Die 10 Tools, ohne die ich meine SaaS-SEO-Agentur nicht betreiben könnte

Als SaaS-Agentur für digitales Marketing verwendet Accelerate viele der besten Tools zur Suchmaschinenoptimierung (SEO) für eine gründliche Prüfung, Analyse und Optimierung der Online-Kanäle unserer Kunden. Wir zeigen ihnen, wie sie sich mit verbesserten Suchrankings und ansprechenden Inhalten von ihren Mitbewerbern abheben können.

Aber der Betrieb einer Agentur erfordert neben SEO noch andere Tools. Zum Beispiel haben wir Teammitglieder aus der ganzen Welt, also muss ich die Kommunikation aufrechterhalten und verfolgen, woran alle arbeiten. Zeitwirtschaft, Rekrutierung und HR-Apps sind daher für eine effiziente Agentur unerlässlich.

In diesem Beitrag stelle ich Ihnen die 10 Softwarelösungen vor, die mir helfen, Accelerate erfolgreich auszuführen, einschließlich meiner bevorzugten SEO-Tools.

Was sind SEO-Tools?

SEO-Tools sagen Ihnen, wie eine Website abschneidet, damit Sie Ihre Inhalte optimieren und höhere Suchmaschinenrankings erzielen können. Je höher die Position auf einer Suchmaschinen-Ergebnisseite (SERP), desto mehr organischen Traffic wird die Website anziehen. (Das Top-Ergebnis in Google erhält ungefähr 28,5 % aller Klicks.)

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Automatisierte Tools können Keyword-Recherchen und Datenanalysen für Sie durchführen, Zeit sparen und Ihnen dabei helfen, mehrere Websites viel genauer zu vergleichen als eine Tabellenkalkulation. Sobald Sie herausgefunden haben, auf welche Keywords Sie abzielen möchten, können Sie die Platzierungen in Suchmaschinen ganz einfach überwachen, um zu sehen, wie gut Ihre Anpassungen funktionieren.

Mit Top-SEO-Tools können Sie die Suchleistung nach Land, Region oder Sprache messen. Sie offenbaren auch wertvolle Daten über Backlinks, bieten Vergleiche mit Konkurrenzmarken und zeigen neue Optimierungsmöglichkeiten auf.

Die 10 Tools, ohne die ich meine Agentur nicht führen könnte

Bei Accelerate haben wir gelernt, wie wichtig es ist, effektive Tools zu verwenden. SaaS-Marketingautomatisierung und SEO-Tools helfen uns, zeitaufwändige Aufgaben zu reduzieren, mehr über die Bedürfnisse unserer Kunden zu erfahren und optimierte Inhalte bereitzustellen, die Menschen zu ihren Websites führen. Für mich ist es viel einfacher, die Agentur zu führen.

Von allen Tools, die wir verwenden, sind dies die 10, auf die ich nicht verzichten könnte.

1. Wähltasten

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Als globale Agentur haben wir auch eine Mischung aus Mitarbeitern im Büro und an entfernten Standorten weltweit, daher ist ein Kommunikationstool, das alle verbindet, von entscheidender Bedeutung. Wir haben das in Dialpad gefunden, einer All-in-One-Plattform, die Telefon, Video und Messaging kombiniert.

Die Mischung aus synchroner und asynchroner Kommunikation ist großartig, da wir oft über Zeitzonen hinweg arbeiten. Videokonferenzen waren während der Pandemie ideal, aber wir nutzen sie immer noch ständig – es ist das Nächstbeste für ein persönliches Treffen.

Dialpad ist zuverlässiger als die meisten Zoom-Telefonalternativen da draußen. Es enthält auch SMS- und Gruppennachrichten, und Sie können einen Chat bei Bedarf einfach in einen Anruf umwandeln. Da sich alles in einem System befindet, ist es einfach, frühere Gespräche zu finden.

Der VoIP-Telefondienst spart uns Geld, und die HD-Anrufqualität hilft uns dabei, professionell auszusehen. Wir mögen die Anrufweiterleitung und die visuellen Voicemail-Funktionen sowie die Möglichkeit, Benutzer jederzeit zum System hinzuzufügen oder daraus zu entfernen.

Eine weitere nützliche Sache ist Dialpad Ai, das Stimmungsanalysen ermöglicht (was uns hilft zu sehen, was unsere Kunden wirklich denken!) und automatische Transkription von Anrufen und Besprechungen. Das heißt, keine Notizen mehr!

2. PandaDoc

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Wie jedes Unternehmen mit einem großen Kundenstamm verbringen wir viel Zeit mit der Ausarbeitung von Vorschlägen, Kostenvoranschlägen und Verträgen. Unsere bevorzugte Software dafür ist PandaDoc, mit der wir die Erstellung, Bearbeitung und Unterzeichnung digitaler Dokumente verwalten können.

PandaDoc beschleunigt den Erstellungsprozess durch die Bereitstellung einer Vorlagenbibliothek. Die Drag-and-Drop-Bearbeitungstools sind einfach zu verwenden, und wir können ein Angebot oder eine Geschäftsvertragsvorlage mit unserem eigenen Branding anpassen und Daten aus unserem CRM einbringen. Das Tool wird mit Analysen geliefert, die uns zeigen, welches Design und welche Inhalte am besten funktionieren.

Die Möglichkeit, elektronisch zu signieren und innerhalb des Dokuments zusammenzuarbeiten, spart auch Zeit – wir können es hin und her schicken, bis alle zufrieden sind, ohne einen ganzen Wald Papier zu verbrauchen oder herumzusitzen und auf Post zu warten! Wir erhalten auch sofortige Benachrichtigungen, wenn ein Kunde ein Dokument öffnet, kommentiert oder signiert.

Die eSignatur-Software von PandaDoc ist rechtsverbindlich sowie ESIGN- und UETA-konform, was für alle beruhigend ist. Wir verwenden es sowohl für Mitarbeiterverträge als auch für Kundenvereinbarungen.

3. Machen

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Dieses Tool ähnelt Zapier, da es Ihre Lieblings-Apps miteinander verbindet und Informationen zwischen ihnen austauscht, um Ihnen bei der Automatisierung manueller Prozesse zu helfen, was für ein geschäftiges Unternehmen wie Accelerate wirklich nützlich ist!

Make bietet eine visuelle Plattform, auf der Sie alles entwerfen, erstellen und automatisieren können, von Aufgaben und Workflows bis hin zu Apps und Systemen. Die gute Nachricht ist, dass Sie dafür keine Programmierkenntnisse benötigen – es gibt eine einfache Drag-and-Drop-Oberfläche, mit der Sie Workflow-Vorlagen anpassen oder von Grund auf neu erstellen können.

Abgesehen von der allgemeinen Produktivitätssteigerung finden wir es am nützlichsten, um die Lead-Generierung, das Scoring und die Qualifizierung zu automatisieren. Wir können das Tool auch so programmieren, dass es Kundenreferenzen sammelt, Folgeaufgaben arrangiert und Kundendaten von verschiedenen Plattformen einbringt.

4. SerpWatch

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Neben anderer SEO-Software ist SerpWatch eines meiner bevorzugten Tools – es ist ein fortschrittlicher SERP-Rang-Tracker mit Funktionen wie proaktiver Keyword-Rang-Überwachung und Datenanalyse. Wir verwenden es, um Kundenergebnisse zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie an der Spitze der Suchrankings stehen.

Das Tool ist einfach zu bedienen und liefert Erkenntnisse für unsere SEO-Strategien. Wir können die Suchrankings einer Website mit Screenshots der letzten 10 Tage überprüfen, Berichte erstellen und herunterladen und Kunden über ein spezielles White-Label-Dashboard verwalten.

Da alle Ranking-Daten an einem Ort konsolidiert sind, können Sie verschiedene SEO-Datenpunkte in einem einzigen Liniendiagramm vergleichen und Rankings über Standorte hinweg auf einer globalen Karte visualisieren. Ich finde es besonders nützlich, verschiedene Leistungsmetriken gleichzeitig zu überwachen, ohne die Tabs zu wechseln, und Benachrichtigungen über Keyword-Bewegungen zu erhalten.

5. BrainyHR

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BrainyHR ermöglicht es uns, die meisten unserer Unternehmensprozesse in einem System abzuwickeln, mit Automatisierung, um den Zeitaufwand für routinemäßige HR-Aufgaben zu reduzieren. Wir können Urlaubs- und Krankheitstage einfach nachverfolgen, Leistungsbeurteilungen durchführen (oder Mitarbeitern die Möglichkeit geben, sich selbst einzuschätzen) und Prämienprogramme für das Mitarbeiterengagement einrichten.

Alle wesentlichen Informationen über Mitarbeiter werden an einem Ort gespeichert, einschließlich ihrer Biografie, Qualifikationen und Notfallkontakte. Wir können Dokumente wie Lebensläufe hochladen und Manager können Notizen hinzufügen. Aus Sicherheitsgründen haben wir Berechtigungen konfiguriert, sodass nur relevante Personen Zugriff auf diese Daten haben.

BrainyHR vereinfacht die Onboarding- und Offboarding-Prozesse, da wir Vorlagen für Routineaufgaben erstellen, zuweisen und deren Status einsehen können. Das Tool lässt sich auch in Slack integrieren und sendet Benachrichtigungen, wenn jemand Urlaub hat, Geburtstag feiert oder eine neue Belohnung erhält.

6. Asanas

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Asana ist ein weiteres unverzichtbares Tool für das Agenturmanagement. Damit können wir Aufgaben, Arbeitsabläufe und einige Arten von Projekten verfolgen. Asana ist anpassbar, daher konnten wir es für Accelerate anpassen, wobei jedes Teammitglied Aufgaben so verwaltet, wie es für sie funktioniert.

Wir mögen den kollaborativen Aspekt, bei dem jeder weiß, wer für welche Aufgaben zuständig ist, und die Möglichkeit, Kommentare und Informationen hinzuzufügen. Das System sendet Aktualisierungen, wann immer eine Änderung an einer Aufgabe auftritt, und die Mehrfachprojektansicht ist praktisch, um einen Gesamtüberblick über das Geschehen zu erhalten.

Zu den weiteren nützlichen Funktionen gehören Videonachrichten, in denen Sie ein Video aufnehmen und teilen können, in dem Sie etwas erklären, und die Möglichkeit, Ihre Aufgaben in einen Kalender zu integrieren und Zeit zu blockieren, ohne Asana zu verlassen.

7. Ahrefs

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Ahrefs ist ein beliebtes SEO-Tool und einer unserer Favoriten bei Accelerate. Wir mögen das praktische zentrale Dashboard, in dem Sie alle Ihre Projekte auf einen Blick sehen können, die fortschrittlichen Filterwerkzeuge und die Fülle an Erkenntnissen aus 295 Milliarden indizierten Seiten.

Das automatisierte Tool erleichtert die Keyword-Recherche und stellt sicher, dass alle von uns erstellten Inhalte vollständig optimiert sind. Wir verwenden es, um die Websites unserer Kunden zu recherchieren, indem wir die Funktion „Website-Audit“ verwenden, um ein Echtzeit-Crawling durchzuführen, um Fehler aufzuspüren und Möglichkeiten aufzuzeigen. Es geht sogar auf bekannte Probleme ein und bietet Lösungsvorschläge.

Mit Ahrefs können Sie auf leistungsstarke Seiten abzielen, um ihre Ähnlichkeiten zu analysieren und die am häufigsten verlinkten Inhalte innerhalb einer bestimmten Nische aufzudecken. Es liefert Clickstream-Daten von den großen Suchmaschinen und hilft uns, auf Änderungen an den Google-Algorithmen zu achten.

Ahrefs verfügt auch über die größte Datenbank mit Backlinks (mehr als 16 Billionen), was uns hilft, Backlinks von Mitbewerbern zu finden und Möglichkeiten zu erkennen. Eine Ahrefs-Studie ergab, dass 43,7 % der Top-Ranking-Seiten in Google gegenseitige Links enthalten, sodass wir diese unseren Kunden empfehlen können.

8. GoHire

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Als schnell wachsendes Unternehmen benötigen wir ein fortschrittliches Einstellungstool, mit dem wir den Prozess von einem Ort aus verwalten können. GoHire verfügt über ein Bewerber-Tracking-System, das speziell für Marketingunternehmen entwickelt wurde, sowie über eine Software zur Planung von Vorstellungsgesprächen. Es ist einfach zu bedienen für unsere Kandidaten und uns.

Wir können mit einem Klick auf mehr als 15 Jobbörsen veröffentlichen – und, was entscheidend ist, immer auf dem Laufenden bleiben über die Standorte und deren Status. Es lässt sich in andere Tools wie Glassdoor, Indeed, Slack und LinkedIn integrieren, sodass sich Menschen von überall aus bewerben können.

Wir wollen die besten Talente und GoHire hilft uns dabei, fundierte Entscheidungen auf der Grundlage von Statistiken und Berichten zu treffen. Es beschleunigt den Auswahlprozess mit Screening-Fragen, Fragebögen und Bewertungen und ermöglicht eine schnelle Kommunikation durch Echtzeit-Messaging und vorgefüllte E-Mail-Vorlagen.

9. TimeDoctor / Toggl

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Wir verwenden zwei verschiedene Zeitmanagement-Tools, TimeDoctor und Toggl. Sie sind beide Apps, die die Zeit verfolgen und eine laufende Gesamtzahl der Arbeitsstunden pro Tag, Woche und Monat anzeigen. Mitarbeiter können ihre Projekte und Pausen protokollieren und sogar die Zeit verfolgen, wenn sie offline sind.

Dies ist besonders nützlich für Remote- und Freiberufler, die möglicherweise flexible Arbeitszeiten haben. Wir können sicherstellen, dass sie die richtige Bezahlung erhalten – und das bedeutet auch, dass wir unseren Kunden genaue Rechnungen stellen können. Administratoren können die Zeit bei Bedarf manuell bearbeiten.

TimeDoctor macht Screenshots und protokolliert Tastenanschläge und Webbesuche, um zu zeigen, wie viele Stunden als „produktiv“ gezählt wurden. Es sendet automatische Benachrichtigungen, wenn eine Zeit lang keine Aktivität stattgefunden hat und wenn jemand zu viel Zeit auf privaten Websites verbringt.

Toggl verfügt über 100 nützliche Integrationen, darunter eine, mit der Sie Zeiteinträge basierend auf Kalenderereignissen wie SaaS-Konferenzen erstellen oder starten können. Die Toggl Track-Funktion löst automatisch Zeiteintragsvorschläge basierend auf der von Ihnen verwendeten Software aus.

Mit E-Mail-Benachrichtigungen und zusammenfassenden Berichten werden Manager über potenzielle Leistungs- oder Work-Life-Balance-Probleme auf dem Laufenden gehalten. Unser Ziel ist es nicht, unsere Teamkollegen zu überwachen, aber diese Tools erleichtern die Untersuchung, wenn wir der Meinung sind, dass es ein Problem gibt.

10. Hallo anmelden

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Wenn Sie so viele verschiedene Apps verwenden, ist es mühsam, sich die Anmeldedaten für alle zu merken. Deshalb lieben wir heylogin, das komplett auf Passwörter verzichtet und mit dem Smartphone auf alle webbasierten Anwendungen zugreifen lässt.

Es verwendet eine spezielle Anmeldemaske, mit der Sie sich mit einem Klick anmelden können. Erstellen Sie bei jeder Registrierung ein sicheres Passwort (das automatisch in heylogin gespeichert wird) und wischen Sie einfach über Ihr Telefon, um sich auf einem Mac oder PC bei einer beliebigen Website anzumelden. (Oder am Telefon selbst, wenn Sie unterwegs sind).

Wir können Logins mit Kollegen teilen und synchronisieren, ohne Passwörter schreiben zu müssen. Anmeldungen werden Ende-zu-Ende verschlüsselt und über alle Geräte hinweg synchronisiert, und wir können den Zugriff jederzeit mit dem Schieberegler aktivieren oder deaktivieren. Kunden finden es beruhigend, mehr über dieses Sicherheitsprotokoll zu erfahren.

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Bauen Sie Ihre eigene Werkzeugkiste auf

Neben Content-Marketing und Empfehlungsmarketing ist SEO für die Markenbekanntheit von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie eine digitale Agentur leiten, brauchen Sie diese Top-Tools auf jeden Fall, um Ihnen bei der Erstellung von Inhalten und der Werbung für Ihre Kunden zu helfen.

Ahrefs und Serpwatch sind meine wichtigsten SEO-Tools, neben wichtiger Software für Aufgabenverwaltung, Einstellung und Kommunikation. Ihre Auswahl hängt von Ihrem Unternehmen und Ihren Zielen ab, aber Sie können meine Liste verwenden, um Ihre Forschung zu inspirieren. Die meisten Tools haben kostenlose Testversionen, sodass Sie sehen können, ob sie für Sie funktionieren, bevor Sie sich verpflichten.