Verwenden Sie WhatsApp für die interne Kommunikation? 7 Gründe, warum es an der Zeit ist, die App aufzugeben

In den letzten zehn Jahren haben sich viele Organisationen weltweit an WhatsApp als primäres internes Kommunikationstool gewandt.

• Es ist einfach zu bedienen
• Die meisten Leute haben die App bereits auf ihr Handy heruntergeladen
• Es ist eine kostenlose Lösung
• Und insgesamt ist es einfach bequem

Allein diese Gründe machten es für Geschäftsinhaber attraktiv, die Lösung als primären Arbeitschat zu verwenden.

Viele Manager und Mitarbeiter äußern jedoch Bedenken hinsichtlich der Schwierigkeiten bei der Verwendung der App für organisatorische Zwecke. Zum Beispiel ein Überfluss an irrelevanten und ablenkenden Informationen oder Produktabstürze.

Und nachdem WhatsAppneue Datenschutzänderungen angekündigt hat , die im Februar 2021 in Kraft traten,möchten seine 2 Milliarden Nutzer – insbesondere diejenigen, die sich auf WhatsApp für die Geschäftskommunikation verlassen – auf eine bessere, sicherere Lösung umsteigen.

Was sind die neuen WhatsApp-Richtlinienänderungen?Kurz gesagt, die Datenerfassung von WhatsApp war der erste Marker für Aufruhr, und jetzt, im Jahr 2021, zwingen sie ihren Benutzern völlig neue Nutzungsbedingungen auf, die sie dazu verpflichten, ihre Daten mit Facebook zu teilen. (WhatsApp wurde bereits 2014 von Facebook übernommen).

Es gab bereits hochgezogene Augenbrauen über die eingeschränkten Datenschutzeinstellungen von WhatsApp, tatsächlich haben „Daten [erhoben] aus der US National Vulnerability Database, einem Speicher der US-Regierung von Fehlern, 12 Schwachstellen im Jahr 2019 offengelegt – von denen sieben als „kritisch“ eingestuft wurden“.

Zac Doffman von Forbes kommentierte ebenfalls: „Hier geht es nicht darum, dass WhatsApp noch mehr Ihrer allgemeinen Daten mit Facebook teilt, als dies bereits der Fall ist, es geht darum, Ihre Daten und Ihr Engagement mit seiner Plattform zu nutzen, um Einkaufs- und andere Geschäftsdienste zu ermöglichen eine Plattform, auf der Unternehmen mit Ihnen kommunizieren und an Sie verkaufen können, und das alles zu einem Preis, den sie an WhatsApp zahlen.“

Jetzt, da diese neuen Schwachstellen im Jahr 2021 zu ihrer Entscheidung führten, Daten mit Facebook zu teilen, hat WhatsApp eine Menge zu verantworten.

Geschäftsinhaber erkennen, dass diese neuen WhatsApp-Datenschutzgesetze nur ein Katalysator für die Verwendung einer geschäftsspezifischen internen Kommunikationssoftware sind, die es dem Unternehmen ermöglicht, die Kommunikationsprozesse zu verbessern.

Infolgedessen wechseln viele Unternehmen zur Mitarbeiterkommunikations-App von Connecteam. Es ist ein innovatives internes Kommunikationstool, das auf die Bedürfnisse der Organisation zugeschnitten ist und Mitarbeitern eine zentrale Anlaufstelle bietet, um auf professionelle, sichere, intelligente und effiziente Weise miteinander und mit dem Unternehmen selbst zu kommunizieren.

Tausende von Organisationen verlassen sich bereits auf Connecteam, um die Kommunikation zu optimieren, das Mitarbeiterengagement zu verbessern, Wissensverluste zu begrenzen und die Mitarbeiterproduktivität zu verbessern.

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Fällt es Ihnen immer noch schwer, dasKommunikationstool am Arbeitsplatz aufzugeben?

Im Folgenden tauchen wir in sieben Themen ein, die Sie weiter davon überzeugen werden, eine effizientere Alternative in Betracht zu ziehen, um mit Ihren Mitarbeitern in Kontakt zu bleiben und sich mit ihnen zu beschäftigen.

Jeder Manager kennt dieses Szenario: Sie fangen an, mit einem neuen Mitarbeiter oder Lieferanten zusammenzuarbeiten und müssen ihm eine SMS schreiben, um ihm wichtige Unternehmensnachrichten und -aktualisierungen zu übermitteln oder einfach nur mit ihm in Kontakt zu treten. Aber dazu müssen Sie zuerst ihre Nummer zu Ihrerprivaten Kontaktliste hinzufügen – wenn Sie dies nicht tun, können Sie ihnen keine Nachrichten auf WhatsApp senden.Genau so funktioniert die App.

Sicher, Sie müssen ihre Nummer nicht speichern, aber können Sie sich anhand ihrer Telefonnummer daran erinnern, wer jeder ist?

Dies wird zu einer frustrierenden Aufgabe. Jedes Mal, wenn ein neuer Mitarbeiter oder Lieferant in das Unternehmen eintritt, müssen Sie die Kontaktinformationen manuell hinzufügen, bearbeiten und löschen.

Und das ist erst der Anfang der Verwaltung von Arbeitskontakten auf WhatsApp.

• Wenn der Name des Kontakts nicht korrekt ist, verlieren Sie viel Zeit mit der Suche nach seinen Details
• Was ist, wenn sich der Lieferant geändert hat, Sie aber nichts davon wussten, sodass Sie über veraltete Informationen verfügen? An wen wenden Sie sich dann?
• Oder Sie haben mit einer Gruppe von Mitarbeitern begonnen, an einem Projekt zu arbeiten. Was machen Sie, wenn das Projekt abgeschlossen ist? löschst du die ganze Gruppe? Dies führt nur dazu, dass alle Informationen gelöscht werden, sodass Sie nicht mehr auf die Projektkommunikation zurückgreifen können.

All diese Beispiele laufen also auf totale, unnötige Kopfschmerzen hinaus.

Natürlich treten neue Mitarbeiter der Organisation bei, wechseln die Position oder kündigen. Sind Sie angesichts dieses Szenarios auf die folgenden Szenarien vorbereitet?

• Ist jemand dafür zuständig, den Mitarbeiter aus all den Chatgruppen zu entfernen, die für ihn nicht mehr relevant sind?
• Wie geht man mit einem entlassenen Mitarbeiter um und wann ist es an der Zeit, ihn aus dem Konzern zu nehmen?
• Wie helfen Sie neuen Mitarbeitern, die gerade beigetreten sind, alle Informationen und Updates zu erhalten, die sie verpasst haben?
• Wie können Sie sicherstellen, dass sie keinen Zugriff auf wichtige Unternehmensinformationen haben, die sie gegen Sie verwenden können?

Hier sind einige Geschichten, die Ihnen bestimmt einen Schauer über den Rücken laufen lassen: Ein ehemaliger VP-Manager eines bestimmten Einzelhandelsunternehmens begann, für die Konkurrenz zu arbeiten, blieb aber sehr lange im Gruppentext und erhielt immer wieder wichtige unbefugte Informationen. Ja, das ist wirklich passiert!

Oder Mitarbeiter in der Personalabteilung eines großen Unternehmens haben neue Mitarbeiter erst nach „bestandener Prüfung“ in den Gruppenchat aufgenommen, sodass das Kommunikationstool zum privaten „Club“ wird und nicht jeder willkommen ist. Dies führt zu einem ernsthaften Ungleichgewicht in der Zufriedenheit und dem Engagement der Mitarbeiter und fordert die Unternehmenskultur heraus.

Darüber hinaus istkeine Administratorkontrolle verfügbar, um die Benutzer in WhatsApp zu regulieren, was ein enormes Risiko persönlicher und nicht autorisierter Kommunikation darstellt, die innerhalb der App auftreten kann.Und da Sie die Kommunikation innerhalb der App nicht überwachen können, kann jeder eine nicht autorisierte Gruppe erstellen und privat kommunizieren.

Es gibt viele weitere Beispiele für das Textproblem der WhatsApp-Gruppe, angefangen bei falschen Kontaktnamen bis hin zu tatsächlichen Schäden für die Organisation.

Datensicherheit kann Organisationen schwer schaden und sogar zu einem vollständigen Zusammenbruch führen, was sie zu einem der wichtigsten Themen im Unternehmen macht. Ein entlassener Mitarbeiter, selbst wenn er bereits aus dem Gruppenchat entfernt wurde, besitzt immer noch sensible Unternehmensinformationen wie Fotos, Dateien, Chatverlauf und Kontaktdaten. All diese Informationen werden automatisch auf dem Smartphone des Mitarbeiters gespeichert, ohne dass er etwas tun muss. Dieser verärgerte Mitarbeiter kann sich an die Konkurrenz wenden und all diese Informationen nur aus Trotz herausgeben.

Darüber hinaus stehen ihm diese Informationen auch in Rechtsfällen, die das Unternehmen betreffen, zur Verfügung. Aber am Ende des Tages besteht das eigentliche Problem darin, dass die IS-Abteilung (Informationssysteme) keine Möglichkeit hat, diese Informationen zu überwachen und herauszufinden, was der Mitarbeiter damit gemacht hat, bis es zu spät ist.

„Wenn Frontline-Mitarbeiter keine vom Unternehmen genehmigten Cloud-Tools erhalten, riskieren sie möglicherweise die Unternehmens- und Datensicherheit sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, wenn sie ihre eigenen verwenden. 53 % der Frontline-Mitarbeiter nutzen Messaging-Apps wie WhatsApp und Facebook Messengeraus arbeitsbezogenen Gründen bis zu sechs Mal am Tag , aber 68 % von ihnen gaben an, dass sie damit aufhören würden, wenn sie genehmigte interne Kommunikationstools erhalten würden.“- Google

Darüber hinaus kann Ihr vorhandener Nachrichteninhaltentschlüsselt werden:

• Sicherungen werden nicht verschlüsselt .Dies bedeutet, dass, wenn Sie oder jemand, mit dem Sie sich unterhalten, seine WhatsApp sichert, dieser Inhalt tatsächlich nicht verschlüsselt ist.
• Exporte von Chats werden nicht verschlüsselt .Jede Person in einer beliebigen WhatsApp-Gruppe, der Sie angehören, kann tatsächlich den gesamten Chat-Verlauf der Gruppe als reine Textdatei exportieren und überall veröffentlichen oder unverschlüsselt versenden/speichern.\

Daher müssen Sie davon ausgehen, dass vertrauliche und private Geschäftsinformationen in WhatsApp trotz der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung in WhatsApp selbst jederzeit leicht preisgegeben werden könnten.

Es ist offensichtlich, dass die Art von Inhalten, die in einem privaten Familien- oder Freundesgruppen-Chat erscheinen, nicht angemessen oder nicht in die Arbeitsumgebung oder den Gruppenchat der Organisation passen.

Ob es sich um einen geschmacklosen Witz, Beleidigungen, herausplatzende Informationen über das Unternehmen, sexuelle Belästigung oder sogar einen verärgerten Mitarbeiter handelt, der gerade gefeuert wurde und sich mit unhöflichen Kommentaren loslässt, ganz zu schweigen von tatsächlichen Fällen, in denen Mitarbeiter versehentlich ein privates Bild zu Unrecht gesendet haben Gruppe.

Sie können die Folgen dieser Situationen wahrscheinlich erraten, aber es ist am wichtigsten, die Bedeutung des Kontrollierens, Löschens und Überwachens des Gruppentexts zu verstehen. Es ist nicht nur wichtig, es ist ein Muss!

„Mein WhatsApp… es sind wirklich 91 % arbeitsbezogene Chats und es nervt mich sogar am Wochenende… es ist mit meinem Privatleben vermischt und ich hasse es…. Ich möchte auf WhatsApp gehen und mit meinen Freunden chatten, mich nicht um die Arbeit kümmern oder an die Arbeit erinnert werden“, sagt ein Benutzer

Wenn es keine absolute Trennung zwischen privaten Gruppentexten und Arbeitschats gibt, steigt die Verwechslungsgefahr erheblich. Es ist auch sehr vernünftig anzunehmen, dass Mitarbeiter und Management nicht möchten, dass ihr privates WhatsApp-Foto im Kommunikationssystem der Organisation erscheint – niemand möchte vor seinen Kollegen oder Geschäftspartnern mit einem peinlichen persönlichen Foto dargestellt werden.

Dies erzeugt einen ungewöhnlichen Überlauf und kann dazu führen, dass wichtige Informationen im ganzen Chaos verschwinden. Zum Beispiel hatte Joanna einen Sohn? Glückwunsch! Sie können jetzt 200 Push-Benachrichtigungen von allen erwarten, die ihr „Herzlichen Glückwunsch!“ wünschen. Jeder Manager kennt den irrelevanten Dialog, der durch tägliche Updates, CEO-Ankündigungen, kontroverse Informationen und so weiter entsteht. Deshalb muss zwischen beidem eine klare Trennung erfolgen!

Mit anderen Worten, eine unscharfe Mischung aus privaten und geschäftlichen Gesprächen sollte nicht innerhalb einer einzigen Oberfläche stattfinden, da dies nur zu Verwirrung und sogar zu einem Mangel an Motivation führt, wirklich zu arbeiten.

Unternehmen brauchen nicht nur ein Tool, um mit ihren Mitarbeitern zu chatten, sie müssen das Engagement steigern, Updates austauschen, sich mit Kollegen verbinden, die Produktivität steigern, die Zusammenarbeit verbessern und vieles mehr.

Die Kommunikation am Arbeitsplatz konzentriert sich auf den Austausch von Informationen und Ideen, die sowohl verbal als auch nonverbal sind. Und wenn Sie es richtig machen, haben Sie eine starke Unternehmenskultur.

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Welcher Notfall auch immer auftritt, Ihr Unternehmen muss in der Lage sein, ihn sofort zu bewältigen. Beispiele für Notfälle sind sexuelle Belästigung, von Menschen verursachte Katastrophen, Gewalt am Arbeitsplatz, Angriffe auf die Cybersicherheit und mehr. Wenn ein Notfall auftritt, müssen Ihre Mitarbeiter wissen, wie sie ihn melden und an wen sie sich wenden müssen. Danach muss die Personalabteilung sofort mit der Situation fertig werden.

Manager müssen auch wissen, dass ihre Nachricht angekommen ist und dass die Mitarbeiter das Update gesehen und gelesen haben. WhatsApp ist in diesem Fall eingeschränkt.

Und vergessen wir nicht die globale Pandemie COVID-19, die viele Unternehmen gezwungen hat, schnell zu reagieren. Manager müssen in der Lage sein, alle auf dem gleichen Stand zu halten, Echtzeitinformationen zu verteilen, Stresslevel zu managen und vieles mehr, um ernsthafte Rückschläge zu vermeiden.

Das Fazit zu WhatsApp und interner Kommunikation

Die Nutzung von WhatsApp im Arbeitsumfeld erscheint komfortabel und einfach. Und sicher, es scheint einfach, WhatsApp schnell und erfolgreich, wenn auch nicht formal, in der Organisation zu implementieren, aber wenn man genauer hinschaut, findet man viele Fehlfunktionen, die sich am Ende als sehr kostspielig erweisen können.

Am Ende des Tages steht für Unternehmer fest, dass ihr Unternehmen bereit ist für eine Mitarbeiterkommunikations-App als nächstes Kommunikationstool für das Unternehmen.

Heutzutage nutzen immer mehr Unternehmen auf der ganzen Welt eine Mitarbeiterkommunikations-App für alle ihre organisatorischen Anforderungen.

Was ist ein Mitarbeiterkommunikationstool?Es ist ein mobilfreundliches Tool, das auf die Bedürfnisse der Organisation zugeschnitten ist, um einen Ort zu haben, an dem man einfach in Echtzeit miteinander kommunizieren kann.

Die Lösung wurde entwickelt, um die unterschiedlichen Herausforderungen des Organisationsbereichs zu bewältigen. Mittlerweile nutzen Tausende von Unternehmen weltweit die Connecteam-Mitarbeiter-App, um die Daten der Organisation im Auge zu behalten, Gruppen automatisch zu verwalten, Einschränkungen und Berechtigungen hinzuzufügen, verschiedene Kanäle zu erstellen, Berichte zu erstellen und die Organisation zu betreiben Kommunikation erfolgreich und professionell.

Die Chat-Funktion hilft den Mitarbeitern, engagiert und in Verbindung zu bleiben. Wir haben Chat-Home-Teams eingerichtet, in denen Mitarbeiter Erfolge feiern und Updates zu allem und jedem senden können.

Brian Jolliff, COO bei Total Compass Care

Letztendlich wird die Umstellung Ihres Unternehmens auf ein sicheres Kommunikationstool wie Connecteam Sie beruhigen, da Ihre Daten und Dokumente mit der höchsten erforderlichen Sicherheit absolut sicher sind.