Der Leitfaden für Kleinunternehmer zu Steuern für Remote-Teams

Da immer mehr Unternehmen auf Remote-Arbeit umstellen, müssen sich Kleinunternehmer der steuerlichen Auswirkungen eines Remote-Teams bewusst sein. Dieser Leitfaden behandelt die Grundlagen der Steuern für Remote-Teams und Tipps für Kleinunternehmer, um die Vorschriften einzuhalten und gleichzeitig Geld zu sparen.

Die verschiedenen Arten von Remote-Arbeitern

Lassen Sie uns vor allem die drei Arten von Remote-Mitarbeitern besprechen:

Vollzeitbeschäftigter

Ein Vollzeitbeschäftigter ist ein Arbeitnehmer, der regelmäßig für ein Unternehmen arbeitet, in der Regel mindestens 30 Stunden pro Woche. Sie gelten als Teil der traditionellen Belegschaft des Unternehmens und haben in der Regel Anspruch auf Krankenversicherung, bezahlte Freistellung und Altersvorsorge. Sie gelten auch für Steuerzwecke als Angestellte, und das Unternehmen ist dafür verantwortlich, Steuern von ihren Gehaltsschecks einzubehalten und Beiträge zur Sozialversicherung und Medicare zu leisten.

Auftragnehmer

Ein Auftragnehmer ist eine Person, die auf Vertragsbasis Dienstleistungen für ein anderes Unternehmen erbringt. Sie gelten nicht als Teil der traditionellen Belegschaft des Unternehmens und haben keinen Anspruch auf die gleichen Leistungen wie Vollzeitbeschäftigte. Sie gelten für Steuerzwecke als selbstständig und sind für die Zahlung ihrer Steuern, einschließlich der Steuern für selbstständige Erwerbstätigkeit, verantwortlich. Sie erhalten eine projekt- oder stundenweise Bezahlung statt eines festen Gehalts.

Alleiniger Inhaber

Ein Einzelunternehmer ist eine Person, die ihr eigenes Geschäft führt und der alleinige Eigentümer des Unternehmens ist. Sie gelten nicht als Teil der traditionellen Belegschaft eines Unternehmens und haben keinen Anspruch auf Sozialleistungen. Sie gelten für Steuerzwecke als selbstständig und sind für die Zahlung ihrer Steuern, einschließlich der Steuern für selbstständige Erwerbstätigkeit, verantwortlich.

So bezahlen Sie Remote-Arbeiter

Es gibt Unterschiede zwischen bezahlten Fernarbeitern in den USA und internationalen Arbeitern. Hier erfahren Sie, was Sie dabei beachten sollten.

Bezahlen von Remote-Arbeitern mit Sitz in den USA

Bei in den USA ansässigen Telearbeitern müssen Kleinunternehmer die Gesetze und Vorschriften des Bundesstaates befolgen, in dem der Telearbeiter seinen Wohnsitz hat. Möglicherweise müssen Sie Bundes- und Landessteuern von ihren Gehaltsschecks einbehalten, Beiträge zur Sozialversicherung und Medicare leisten und dem Mitarbeiter am Ende des Jahres ein W-2-Formular ausstellen.

Es gibt auch mehrere Möglichkeiten, Telearbeiter in den USA zu bezahlen, z. B. Schecks mit direkter Einzahlung und Online-Zahlungsplattformen.

Direkte Einzahlung

Die direkte Einzahlung ist die häufigste Zahlungsmethode für Remote-Mitarbeiter. Dabei wird das Gehalt des Mitarbeiters direkt auf sein Bankkonto überwiesen. Diese Zahlungsmethode bietet eine bequeme und sichere Möglichkeit für Remote-Mitarbeiter, ihre Bezahlung zu erhalten, und ermöglicht eine einfache Nachverfolgung von Zahlungen.

Papierschecks

Einige Remote-Mitarbeiter ziehen es möglicherweise vor, einen Scheck in Papierform an ihre Privatadresse zu erhalten. Diese Methode kann weniger sicher sein als die direkte Einzahlung, da Schecks auf dem Postweg verloren gehen oder gestohlen werden können.

Online-Zahlungsplattformen

Remote-Mitarbeiter können auch Zahlungen über Online-Plattformen wie PayPal, Venmo oder Zelle erhalten. Diese Plattformen ermöglichen schnelle und sichere elektronische Überweisungen und die Möglichkeit, Ausgaben zu verfolgen.

Internationale Fernarbeiter bezahlen

In Bezug auf Zahlungsmethoden gibt es weniger Optionen für internationale Remote-Arbeiter. Es ist jedoch immer noch schnell und einfach, Remote-Mitarbeiter von überall auf der Welt mit der richtigen Wahl zu bezahlen.

Internationaler Geldtransfer

Internationale Geldtransferdienste wie Western Union oder Moneygram sind eine gute Option für Unternehmen, die Remote-Mitarbeiter in ihrer Landeswährung bezahlen möchten.

Internationale Banküberweisung

Bei internationalen Banküberweisungen werden Zahlungen direkt auf das Bankkonto des Telearbeiters gesendet. Dazu benötigen Sie die Bankkontoinformationen des Mitarbeiters, einschließlich der Kontonummer, der Bankleitzahl und des SWIFT-Codes der Bank. Das Unternehmen benötigt außerdem ein Konto, das internationale Überweisungen verarbeiten kann.

Internationale Banküberweisungen können mehrere Tage dauern und mit der Überweisung können Gebühren verbunden sein. Die Kosten variieren je nach Land und verwendeter Bank. Es ist auch wichtig zu beachten, dass der Wechselkurs schwanken kann, was sich auf den Betrag auswirkt, den der Mitarbeiter erhält.

Online-Zahlungsplattformen

Viele Online-Zahlungsplattformen wie Paypal, Transferwise und Payoneer können internationale Zahlungen akzeptieren. Mit Paypal können Unternehmen beispielsweise Zahlungen an Remote-Mitarbeiter in mehr als 200 Ländern und Regionen senden. Es bietet auch eine Vielzahl von Optionen zum Empfangen von Zahlungen, wie z. B. Banküberweisung, Kredit- oder Debitkarte oder PayPal-Guthaben.

Steuern für Remote-Mitarbeiter

Steuern für Remote-Teams basieren auf dem Standort des Mitarbeiters, nicht auf dem Unternehmen. Hier sehen Sie, wie Sie Steuern zahlen würden, wenn Sie Remote-Arbeiter in den USA im Vergleich zu Remote-Arbeitern mit Sitz im Ausland bezahlen würden.

Steuern für Telearbeiter mit Sitz im selben Staat

Steuern sind in der Regel einfacher einzureichen, wenn Telearbeiter im selben Staat wie ihr Arbeitgeber arbeiten. Fernarbeiter müssen Steuern in dem Staat einreichen, in dem sie wohnen, solange sie als Einwohner gelten.

In der Zwischenzeit sind die Arbeitgeber dafür verantwortlich, staatliche Steuern einzubehalten und staatliche Steuern einzureichen. Einige Staaten haben spezielle Regeln für Telearbeiter, daher ist es wichtig, die Steuergesetze des Staates zu überprüfen oder einen Steuerexperten zu konsultieren.

Steuern für Fernarbeiter mit Sitz in einem anderen Staat

Wenn Sie Mitarbeiter aus verschiedenen Bundesstaaten haben, die aus der Ferne arbeiten, müssen Sie die Steuergesetze des Staates befolgen, in dem sie ansässig sind. Unternehmen müssen Bundeseinkommenssteuern und Lohnsteuern (Sozialversicherung und Medicare) vom Gehalt des Remote-Mitarbeiters einbehalten, genau wie für jeden anderen Mitarbeiter. Außerdem müssen sie dem Remote-Mitarbeiter am Ende des Jahres ein W-2-Formular ausstellen, mit dem sie ihre Steuern einreichen.

Sozialleistungen für Remote-Arbeiter – wie Krankenversicherung, Altersvorsorge und sogar Kosten für das Home Office – sind ebenfalls zu berücksichtigen. Einige Kleinunternehmer haben möglicherweise Anspruch auf Steuergutschriften im Gesundheitswesen – basierend auf den Gesetzen der Bundesstaaten. Dieser Kredit kann dazu beitragen, die Kosten für die Bereitstellung einer Krankenversicherung für Mitarbeiter auszugleichen, und steht Unternehmen mit weniger als 25 Vollzeitbeschäftigten zur Verfügung.

Mit Rentenplänen wie 401(k)s und SEP IRAs können Sie Remote-Arbeitern Vorteile bieten und Steuern sparen. Beiträge zu diesen Plänen sind steuerlich absetzbar.

Neben Leistungen und Steuern für Kleinunternehmen müssen sich Remote-Arbeiter ihrer Verantwortung während der Steuersaison bewusst sein. Sie müssen möglicherweise Steuern in dem Staat einreichen, in dem sie arbeiten und leben. Einige Bundesstaaten haben eine sogenannte „Bequemlichkeitsregel“, die von Mitarbeitern, die von einem anderen Bundesstaat aus remote arbeiten, verlangt, in beiden Bundesstaaten Steuern zu zahlen.

Steuern für Telearbeiter mit Sitz in einem anderen Land

Kleinunternehmer müssen die Gesetze und Vorschriften des Landes befolgen, in dem der internationale Mitarbeiter seinen Wohnsitz hat. Es kann komplexer sein, da verschiedene Länder unterschiedliche Steuergesetze und -vorschriften haben.

In einigen Fällen muss der Geschäftsinhaber möglicherweise Steuern vom Gehalt des Mitarbeiters einbehalten, Beiträge an ein lokales Sozialversicherungssystem leisten, Steuern in dem Land einreichen, in dem der Mitarbeiter ansässig ist, und Währungsumrechnungskurse und Bankgebühren handhaben. Sie müssen auch internationale Arbeitsgesetze und -vorschriften wie Mindestlohngesetze, Überstundenvergütung und Urlaubszeit einhalten.

So vereinfachen Sie Ihre Steuern und Gehaltsabrechnung

Die Verwaltung von Steuern und Gehaltsabrechnungen kann einschüchternd wirken, insbesondere für Kleinunternehmer, die dies zum ersten Mal tun.

Ein guter Tipp ist die Verwendung von Steuer- und Gehaltsabrechnungssoftware, die Ihnen helfen kann, Abzüge und Gutschriften automatisch zu berechnen und Ihre Steuern auch elektronisch einzureichen. Einige beliebte Gehaltsabrechnungsdienste sind OnPay, Gusto und ADP Run.

Eine alternative Möglichkeit besteht darin, einen Steuerexperten zu beauftragen, der Ihnen bei der Navigation durch das Steuergesetz hilft und sicherstellt, dass Sie alle verfügbaren Abzüge und Gutschriften nutzen. Fiverr verfügt über Finanzberater, Steuervorbereitungsdienste und Unternehmenssteuerdienste, die Ihnen bei der Besteuerung und Gehaltsabrechnung helfen können.

Unabhängig von der Methode, die Sie wählen, führen Sie genaue Aufzeichnungen über alle Ihre Einnahmen und Ausgaben und alle Abzüge oder Gutschriften, für die Sie Anspruch haben. Ein geeignetes Formular macht die Einreichung Ihrer Steuern überschaubarer und stellt sicher, dass Sie alle Abzüge und Gutschriften erhalten. Bleiben Sie außerdem über alle Änderungen im Steuerrecht der Staaten, in denen Sie arbeiten und leben, auf dem Laufenden, damit Sie entsprechend planen und von neuen Abzügen oder Gutschriften profitieren können.

Abschließende Gedanken zu Steuern für Telearbeiter

Steuern für Remote-Teams können komplex sein, aber Kleinunternehmer können Geld sparen und die Vorschriften einhalten, indem sie die Grundlagen verstehen und die verfügbaren Abzüge und Gutschriften nutzen. Kleinunternehmer können ihre Steuern in Ordnung halten, indem sie einen Gehaltsabrechnungsdienst nutzen und gleichzeitig wertvolle Vorteile für entfernte Mitarbeiter bieten.

Es ist ratsam, einen Steuerexperten zu beauftragen, der mit den Steuergesetzen in den USA und international vertraut ist, um sicherzustellen, dass Sie alle erforderlichen Vorschriften einhalten und alle Ihnen zur Verfügung stehenden Gutschriften oder Abzüge nutzen.

Wenn Sie einen Fachmann konsultieren müssen, hat Fiverr Steuer- und Lohnbuchhaltungsexperten, die Ihnen helfen können, die Vorschriften einzuhalten.

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