So rationalisieren Sie die langweiligsten Teile Ihres freiberuflichen Designgeschäfts

Die meisten freiberuflichen Kreativen haben eine gemeinsame Erfahrung: In diesem Moment wurde ihnen klar, wie sehr ein kreatives Geschäft nicht-kreative Dinge beinhaltet. Für mich war es, nachdem ich den Auftrag für meinen ersten Kunden abgeschlossen hatte und mir klar wurde, wie viel „Nachbereitungsarbeit“ noch zu erledigen war.

Freiberuflicher Designer zu sein bedeutet auch, ab und zu den Designhut abzunehmen, um Buchhalter, Texter, Verkäufer und mehr zu werden. Sie führen alles selbst aus und obwohl Sie sicher auslagern und Hilfe bekommen können, brauchen Sie dennoch ein solides Verständnis von allem.

Du bist schließlich der Boss.

Und dieses Zeug ist nicht das, was dein Herz schlägt, und definitiv nicht das, woraus du Karriere machen wolltest. Es ist also wirklich scheiße, dass je erfolgreicher und qualifizierter Sie sind, je mehr Kunden Sie bekommen, desto mehr Verwaltungsarbeit Sie leisten müssen – was Zeit von anderen Designprojekten wegnimmt, an denen Sie arbeiten könnten.

Leider ist es unvermeidlich, zumindest ein wenig Zeit für Verwaltung und Marketing und andere Teile des Geschäfts aufzuwenden. Aber es gibt definitiv Schmerzmittel für die Situation.

Sie können schlau werden und Wege finden, so wenig Zeit wie möglich mit diesen Dingen zu verbringen, damit Sie mehr und mehr in Ihrer „Design-Höhle“ bleiben und einfach Ihren Kopf für wichtige Verwaltungsaufgaben herausstrecken können.

Als Freelancer im Nebenberuf habe ich keine andere Wahl, als unglaublich smart zu arbeiten. Ich bin sicher, Sie können sich darauf beziehen. Wenn Sie nur etwa 10 Stunden pro Woche Zeit haben, um Ihr Geschäft auszubauen, kann es sich wie Verschwendung anfühlen, auch nur eine volle Stunde in Ihrer Rechnungssoftware zu verbringen, als würden Sie von herausragender Arbeit abgehalten, die dazu führt, dass die Leute auf Sie aufmerksam werden.

Hier sind also die besten Möglichkeiten, um intelligent zu arbeiten und das langweilige Zeug zu rationalisieren.

Die vier Arten der Rationalisierung, die es zu beachten gilt

Zwischen all den Lifehacks und lebensverändernden Apps und allem dazwischen ist es leicht, von all den Produktivitätsratschlägen da draußen überwältigt zu werden. Einige Tools und Lehrer machen süße Versprechungen, die sich ziemlich verlockend anfühlen.

Aber viele machen es sich zu kompliziert. Besonders wenn Sie diese ganze Rationalisierungssache zum ersten Mal beherrschen, ist es am besten, die Dinge einfach zu halten.

Hier sind, was ich gerne die vier Kategorien intelligenten Arbeitens nenne:

1. An jemand anderen auslagern

Das Auslagern eines Teils Ihrer Arbeit an jemand anderen ist ein ziemlich offensichtlicher Weg, um Dinge, die Sie nicht mögen, auf Ihrer To-do-Liste loszuwerden. Es ist die drastischste Taktik (eine Aufgabe komplett zu streichen, anstatt nur Zeit zu sparen), also sparen Sie viel Zeit, aber es ist auch eine der teureren Methoden.

Ein guter Einstieg ist es, einen allgemeinen virtuellen Assistenten einzustellen, der sich um ein paar Dinge kümmert, die Sie zurückhalten. Ich mag die Art und Weise, wie Indigo Colton es in The Freelance to Freedom Project definiert: „Sie übernehmen Aufgaben, die Ihr Unternehmen erledigen muss, um reibungslos zu laufen, aber entweder Sie hassen es, oder die viel zu viel Zeit in Anspruch nehmen.“

13 browserbasierte Tools, die jeder Designer in seinem Toolkit haben sollte

Ah, die browserbasierte App. Es ist eine solide Software, die sich selbst aktualisiert. Sie müssen sich nicht mit dem Herunterladen von Dingen herumschlagen. Und, vielleicht das Fantastischste von allem, die App Ihrer Wahl kann von jedem beliebigen Gerät aus aufgerufen werden...

2. Automatisieren Sie mit einer App

Das ist meine persönliche Lieblingsmethode, um Zeit zu sparen. Die Technologie ist jetzt so schlau, es ist verrückt. Lass es alles für uns tun, was es kann. Die Workflow-Automatisierung kann Ihnen helfen, ganze Schritte oder Phasen Ihres freiberuflichen Administrators zu überspringen. Es eignet sich auch besonders gut für die Art von Verwaltungskram, über den wir in diesem Beitrag sprechen werden, da es sich hauptsächlich um energiesparende, einfache Aufgaben handelt.

Auf der Suche nach einer großartigen Rechnungs-App? Suchen Sie nicht weiter.

3. Batch-Arbeit

Nehmen Sie alle administrativen oder nicht kreativen Aufgaben, die ein paar Dinge gemeinsam haben oder im selben Tool erledigt werden, gruppieren Sie sie und behandeln Sie sie als eine einzelne Aufgabe oder einen einzelnen Prozess. Wie The Muse erklärt, funktioniert es, weil „diese Methode angeblich Ihre Produktivität erhöht, indem sie Ihnen hilft, das hektische Schalten der Gänge zu vermeiden, das immer auftritt, wenn Sie von Projekt zu Projekt springen.“

Das könnte einen speziellen Tag für Besprechungen (oder keine Besprechungen) bedeuten. Vielleicht ist es jeden Tag eine festgelegte Stunde, in der Sie alle E-Mails, Rechnungen und andere ausgehende Kommunikation versenden, anstatt dies zu tun, während der Betreff auftaucht. Alle kleinen oder kurzen Aufgaben, die häufig auf Ihrer To-Do-Liste auftauchen, können Sie rationalisieren, indem Sie sie in einige größere Sitzungen aufteilen.

4. Erstellen von Vorlagen

Vorlagen können in fast allen Bereichen Ihres freiberuflichen Designgeschäfts verwendet werden. Ich bin sicher, Sie haben Vorlagen für Teile Ihres Designprozesses, eine grundlegende Vertrags- und Rechnungsvorlage und andere Heftklammern. Aber es gibt unzählige andere Verwendungszwecke, z. B. für Social-Media-Beiträge, E-Mails und sogar Kundenberatungsanrufe. Möglicherweise können Sie nicht immer vollständig vorgefertigte Antworten verwenden, aber das Erstellen von Vorlagen zum Ausfüllen der Lücken oder Eingabeaufforderungen für sich selbst spart auch viel Zeit.

Lassen Sie uns nun in die Einzelheiten eintauchen.

Verbringen Sie weniger Zeit mit E-Mails

E-Mail ist eines der wichtigsten Übel für jeden Profi. Es führt kein Weg daran vorbei, mit Kunden zu sprechen, also müssen Sie sich darauf konzentrieren, Wege zu finden, weniger E-Mails zu verbrauchen und Ihren Posteingang schneller zu bearbeiten.

Verwenden Sie automatische Antworten

Richten Sie zunächst automatische Antworten für gängige Arten von E-Mails ein, die Sie erhalten, z. B. Neukundenanfragen, FAQs und Kontaktformulare. Wenn Sie verschiedenen Personen immer wieder dasselbe sagen, sollten Sie dafür eine automatische Antwort verwenden.

Selbst wenn Sie noch einspringen und einen Teil der Frage von jemandem beantworten oder weitere Informationen bereitstellen müssen, gibt diese automatische E-Mail den Leuten mehr Informationen und verschafft Ihnen Zeit zum Antworten! Sie könnten beispielsweise eine automatische Antwort an Ihr Kundenaufnahmeformular anhängen, die Informationen und Links zu den nächsten Schritten enthält.

Sie müssten sich immer noch Ihren neuen Interessenten ansehen, aber Sie müssten sich nicht beeilen, ihm sofort zu antworten, da dies automatisch herauskam.

Die meisten Kontaktformulare haben eine eingebaute automatische Antwortfunktion, und Tools wie ein CRM oder Zapier können Ihnen helfen, sie für den Rest Ihres Posteingangs einzurichten.

Erstellen Sie vorgefertigte Antwortvorlagen

Überspringen Sie für jede Antwort, die sich wiederholt, aber zu viele Anpassungen erfordert, um Ihre Antwort zu automatisieren, ein paar Schritte, indem Sie eine E-Mail-Vorlage erstellen, die Sie bearbeiten und versenden können.

Stellen Sie sich E-Mails so vor, als würden Sie einem potenziellen Kunden Ihre Verfügbarkeit oder Preise erklären – es hängt vom Zeitpunkt und der Situation ab, aber nur ein Teil dieser E-Mail (das tatsächliche Datum oder der Preis) muss an jede Person angepasst werden.

Das bedeutet, dass sie perfekt für E-Mail-Vorlagen sind! Diese können in Ihrem CRM (worüber wir später sprechen werden), einem integrierten Tool wie Gmail Canned Responses oder einfach durch Kopieren und Einfügen von Vorlagen aus einem Word-Dokument in eine neue E-Mail erstellt werden.

Filtern Sie Ihren Posteingang automatisch

Ich spreche von weit mehr als den wenigen Posteingangs-Tabs wie „Werbung“, die Gmail Ihnen automatisch gibt. Sie können diese tatsächlich deaktivieren und erweiterte Regeln erstellen, um Dinge automatisch in verschiedene Tags und Ordner zu verschieben, E-Mails als gelesen zu markieren und mehr, basierend auf ihren Absendern, Betreffzeilen oder in der E-Mail verwendeten Wörtern. Auch andere E-Mail-Anbieter haben ähnliche Funktionen.

Wenn Sie sich von der Kundenarbeit entfernen müssen, um E-Mails zu lesen, möchten Sie sich auf wichtige E-Mails konzentrieren. Beantworten Sie alle Kunden, Interessenten, Partner usw. und kehren Sie zum Design zurück, bevor Sie sich von Newslettern, Rabattaktionen und Leuten ablenken lassen, die Sie kalt stellen.

Nützliche Tools für Zusammenarbeit und Kommunikation

Dank der Globalisierung und der sich ständig verbessernden Technologie ist die Fernarbeit ein heißes Thema am Arbeitsplatz des 21. Jahrhunderts. Ein Team von Designern muss nicht mehr im selben Büro oder sogar im selben...

Senden Sie automatische Updates

Eine Aufgabe, die mir immer wieder in den Sinn kam, war das Versenden wöchentlicher oder Meilenstein-Updates an einen Kunden. Wenn ich einen Kunden hätte, an den ich Dienstags-Updates schicken sollte, würden sie am Mittwoch mehr als einmal um 00:01 Uhr eintreffen. Die Kommunikation rund um Updates ist wichtig, kann sich aber auch mühsam anfühlen, insbesondere bei Kunden, die sie ständig anfordern.

Der beste Weg, dies zu gewährleisten, ist ein gutes Projektmanagement und Tools für die Zusammenarbeit. Sie verfügen über Funktionen wie E-Mail-Benachrichtigungen und Zusammenfassungen, die Ihre Kunden automatisch darüber informieren, wenn Sie Artikel abhaken, Produkte entlang Ihrer Pipeline verschieben und andere „Arbeit erledigen“-Elemente. Und Sie müssen nicht nach jedem Punkt, der von Ihrer To-Do-Liste gestrichen wurde, eine E-Mail senden.

Verwenden Sie einen Terminplaner

Hassen Sie nicht das ganze Hin und Her, das bei der Einrichtung eines Termins erforderlich ist? Es ist nie so einfach wie: „Bist du zu diesem Zeitpunkt frei?“ "Ja!" "Groß!" Sie schreiben E-Mails mit Ihrem Kunden und vergleichen Zeitpläne, um eine Zeit zu finden, die für Sie beide passt.

Stattdessen zeigt ein optimiertes Terminbuchungstool wie Acuity oder Calendly Ihre Verfügbarkeit für Kunden an und ermöglicht ihnen, von dort aus einen Platz in Ihrem Kalender zu reservieren. So einfach.

Finden und gewinnen Sie neue Kunden in kürzerer Zeit

Sich selbst zu vermarkten und neue Leads zu bearbeiten, ist ein weiteres notwendiges Übel. Sie können keine neuen Kunden ohne Marketing gewinnen, oder zumindest indem Sie sich selbst gut genug brandmarken, damit sich Ihr Unternehmen selbst vermarktet. Und wenn das funktioniert, braucht es mehr Drehungen am Rad, um jemanden vom Interesse an Ihren Dienstleistungen dazu zu bringen, dafür zu bezahlen. Hier sind die Teile davon, die Sie optimieren können.

Erstellen Sie eine E-Mail-Marketing-Sequenz

Sie sollten E-Mail-Marketing bereits für Ihr freiberufliches Unternehmen nutzen. Wenn Sie dies tun, versenden Sie wahrscheinlich einen wöchentlichen oder monatlichen E-Mail-Newsletter und haben möglicherweise ein kostenloses Opt-in-Angebot auf Ihrer Website.

Sie können sogar noch weiter gehen, um aus jedem Abonnenten, der Ihr „Stellen Sie mich“-Formular noch nicht ausgefüllt hat, einen informierten und interessierten Interessenten zu machen. Verwenden Sie eine Begrüßungssequenz, um sie zu fördern, lassen Sie sie wissen, wie Sie ihnen helfen können, und stellen Sie schließlich Ihr „Stellen Sie mich“-Formular erneut auf.

Verwenden Sie intelligente Kontaktformulare

WordPress-Formular-Plugins: Welches ist das Beste für Ihre Website?

Kontaktformulare sind eine großartige Möglichkeit, mit Ihren Benutzern in Kontakt zu treten, selbst wenn Sie bereits eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer auf Ihrer Website angeben. Sie sind unglaublich praktisch, weil sie es Kunden ermöglichen, ...

Für Personen, die bereit sind, direkt zum „Stellen Sie mich“-Formular auf Ihrer Website zu gehen, möchten Sie, dass dies der erste Schritt in einem nahtlosen Kunden-Onboarding-Prozess ist. Das bedeutet, dass Sie ausreichend detaillierte Kontaktformulare haben müssen, damit Sie alle Informationen haben, die Sie benötigen, um sie zum nächsten Schritt in Ihrem Kundenaufnahmeprozess zu verschieben, um das Hin und Her zu minimieren und Stress zu sparen. Und das kann mehr als ein Kontaktformular auf Ihrer Website bedeuten.

Aber wenn Ihre Formulare detailliert sind, können Sie sie leicht mit den nächsten Schritten verknüpfen. Beispielsweise kann ein detailliertes Formular zu einer benutzerdefinierten E-Mail-Sequenz oder einer automatischen Antwort-E-Mail führen.

Automatisieren oder stapeln Sie Social-Media-Werbung

Auf Facebook oder Twitter zu springen, um sich selbst zu vermarkten, kann leicht Zeit kosten. Da ist zunächst einmal die Zeit pro Tag oder Woche, die die eigentliche Marketingarbeit in Anspruch nimmt. Aber dann ist da noch die zusätzliche Zeit, die Sie im Netzwerk verbringen, nachdem Sie damit fertig sind, nachdem Sie abgelenkt wurden und anfangen, durch Ihren Feed zu scrollen.

Indem Sie die Veröffentlichung in sozialen Medien mit einem Tool wie MeetEdgar automatisieren oder alles auf einmal zu Beginn jeder Woche planen, können Sie wieder an die Arbeit gehen und trotzdem Ihren Namen veröffentlichen.

Verwenden Sie ein CRM für Verträge und Onboarding

Ihr Designprozess umfasst wahrscheinlich viele Formulare, Verträge und andere Dokumente. Da sind zum Beispiel der ursprüngliche Vertrag, alle Rechnungen, Formulare zum Abzeichnen von Genehmigungen und all der Kram.

Ein CRM macht es einfach, den Überblick zu behalten. Ein Tool, das in letzter Zeit bei freiberuflichen Designern ziemlich beliebt ist, ist Dubsado, das sein Produkt darauf konzentriert, kreativen Freiberuflern und Kleinunternehmern zu helfen.

Erstellen Sie Drip-Kampagnen

Wenn Sie ein CRM verwenden – entweder Dubsado oder ein anderes Tool – machen sie es ziemlich einfach, eine Reihe von E-Mails an Kunden zu senden. Diese unterscheiden sich von E-Mail-Marketing-Sequenzen darin, dass sie automatisch Kundendokumente, Updates usw. versenden, sodass die Verwaltung hinter den Kulissen stattfindet, ohne dass Sie sich von Adobe entfernen müssen.

Bezahlt werden

Erinnerst du dich an den a-ha-Moment, von dem ich dir erzählt habe? Ich war gerade mit dem Schreiben und Bearbeiten meines ersten freiberuflichen Blog-Beitrags fertig und stellte fest, dass noch viel mehr zu tun war, bevor ich tatsächlich mein Geld sah. Und schlimmer noch, ich konnte mich nicht um meinen nächsten Klienten kümmern, bis ich es getan hatte. Meine Güte, ich habe einen langen Weg zurückgelegt, und hier erfahren Sie, wie Sie auch optimieren können.

Versenden Sie automatische und wiederkehrende Rechnungen

Wenn Sie jemandem mehr als eine Rechnung schicken, sollten Sie alles tun, um die ganze Arbeit auf einmal zu erledigen. Die meisten Rechnungsprogramme machen Ihnen dies leicht.

Sie können entweder im Voraus einen Zahlungsplan festlegen und automatisch Rechnungen entsprechend ausstellen lassen, wiederkehrende Rechnungen für einen laufenden Kunden einrichten oder Ihr Rechnungstool mit Ihrem Projektmanagement-Tool verbinden, damit sie miteinander synchronisiert werden können.

Zahlungserinnerungen automatisieren

Es wäre großartig, wenn jeder Kunde eifrig und pünktlich zahlen würde, aber das ist nicht das Leben der meisten Freiberufler. Stattdessen müssen wir sie im Auge behalten, sie an bevorstehende Fälligkeiten erinnern und im schlimmsten Fall verspäteten Zahlungen nachjagen.

Oder wir? Es ist vielleicht nicht in jedem CRM- und Fakturierungstool eine offensichtliche Funktion, aber die meisten von ihnen lassen Sie automatische E-Mails und Erinnerungen einrichten, die durch von Ihnen eingerichtete Zahlungsfristen ausgelöst werden.

Verfolgen Sie Einnahmen und Ausgaben

Sobald Sie bezahlt werden, ist es Zeit zu feiern und nicht direkt in Ihre Buchhaltungssoftware zu springen. Das Protokollieren von Einnahmen und Ausgaben ist nichts, wofür Sie Zeit aufwenden sollten.

Zwischen der Verbindung von Software mit Ihren Bank- und Zahlungskarten und der Möglichkeit, Aktivitäten automatisch in benutzerdefinierten Tabellenkalkulationen über IFTTT oder Zapier zu protokollieren, sollten Sie in der Lage sein, sich regelmäßig anzumelden und nur Ihre Finanzen zu überprüfen, aber nicht zu organisieren.

Indem Sie hier und da all diese einfachen Kürzungen vornehmen, müssen Sie sich keine Gedanken über wichtigere Verwaltungsaufgaben machen, die Sie nicht streichen können. Fünf Minuten hier und fünf Minuten dort summieren sich leicht zu Stunden und Stunden mehr Design, die Sie jede Woche erledigen können.

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