Können Sie ein Geschäftsbankkonto für den persönlichen Gebrauch nutzen?

Ein Leser fragt:

Kürzlich wurde ich als Buchhalterin für ein kleines Produktionsunternehmen eingestellt.Mein Chef, der Inhaber,nutzt das Geschäftskonto für private Zwecke– und das macht mich wahnsinnig!Er hebt mit einer Debitkarte Geld für persönliche Ausgaben ab.

Letzte Woche kaufte seine Frau mit einem Blankoscheck, den er vom Geschäftskonto ausgestellt hatte, einen Großbildfernseher für ihr Zuhause.Von einem Tag auf den anderen weiß ich nie, wie viel Geld das Unternehmen haben wird.

Ich habe erklärt, dass es die beste Praxis ist, geschäftliche und private Mittel zu trennen, aber er sagt mir, dass das keine Rolle spielt, da das Unternehmen eine LLC ist und er der alleinige Eigentümer ist.Wer hat Recht?Mein Chef?Oder ich?Und was soll ich machen?

— Roxanne aus New York

Warum nicht ein Geschäftsbankkonto für Privatanwender nutzen?

1. Erschwert die Verwaltung des Cashflows

Wenn Sie geschäftliche und private Mittel vermischen, kann die Cashflow-Situation des Unternehmens verwirrend und schwieriger vorhersehbar werden.

Beispielsweise verfügt das Unternehmen möglicherweise nicht über ausreichende Mittel, wenn eine wichtige Geschäftsrechnung fällig wird. Dies könnte passieren, weil der Eigentümer sich dafür entscheidet, gleichzeitig persönliche Ausgaben vom Geschäftskonto zu begleichen.

Manche Geschäftsinhaber schauen einfach auf ihren Kontostand, sehen einen positiven Wert und denken, sie könnten frei Geld ausgeben. Diese Denkweise könnte schnell zu einer Cashflow-Krise führen und die finanzielle Stabilität des Unternehmens gefährden.

2. Untergräbt den persönlichen Haftungsschutz

Der Eigentümer einer Kapitalgesellschaft oder einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (LLC) könnte persönlich für Geschäftsschulden haftbar gemacht werden, wenn er persönliche und geschäftliche Mittel vermischt.

Viele Eigentümer gründen LLCs oder Kapitalgesellschaften, um ihre persönliche Haftung für Geschäftsschulden zu begrenzen. Wenn der Eigentümer jedoch die Grenzen zwischen privaten und geschäftlichen Finanzen verwischt, könnte dieser Haftungsschutz gefährdet sein.

In einigen Fällen ist bekannt, dass Gerichte „den Unternehmensschleier durchdringen“ und den Eigentümer für Unternehmensschulden zur Rechenschaft ziehen.

Dieses Risiko ist besonders hoch für Ein-Eigentümer-LLCs und Konzerne, deren Eigentümer möglicherweise der Meinung sind, dass eine Trennung der Mittel keine Rolle spielt, da sie der alleinige Eigentümer sind.

Dies könnte erheblich nach hinten losgehen, insbesondere wenn das Unternehmen geschlossen wird und Unternehmensschulden zurückbleiben, die ein unbezahlter Gläubiger möglicherweise vom Eigentümer zurückfordern könnte.

3. Steuerabzüge werden zu hoch oder zu niedrig angesetzt

Um als Gewerbesteuerabzug in Betracht zu kommen, müssen Ausgaben geschäftlichen Zwecken dienen. Wenn private Rechnungen über ein Geschäftskonto beglichen werden, erschwert dies die Ermittlung der tatsächlichen Geschäftsausgaben.

Infolgedessen entgehen Ihnen möglicherweise legitime Abzüge. Alternativ könnten Sie persönliche Ausgaben fälschlicherweise als geschäftsbezogen einstufen, was bei einer Prüfung zu Strafen und einer hohen Steuerschuld des IRS führen würde.

Die Schwere dieses Problems verschärft sich, wenn Unternehmer es versäumen, ihre Finanzunterlagen auf dem neuesten Stand zu halten.

Zu oft warten Eigentümer mit der Kategorisierung ihrer Ausgaben bis zum Steuertermin. Wenn dieser Zeitpunkt gekommen ist, sind die Erinnerungen verblasst und die Eigentümer durchsuchen Stapel von Quittungen und haben Schwierigkeiten, zwischen geschäftlichen und privaten Ausgaben zu unterscheiden. Dieses Szenario ist anfällig für kostspielige Fehler.

4. Macht die Buchhaltung unnötig komplex

5. Führt zu Einwänden anderer Stakeholder

Eine klare Unterscheidung zwischen persönlichen und geschäftlichen Finanzen ist entscheidend für die Wahrung von Transparenz und Vertrauen gegenüber anderen Interessengruppen.

Aktionäre, Investoren und Geschäftspartner können schnell besorgt sein, wenn sie den Eindruck haben, dass Sie das Unternehmen wie Ihr persönliches Sparschwein behandeln.

Ein solches Verhalten kann ernsthafte Zweifel an der Integrität des Finanzmanagements des Unternehmens aufwerfen und das Vertrauen derjenigen untergraben, die in seinen Erfolg investieren.

Der Gründer von WeWork hat das auf die harte Tour herausgefunden. Das hochfliegende Unternehmen, das einst einen Wert von 47 Milliarden US-Dollar hatte, beantragte im Sommer 2019 einen Börsengang. Die Offenlegungen der Einreichung enthüllten die Eigengeschäfte des Gründers, einschließlich Privatkredite, die er vom Unternehmen zu unter dem Marktpreis liegenden Zinssätzen erhielt.

Mit anderen Worten: Der Gründer nutzte die Mittel des Unternehmens für persönliche Zwecke.

Der größte Investor des Unternehmens verdrängte ihn als CEO. Am Ende musste er aus dem von ihm gegründeten Unternehmen austreten!

WeWork ist ein bekanntes Beispiel. Bedenken Sie jedoch, dass Stakeholder selbst in einem kleinen Unternehmen, das keinen Börsengang plant, Klage wegen Unterschlagung von Geldern, Betrug oder Verletzung der Treuhandpflicht erheben können.

Wenn es also andere Eigentümer oder Investoren gibt, wird Sie die Bezahlung persönlicher Ausgaben von einem Geschäftskonto irgendwann einholen.

6. Könnte einen Teil des Unterkapitel-S-Vorteils zunichtemachen

Vermischte Konten können den besten Subchapter-S-Steuerplan beeinträchtigen.

Ein Unterkapitel S ist eine Entscheidung, die Sie mit dem IRS treffen, um Steuern als Durchleitung zu behandeln und eine Doppelbesteuerung sowohl der Körperschaft als auch des Eigentümers zu vermeiden.

Ein weiterer Vorteil eines Unterkapitels S besteht darin, dass dadurch die Lohnsteuern (Medicare- und Sozialversicherungssteuern) für den Eigentümer gesenkt werden können.

So funktioniert es. Der Eigentümer wird zum Mitarbeiter des Unternehmens. Solange er ein angemessenes Gehalt bezieht, muss der Eigentümer keine Lohnsteuer auf Unternehmensausschüttungen zahlen, die über das Gehalt hinausgehen.

Wenn der Eigentümer jedoch nicht gehaltsbezogene Ausschüttungen vornimmt, ohne genau zu verfolgen, wie viel er ausgibt, könnte er mit dem IRS in Konflikt geraten.

Wie? Indem er Ausschüttungen entgegennimmt, die weit über seinem Gehalt liegen. Das Steuerrecht verlangt, dass das Gehalt des Eigentümers im Vergleich zu Gewinnausschüttungen nicht unangemessen niedrig ist.

Es kann passieren, dass der Eigentümer den Überblick darüber verliert, wie viel er für persönliche Zwecke aus dem Unternehmen herausnimmt. Dies ist einfach, wenn Sie persönliche und geschäftliche Ausgaben vermischen und keine guten Buchhaltungskontrollen haben.

Wie Nolo.com feststellt: „Wenn der IRS zu dem Schluss kommt, dass ein S-Corporation-Eigentümer versucht hat, Lohnsteuern zu umgehen, indem er die Gehälter der Mitarbeiter als Unternehmensausschüttungen tarnte, kann er die Ausschüttungen als Gehälter umcharakterisieren und die Zahlung von Lohnsteuern und Strafen verlangen, zu denen auch Lohnsteuern gehören können.“ Strafen von bis zu 100 % plus Fahrlässigkeitsstrafen.“

7. Macht es schwieriger, Gewinne zu erzielen und zu wachsen

Je disziplinierter ein Unternehmen seine Finanzen vertritt, desto größer ist die Erfolgswahrscheinlichkeit. Wenn Sie beim Umgang mit Bankkonten unvorsichtig sind, kann dies dazu führen, dass es Ihrem Unternehmen auf andere Weise an Finanzdisziplin mangelt. Und das stellt ein unnötiges Hindernis dar.

Finanzberichte können ein ungenaues Bild des Unternehmens vermitteln, da sie persönliche Ausgaben enthalten können. Wie um alles in der Welt können Sie ohne saubere Daten eine nützliche Gewinn- und Verlustrechnung erstellen?

Zumindest müssen Sie zunächst eine Pause einlegen, um Ihre Daten zu bereinigen. Dadurch wird Ihnen die Fähigkeit zur Berichterstellung in Echtzeit entzogen.

Insgesamt wird es durch die Vermischung privater und geschäftlicher Mittel und die mangelnde Disziplinierung schwieriger, das Unternehmen auf Gewinn und Erfolg auszurichten.

Best Practices für geschäftliche und private Ausgaben

Bei kleinen Unternehmen ist es üblich, dass der Eigentümer zunächst persönliche Mittel einsetzt, um das Unternehmen anzukurbeln. Aus Sicht des Eigentümers könnte es also völlig akzeptabel erscheinen, weiterhin persönliche und geschäftliche Finanzen zu vermischen.

Tatsächlich ergab eine Umfrage, dass 27 % der Geschäftsinhaber zugaben, dasselbe Konto sowohl für private als auch für geschäftliche Zwecke zu nutzen.

Allerdings wird die Zusammenlegung von Geldern problematisch, sobald das Unternehmen in vollem Gange ist. Um finanzielle Klarheit zu wahren und potenzielle Probleme zu vermeiden, wird daher empfohlen, diese acht Best Practices zu befolgen:

Separate geschäftliche und private Bankkonten

Ein Kleinunternehmer sollte immer über zwei Girokonten verfügen: ein Privatkonto und ein Geschäftskonto.

Es ist viel einfacher, wenn Sie Ihr Geschäft und Ihr Privatleben getrennt und gut organisiert halten. Lesen Sie mehr von der Steuerexpertin Barbara Weltman darüber, warum Sie Ihre Unternehmensfinanzen trennen müssen.

Nimm ein Gehalt

Ein Kleinunternehmer sollte für sich ein einheitliches Gehalt festlegen. Wenn es sich bei der Unternehmensstruktur um eine Kapitalgesellschaft oder um Unterkapitel S handelt, sollte der Eigentümer ein Angestellter werden. Dies schafft eine regelmäßige Einnahmequelle und stärkt die Trennung von geschäftlichen und persönlichen Mitteln.

Für einen Einzelunternehmer ist es hilfreich, eine regelmäßige Auszahlung oder Überweisung alle zwei Wochen auf ein Privatkonto einzurichten.

Dieser strukturierte Ansatz verhindert unvorhersehbare Zugriffe auf Geschäftskonten für persönliche Bedürfnisse. Es fördert nicht nur eine gute Haushaltsdisziplin, sondern erhöht auch die finanzielle Transparenz, zwei Faktoren, die für das nachhaltige Wachstum und die Langlebigkeit des Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind.

Gewinnausschüttungen in Pauschalbeträgen mitnehmen

Viele Einzelunternehmer und LLC-Inhaber nehmen häufig zusätzlich zu ihrem Gehalt Gewinnausschüttungen entgegen. Diese Praxis ist völlig akzeptabel und kann zusätzliche finanzielle Flexibilität bieten.

Es ist jedoch wichtig, dies verantwortungsvoll zu tun. Unregelmäßige Abhebungen oder wahlloses Bezahlen persönlicher Rechnungen von Geschäftskonten können zu finanziellem Chaos führen. Stattdessen sollten Ausschüttungen einmal oder mehrmals im Jahr als geplante Pauschalbeträge vorgenommen werden.

Solche geplanten Ereignisse können in die Steuer- und Altersvorsorgeplanung integriert werden und sind Teil der Wachstumsstrategie des Unternehmens.

Dieser Ansatz trägt dazu bei, Klarheit über die finanzielle Gesundheit des Unternehmens zu wahren und stellt sicher, dass die Mittel sinnvoll eingesetzt und nicht für spontane Ausgaben verschwendet werden.

Verwenden Sie separate Kreditkarten

Führen Sie gute Steuerunterlagen

Halten Sie Ihre Steuerunterlagen das ganze Jahr über auf dem neuesten Stand. Die Auswirkungen des Aufschiebens können kostspielig sein.

Eine gute Buchhaltung hilft Ihnen, steuerliche Probleme zu vermeiden. Oft ist es keine schlechte Absicht, die Kleinunternehmer in Schwierigkeiten mit dem IRS und anderen Steuerbehörden bringt. Vielmehr verursachen schlechte Buchführung und mangelnde Dokumentation unnötige Probleme. Es ist ein erzwungener Fehler.

Eine schlechte Buchführung kann auch dazu führen, dass Sie mehr Steuern zahlen.

Eine gute Steuerplanung wird schwierig, wenn Sie kein klares finanzielles Bild haben. Es ist also wahrscheinlich, dass Sie zum Steuerzeitpunkt feststellen, dass es Strategien gibt, mit denen Sie die Steuern hätten senken können.

Aber weil Sie vor Ende des Steuerjahres nicht über gute Bücher verfügten und nicht in der Lage waren, nach vorne zu blicken, haben Sie etwas verpasst.

Verwalten Sie ein Budget

Im Geschäftsleben ist es wahrscheinlicher, dass Sie gedeihen und erfolgreich sind, wenn Sie sich Ziele und ein Budget setzen.

Dazu gehört auch, ein Budget festzulegen, um sich selbst ein „Gehalt“ zu zahlen.

Heben Sie nicht einfach in kleinen Mengen Geld von Ihrem Bankkonto ab. Ihnen fehlt ein klares Bild davon, wie hoch Ihr monatlicher Ausgabenverbrauch für das Unternehmen ist. Ihre Verbrennungsrate sollte sich in Ihr Gehirn einbrennen!

Als Eigentümer müssen Sie außerdem wissen, wie viele Verkäufe Sie jeden Monat tätigen müssen, um Ihre Burn-Rate zu decken.

Es ist viel wahrscheinlicher, dass Sie Ihre Ziele erreichen, wenn Sie immer GENAU wissen, was nötig ist, um jeden Monat einen Gewinn zu erzielen. Kurz gesagt, Sie müssen immer wissen:

• wie viel Ihr Unternehmen verdienen muss und
• wie viel es ausgeben kann.

Stellen Sie sicher, dass Sie monatlich eine Gewinn- und Verlustrechnung sowie andere Finanzberichte erstellen. Sie helfen Ihnen, auf dem richtigen Weg zu bleiben.

Bezahlen Sie Ihre Verpflichtungen stets pünktlich

Die pünktliche Bezahlung von Verpflichtungen ist in der Unternehmensführung von entscheidender Bedeutung. Die Vernachlässigung dieser finanziellen Verpflichtungen kann zu Bedenken hinsichtlich der persönlichen Verwendung von Unternehmensgeldern führen.

Alles scheint gut zu sein, bis das Unternehmen anfängt, Zahlungen zu verpassen, und es dann schnell zu Problemen kommt. Daher ist es in der Wirtschaft eine etablierte Faustregel, alle Schulden pünktlich zu begleichen.

Diese verantwortungsvolle Praxis hilft, viele rechtliche Probleme zu vermeiden und fördert das Vertrauen zwischen Ihrem Unternehmen und seinen Partnern oder Gläubigern. Darüber hinaus stellt es den reibungslosen Betrieb Ihres Unternehmens sicher und verhindert Störungen aufgrund der Nichtzahlung wichtiger Dienstleistungen oder Lieferungen.

Respektieren Sie andere Stakeholder

Wenn an Ihrem Unternehmen Investoren, Partner, Anteilseigner oder LLC-Mitglieder beteiligt sind, ist es von größter Bedeutung, mit den Geldern mit äußerster Integrität umzugehen. Denken Sie daran, dass diese Stakeholder ein berechtigtes Interesse daran haben, wie Unternehmensgelder verwendet werden.

Sie brauchen Transparenz und haben das Recht, an Entscheidungen in Finanzangelegenheiten mitzuwirken. Indem Sie geschäftliche und private Ausgaben trennen und sich an Best Practices halten, wahren Sie einen transparenten, verantwortungsvollen Geschäftsansatz.

Dies stärkt nicht nur das Vertrauen der Stakeholder, sondern verhindert auch den Eindruck unangemessenen Finanzverhaltens und stärkt so den Ruf Ihres Unternehmens.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Verwendung eines Geschäftskontos zur Erfüllung persönlicher Finanzbedürfnisse eine unkluge und gefährliche Praxis ist.

Es handelt sich um einen Ansatz, der die finanzielle Gesundheit und Stabilität des Unternehmens gefährden und möglicherweise rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann.

Seien Sie ein klügerer Geschäftsinhaber. Befolgen Sie Finanzdisziplin, wahren Sie klare Grenzen zwischen persönlichen und geschäftlichen Finanzen und halten Sie sich an Best Practices, um Ihr Unternehmen erfolgreich zu führen.

Hier ist eine vereinfachte Vergleichstabelle, um die potenziellen Probleme bei der Nutzung eines Geschäftsbankkontos für den persönlichen Gebrauch sowie die besten Vorgehensweisen zu deren Vermeidung zusammenzufassen:

Alle Antworten auf Leserfragen stammen von der Redaktion von Small Business Trends, die zusammen über mehr als 50 Jahre Geschäftserfahrung verfügt.Wenn Sie eine Frage stellen möchten,senden Sie diese bitte hier.

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