So nutzen Sie den vollen Wert virtueller Meetings für kleine Unternehmen

Kleine Unternehmen sind möglicherweise nicht in der Lage, die Ressourcen anzubieten, die großen Unternehmen zur Verfügung stehen, und können nicht mit hundertprozentiger Sicherheit vorhersagen, wie die Dinge in ein paar Jahren intern aussehen werden. Schließlich wachsen sie immer noch, und die aktuellen Wirtschaftsaussichten scheinen zeitweise düster zu sein. Was kleine Unternehmen jedoch bieten können, ist, ihre Mitarbeiter dort abzuholen, wo sie sind.

Eine zuverlässige, leistungsstarke und flexible Videokonferenzplattform wirkt Wunder für kleine Unternehmen, selbst wenn sie nicht viele Besprechungen veranstalten. Die Technologie der Software für virtuelle Meetings hat sich dahingehend weiterentwickelt, dass sie Analysen, Aufgaben- und Zeitmanagement sowie Workflow-Überwachung umfasst, die jedem Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Es legt den Grundstein dafür, dass ein sich entwickelndes kleines Unternehmen Mitarbeiter hinzufügen und dauerhafte, nachhaltige Protokolle etablieren kann, egal wie groß es wird.

Hier sind einige wichtige Überlegungen, die kleine Unternehmen beim Kauf dieses zentralen Geschäftstools beachten sollten:

Gesichert und geladen

„Zoombombing“ wurde zu Beginn der COVID-19-Pandemie zum Laufwitz, als die meisten Arbeitsabläufe weltweit online verlagert wurden. Die Idee dahinter war, dass sich ein Fremder in einen laufenden Videoanruf hacken könnte, um Verwirrung zu stiften und die Teilnehmer zu trollen. Was als harmloses Ärgernis begann, eskalierte zu einem Sicherheitsrisiko, das Zoom einen hübschen Cent kostete: Das Unternehmen zahlte 2021 eine Klage in Höhe von 85 Millionen US-Dollar aus.

Es ist nicht länger akzeptabel, dass Software für Videokonferenzen nur die höchsten Sicherheitsstandards erfüllt, und die meisten Anbieter haben ihre Schutzmaßnahmen verstärkt. Priorisieren Sie zunächst Software, die die Zwei-Faktor-Authentifizierung unterstützt oder sogar erfordert. Es führt einen zusätzlichen Schritt ein, sperrt jedoch effektiv jeden Betrüger aus, der keinen Zugriff auf mehrere Geräte hat, die einem einzelnen Benutzer gehören. Einige Softwareanbieter bieten ihre eigene Authentifizierungssoftware an, und die Kombination beider Software optimiert die Sicherheitsbemühungen. Auch wenn ein Großteil der modernen Video-Chat-Software cloudbasiert ist, ist es sinnvoll, Anbieter zu bevorzugen, die physische Rechenzentren betreiben, was Hackern zusätzliche Hürden bietet.

Viele Probleme können vermieden werden, wenn die Software der Person, die den Anruf leitet, die Befugnis erteilt. Suchen Sie nach Angeboten, die es dem Host ermöglichen, laufende Anrufe zu „sperren“. Dadurch wird sichergestellt, dass kein neuer Teilnehmer teilnehmen kann, auch wenn er eingeladen wurde oder einen Link zum Anruf erhält. Priorisieren Sie Software, die Anfragen zur Bildschirmfreigabe und -aufzeichnung auch an die Personen weiterleitet, die die virtuellen Meetings durchführen.

Für immer zusammen

Dank der Entwicklungen im SaaS-Bereich, insbesondere im Bereich der Automatisierungsfunktionen, ist Meeting-Software in der Lage, sich auf das zu konzentrieren, was vor und nach dem Meeting selbst geschieht. Wenn ein Unternehmen beispielsweise ein Webinar veranstaltet, könnte die Software es Benutzern ermöglichen, Einladungen anzupassen oder vor der Veranstaltung Umfragen zu versenden und später allen Teilnehmern per E-Mail ein automatisch generiertes Transkript des Gesprächs zuzusenden.

Kleine Unternehmen sollten die Investition in eine Meeting-Plattform desselben Anbieters in Betracht ziehen, der auch die übrigen Apps betreibt. Dies bringt zahlreiche Vorteile mit sich, darunter ein höheres Maß an Sicherheit, da Anbieter die Möglichkeit haben, Probleme von einem zentralen Standort aus zu überwachen. Die Option schaltet auch die Analysefunktionen frei, die in den meisten Videokonferenzsoftwares integriert sind. Als Fortsetzung des obigen Webinar-Beispiels kann die richtige Technologielösung nach Abschluss des Meetings automatisch Informationen abrufen, z. B. die Ergebnisse von Umfragen oder in einem Foliendeck besprochene Schlüsselzahlen, einige Zahlen berechnen und die Ergebnisse an alle Teilnehmer senden Mitarbeiter. Letztere Empfänger finden wichtige Aufgaben in ihren Kalendern und wichtige Zahlen in Tracking-Tabellen – alles möglich, weil die unterschiedlichen Softwareteile nahtlos miteinander kommunizieren.

Für kleine Unternehmen kann es verlockend sein, auf diesen Prozess zu verzichten und sich einfach für den Anbieter zu entscheiden, der die günstigste Lösung bietet. Die wahren Einsparungen ergeben sich aus der Interoperabilität mehrerer verwandter Tools, die als Paket von Collaboration-Apps gebündelt und bepreist werden.

Nah oder fern

Die richtige Videokonferenzsoftware wirkt sich positiv auf die Mitarbeitererfahrung aus. Bei der Vereinheitlichung mit anderen Anwendungen behalten die Mitarbeiter den Überblick über den Alltag und können Aufgaben schnell anpassen, um erforderliche Änderungen umzusetzen. Außerdem maximiert es die Zeit der Mitarbeiter, indem es die Verteilung von Tagesordnungen vor virtuellen Besprechungen ermöglicht und während des Anrufs virtuelle Whiteboards ermöglicht.

Eine leistungsstarke Meeting-Software vermittelt jedoch die Botschaft, dass ein Unternehmen versteht, wie seine Mitarbeiter arbeiten.

Kleine Unternehmen sollten Meeting-Software mit einer mobilen Komponente priorisieren. Es klingt wie eine Selbstverständlichkeit – sollten nicht alle Technologieunternehmen mobile Apps entwickeln, um ihre Desktop-Angebote zu ergänzen? –, aber ein Anbieter, der zuverlässige Meeting-Software und eine unterstützte, hochmoderne und technologisch versierte mobile App herstellt, ist schwerer zu finden als manche vielleicht denken. Wenn diese Software in einem einheitlichen System betrieben wird, werden außerdem sogar mobile Meetings nach hilfreichen Daten zur Steuerung und Aktualisierung von Arbeitsabläufen durchsucht.

Da Mitarbeiter theoretisch von überall auf der Welt mit der Software interagieren, ist es für kleine Unternehmen wichtig, eine Technologie zu verwenden, die ein Aktivitätsprotokoll führt, das Vorgesetzte im Nachhinein überprüfen können. Sollte es zu einer Sicherheitsverletzung kommen, kann dies eine unschätzbare Ressource sein, um herauszufinden, was passiert ist, und um die Schwachstelle zu schließen, damit sie auch Wachstumsphasen überdauern kann.

Standards und Praktiken für virtuelle Meetings

Kleine Unternehmen müssen ihre Software-Suite unter Berücksichtigung der Effizienz aufbauen. Dieser Aspekt kann leicht übersehen werden, wenn es nur wenige Mitarbeiter gibt, die von jeder Regel Ausnahmen machen können. Sobald das Unternehmen jedoch wächst, wird es wichtig, Best Practices für den Einstieg neuer Mitarbeiter, insbesondere neuer Manager, zu etablieren.

Die Software schafft auch einen Präzedenzfall: Wenn nun etwas Wichtiges ansteht, erhalten Mitarbeiter einen Anreiz, virtuelle Besprechungen abzuhalten, um Informationen zu verbreiten, in der Gewissheit, dass diese effektiv kommuniziert werden und es eine virtuelle Papierspur für den Fall gibt, dass es zu Überschneidungen kommt.

Am wichtigsten ist, dass Videokonferenzsoftware kleinen Unternehmen Zeit spart – ein Gut, das Unternehmen jeder Größe um jeden Preis schützen müssen.