10 Steuerliche Abzüge für Reisekosten (Steuerjahr 2022)

Die Steuersaison kann stressig sein, besonders wenn Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Steuerabzüge nicht kennen.

Wenn Sie das ganze Jahr über beruflich unterwegs sind, gibt es eine Reihe von Steuerabzügen, die dazu beitragen können, Ihr zu versteuerndes Einkommen zu reduzieren und Geld zu sparen.

Lesen Sie weiter für 10 Steuerabzüge für Reisekosten im Steuerjahr 2022.

Sind Dienstreisekosten steuerlich absetzbar?

Dienstreisekosten, die außerhalb Ihres Wohn- und Hauptgeschäftssitzes anfallen, sind steuerlich absetzbar.

Diese Ausgaben können Transportkosten, Gepäckgebühren, Mietwagen, Taxis, Shuttles, Unterkunft, Trinkgelder und Gebühren umfassen.

Es ist wichtig, Quittungen und Aufzeichnungen über die tatsächlichen Ausgaben für steuerliche Zwecke aufzubewahren und die tatsächlichen Kosten abzuziehen.

Welche Reisekosten sind steuerlich absetzbar?

Um Geschäftsreisekosten abziehen zu können, müssen sie bestimmte vom IRS festgelegte Kriterien erfüllen.

Im Folgenden sind die wichtigsten Voraussetzungen aufgeführt, die eine Reisekostenpauschale erfüllen muss, um steuerlich absetzbar zu sein:

• Gewöhnliche und notwendige Auslagen: Die Auslagen müssen branchen- oder unternehmensüblich und vertretbar sowie für das Unternehmen hilfreich und angemessen sein.
• In direktem Zusammenhang mit Handel oder Geschäft: Die Ausgaben müssen in direktem Zusammenhang mit dem Handel oder Geschäft stehen und dürfen keinen persönlichen Charakter haben.
• Über Nacht außer Haus: Die Kosten müssen während einer Nacht außerhalb des Wohnsitzes des Steuerpflichtigen und des Ortes seiner Hauptniederlassung (Steuerwohnsitz) entstanden sein.
• Ordnungsgemäße Dokumentation: Der Steuerzahler muss ordnungsgemäße Dokumentation, wie Quittungen und Aufzeichnungen, über die angefallenen Ausgaben aufbewahren.

Berechtigte Steuerabzüge für Geschäftsreisen

Geschäftsreisende können sich schnell summieren. Glücklicherweise sind viele dieser Ausgaben für Unternehmen und Geschäftsinhaber steuerlich absetzbar.

Hier ist eine Übersicht über die Arten von Geschäftsreisekosten, die in den Vereinigten Staaten steuerlich absetzbar sind:

Übernachtungskosten

Übernachtungskosten können bei Dienstreisen steuerlich geltend gemacht werden. Dazu gehören Übernachtungen in Hotels, Mietkosten für Ferienwohnungen und andere Unterkünfte während der Reise.

Verpflegungskosten

Ausgaben für Speisen und Getränke, die auf einer Geschäftsreise anfallen, können von den Steuern abgesetzt werden. Dazu gehören Mahlzeiten auf Reisen und Mahlzeiten während Besprechungen mit Kunden oder Auftragnehmern.

Transportkosten

Auch der Abzug von Dienstreisekosten, die während einer Dienstreise entstanden sind, kann geltend gemacht werden.

Dazu gehören Flüge, Bahntickets, Mietwagen, Benzin für Privatfahrzeuge, die für die Geschäftsreise verwendet werden, Mautgebühren, Parkgebühren, Taxifahrten zum und vom Flughafen oder Bahnhof und mehr.

Kosten für den Betrieb und die Wartung eines Autos

Auch Aufwendungen für den Betrieb und Unterhalt eines dienstlich genutzten PKW können steuerlich geltend gemacht werden.

Dazu gehören Kraftstoff, Versicherung, Zulassungskosten, tatsächliche Reparaturkosten und Wartungsgebühren. Gebühren für die Anstellung eines Chauffeurs oder Fahrers können ebenfalls abgezogen werden.

Betrieb und Wartung von Wohnwagen

Der Betrieb und die Wartung von Wohnanhängern für Geschäftsreisen können steuerlich abgesetzt werden, sofern die Verwendung solcher Wohnwagen als „gewöhnlich“ und „notwendig“ für Ihr Unternehmen angesehen wird.

Dazu gehören alle Kosten, die mit der Anmietung oder dem Besitz eines Anhängers verbunden sind, wie z. B. Kraftstoffkosten, Reparatur- und Wartungsgebühren, Versicherungen und Zulassungsgebühren.

Internet- und Telefonkosten

Auch Internet- und Telefonkosten im Zusammenhang mit Geschäftsreisen können steuerlich geltend gemacht werden.

Dazu gehören die Kosten für Internetdienste wie WLAN oder Datentarife sowie Telefondienste wie Roaminggebühren oder Auslandsgespräche.

Alle für geschäftliche Zwecke erworbenen Kommunikationsgeräte wie Smartphones und Laptops können ebenfalls steuerlich absetzbar sein.

Gebühren für die Computermiete

Mietgebühren für Computer und andere Computergeräte, die während Geschäftsreisen verwendet werden, können ebenfalls von der Steuer abgesetzt werden.

Dies umfasst alle anfallenden Gebühren für den Kauf, das Leasing oder die Anmietung eines Computers sowie die damit verbundenen Kosten für die Verbindung zum Internet und zu anderen digitalen Diensten.

Alle diese Ausgaben müssen für den Erfolg der Geschäftsreise notwendig sein, um steuerlich absetzbar zu sein.

Reisebedarf

Auch Reiseutensilien wie Koffer und andere Taschen sind steuerlich abzugsfähig, wenn sie für Geschäftsreisen verwendet werden.

Alle Kosten, die mit der Aufbewahrung der Gegenstände verbunden sind, wie Schlösser und Ortungsgeräte, können ebenfalls steuerlich geltend gemacht werden.

Andere notwendige Verbrauchsmaterialien wie Büroausstattung oder Referenzmaterialien können ebenfalls abzugsfähig sein.

Tagungsgebühren und Veranstaltungen

Auch Konferenzgebühren und Veranstaltungen im Zusammenhang mit Geschäftsreisen können steuerlich abgesetzt werden.

Dazu gehören Gebühren im Zusammenhang mit der Teilnahme an einer Konferenz, wie Registrierung, Unterkunft und Verpflegung.

Alle Kosten im Zusammenhang mit der Organisation von geschäftlichen Veranstaltungen, wie z. B. Raummiete und Catering, können ebenfalls steuerlich geltend gemacht werden.

Reinigungs- und Wäschekosten

Dienstreisekosten für Reinigung und Wäsche können ebenfalls steuerlich geltend gemacht werden.

Dies umfasst einen Teil der Kosten für Hotel- und Moteldienstleistungen, wie z. B. Reinigungsgebühren für das Waschen von Kleidung, sowie alle anderen angemessenen Ausgaben im Zusammenhang mit der Aufbewahrung sauberer Kleidung auf Reisen von zu Hause aus.

Nicht förderfähige Reisekostenabzüge

Wenn es um Betriebsausgaben und Steuern geht, sind Reisekosten nicht gleich Reisekosten. Einige Ausgaben gelten als „nicht förderfähige Reisekostenabzüge“ und können nicht als Abzüge von Ihren Einkommenssteuern geltend gemacht werden.

Hier finden Sie eine Auflistung gängiger Reisekosten, die nicht abzugsfähig sind, mit jeweils kurzer Erläuterung:

• Privaturlaub: Ausgaben, die während eines Privaturlaubs entstanden sind, sind nicht abzugsfähig, auch wenn Sie während der Reise geschäftlich tätig sind. Darüber hinaus sind Ausgaben im Zusammenhang mit persönlichen Vergnügungs- oder Erholungsaktivitäten ebenfalls nicht abzugsfähig.
• Geschenke: Geschenke, die aus geschäftlichen Gründen während der Reise gekauft werden, sind nicht abzugsfähig, selbst wenn die Geschenke dem Unternehmen in irgendeiner Weise zugute kommen sollen.
• Pendeln: Die Kosten für das Pendeln zwischen Ihrem Wohnort und dem gewöhnlichen Geschäftssitz gelten nicht als abzugsfähige Ausgaben.
• Mahlzeiten: Mahlzeiten, die während einer Dienstreise eingenommen werden, können nur teilweise und mit bestimmten betragsmäßigen Grenzen abgesetzt werden.
• Unterkunft: Die Kosten für die Unterkunft sind abzugsfähige Ausgaben, jedoch nur, wenn sie für die Geschäftsreise angemessen und erforderlich sind.
• Bewirtung: Bewirtungskosten wie Eintrittskarten für eine Show oder Sportveranstaltung sind nicht abzugsfähig, auch wenn sie mit einer Geschäftsreise verbunden sind.

So können Sie Reisekosten absetzen

Um Reisekosten von der Einkommenssteuer abzusetzen, müssen die Ausgaben als gewöhnlich und für den Geschäftsbetrieb notwendig angesehen werden.

Dies bedeutet, dass es sich bei den Ausgaben um übliche und akzeptierte Geschäftsaktivitäten in Ihrer Branche handeln muss und dass sie hilfreich, angemessen und geschäftlichen Zwecken dienen müssen.

Um Reisekosten abzugsfähig geltend zu machen, müssen diese auf dem Formular 2106 für Angestellte oder Schedule C für Selbständige aufgeführt werden.

Wie viel können Sie für Fahrtkosten absetzen?

Bei einer Geschäftsreise sind die vollen Fahrtkosten zum Zielort, egal ob mit Flugzeug, Bahn oder Bus, abzugsfähig.

Wenn Sie ein Auto für den Transport zu und um Ihr Ziel mieten, sind die Mietkosten ebenfalls abzugsfähig. Für Verpflegungskosten, die während einer Geschäftsreise anfallen, können nur 50 % der Kosten abgeschrieben werden.

Wie weisen Sie Ihre Steuerabzüge für Reisekosten nach?

Um Ihre Steuerabzüge für Reisekosten nachzuweisen, sollten Sie genaue Aufzeichnungen wie Quittungen, Rechnungen und andere Belege führen, aus denen die Höhe und der Zweck der Ausgaben hervorgehen.

Zu den Unterlagen, die Sie möglicherweise vorlegen müssen, gehören Quittungen für Transport, Unterkunft und Verpflegung, eine detaillierte Reiseroute oder ein Zeitplan der Reise, eine Erklärung des redlichen geschäftlichen Zwecks der Reise oder ein Zahlungsnachweis für alle Ausgaben.

Welche Strafen drohen beim Abzug einer nicht abzugsfähigen Betriebsausgabe?

Der Abzug einer nicht abzugsfähigen Betriebsausgabe kann Ordnungsstrafen in Höhe von 20 % der Unterbezahlung, Zinsbelastungen, Neufestsetzung der Steuererklärung und in schweren Fällen Geld- und Freiheitsstrafen wegen Steuerhinterziehung nach sich ziehen. Um diese Strafen zu vermeiden, ist es wichtig, die Regeln für den Abzug von Ausgaben zu verstehen und genaue Aufzeichnungen zu führen.

Können Sie Reisekosten abziehen, wenn Sie Familie oder Freunde auf eine Geschäftsreise mitbringen?

Die Kosten für die Mitnahme von Familie oder Freunden auf eine Geschäftsreise sind in der Regel nicht abzugsfähig. Wenn diese Personen jedoch einen Wert für das Unternehmen geschaffen haben, ist dies möglicherweise möglich. Es ist ratsam, mit einem Buchhalter oder Finanzexperten zu sprechen, bevor Sie Abzüge im Zusammenhang mit dem Mitbringen von Familie und Freunden auf eine Geschäftsreise geltend machen.

Können Sie im Urlaub entstandene dienstliche Ausgaben abziehen?

Ausgaben, die während eines privaten Urlaubs entstanden sind, sind nicht abzugsfähig, auch wenn während der Reise geschäftliche Aktivitäten durchgeführt werden. Um für einen Abzug in Frage zu kommen, muss der Hauptzweck der Reise geschäftlich sein und die Ausgaben müssen in direktem Zusammenhang mit der Ausübung dieser Geschäftstätigkeit stehen.

Können Sie einen Reisekostenabzug für Arbeitnehmer geltend machen?

Arbeitgeber können Reisekosten von Arbeitnehmern abziehen, wenn sie üblich, notwendig und angemessen dokumentiert sind. Die Ausgaben müssen auch als steuerpflichtiges Einkommen auf dem W-2 des Arbeitnehmers gemeldet werden.

Wie hoch sind die Abzugsgrenzen für Verpflegungskosten bei Geschäftsreisen?

Der IRS erlaubt einen 50-prozentigen Abzug von Verpflegungs- und Hotelkosten für Geschäftsreisende, die angemessen und nicht verschwenderisch sind. In den Jahren 2021 und 2022 können die vollen Restaurantkosten abgezogen werden. Wenn keine Verpflegungskosten anfallen, können täglich 5,00 $ für Nebenkosten abgezogen werden. Der bundesstaatliche Verpflegungs- und Nebenkostenpauschalesatz bestimmt die Verpflegungspauschale.

DAS KÖNNTE IHNEN AUCH GEFALLEN:

• nicht abzugsfähige Aufwendungen
• Regelabzugsbeträge
• Hipmunk Kleinunternehmen

Bild: Envato Elements