Unified Communications: Der superspaßige ultimative Leitfaden

Schließe deine Augen. Wirklich, mach es einfach. Stellen Sie sich nun eine Welt vor, in der Voicemail-Nachrichten von Kunden automatisch als Nachrichten in Ihrer Chat-App erscheinen, dann automatisch analysiert und in eine Aufgabe unter dem Konto des Kunden in Ihrem CRM umgewandelt werden. Anstatt die Aufgabe zuzuweisen und Workflows für Ihr Team zu erstellen, erhalten relevante Teammitglieder dann eine automatische Benachrichtigung, dass ihnen eine Aufgabe zugewiesen wurde.

Es ist wahrscheinlicher, dass wir den Weltfrieden in unserem Leben sehen, oder?! Jetzt öffne deine Augen. Realitätscheck, Unified Communications (UC) ist da, und obwohl ein Arbeitstag wie der oben beschriebene für 99,9 % der Unternehmen noch nicht die Realität ist, wird er es sehr bald sein. Doch was können Unified-Communications-Lösungen meinem Unternehmen bis dahin heute bieten?

Erstens, was sind Unified Communications?

Gartner definiert Unified Communications (UC)-Produkte (Geräte, Software und Services) wie folgt:

Diejenigen, die die interaktive Verwendung mehrerer Unternehmenskommunikationsmethoden erleichtern. Dies kann die Steuerung, Verwaltung und Integration dieser Methoden umfassen. UC-Produkte integrieren Kommunikationskanäle (Medien), Netzwerke und Systeme sowie IT-Geschäftsanwendungen und in einigen Fällen Verbraucheranwendungen und -geräte.

Diese Lösungen werden manchmal als UCC (Unified Communications and Collaboration) bezeichnet und zielen darauf ab, die Geschäftskommunikation sowohl synchron (wie Sprachanrufe und Videokonferenzen) als auch asynchron (wie E-Mail und Textnachrichten) zu konsolidieren und Tools für die Zusammenarbeit bereitzustellen, um Prozesse zu optimieren . Mit einer gut integrierten UC-Lösung können Informationen schneller und effektiver zwischen Geräten, Standorten, Geschäftsanwendungen und (natürlich) Personen fließen. Ziemlich geradlinig so weit oder?! Gehen wir tiefer.

Was Unified Communications für mich tun kann

Bessere Kommunikation bedeutet höhere Produktivität, Mitarbeiterzufriedenheit und viel Zeit- und Geldersparnis. In einer kürzlich durchgeführten Umfrage gaben 93 Prozent der Mitarbeiter an, dass die Integration von UC-Tools ihre Produktivität gesteigert hat. Darüber hinaus stellten 97 Prozent eine verbesserte Zusammenarbeit fest, 88 Prozent bestätigten eine schnellere Problemlösung und 81 Prozent berichteten von einer schnelleren Entscheidungsfindung .

Verbesserung der Effizienz und Produktivität, Senkung der Kosten, Bereitstellung eines besseren Kundenservice, weniger Verwaltungsaufwand und Ermöglichung mobiler Mitarbeiter – das sind nur einige der Vorteile von Unified Communications, aber sie klingen nach Vorteilen, die angestrebt werden. Klingt so, als könnte Unified Communications alle Ihre geschäftlichen Kommunikationsdienste von einem einzigen Anbieter beziehen und sie so einrichten, dass sie nahtlos funktionieren. Klingt wie Musik in unseren Ohren!

Doch wie steigern UC-Lösungen die Mitarbeiterproduktivität und Kosteneffizienz?

Durch erhöhte Mobilität , verbesserte ZusammenarbeitundOptimierung.

1. Mobile zuerst

Unternehmen und Mitarbeiter von heute sind mobil und verlangen nach mobilen Lösungen. Da 98 % der Benutzer remote oder kollaborativ arbeiten, ist die Hyperverfügbarkeit der Mitarbeiter (im Büro und außerhalb) genauso wichtig wie die kanalübergreifende Verfügbarkeit von Unternehmensinformationsressourcen und -anwendungen.

Unified Communications berücksichtigt beides, spart Ihnen Geld und verbessert die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung. Es gibt 10 angeborene Vorteile der Arbeitsplatzmobilität: Portabilität, Verfügbarkeit, Zugänglichkeit, Echtzeitdaten, verbesserte Benutzererfahrung, Besitz von persönlichen Geräten/Bring Your Own Device (BYOD) und visuelle Inhalte (eingebaute Kamera) .

UC trägt nicht nur zur Produktivität und Kosteneffizienz Ihrer aktuellen Belegschaft bei, sondern ermöglicht es Ihnen, auf Remote-Talentpools zurückzugreifen, Zeitarbeitskräfte und Anbieter einzustellen und vieles mehr. Alles, was sie brauchen, ist eine Internetverbindung und am besten ein Smartphone. Und wer hat heute keine?

Etwa 80 % der weltweiten Belegschaft, etwa 3 Milliarden Arbeitnehmer, verrichten täglich körperliche oder schreibtischlose Arbeit. Und diese Arbeiter bringen normalerweise ihr Mobiltelefon mit zur Arbeit. Dies schafft eine einzigartige Gelegenheit, die Kommunikation mithilfe von Mitarbeiter-Apps als Teil einer UC-Lösung zu optimieren.

Handheld-Geräte, die Skype, Facetime oder die UC-Lösung Ihres Unternehmens ausführen können, sind eine kostengünstige und benutzerfreundliche Alternative zu herkömmlichen Tischtelefonen und anderen kostspieligen und veralteten Infrastrukturen und Geräten (sagt jemand Faxgerät?!). Alles ist gebündelt, sodass Sie und Ihre Mitarbeiter sich nicht auf ein Dutzend Tools verlassen müssen, um die Arbeit eines einzigen zu erledigen.

Groß- und Kleinbetriebe erkennen gleichermaßen das Potenzial und wenden schnell BYOD-Strategien an, um diese Gelegenheit zu nutzen. Und die Mitarbeiter? Liebe es! 60 % der Mitarbeiter sagen, dass mobile Technologie sie produktiver macht! Weitere vier von zehn (40 %) geben zu, dass dies ihre Kreativität steigert. Im Grunde sind Sie nicht der einzige, der auf dem Porzellanthron sitzend brillante Ideen auf Ihrem Handy niederschreibt.

2. Kollaborationsnation

Wir haben viele Statistiken auf Sie geworfen, aber wir sind noch nicht fertig. Eine verbesserte Zusammenarbeit der Mitarbeiter ist für 62 % der amerikanischen Unternehmen ein wichtiger Geschäftsfaktor, weshalb einige UC wahrscheinlich als Unified Communications and Collaboration Solutions (UCC) bezeichnen.

Die Übermittlung von Informationen ist offensichtlich eine geschäftliche Notwendigkeit. Aber es ist nur Schritt eins des Prozesses. Wenn Sie zum Beispiel zu Abend essen und Ihre Mahlzeit langweilig ist, werden Sie wahrscheinlich nicht nur das Problem kommunizieren: „Diese Mahlzeit ist langweilig“. Stattdessen kommunizieren Sie das Problem, die Lösung und weisen eine Aufgabe zu: „Diese Mahlzeit ist fad. Stacie, kannst du mir bitte das Salz reichen“. Und so funktionieren Collaboration-Tools: Sie bieten Probleme mit Lösungen an und zerlegen sie dann in kleinere Lösungen mit nachvollziehbaren Zielen.

Die Einführung von Collaboration-Tools als Teil Ihrer UC-Strategie ist nicht nur sinnvoll, sondern spart auch Zeit und erspart Ihnen wiederum den Kauf unnötiger Geräte. Ein gemeinsamer Bildschirm in einer Online-Videokonferenz ist günstiger und genauso effektiv wie ein Besprechungsraum mit Beamer. Außerdem ist eine Videokonferenz viel einfacher zu planen und durchzuführen als ein persönliches Meeting, insbesondere wenn viele Ihrer Mitarbeiter remote oder ohne Schreibtisch arbeiten.

Das Versenden von E-Mails, das Tätigen von Telefonanrufen und das Veröffentlichen von Informationen an Schwarzen Brettern sind veraltete Methoden, um Ihre Mitarbeiter ohne Schreibtisch zu erreichen, zum Teufel, alle Ihre Mitarbeiter. Der Markt ist bereits da, damit Sie darüber hinausgehen und jeden einzelnen Mitarbeiter erreichen können. Öffnen Sie also die Augen und finden Sie die richtige Lösung für Sie, Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter.

3. Beeinflussung der Wirksamkeit

Bei Unified Communications geht es im Grunde um effektive menschliche Kommunikation. Viele Aufgaben lassen sich jedoch durch Automatisierung auf Maschinen auslagern oder durch digitale Bearbeitung einfacher handhabbar machen.

Anstatt beispielsweise zu versuchen, jemanden in Ihrem Unternehmen zu erreichen, ohne zu wissen, wann er antworten wird, bietet Ihre bevorzugte UC-Lösung möglicherweise eine Anwesenheitsfunktion, mit der Sie sehen können, ob die gesuchte Person für Anrufe verfügbar ist. oder anderweitig beschäftigt. Die Hälfte der Unternehmen, die eine Anwesenheitsfunktion verwenden , berichteten von „weniger wiederholten Nachrichten“ oder „Telefon-Tags“ – wobei viele Mitarbeiter bis zu drei Stunden pro Woche oder 150 Stunden pro Jahr einsparen .

Erinnern Sie sich an Faxe? Und wie ärgerlich war es, sie in Papierform zu bekommen und nicht als Dateien auf einem Server oder per E-Mail? Denken Sie daran, den Inhalt des Faxes in den Computer eingeben zu müssen? Dieses ineffektive und archaische Ritual wurde mit UC obsolet, und der Regenwald dankt es Ihnen.

Das ist nur die Spitze des Eisbergs. Es gibt unzählige Beispiele für den brillanten Einsatz von Unified Communications, die Verknüpfung von Social-Media-Kanälen mit nicht-digitalen Kanälen und eine schnellere Entscheidungsfindung, intelligenteres Arbeiten und viel Zeitersparnis.

Aber mit zu vielen Optionen, Funktionen und Anwendungen kommen Herausforderungen.

Die Unified Communication-Herausforderungen für kleine Unternehmen

Unified Communications-Plattformen haben viel zu bieten. Traditionell wurden UC-Plattformen für große, komplexe und sich langsam bewegende Organisationen entwickelt. aka Unternehmen. Diese entwickelten UCs waren genauso kompliziert und verworren. Sie forderten Teams vor Ort zur Verwaltung, lokale Server zum Betrieb und eine erhebliche finanzielle Investition in Hardware, Software und Support.

Die Cloud-Technologie hat all das geändert und UC für kleinere Unternehmen und sogar lokale Unternehmen sinnvoll gemacht. Da sich UC weiterentwickelt, um den Anforderungen von KMU gerecht zu werden, sind IT-Manager und Geschäftsinhaber oft diejenigen, die unter ihren Wachstumsschmerzen leiden.

Einige der Herausforderungen, denen sich KMU heute bei der Auswahl und Implementierung einer UC-Lösung gegenübersehen, sind sogenannte „Legacy“-Probleme, die dem Markt seit der Zeit, als er nur auf große Organisationen und Unternehmen abzielte, anhafteten. Andere sind einzigartig im KMU-Segment und können oft ignoriert werden, wenn man sich für eine „Unternehmens“-Mentalität entscheidet, um eine KMU-Lösung zu implementieren.

Was kann also potenziell zwischen Ihnen und dem Unified Communications-Himmel stehen?

1. Hohe Kosten – Laut einer Umfrage von Jabra [PDF] nannten 73 % der Unternehmen mit mehr als 5.000 Mitarbeitern die Kosten als Hindernis für die Implementierung von UC .Während die Lösungen selbst möglicherweise nicht sehr teuer sind, können sich Hardware, Support und Personal, die zum Betrieb der Systeme erforderlich sind, wirklich summieren. Ganz zu schweigen von den Schulungskosten, die größtenteils von der Benutzeroberfläche der Lösung beeinflusst werden.
2. Schlechte UX (User Experience) – 71 % der befragten Mitarbeiter nutzen nur einige der Kommunikationstools, die ihnen ihre Arbeitgeber zur Verfügung stellen.Auf die Frage nach dem Grund gab mehr als ein Drittel zu, dass sie einfach nicht wussten, wie sie einige der von der UC-Plattform angebotenen Tools in ihrem Unternehmen einsetzen sollten. Sicher, Sie können eine Menge Geld dafür ausgeben, Ihre Mitarbeiter in all den glänzenden Funktionen Ihrer UC-Lösung zu schulen, aber ohne eine einfach zu bedienende Benutzeroberfläche werden Nicht-Softwareentwickler (lesen Sie normal) die Leute tatsächlich verwenden, und wir wagen zu sagen, dass Liebe es Geld kostet die Software-Toilette hinunter .
3. Widerstand der Mitarbeiter – Menschen mögen keine Veränderungen.Sich an neue Kommunikationsmittel anzupassen und neue Gewohnheiten zu entwickeln, ist schwer genug, aber die Menschen bringen ihre Ängste mit zur Arbeit. Einige hassen es, ihre Verfügbarkeit gegenüber ihren Kollegen „anzukündigen“. Andere werden geradezu paranoid und denken, dass ihre Chefs sie über ihre Telefone und Computer ausspionieren . Daher ist es wichtig , sie in den Bewertungs- und Auswahlprozess einzubeziehen , aber selbst dann ist der Erfolg nicht garantiert.
4. Interoperabilitätsprobleme – Alte Legacy-Systeme funktionieren nicht gut mit neuen UC-Lösungen.Anstatt die Dinge effektiver zu machen, schaffen sie es manchmal, die Dinge zu verschlimmern. Ein weiteres zu berücksichtigendes Problem sind Bandbreitenbeschränkungen. Ein UC-System, das von allen Mitarbeitern im Büro verwendet wird, kann das lokale Netzwerk belasten, und es ist oft schwierig, den Bandbreitenbedarf beim Einrichten einer UC-Lösung vorherzusehen.

KMU Unified Communications heute (und morgen)

Unified Communications ist nicht mehr nur ein Spiel für die großen Jungs. Unified Communications as a Service (UCaaS) und Cloud-basierte Anbieter bieten jetzt Lösungen zu wettbewerbsfähigen Preisen für Unternehmen jeder Größe an.

Auch an Nachfrage mangelt es nicht: „Eine Mehrheit der kleinen Unternehmen (86 Prozent) erwägt den Einsatz von Cloud-basierten Unified Communications (UC)-Systemen als mögliche Lösung für ihre Kommunikationsanforderungen, die ihre traditionelleren, standortbasierten Gegenstücke ersetzen.“ [PDF].

Es besteht kein Zweifel, dass die schnelle und kostengünstige Bereitstellung von Cloud-Diensten der Hauptgrund für die Einführung von UC in kleinen und mittleren Unternehmen bleibt. Aber es ist noch ein langer Weg, bis das Unified-Communications-Paradies, das wir uns vorstellen, Wirklichkeit wird. Kompatibilitäts- und Interoperabilitätsprobleme werden langsam aber sicher durch Anbieterkonsolidierung und API-Integrationsoptionen überwunden.

Darüber hinaus beginnen Unternehmen und Anbieter zu verstehen, dass der wichtigste Teil der Implementierung einer UC-Lösung darin besteht, sicherzustellen, dass sie dem Unternehmen wirklich zugute kommt . Und das kann nur durch eine gründliche Bewertung der Geschäftsanforderungen, die Einbeziehung der Mitarbeiter in die Implementierung und bessere Benutzeroberflächen erreicht werden.

Die Zukunft von UC für KMU ist rosig, und obwohl es immer noch Herausforderungen gibt, ist klar, dass es für die meisten Unternehmen eine kluge Entscheidung ist.

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