Videokonferenzen von zu Hause aus: Tipps, um ein Profi zu werden

Veröffentlicht: 2023-08-11

Videokonferenzen von zu Hause aus werden immer häufiger eingesetzt, da immer mehr Menschen remote arbeiten.

Unabhängig davon, ob Sie vorübergehend Telearbeit leisten, dauerhaft von zu Hause aus arbeiten oder Videokonferenzen vom Büro aus planen, ist es wichtig, bei diesen Videoanrufen so professionell wie möglich zu wirken. Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, diesen Kommunikationsstil optimal zu nutzen.

Bewerben Sie hier Ihr Unternehmen

Konferenzen von zu Hause aus

Bei Konferenzen von zu Hause aus müssen drei Bereiche berücksichtigt werden:

Professionelles Aussehen – Eines der ersten Dinge, die den Leuten auffallen, wenn Sie per Video mit ihnen sprechen, ist Ihr Aussehen. Ganz gleich, ob es um Licht, Ton oder Kleidung geht, Ihre visuelle Darstellung muss professionell wirken.
Professionell handeln – Videokonferenzen sind eine arbeitsbezogene Aktivität. Auch wenn Sie zu Hause sind, sollten Sie sich also wie im Büro vorbereiten. Vermeiden Sie Multitasking oder das Durchsuchen Ihres Schreibtisches nach Materialien. Wenn Sie mit einem Familienmitglied sprechen oder andere Geräusche machen müssen, stellen Sie sicher, dass Sie die Stummschaltfunktion nutzen!
Ablenkungen vermeiden – Videokonferenzen mit Familie, Haustieren und Türklingeln im Hintergrund können schwierig sein. Es ist jedoch wichtig, diese Ablenkungen zu begrenzen, während Sie mit Kollegen oder Kunden telefonieren.

Videokonferenzen von zu Hause aus

Bei einem Videoanruf professionell aussehen

Wenn Sie bei Videoanrufen professionell aussehen und klingen, müssen Sie die Kontrolle über Ihre Umgebung übernehmen. Dabei kommt es nicht nur auf Ihr individuelles Erscheinungsbild an; Es geht auch darum, das beste Aussehen und den besten Klang in Ihrer Umgebung zu erzielen. Hier sind einige der wichtigsten Bereiche, die es zu berücksichtigen gilt.

Beleuchtung

Niemand möchte so aussehen, als säße er in einer Höhle. Hier finden Sie einige Tipps, wie Sie die Lichtquelle für Ihre Videoanrufe optimieren können.

Stellen Sie sich Ihrer Lichtquelle ins Gesicht: Wenn Licht von hinten kommt, wird Ihr Hintergrund beleuchtet, aber Ihr Gesicht wird dunkel. Die Teilnehmer eines Videoanrufs möchten Sie sehen. Positionieren Sie daher Ihre Lampe vor sich oder stellen Sie Ihren Laptop vor ein Fenster oder eine Lampe, um das beste Bild zu erhalten.
Mehrere Lichter einbeziehen: Eine einzelne Lichtquelle kann eine Menge Schatten erzeugen, die während einer Besprechung ablenken können. Gehen Sie nach Möglichkeit in einen Raum mit mehreren Fenstern oder verwenden Sie eine Deckenleuchte und eine Lampe, damit Sie Licht aus mehreren Richtungen erhalten.
Verwenden Sie nach Möglichkeit natürliches Licht: Sonnenlicht sieht tendenziell gleichmäßiger und weniger grell aus als künstliches Licht. Wenn Sie also tagsüber eine Videokonferenz abhalten, versuchen Sie, einen Raum mit vielen Fenstern zu finden, um das beste natürliche Licht zu nutzen.
Ziehen Sie ein Ringlicht in Betracht: Manchmal ist natürliches Licht keine Option. Wenn Sie abends Videokonferenzen abhalten oder sich Ihr Heimbüro im Keller befindet, kann eine dedizierte Lichtquelle von Vorteil sein. Ein Ringlicht sorgt für die beste und gleichmäßige Abdeckung direkt vor Ihrem Computer.
Testen Sie Ihre Beleuchtung: Wenn Sie sich einfach vor der Kamera betrachten, können Sie feststellen, ob Sie mehr oder weniger Licht benötigen oder ob Sie die Richtung ändern müssen.

Videoanruf von zu Hause aus

Kleidung

Bei einem Videoanruf ist es genauso wichtig, sich schick zu kleiden wie bei einem persönlichen Gespräch. Stellen Sie also sicher, dass Sie gut aussehen. Hier finden Sie einige Tipps, wie Sie sich angemessen kleiden.

Tragen Sie keine Karos oder Nadelstreifen: Wenn Sie diese Muster bei einem Videoanruf tragen, kann die Bewegung für andere Teilnehmer ein ablenkendes Bild erzeugen.
Halten Sie sich an gemäßigte Farbtöne: Schwarz und Weiß mögen zwar professionell sein, wenn Sie in einer Büroumgebung arbeiten, sie können sich jedoch auf die Lichteinstellungen Ihres Videoanrufs auswirken. Wenn die Kamera beispielsweise viel helles Weiß erkennt, passt sie sich möglicherweise an und lässt den Rest des Bildschirms dunkler erscheinen.
Kleiden Sie sich geschäftlich lässig: Auch wenn Sie die meiste Zeit Ihrer Arbeit in Jogginghosen verbringen, erfordert ein Videoanruf eine gewisse Professionalität. Tragen Sie nichts, was Sie nicht auch bei persönlichen Treffen mit Kunden oder Kollegen tragen würden.
Ziehen Sie sich vollständig an: Sie könnten versucht sein, sich nur von der Taille aufwärts anzuziehen, da dies wahrscheinlich der einzige Teil von Ihnen ist, den die Leute sehen werden. Allerdings weiß man nie, ob man aufstehen muss, um Präsentationsmaterialien oder etwas anderes zu holen. Bleiben Sie sicherheitshalber bei kompletten Business-Casual-Outfits.
Tragen Sie etwas, das Ihnen ein sicheres Gefühl gibt: Obwohl Professionalität wichtig ist, möchten Sie sich dennoch wohl und selbstbewusst fühlen. Tragen Sie die Kleidungsstücke, die Ihnen das Gefühl geben, frei zu kommunizieren und sich auf den Inhalt Ihres Meetings zu konzentrieren.

Videokonferenzen von zu Hause aus

Kamera

Ihre Kamera ermöglicht es Ihnen, tatsächlich visuell mit anderen Teilnehmern in Kontakt zu treten. Nutzen Sie diese Tipps, um eine reibungslose Verbindung sicherzustellen.

Platzieren Sie die Kamera auf Augenhöhe: Wenn Sie die Kamera darunter oder darüber platzieren, können Sie einen seltsamen Winkel für Videos erzeugen. Darüber hinaus ist es wahrscheinlicher, dass Sie tatsächlich in die Kamera schauen, anstatt sich selbst auf dem Bildschirm anzusehen, wenn dieser sich auf Augenhöhe befindet.
Finden Sie die richtige Position: Idealerweise sollte Ihre Kamera Ihren Kopf und Ihre Schultern oder vielleicht die obere Hälfte Ihres Oberkörpers zeigen. Experimentieren Sie mit der Platzierung Ihres Computers und Stuhls, um den richtigen Abstand zu finden.
Verwenden Sie einen neutralen Hintergrund: Unmengen von Unordnung im Hintergrund Ihres Büros können ablenken und unprofessionell wirken. Suchen Sie sich einen Platz, der aufgeräumt aussieht und keine potenziell sensiblen oder peinlichen Gegenstände enthält.
Ziehen Sie einen virtuellen Hintergrund in Betracht: Einige Programme wie Zoom bieten die Möglichkeit, virtuelle Hintergründe zu verwenden, sodass Sie Ihr Meeting vor einer Skyline oder einem anderen Foto Ihrer Wahl abhalten können. Damit diese Funktion funktioniert, benötigen Sie einen einfachen Hintergrund. Und Sie sollten diese Option nur nutzen, wenn sie die Teilnehmer nicht ablenkt oder unprofessionell wirkt.
Verzögerung begrenzen: Ihre Kamera kann manchmal Bewegungen verzögern oder einfrieren, wenn Ihre Internetverbindung stark ausgelastet ist. Schließen Sie so weit wie möglich andere Registerkarten auf Ihrem Computer und trennen Sie andere Geräte, während Sie telefonieren.

Klang

Auch andere Teilnehmer müssen Sie hören können, wenn Sie mit dem Teilen an der Reihe sind. Diese Tipps können Ihnen dabei helfen, die Botschaft klar zu vermitteln.

Achten Sie auf Tonverzögerungen: Manchmal kommt es während eines Anrufs zu Tonverzögerungen, was dazu führen kann, dass Teilnehmer versuchen, gleichzeitig zu sprechen. Stellen Sie sicher, dass Sie signalisieren, dass Sie sprechen möchten, bevor Sie sich einmischen und über jemanden reden.
Erwägen Sie den Kauf eines Mikrofons: Wenn Sie regelmäßig Videoanrufe führen, entspricht der integrierte Ton Ihres Computers möglicherweise nicht Ihren Qualitätsstandards. Sie können ein separates Mikrofon kaufen und es an Ihren Computer anschließen, damit andere Sie deutlicher hören können.
Verwenden Sie Kopfhörer: Wenn der Ton aus den Lautsprechern Ihres Computers kommt, kann er manchmal in Ihr Mikrofon zurückgeleitet werden und ein Echo erzeugen. Vermeiden Sie dies, indem Sie Kopfhörer verwenden.
Finden Sie einen ruhigen Ort: Einige Teile Ihres Hauses oder Büros sind wahrscheinlich ruhiger als andere. Wenn möglich, suchen Sie sich einen Ort mit einer Tür oder etwas Isolierung, um zusätzlichen Lärm zu begrenzen.
Sprechen Sie klar und deutlich: Wenn Sie an der Reihe sind, etwas zu sagen, zu äußern und zu projizieren, damit die Leute Sie deutlich hören können, so wie Sie es bei einem persönlichen Treffen tun würden.

Testen Sie vor Ihrem Meeting Ihre Kamera- und Tonqualität, um sicherzustellen, dass Sie eine starke Verbindung haben. Dies verhindert Verzögerungen und Verwirrung während des Anrufs, die besonders unprofessionell wirken können.

Videoanrufe von zu Hause aus

Professionelles Handeln bei einem Videoanruf

Das Befolgen der richtigen Etikette für Videokonferenzen trägt dazu bei, dass Besprechungen reibungsloser ablaufen und stellt sicher, dass Sie nicht unhöflich sind.

Berücksichtigen Sie diese Faktoren bei Ihrem nächsten Anruf, um Professionalität und Effizienz zu wahren und die Zeit aller Beteiligten optimal zu nutzen.

Fokus

Führen Sie während eines Anrufs keine Multitasking-Aufgaben durch. Selbst wenn die Leute Sie nicht sehen können, können sie erkennen, wenn Sie nicht aufpassen.

Viele Videokonferenzplattformen verfügen über Funktionen, die anzeigen, wenn Sie nicht aktiv beteiligt sind, beispielsweise wenn Sie sich in einem anderen Fenster befinden. Wenn Sie aufmerksam bleiben, zeigen Sie nicht nur Respekt, sondern stellen auch sicher, dass Sie aktiv Informationen beitragen und verarbeiten.

Stumm

Die Stummschaltung ist nicht nur eine Höflichkeit – sie ist unerlässlich. Wenn Sie Ihr Mikrofon stumm schalten, wenn Sie nicht sprechen, wird verhindert, dass versehentlich Kommentare gesendet werden.

Dadurch wird sichergestellt, dass Hintergrundgeräusche aus Ihrer Umgebung, z. B. ein klingelndes Telefon oder eine Türklingel, den Ablauf des Meetings nicht beeinträchtigen. Durch die Stummschaltung stellen Sie die Klarheit des Anrufs für alle sicher.

Verwenden Sie eine Agenda

Strukturierte Meetings sind effektive Meetings. Eine Agenda bietet einen Fahrplan für Diskussionen und ermöglicht den Teilnehmern eine effiziente Vorbereitung und Beteiligung.

Erstellen Sie beim Hosten einen Überblick über die Hauptthemen und teilen Sie ihn im Voraus mit. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Teilnehmer vorbereitet sind, was das Treffen fruchtbarer macht und Abweichungen vom Hauptthema minimiert.

Bewahren Sie Materialien in der Nähe auf

Vorfreude ist der Schlüssel. Halten Sie bei der Teilnahme an einem virtuellen Meeting alle relevanten Materialien organisiert und griffbereit bereit. Dies minimiert Unterbrechungen und unangenehme Pausen, wenn Sie nach einem bestimmten Dokument oder einer Präsentationsfolie suchen.

Ein organisierter Aufbau strahlt Professionalität aus und sorgt für ein reibungsloseres Anruferlebnis für alle Beteiligten.

Videokonferenzen von zu Hause aus

Räumen Sie Ihren Bildschirm frei

Die Vorbereitung erstreckt sich auch auf Ihren digitalen Arbeitsplatz. Wenn Sie eine Bildschirmfreigabe durchführen möchten, stellen Sie sicher, dass nicht verwandte Registerkarten und Anwendungen geschlossen sind.

Deaktivieren Sie alle potenziellen Popup-Benachrichtigungen – sei es von Messaging-Apps oder Software-Updates. Dieser proaktive Ansatz stellt sicher, dass das Meeting konzentriert bleibt und die Teilnehmer nicht versehentlich unzusammenhängenden oder vertraulichen Informationen ausgesetzt werden.

Pünktlich sein

Pünktlichkeit ist ein Beweis für Professionalität. Die verspätete Teilnahme an einer Videokonferenz sendet unbeabsichtigt die Botschaft von Respektlosigkeit oder Gleichgültigkeit gegenüber der Zeit anderer.

So wie Sie nicht zu spät in ein persönliches Meeting schlendern würden, gilt das gleiche Prinzip auch für virtuelle Meetings. Priorisieren Sie das Zeitmanagement, um sicherzustellen, dass Sie immer pünktlich sind.

Augenkontakt herstellen

Virtuelle Meetings stellen einzigartige Herausforderungen dar, eine davon besteht darin, eine echte Verbindung aufrechtzuerhalten. Auch im digitalen Umfeld spielt der Blickkontakt eine entscheidende Rolle.

Widerstehen Sie dem Drang, sich Ihren eigenen Video-Feed anzusehen, sonst lassen Sie sich ablenken. Der direkte Blick in die Kamera, insbesondere beim Sprechen, verstärkt das Engagement und die Aufmerksamkeit für die Diskussion.

Videokonferenz von zu Hause aus

Ablenkungen bei einem Videoanruf vermeiden

Die Remote-Arbeitsumgebung bringt verschiedene potenzielle Ablenkungen mit sich, die die Effizienz und Professionalität von Videoanrufen beeinträchtigen können. Hier sind einige häufige Ablenkungen und Strategien, um ihnen entgegenzuwirken.

Familie

Kinder und Ehepartner könnten Ihr Büro betreten oder draußen Lärm machen. Während es für Familienmitglieder selbstverständlich ist, neugierig zu sein oder Hilfe zu benötigen, ist es wichtig, ihnen die Bedeutung Ihrer Treffen zu vermitteln.

Indem Sie Grenzen setzen und diese im Voraus informieren, können Sie Unterbrechungen minimieren und eine professionelle Atmosphäre aufrechterhalten.

Videokonferenzen für Kinder

Haustiere

Unsere pelzigen Freunde können während des Arbeitstages wunderbare Begleiter sein, aber sie verstehen möglicherweise nicht, wie wichtig Ihre virtuellen Meetings sind. Ein eifriger Hund könnte bellen oder eine neugierige Katze könnte zu den ungünstigsten Zeiten über Ihre Tastatur stolzieren.

Um diese potenziellen Störungen abzumildern, ist es ratsam, einen ruhigen, abgeschlossenen Raum für Ihre Anrufe zu finden.

Wenn das nicht möglich ist, können Sie vielleicht einen Spielbereich oder Spielzeug einrichten, um die Kinder während Ihres Meetings zu beschäftigen, oder sogar ein Familienmitglied damit beauftragen, sie in einem anderen Raum zu beschäftigen.

Geräusche im Freien

Die Geräusche im Freien, sei es das Summen des Verkehrs, spielende Kinder oder das sporadische Klingeln an der Tür, können unvorhersehbar und aufdringlich sein.

Während einige Geräusche außerhalb unserer Kontrolle liegen, können vorbeugende Maßnahmen ihre Auswirkungen drastisch reduzieren. Suchen Sie nach einem Ort in Ihrem Zuhause, der am wenigsten von Außengeräuschen betroffen ist – sei es ein Raum mit Blick auf den Hinterhof oder ein isolierter Keller.

Dicke Vorhänge oder Fensterdichtungen können Außengeräusche zusätzlich dämpfen und so dafür sorgen, dass Ihr Gespräch professionell und unterbrechungsfrei bleibt.

Telefone

Im Zeitalter der ständigen Konnektivität wimmelt es auf unseren Telefonen ständig von Benachrichtigungen, SMS oder Anrufen. Während sie für die Kommunikation unerlässlich sind, können sie während eines Videoanrufs schädlich sein und Ihre Aufmerksamkeit spalten.

Über die bloße Stummschaltung Ihres Telefons hinaus können Sie darüber nachdenken, es verdeckt oder ganz in einem anderen Raum aufzustellen.

Ziel ist es, einen Raum zu schaffen, in dem Sie vollständig in den Videoanruf eintauchen und Respekt und Engagement für das Gespräch zeigen können.

E-Mails

Da unser Leben zunehmend digitalisiert wird, kann eine Flut von E-Mail-Benachrichtigungen, Pop-ups oder Chat-Benachrichtigungen genauso ablenkend sein wie jede physische Unterbrechung.

Solche Ablenkungen schwächen nicht nur Ihre Aufmerksamkeit, sondern können auch die Aufmerksamkeit anderer ablenken, wenn Sie den Bildschirm teilen.

Nehmen Sie sich vor Ihrem Anruf ein paar Minuten Zeit, um Ihren digitalen Arbeitsplatz aufzuräumen. Schließen Sie überflüssige Tabs und Apps und aktivieren Sie bei Bedarf den „Bitte nicht stören“-Modus für alle Anwendungen, die Unterbrechungen verursachen könnten. Dies fördert eine digitale Umgebung, die produktive Diskussionen fördert.

Besucher

Selbst in einer Remote-Arbeitsumgebung kann es zu unerwarteten Besuchen von Nachbarn, Freunden oder der Großfamilie kommen. Diese gut gemeinten Drop-Ins sind sich Ihrer Verpflichtungen bei Videokonferenzen möglicherweise nicht bewusst.

Es ist von Vorteil, Ihre Arbeitsroutine von zu Hause aus mit Ihren Mitmenschen zu teilen. Erwägen Sie, bei wichtigen Besprechungen ein höfliches „Bitte nicht stören“-Schild oder eine Benachrichtigung an Ihrer Haustür anzubringen.

Indem Sie solche Grenzen setzen, stellen Sie sicher, dass Ihre beruflichen Verpflichtungen mit dem Respekt behandelt werden, den sie verdienen.

Irrelevantes Gespräch

Die Effizienz in Besprechungen wird oft durch Abschweifungen beeinträchtigt. Obwohl es in der Natur des Menschen liegt, unbeschwerte Scherze zu führen oder persönliche Anekdoten zu erzählen, ist es wichtig, ein Gleichgewicht zu finden.

Wenn Sie moderieren, lenken Sie die Konversation vorsichtig wieder auf den richtigen Weg, wenn sie vom Thema abweicht. Es ist auch nützlich, bestimmte Zeiten für zwanglose Gespräche einzuplanen, etwa zu Beginn oder am Ende des Anrufs, um sicherzustellen, dass die Kernagenda nicht gefährdet wird und gleichzeitig die Kameradschaft unter den Teilnehmern gefördert wird.

Videokonferenzen von zu Hause aus

Verhaltensregeln für Videokonferenzen

Sich in der Welt der Videokonferenzen zurechtzufinden, kann etwas überwältigend sein, insbesondere wenn so viele Faktoren berücksichtigt werden müssen.

Um den Prozess zu optimieren und sicherzustellen, dass Sie sich im bestmöglichen Licht präsentieren, finden Sie hier eine Vergleichstabelle, die die wesentlichen Gebote und Verbote für einen erfolgreichen Videoanruf hervorhebt.

Unabhängig davon, ob Sie gelegentlich Benutzer sind oder täglich Videoanrufe tätigen, dient diese Tabelle als praktische Kurzreferenz, um Ihre virtuellen Interaktionen professionell und produktiv zu gestalten:

Aspekt	DOS	Verbote
Aussehen	Tragen Sie Business-Freizeitkleidung.	Tragen Sie keine Karos oder Nadelstreifen und kleiden Sie sich nicht nur von der Taille aufwärts.
Beleuchtung	Verwenden Sie natürliches Licht. Stelle dich deiner Lichtquelle.	Lass das Licht nicht von hinten kommen.
Kamera	Platzieren Sie die Kamera auf Augenhöhe; Verwenden Sie einen neutralen Hintergrund.	Vermeiden Sie Unordnung oder sensible Elemente im Hintergrund.
Klang	Benutzen Sie Kopfhörer; Erwägen Sie die Anschaffung eines Mikrofons.	Verlassen Sie sich nicht ausschließlich auf das integrierte Computer-Audio; Vermeiden Sie Echos.
Professionelles Verhalten	Pünktlich sein; Augenkontakt herstellen; eine Agenda verwenden.	Machen Sie kein Multitasking; Vermeiden Sie irrelevante Gespräche während des Anrufs.
Ablenkungen	Benachrichtigen Sie die Familie über Treffen; Schließen Sie irrelevante Registerkarten.	Lassen Sie Telefone nicht laut laufen; Vermeiden Sie Haustiere am Arbeitsplatz.

Abschluss

Videokonferenzen von zu Hause aus sind eine großartige Möglichkeit für kleine Unternehmen und ihre Mitarbeiter, während der Arbeit von zu Hause aus in Kontakt zu bleiben.

Mit diesen Tipps können Sie Ihr Bestes geben, professioneller wirken und in jeder Sitzung erfolgreicher sein.

Bild: Depositphotos.com