Die 8 besten Tipps für Fotografie-Rechnungen mit einer Fotografie-Rechnungsvorlage

Fotografie ist ein erstaunlicher Beruf für jeden, der in die Kunst eintauchen kann, großartige Momente von Menschen und natürlichen Elementen festzuhalten. Fotografie könnte für viele von uns zu einem leidenschaftlichen, lebenslangen Interesse und vielleicht sogar zu einer Obsession werden. Es ist nicht nur ein Hobby, sondern ein etablierter Beruf, der mehrere Kategorien der Fotografie umfasst. Laut einer kürzlich von IBISWorld durchgeführten Marktforschung erwirtschaftet allein die Fotoindustrie in den USA einen Umsatz von fast 10 Milliarden US-Dollar, während sie mehr als 200.000 Menschen in mehr als 180.000 Unternehmen Beschäftigung bietet.

Für viele Fotografen ist die Verwaltung ihrer Finanzen jedoch längst nicht so interessant wie ihre berufliche Tätigkeit. Seine Bedeutung ist jedoch nicht zu unterschätzen: Es ist Ihre Zahlungsmethode und es ist auch ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Kundenkommunikation. Eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung wirkt sich sowohl auf Ihr Endergebnis als auch auf das Geschäftswachstum aus.

Daher ist die Rechnungsstellung eine Kunst, die alle Fotografen beherrschen sollten. In diesem Artikel besprechen wir die Abrechnungsmethoden, die Sie für Fotorechnungen verwenden sollten, und gehen dann auf 8 wichtige Tipps ein, die ein Fotograf bei der Rechnungsstellung an einen Kunden befolgen sollte.

Abrechnungsmethoden für Fotorechnungen

In der Fotobranche gibt es drei weit verbreitete Abrechnungsmethoden:

1. Zeit-Plus-Kosten-Methode

Hier rechnen Sie Ihrem Kunden nach der Zeit ab, die Sie für die Fertigstellung des Projekts benötigt haben, und Sie addieren alle direkten Kosten, die während des Projekts anfallen. Einige Beispiele für direkte Kosten sind: Anmietung von Ausrüstung (die Ihnen nicht gehört), Verwaltung von Unterverträgen wie die Anstellung von Maskenbildnern, Koloristen, Modellen, Reisekosten und Kosten für Parkplätze und Hotelunterkünfte.

Markup-Gebühr in Time-Plus-Cost-Fotorechnungen

Üblicherweise erheben Fotografen zusätzlich zu den direkten Kosten eine Aufschlagsgebühr. Dies geschieht, um die Zeit und Mühe zu decken, die erforderlich sind, um Dienstleistungen und andere Waren zu organisieren, die direkte Kosten für Ihr Unternehmen darstellen, und um Buchhaltungskosten zu bezahlen. Wenn Sie eine E-Mail an einen Retuscheur geschickt haben und dieser gesamte Vorgang 10 Minuten gedauert hat, sollte die Aufschlagsgebühr zusätzlich zu den Gesamtkosten des Retuscheurs diese 10 Minuten abdecken.

Typischerweise berechnen Fotografen einen Aufschlag von 15 % bis 30 %, aber Branchenexperten empfehlen, dass Fotografen einen durchschnittlichen Aufschlag verwenden sollten, der den gesamten Zeit- und Arbeitsaufwand abdeckt, den Sie für alle direkten Kosten eines Projekts aufwenden.

2. Pauschalsummenmethode

Wenn Sie einen einzigen Preis für eine bestimmte Aufgabe oder eine Reihe von Aufgaben festlegen, nennen Sie dies einen Pauschalbetrag. Dieser Preis kann auch direkte Kosten eines Fotografen enthalten.

Was Fotografen hier verstehen müssen, ist, dass sie nicht ein ganzes Projekt für einen gigantischen Pauschalpreis abrechnen müssen. Führen Sie in einer Rechnung Ihre Arbeit ordentlich auf und ordnen Sie jeder Aufgabe einzelne Pauschalzahlungen zu.

Denken Sie auch an diesen Leckerbissen: Wenn Sie einem Kunden nach der Pauschalmethode fakturieren und plötzlich der Arbeitsumfang vom ursprünglichen Plan abweicht, können Sie den Mehraufwand mit Hilfe der Zeit-plus-Kosten-Methode abrechnen. Diese zusätzlichen Gebühren werden sich als nützlich erweisen, wenn Sie einen hohen Stundensatz angegeben haben.

3. Aufregungsgrenze

Mit dieser Methode kann ein Fotograf einem Kunden nach der Zeit-zu-Kosten-Methode abrechnen, jedoch bis zu einem vordefinierten Pauschalbetrag. Wenn ein Fotograf zum Beispiel 200 $ pro Stunde berechnet und das Aufregungslimit auf maximal fünf Stunden festgelegt ist, kann er nur 1000 $ verlangen, selbst wenn er gut sieben Stunden braucht, um das Shooting abzuschließen.

Die 8 wichtigsten Tipps für eine bessere Abrechnung von Fotografien

All diese Details führen zu einer wichtigen Frage: Was sind die wichtigsten Rechnungsstellungstipps für Fotografen? Wir haben 8 wichtige Schritte, die jeder Fotograf befolgen sollte, wenn es um die Rechnungsstellung an Ihren Kunden geht:

1. Geben Sie alle relevanten Informationen in Ihre Fotorechnung ein

Kein Fotograf mag es, wenn sich seine Zahlungen verzögern. Der Hauptgrund dafür ist das Senden unvollständiger Daten an Ihren Kunden. Wenn Sie falsche Details in die Rechnung aufnehmen, werden Kunden verwirrt. Dies kann dazu führen, dass Ihre Rechnung vom Kunden abgelehnt wird.

Stellen Sie sicher, dass Sie alle notwendigen Details in eine Rechnung aufnehmen. Eine detaillierte Rechnung verhindert Meinungsverschiedenheiten zwischen Ihnen und Ihrem Kunden und gibt ihm das Gefühl, dass sein Geld gut angelegt ist.

2. Verwenden Sie eine Standardrechnungsvorlage für Fotografie

Eine richtige Rechnungsvorlage rationalisiert Ihre Rechnungen und verleiht ihnen vor allem ein professionelles Aussehen. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, eine geeignete Rechnungsvorlage zu erstellen, sehen Sie sich einfach unseren kostenlosen Rechnungsgenerator an: Dieses kostenlose Tool enthält alle wichtigen Elemente deutlich gekennzeichnet mit detaillierten Erklärungen, und Sie können ganz einfach ein elegantes PDF erstellen, das per E-Mail an gesendet wird Sie sofort.

3. Entscheiden Sie sich für einen Online-Rechnungsdienst

Eine Online-Rechnungsstellungssoftware für Fotografen bietet Ihnen die Effizienz, die Sie benötigen, um Rechnungen zu erstellen und alle Ihre Finanzinformationen im Auge zu behalten. Es reduziert Ihre Kosten, spart Zeit und hilft Ihnen, gut organisiert zu sein. Hiveage ist eine großartige Plattform für Fotografen, da Sie Rechnungen und Kostenvoranschläge senden, Online-Zahlungen akzeptieren und detaillierte Berichte von einer einzigen benutzerfreundlichen Plattform erhalten können.

4. Halten Sie Ihre Fotorechnung professionell

Als Fotograf lernt man seine Kunden sehr gut kennen. Sie waren dafür verantwortlich, genau zu verstehen, was sie wollten; Sie waren derjenige, der die richtigen Fragen gestellt und ihren Antworten aufmerksam zugehört hat. Durch diesen Prozess haben Sie sich vermutlich über eine reine Geschäftsbeziehung hinaus kennengelernt.

Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie einen Freund bitten, Ihnen Geld zu geben, wenn Sie eine Rechnung senden. Rechnungsstellung ist rein geschäftlich. Sie tun nichts anderes, als die Zahlung für erbrachte Dienstleistungen zu fordern, und dies in irgendeiner Weise zu personalisieren, ist schlecht für das Geschäft. Selbst wenn Sie wissen, dass Ihr Kunde sein Budget überschritten hat, können Sie dies nicht beeinflussen, wenn Sie ihm den angeforderten Betrag in Rechnung stellen oder eine Folgeerinnerung senden.

5. Handeln Sie umgehend

Nachdem ein Projekt abgeschlossen ist (oder bevor Sie mit der Arbeit beginnen, je nachdem, wie Sie Ihr Unternehmen führen), zögern Sie nicht, die Rechnung zu senden. Erledige es sofort. Eine verspätete Rechnung wird Ihre Zahlung nur verzögern. Es wird auch den Eindruck erwecken, dass Sie unorganisiert sind, und Ihre Kunden könnten versuchen, dies auszunutzen.

6. Erstellen Sie eine Vereinbarung

Man muss nicht lange in der Geschäftswelt sein, um zu erkennen, dass einige Kunden ihre Rechnungen eher nachlässig bezahlen und wieder andere verschwinden, ohne überhaupt zu bezahlen. So frustrierend es auch ist, es gehört einfach zur Realität des Geschäftslebens.

Aber es gibt eine Sache, die Sie tun können, um sich selbst zu helfen: Lassen Sie es sich schriftlich geben. Bevor Sie den Job annehmen, geben Sie dem potenziellen Kunden ein Einigungsschreiben, in dem Ihre Bedingungen klar angegeben sind. Ihre Zahlungserwartungen sollten nicht zweideutig oder schwer verständlich sein, und der Kunde sollte sie unterzeichnen, bevor Sie mit der Arbeit beginnen.

7. Verfolgen Sie alle Ihre Ausgaben

Die Nachverfolgung von Ausgaben gilt als zentraler Schritt bei der Führung von Geschäftsunterlagen. Vom Cheeseburger, den Sie gegessen haben, bis zur Taxifahrt, die Sie zu Ihrem Kunden gefahren sind, ist es äußerst wichtig, diese Ausgaben im Auge zu behalten. Am Ende des Tages wird es das Wachstum Ihres Unternehmens reflektieren und Sie bei der Erstellung von Jahresabschlüssen und der Erstellung von Steuererklärungen unterstützen.

Als Fotograf sollten Sie von Anfang an ein System zur Organisation von Belegen und anderen wichtigen Unterlagen etablieren. Dies könnte mit einem FiloFax der alten Schule erfolgen. Wenn Sie moderner und systematischer vorgehen möchten, verwenden Sie ein Rechnungstool wie Hiveage, mit dem Sie alle Ihre Ausgaben ganz einfach nachverfolgen können.

8. Kennen Sie Ihre Steuern

Steuern können für Sie sehr verwirrend sein, aber die richtigen Informationen zu erhalten und sie aufzuzeichnen, ist genauso wichtig wie die Auswahl der richtigen Ausrüstung für Ihr nächstes Fotoshooting.

In den USA gibt es drei Hauptarten von Steuern: Federal Income Tax, State Income Tax und State Sales Tax. Federal Income Tax und State Income Tax sind auf Ihr Einkommen. Die State Income Tax ist jedoch nur in einigen Bundesstaaten erforderlich. Es liegt in Ihrer Verantwortung, Ihre eigenen Einbehaltungen vorzunehmen und jährlich Ansprüche geltend zu machen, obwohl empfohlen wird, die geschätzten Steuern vierteljährlich zu zahlen, um den Stress einer großen Rechnung zum Steuerzeitpunkt zu vermeiden.

Laut The Modern Tog ist die Erhebung der Umsatzsteuer in einigen Bundesstaaten für Sitzungsgebühren erforderlich und in allen Bundesstaaten für verkaufte Produkte obligatorisch. Diese Steuer sollte Ihren Preisen hinzugefügt werden, damit Ihre Kunden sie bezahlen. Auch wenn Sie während eines steuerpflichtigen Zeitraums keine Kunden haben, müssen Sie eine Umsatzsteuererklärung einreichen und Null eingeben, oder Ihnen kann eine Gebühr in Rechnung gestellt werden. Abhängig vom Gebiet, in dem sich Ihr Unternehmen befindet, müssen möglicherweise zusätzlich lokale Umsatzsteuern erhoben werden. Weitere Steuerinformationen finden Sie in diesem Artikel. Wenn Sie sich nicht in den USA befinden, wenden Sie sich an Ihren Buchhalter, um zu erfahren, ob in Ihrem Land ähnliche Steuern erhoben werden müssen.

Dieser Artikel hier hilft Ihnen auch dabei, die Bedeutung einer Steuerprüfung für Fotografen und verschiedene Steuergesetze zu verstehen.

Fazit

Fotografie erfordert Zeit, Konsequenz und unerschütterlichen Einsatz. Dies könnte dazu führen, dass sowohl professionelle als auch freiberufliche Fotografen die ordnungsgemäße Rechnungsstellung an ihre Kunden verpassen. Viele würden denken, dass es sich nur um ein weiteres Dokument mit einigen Zahlen handelt, aber die Realität ist, dass die Rechnungsstellung einen großen Einfluss auf den Erfolg Ihres Unternehmens sowie auf Ihre Gewinnspanne hat.

Rechnungen helfen Ihnen, pünktlich bezahlt zu werden, Ihre Einnahmen und Projektprofessionalität zu verfolgen. Um die Rechnungsstellung zu meistern, sollten Fotografen:

1. Bereiten Sie detaillierte Rechnungen mit allen relevanten Informationen vor
2. Verwenden Sie eine geeignete Rechnungsvorlage
3. Holen Sie sich die Unterstützung einer Online-Abrechnungssoftware für Fotografen
4. Professionalität bewahren
5. Beschleunigen Sie den Rechnungsprozess nach Abschluss eines Projekts
6. Formulieren Sie Ihre Bedingungen in einer Vereinbarung klar und deutlich
7. Verfolgen Sie alle Ihre Ausgaben
8. Informieren Sie sich über Steuern

Stellen Sie Ihren Kunden Rechnungen aus? Hast du noch weitere Tipps, die die Rechnungsstellung für Fotografen zu einem angenehmen Erlebnis machen? Teilen Sie uns Ihre Gedanken in den Kommentaren unten mit!

Spezielle Notiz

Hiveage hat mehrere Fotoexperten aus Kalifornien dazu gebracht, sich den Kopf zu zerbrechen und diesen Artikel fertigzustellen. Wir nutzen diesen Moment, um Anna Johnson von Blessed Wedding Photography, De'Andre und Kristina von Dee and Kris Photography und Rob Andrew von Rob Andrew Photography für das Feedback zu danken, das sie uns inmitten ihrer vollen Terminkalender gegeben haben.

Und ein ganz besonderes Dankeschön an Udi Tirosh , Editor und Chief Photography Hacker des renommierten Fotografie-Blogs DIY Photography, für das Teilen von Profi-Tipps über Fotografie.