-Preisplan entschieden haben, sicherzustellen, dass der Geofence eine Sache ist. Für alle Veranstaltungen, Krankenhäuser usw. haben wir den Geofence aktiviert, um sicherzustellen, dass jeder dort ein- und ausstempelt, wo er sein soll.

Einladungslink

Der Einladungslink hat unser Leben so viel einfacher gemacht, wir können einfach einen Link an neue Mitarbeiter oder Freiwillige senden und sie ihre relevanten Informationen ausfüllen lassen. Später können wir es hinzufügen, und es macht den gesamten Prozess des Onboardings und Offboardings von Mitarbeitern sehr sauber und organisiert – das war genau das, wofür wir anfangs gekommen sind, um unsere Teammitglieder besser zu organisieren und zu verfolgen.

Gezielte Kommunikation über Smartgroups

Wir verwenden auch intelligente Gruppen, um die Kommunikation zwischen unseren Mitarbeitern zu trennen, insbesondere da wir erwachsene Mitglieder, Kinder, Freiwillige usw. haben. Wir können Kinder nicht in derselben Gruppe wie Erwachsene haben, aus offensichtlichen Gründen wie Kinderschutz und all dem. Das war wirklich nützlich und wir verwenden Connecteam, um Inhalte zielgerichtet an Gruppen zu senden, damit sie Inhalte erhalten, die nur für sie relevant sind.

Aktualisierung

Also haben wir durch Updates Vorträge, Wettbewerbe und dergleichen verschickt. Updates sind eine großartige Möglichkeit, unsere Kommunikation und unser Engagement mit unseren Freiwilligen und bezahlten Mitarbeitern weiter zu verbessern. Es macht wirklich einen großen Unterschied.

Planung

Dianne sagt, dass sie den Zeitplan für Schulungszwecke verwendet, was sehr effektiv ist, und Jon beabsichtigt, ihn in Zukunft bei Bedarf zu verwenden, insbesondere da er dazu beitragen kann, Freiwilligen und bezahlten Mitarbeitern Schichten anzubieten, und er kann dazu beitragen, unsere Organisation entsprechend zu skalieren Also.

Passen Sie Ordner und Inhalte an

LADUNGEN. Wenn es also um benutzerdefinierte Ordner geht, senden wir alle unsere Links, Updates und Richtlinien dorthin. Zum Beispiel haben wir Formulare und Checklisten erstellt, damit der Sanitäter, wenn er zu seiner Schicht kommt, die Fahrzeuge und mehr überprüfen kann. Wir haben Richtlinien und Vorschriften erstellt. Wenn also jemand verwirrt ist, was er anziehen muss, kann er sich die Vorschriften ansehen, und die Jugendlichen können die Richtlinien direkt auf Connecteam über die Anpassungsfunktion sehen. Durch diese Funktion können wir sicherstellen, dass jeder die Richtlinien liest und unterzeichnet, sodass wir alle auf derselben Seite sind. Es schafft auch ein Maß an Verantwortlichkeit, das wir sehr mögen.

Wir haben auch eine Trainingsregisterkarte mit den benutzerdefinierten Ordnern erstellt und sie mit unserem Google Drive verknüpft. Anstatt also Dokumente auf Connecteam hochzuladen, haben wir einfach einen Hyperlink zum Drive erstellt, sodass alle unsere Inhalte in der Cloud gespeichert sind und wir den Zugriff darauf ermöglichen unsere Mannschaften.

4. Welchen ROI haben Sie erlebt?

Unser ROI beginnt damit, dass wir endlich quantifizieren können, wie viele Mitarbeiter wir haben und wie effektiv sie waren, also haben wir das sofort. Wir wissen genau, wie viele Mitglieder wir an jedem Ort haben, was bei anderen Unternehmen und insbesondere bei gemeinnützigen Organisationen nicht der Fall wäre. Da wir eine gemeinnützige Organisation sind, kann es schwieriger sein, zu wissen, wie viele Teammitglieder Sie tatsächlich haben, als Sie denken, Connecteam hat uns sofort eine Vorstellung davon gegeben, wie viele Mitglieder wir haben.

In Bezug auf Freiwilligenarbeit können wir genau sagen, welche Qualifikationen wir auf ganzer Linie haben, wir können dort eine Kompetenzbestellung durchführen und wir können auch sehen, wie viel Zeit unsere Freiwilligen tun, wie sie es tun, wo und was sie tun.

Und die Kommunikation ist ziemlich episch.

Es hat uns ermöglicht, Leute auf eine Weise zu führen und zu bezahlen, wie wir es nicht hätten tun können. Die Arbeitszeittabellen und die Stechuhr haben also wirklich eine effektive Möglichkeit geschaffen, diese beiden Bereiche zu verwalten, sodass wir bezahlte und freiwillige Mitarbeiter sehen können. Diese Flexibilität der Arbeitszeittabellen und der Stechuhr ist wirklich cool und nützlich für uns.

5. Was waren Ihre Eindrücke bezüglich des Implementierungsprozesses?

Wir haben mit Yuval und allen anderen im Team ziemlich viel entwickelt. Jeder bei Connecteam ist großartig, die Fluktuationszeiten waren erstaunlich. Yuval ist sehr fantastisch! Er schläft nicht.

6. Würden Sie Connecteam Ihren Kollegen weiterempfehlen?Warum?

Wir haben Connecteam bereits weiterempfohlen!Wir haben es dem internationalen Team von St. John vorgestellt, das es jetzt auf CEO-Ebene einsetzt.

Und es gibt auch einige andere Organisationen, die Connecteam verwenden, nur basierend auf unserer Erfahrung.

Dianne: „Ich habe es Personalvermittlern für das Mitarbeitermanagement großer, internationaler Unternehmen empfohlen, und ich habe es auch vielen anderen Managern allgemein empfohlen.

Wir führen Connecteam jetzt innerhalb von St. John in einem anderen Bereich ein, der unser bezahltes Personal ist, also unser Schulungspersonal und unsere Zentren. Wir bringen es zu unseren Mitarbeitern und nicht zu unseren Rettungsdiensten.“

7. Was hat Sie an Connecteam überrascht?

Ich fand es wirklich cool, dass jeder bei Connecteam offen für Vorschläge ist, was ganz nett ist. Das war überraschend, aber absolut willkommen.

8. Möchten Sie noch etwas zu Ihrer Erfahrung mit Connecteam hinzufügen?

Ich finde es fantastisch, wie jeder bei Connecteam alles tut, um Ihren Kunden zu helfen.

Als wir anfingen, Connecteam für ICC zu verwenden (eine Veranstaltung, die wir hier in Südafrika hatten), haben wir ein anderes Konto von Connecteam gestartet, das nicht für diesen Zweck konzipiert war. Aber jeder bei Connecteam hat sich buchstäblich den Hintern aufgerissen, um sicherzustellen, dass es funktioniert. Und wir konnten Zeitpläne für 270 Kinder erstellen, die verschiedene Dinge an verschiedenen Orten machten. Und wir waren in der Lage, international zu kommunizieren, obwohl Connecteam nicht dafür ausgelegt war, hat keinen Augenblick gezögert, um mir persönlich dabei zu helfen, alles herauszufinden. Aus Kundensicht ist der Service und die Bereitschaft von Connecteam, einfach großartig zu sein, wirklich episch. Es hat uns dazu gebracht, so viel klüger zu arbeiten, als wir es vorher getan hätten und wie wir waren. Ich liebe das Produkt.

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