Warum Connecteam die beste Stechuhr-App für kleine Unternehmen ist

Veröffentlicht: 2021-11-08

Wenn Sie Inhaber eines kleinen oder mittleren Unternehmens sind, wissen Sie, dass die Zeiterfassung genauso unverzichtbar ist wie die Buchhaltung, die Gehaltsabrechnung oder die Personalabteilung. Denn die Zeiterfassung rückt die wichtigsten Aspekte Ihres Unternehmens direkt und unmittelbar ins Rampenlicht. Sie wissen, was Ihre Stundenarbeiter brauchen, um bezahlt zu werden. Sie wissen, ob Sie mit Ihrer Arbeit tatsächlich Geld verdienen oder ob Sie Bargeld verbrennen. Sie wissen, ob Ihre Mitarbeiter in einem gesunden Tempo arbeiten. Und die Liste geht weiter.

Darüber hinaus können wir einen wichtigen Grund nicht übersehen, warum die Zeiterfassung so wichtig ist –sie ist gesetzlich vorgeschrieben!FLSA (Fair Labor Standards Act) verlangt von allen Unternehmen, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter im Rahmen ihrer Aufzeichnungen zu verfolgen. Laut FLSA müssen Arbeitgeber genaue Aufzeichnungen über jeden stündlich Beschäftigten mit einer detaillierten Aufschlüsselung der Anzahl der pro Tag und pro Arbeitswoche geleisteten Arbeitsstunden, Datum und Uhrzeit des Beginns der Arbeitswoche, des Stundenlohns und des regulären Einkommens führen geleistete Überstunden und Überstundenverdienste.

Darüber hinaus kann ein Verstoß gegen die Gesetze in Bezug auf Stempeluhrregeln dazu führen, dass Ihr Unternehmen bestraft wird, indem für jeden Verstoß erhebliche Bußgelder gezahlt werden müssen.

Aber warum ist die Zeiterfassung so schwierig zu verwalten?Nun, wenn Sie immer noch Stift und Papier verwenden, um Ihre Aktivitäten und die dafür aufgewendete Zeit zu verfolgen, stehen Fehlern Tür und Tor weit offen. Zum Beispiel ist Genauigkeit und Auf- oder Abrunden üblicher und der einfachste Fehler, den man machen kann. Vor allem, wenn Sie oder Ihr Team das Ein- und Ausstempeln nicht sofort aufschreiben, beginnt das Rätselraten – was auch die laufende Gehaltsabrechnung zum Albtraum macht. Und dies sind nur einige grundlegende Beispiele dafür, warum die Zeiterfassung für Manager eine so schwierige Aufgabe ist.

Aus diesem Grund kann der Wechsel zu einer Stechuhr-App für kleine Unternehmen helfen, den Tag zu retten – und jeden Tag danach.

Warum Sie eine Stempeluhr-App für kleine Unternehmen brauchen

Wir haben bereits einen kurzen Versuch unternommen, warum die Zeiterfassung so schwierig ist, und jetzt wollen wir den Fokus verschieben. Im Folgenden gehen wir auf die wichtigsten Gründe ein, warum Sie eine Stempeluhr-App für Unternehmen benötigen. Es ist nicht nur eine Modeerscheinung oder ein Trend, Stechuhr-Apps für kleine Unternehmen sind der Schlüssel für Genauigkeit, effiziente Gehaltsabrechnung und mehr.

Verbessern Sie Ihre Arbeitsweise

Wie viel Zeit verbringen Sie mit alltäglichen Aufgaben wie dem Beantworten von E-Mails? Wie viel Zeit wird in Besprechungen verbracht? Sie werden vielleicht von den Ergebnissen überrascht sein! Sobald Sie wissen, wie viel Zeit für bestimmte Aufgaben aufgewendet wird, können Sie Ihre Zeit besser organisieren, sodass Sie wiederum keine Zeit verschwenden.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Der Fair Labor Standards Act (FLSA) verlangt, dass Unternehmen genaue Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter führen, aber die Eigentümer wählen ihre Zeiterfassungsmethode. Die FLSA verlangt, dass Sie die Dokumentation mindestens zwei Jahre lang aufbewahren, und sie muss für die staatliche Einsichtnahme leicht verfügbar sein. Wenn Sie also eine Stechuhr-App verwenden, müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass etwas verlegt oder verloren geht, wie Sie es normalerweise bei einer Papierspur finden.

Schluss mit Lohn- und Zeitdiebstahl

Die meisten Mitarbeiter werden irgendeine Form von Lohn- und Zeitdiebstahl begehen, die Sie beide viel Geld kosten können:

Lohndiebstahl kostet Arbeitnehmer in den USA 22 Milliarden Dollar pro Jahr
Zeitdiebstahl kostet Arbeitgeber in den USA 11 Milliarden Dollar pro Jahr
Buddy Punching kostet Arbeitgeber in den USA 373 Millionen Dollar pro Jahr
Buchhalter sagen, dass 92 % ihrer Kunden Zeitdiebstahl erlebt haben und dass durchschnittlich 5 % zusätzlich zu ihren Bruttolohnkosten hinzukommen
Die American Payroll Association berichtet auch, dass mehr als 75 % der Unternehmen durch Buddy Punching Geld verlieren werden, da es etwa 2,2 % der Bruttolohnsumme ausmacht

Durch die Verwendung einer Stempeluhr-App eliminieren Sie das Buddy-Stempeln, da die meisten Apps jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter ein- und ausstempelt, einen GPS-Standortstempel hinzufügen.

Es ist alles automatisch

Alles ist automatisch und hilft, den Prozess der Bestätigung von Stundenzetteln zu organisieren, was bedeutet, dass Sie Zeit sparen, indem Sie Stapel von Excel-Tabellen vermeiden.

Echtzeitdaten

Mit einem Klick können Sie sehen, wie viele Stunden ein Mitarbeiter gearbeitet hat. Wenn Sie also einen Kunden haben, der wissen möchte, wie viel ihm zu einem bestimmten Zeitpunkt in Rechnung gestellt wird, müssen Sie nicht Tage oder Wochen warten, um diese Informationen bereitzustellen .

„Es war eine perfekte Lösung für unser kleines Unternehmen, um Zeiten genauer zu verfolgen, was uns Geld gespart hat, weil die Leute nicht mehr „raten“ müssen, wann sie ein- und ausgestempelt haben. Die Mitarbeiter finden es sehr gut, dass sie auch ihre Stundenzettel sehen können!“ Katy A.

Buddy Punching verhindern

Das ist ziemlich offensichtlich, aber wenn ein Mitarbeiter eine Stempeluhr-App zum Ein- und Ausstempeln verwendet, hilft dies, die Wahrscheinlichkeit zu eliminieren, dass ein Kollege dies für ihn tun kann.

GPS-Verfolgung

Ein GPS-Standortstempel wird immer dann markiert, wenn ein Mitarbeiter ein- und ausstempelt, sodass Sie immer wissen, wo er sich gerade aufgehalten hat. Dies gibt Ihnen die Gewissheit, dass Sie für die Arbeit des Mitarbeiters bezahlen und nicht für unnötige Umwege.

Außerdem sammelt die Breadcrumbs-Technologie zufällige Standortpunkte, sodass Manager eine allgemeine Vorstellung davon haben, wo sich ihre Mitarbeiter zwischen dem Ein- und Ausstempeln befinden. Dies verbessert auch die Gesundheit und Sicherheit, da Manager den letzten Aufenthaltsort ihrer Mitarbeiter identifizieren können.

Reagieren Sie schnell auf Überstunden

Sobald ein Mitarbeiter Überstunden macht, erhalten Sie eine Warnung, damit Sie keine Zeit mit der Bewältigung der Situation verschwenden. Wenn ein Mitarbeiter einfach vergessen hat sich auszustempeln, können Sie sich sofort darum kümmern und sind so immer einen Schritt voraus.

Verwalten Sie Ihr Team besser

Erfahren Sie ganz einfach, wie viel Ihre Mitarbeiter arbeiten, damit Sie nachverfolgen können, ob einzelne Personen oder ein ganzes Team regelmäßig ihre Kapazitäten überschreiten. Das heißt, Sie können helfen, ihre Arbeitsbelastung zu verringern, damit sie nicht ausbrennen. So schaffen Sie eine gesunde Work-Life-Balance für Ihre Mitarbeiter, die wiederum zufriedener und motivierter sind.

Vermeiden Sie das Aufrunden

Eine App rundet keine einzige Sekunde auf, wenn sie nachverfolgt, wie lange ein Mitarbeiter gearbeitet hat. Hier und da gibt es keine Minute, sondern alles wird auf die Sekunde genau aufgespürt.

Niedrige Fehlerraten

Zwar werden nicht alle Fehler eliminiert, aber die Wahrscheinlichkeit eines Fehlers ist drastisch geringer. Der IRS berichtete, dass 33 % der Arbeitgeber Gehaltsabrechnungsfehler machen, und die American Payroll Association berichtete ebenfalls, dass diese Art von Fehlern zwischen 1 und 8 % der gesamten Gehaltsabrechnung ausmachen.

Urlaubsanträge

Fehlzeiten sind in vielen Unternehmen das Ergebnis unklarer oder veralteter Freistellungsregelungen. Aber wenn Sie eine Stempeluhr-App haben, um sofort zu wissen, wer um Urlaub gebeten hat, können Sie die Anfrage so schnell wie möglich genehmigen oder ablehnen und einen funktionierenden Zeitplan erstellen.

Aber was noch wichtiger ist, wenn diese Art von Software All-in-One-Funktionen hat, können Sie ganz einfach Richtlinien für die Freistellung festlegen. Auf diese Weise können Arbeitnehmer so viel Urlaub beantragen, wie ihnen zusteht.

Zusätzliche Informationen hinzufügen

Wann immer ein Mitarbeiter einstempelt, hat er die Möglichkeit, bei Bedarf zusätzliche Informationen hinzuzufügen, einschließlich des Namens des Kunden, der Art der Arbeit, des Materialverbrauchs usw.

Bleiben Sie nicht in der Vergangenheit hängen, so viele Unternehmen haben bereits auf eine digitale Stechuhr umgestellt – und ja, es ist tatsächlich viel einfacher als Sie denken. Bevor Sie sich jedoch übereilt für eine Softwarelösung entscheiden, sollten Sie die folgenden Faktoren berücksichtigen , bevor Sie den Wechsel vornehmen.

Schlüsselfaktoren bei der Auswahl einer Stempeluhr-App für kleine Unternehmen

Fragen Sie sich Folgendes:

Wie lange dauert die Umsetzung? Überlegen Sie, ob Ihre Mitarbeiter mobil sind oder den ganzen Tag am Schreibtisch sitzen.
Ist die Lösung einfach zu bedienen?
Wie lange dauert die Einrichtung?
Wie viel sind Sie bereit auszugeben?
Können Sie die Lösung bei Bedarf skalieren und erweitern?

Nachdem Sie nun die Vorteile einer Stempeluhr-App für kleine Unternehmen kennen und wissen, welche kritischen Faktoren Sie beachten sollten, bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden, heben wir im nächsten Abschnitt die führende Stempeluhr-App für kleine Unternehmen hervor.

Nr. 1 Stechuhr-App – Erfahren Sie mehr

Connecteam ist die beste Stechuhr-App für kleine Unternehmen

Connecteam bietet die beste langfristige Lösung für kleine und mittlere Unternehmen, Remote-Mitarbeiter und Unternehmen. Sie können kommunizieren, Aufgaben organisieren, Dokumente teilen, Aufträge planen und vieles mehr. Aber welche Funktionen sind an der Stempeluhr-App am beeindruckendsten?

Extrem benutzerfreundlich

Mit einer eleganten Benutzeroberfläche können Mitarbeiter ohne Schulung einfach durch die App navigieren. Wenn Sie keine technisch versierten Mitarbeiter haben, machen Sie sich keine Sorgen, es ist buchstäblich so einfach wie Download und GO.

Legen Sie Tageslimits fest

Sie können ein tägliches Limit festlegen, wie viele Stunden ein Mitarbeiter genau arbeiten darf, sodass Sie Überstunden vermeiden können. Und wenn ein Mitarbeiter das Ausstempeln vergisst, können Sie ihn automatisch selbst ausstempeln.

GPS-fähig

Jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter ein- und ausstempelt, werden ein Echtzeit-Zeitstempel und ein GPS-Standort markiert.

Das Live-Geo-Tracking von Connecteam verwendet die „Breadcrumbs“-Technologie, die es ermöglicht, den Standort der Mitarbeiter zu verfolgen, während sie eingestempelt und unterwegs sind, mit minimalen Auswirkungen auf ihren Akku oder Datenplan. Auf Mitarbeiterseite stempeln sie wie gewohnt ein und aus, während die Administratoren ihre Route während der Schicht über die vergrößerte Karte einsehen und sogar eine Videoanimation abspielen können, die alle Breadcrumbs zu einem einzigen Trail verbindet.

Breadcrumbs verfolgen den Standort der Mitarbeiter, während sie auf der Uhr sind, unabhängig davon, ob ihre App geöffnet, geschlossen oder im Hintergrund ausgeführt wird.

„Uns gefällt die GPS-Standortmeldung, von wo aus unsere Teammitglieder einstempeln. Da wir in der Baubranche tätig sind, ändern sich unsere Baustellen täglich. Tolles Preis-Leistungs-Verhältnis für die Einsparungen, die wir durch versehentliche oder absichtliche Zeitstempel erzielt haben.“ Devon P.

Erinnerungen senden

Senden Sie eine Push-Benachrichtigung, um Mitarbeiter daran zu erinnern, wann es Zeit ist, sich ein- oder auszustempeln. Dies hilft, Überstunden oder Fehlkalkulationen zu reduzieren.

Stundenzettel & Gehaltsabrechnung

Timesheets auf Connecteam sind einfach zu navigieren und Sie können sofort finden, was fehlt oder behoben werden muss. Zwischen den Arbeitszeittabellen eines Mitarbeiters hin und her zu wechseln ist unglaublich einfach, besonders mit dem In-App-Chat. Außerdem verfügt Connecteam über zahlreiche Exportoptionen, die wertvolle Zeit sparen, einschließlich einer QuickBooks Online- und Gusto-Integration. Exportieren Sie einfach als vollständige Arbeitszeittabelle im Detail oder in einem Gehaltsabrechnungsformat, einfach mit einem Klick, mit bestimmten Daten, für Einzelpersonen oder für das gesamte Team.

Unbezahlte Pausen automatisch zu Stundenzetteln hinzufügen

Aktivieren Sie ganz einfach Pausen, damit Sie die unbezahlte Freizeit automatisch aus Ihren Arbeitszeittabellen kürzen können. Nach der Aktivierung wird gemäß den von Ihnen eingerichteten Pauseneinstellungen eine unbezahlte Pause von den täglichen Gesamtstunden jedes Mitarbeiters abgezogen.

Mit Connecteam können Sie beispielsweise auch Urlaubsanträge von Mitarbeitern verwalten, um die Arbeitszeiten der Mitarbeiter noch flexibler zu gestalten. Mit dieser All-in-One-Lösung können Sie Folgendes tun:

Organisieren und pflegen Sie Richtlinien für bezahlte und unbezahlte Freistellung in Ihrem Unternehmen.
Wählen Sie aus einer Reihe vordefinierter Vorlagen oder erstellen Sie Ihre eigenen.
Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, Abwesenheitsanfragen von ihren mobilen Geräten aus zu stellen – wo immer sie sind.
Erhalten Sie sofortige Benachrichtigungen, wenn eine Anfrage gestellt wird.
Legen Sie fest, wie Abwesenheiten gemäß Ihren Richtlinien berechnet werden.
Benachrichtigen Sie die Mitarbeiter, wenn ihre Anfrage genehmigt oder abgelehnt wurde, und vermeiden Sie Hin und Her, Fehlkommunikation oder manuelle Berechnungen.

In-App-Chat

Wenn Sie weitere Informationen zu einer Schicht benötigen, können Sie den Mitarbeitern ganz einfach direkt aus der App heraus eine Nachricht senden. Oder Sie können sogar dem gesamten Team ein Update senden. In jedem Fall wissen Sie immer, wer Ihre Nachricht gelesen hat und wer nicht.

In-App-Verzeichnis

Verschwenden Sie keine Zeit mit der Suche nach dem richtigen Arbeitskontakt, alle Arbeitskontakte werden auf Connecteam gespeichert. Das heißt, Sie müssen solche Informationen nicht auf Ihrem persönlichen Mobiltelefon speichern. Wenn Sie sich nicht an den Namen einer Person erinnern können, suchen Sie einfach nach Jobrolle, Abteilung, Standort usw.

Planung und Arbeitsabläufe

Sie benötigen nicht mehrere Apps, um mit Ihren Mitarbeitern zusammenzuarbeiten und sie zu verwalten. Aktivieren Sie einfach den Planer, um Schichten zu planen, Aufträge zu verteilen und rund um die Uhr zusammenzuarbeiten.

Durch Workflows können Sie Checklisten und Formulare erstellen, um die Compliance zu erhöhen, und Stift und Papier offiziell für immer aufgeben.

Einstellungen für Überstunden

Messen Sie Überstunden, indem Sie entweder wöchentliche Überstunden oder tägliche Überstunden auf der Stechuhr einrichten. Das standardmäßige wöchentliche Überstundenlimit beträgt 40 Stunden, aber Sie können es nach Bedarf anpassen.

Fähigkeit zu archivieren

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, können Sie sein Profil archivieren, sodass sein Status auf die Deaktivierung seines mobilen Kontos gesetzt wird, aber alle seine früheren Aufzeichnungen beibehalten werden.

Erschwinglich

Connecteam ist die günstigste Stempeluhr-App auf dem Markt. Es ist zu einem festen monatlichen Preis für bis zu 30 Benutzer erhältlich, sodass Sie sich nicht durch die Zahlung pro Benutzer verausgaben.Wählen Sie aus 3 erschwinglichen Plänen, die bei nur 29 $ pro Monat für bis zu 30 Benutzer beginnen. Das Beste ist, dass Connecteam zu 100 % für kleine Unternehmen mit bis zu 10 Benutzern geeignet ist. Wenn Sie mehr als 30 Benutzer benötigen, gibt es auch einen Enterprise-Plan.

Starten Sie noch heute mit der kostenlosen Testversion!

Einfache, genaue Stechuhr-App für kleine Unternehmen

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Vorteile von Connecteam für die Zeiterfassung nach Branche

Reinigungsunternehmen

Da alles auf Smartphones verfügbar ist, nutzen Reinigungsunternehmen Connecteam für ihre gesamte Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung, zum Beispiel:

Ein- und Ausstempeln von Schichten mit einem GEO-Standortstempel
Versenden von Erinnerungen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter pünktlich ein- und ausstempeln
Verwenden Sie Tags, Schichtanhänge und Notizen, um zu wissen, wie viel Zeit für alle Kunden oder Jobs zugewiesen wurde
Verwalten und genehmigen Sie Urlaub und Freizeit gemäß festgelegten Richtlinien.
Lohnabrechnungen pro Schicht oder gesamt exportieren.

Pflegeagenturen

Die Verwaltung der Arbeitszeiten aller Mitarbeiter ist einfacher, da alles sofort erfolgt und die App von Connecteam mehr als nur das Ein- und Ausstempeln ermöglicht:

Ein- und Ausstempeln mit einem GPS-Standortstempel
Versenden von Erinnerungen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter pünktlich ein- und ausstempeln
Verwenden von Notizen und Tags, um bestimmte Anforderungen zu erfüllen (z. B. Filtern nach Kunden oder bestimmten Daten).
Lohnabrechnungen pro Schicht oder gesamt exportieren
In-App-Chat zur Klärung von Schichten oder wenn zusätzliche Informationen benötigt werden.

Gastronomiebetriebe

Zeit sparen bei der Stundenverwaltung ist einfacher als je zuvor:

Mitarbeiter können mit einem GEO-Standortstempel zu Schichten ein- und ausstempeln
Senden von Erinnerungen per Push-Benachrichtigung, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter pünktlich ein- und ausstempeln
Verwenden von Notizen und Tags, um auf bestimmte Bedürfnisse einzugehen
Lohnabrechnungen pro Schicht oder gesamt exportieren.

Logistik- und Betriebsgesellschaften

Connecteam ermöglicht es Ihnen, in Bezug auf Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung und mehr genau dort zu sein, wo Ihre Mitarbeiter sind:

Verwalten Sie Stunden, indem Sie Mitarbeitern ermöglichen, Schichten mit einem GEO-Standortstempel ein- und auszustempeln
Senden Sie Erinnerungen, um sicherzustellen, dass Ihre Deskless-Mitarbeiter pünktlich ein- und ausstempeln
Wissen Sie wann, was und wo, indem Sie Notizen und Tags verwenden, um bestimmte Anforderungen zu erfüllen
Lohnabrechnungen exportieren, entweder nach Schicht oder als Gesamtsumme.

Sicherheitsunternehmen

Mit Connecteam wird die Zeiterfassung einfacher und spart Kosten:

Sicherheitspersonal kann mit einem GPS-Standortstempel problemlos zu Schichten ein- und ausstempeln
Erinnerungen können vordefiniert werden, damit Sie sicher sein können, dass Ihre Mitarbeiter pünktlich ein- und ausstempeln
Verwenden von Notizen und Tags, um bestimmte Anforderungen zu erfüllen
Hinzufügen von Planungsfunktionen zum Verwalten von Schichten und Verteilen von Aufträgen
Exportieren Sie Gehaltsabrechnungen entweder nach Schicht oder als Gesamtsumme.

Die beste Stechuhr für KMUs

Stempeln Sie sich ein und aus, beantragen Sie Abwesenheiten, sehen Sie sich aktuelle und vergangene Arbeitszeittabellen an und fügen Sie Notizen hinzu, während Sie unterwegs sind. Beginnen Sie noch heute mit der Zeiterfassung mit der Stempeluhr-App von Connecteam.

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