Alles, was Sie über eine virtuelle Telefonnummer wissen müssen
Veröffentlicht: 2024-04-02
- 4. Februar 2024
Inhalt
Heutzutage sind Festnetzanschlüsse so etwas wie eine Antiquität geworden. Tatsächlich verfügen viele Haushalte überhaupt nicht mehr über einen Festnetzanschluss und entscheiden sich stattdessen für einen Mobilfunkanschluss. In der Geschäftswelt wird erwartet, dass Festnetzanschlüsse bis 2025 veraltet sein werden.
Doch neben Mobiltelefonen erfreut sich noch eine andere Art von Telefonnummern zunehmender Beliebtheit: virtuelle Telefonnummern.
In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über virtuelle Telefonnummern wissen müssen. Lasst uns eintauchen:
Was ist eine virtuelle Telefonnummer?
Eine virtuelle Telefonnummer ist eine Telefonnummer, die nicht direkt mit einem einzelnen Festnetzanschluss verbunden ist. Stattdessen werden eingehende Anrufe an eine voreingestellte Anzahl von Telefonleitungen weitergeleitet, bei denen es sich entweder um Mobilfunk-, Festnetz- oder VoIP-Telefonleitungen handeln kann. Das konkrete Gerät, an das jeder Anruf geht, wird jedoch vor Ort festgelegt.
Aufgrund dieser Methode der Anrufweiterleitung bieten virtuelle Telefonnummern sowohl mehr Flexibilität als auch eine verbesserte Anonymität. Virtuelle Telefonnummern sind viel schwieriger aufzuspüren als normale Telefonnummern, und da sie nicht an einen festen Standort gebunden sind, können Unternehmen sie nutzen, um Anrufe nach eigenem Ermessen und Wunsch an Softphones, Mobiltelefone und VoIP-Tischtelefone weiterzuleiten ihre eigenen Vorwahlen.
Wie funktionieren virtuelle Telefonnummern?
Wie Sie sich vorstellen können, steckt hinter virtuellen Telefonnummern eine große technische Komplexität. Aber oberflächlich betrachtet kann man es sich so vorstellen:
Regelmäßige Telefonanrufe gehen ins Festnetz oder Mobilfunknetz oder kommen von dort. Wenn Sie jedoch einen Anruf zu oder von einer virtuellen Telefonnummer tätigen, wird der Anruf über das Internet weitergeleitet. Von dort aus kann der Anruf an jedes vom Empfänger ausgewählte Gerät weitergeleitet werden.
Kurz gesagt, virtuelle Telefonnummern tauschen den Mobilfunkanbieter oder das Festnetz gegen das Internet und ermöglichen die Geräteauswahl in Echtzeit.
4 Möglichkeiten, wie Sie eine virtuelle Telefonnummer nutzen können
Sobald Sie eine virtuelle Telefonnummer eingerichtet haben, können Sie diese für verschiedene Zwecke verwenden:
1. Um Anrufe zu tätigen
Eine virtuelle Telefonnummer ist schließlich eine Telefonnummer und kann zum Telefonieren verwendet werden. Sie können den Anruf mit dem Gerät Ihrer Wahl tätigen, während die Anrufer-ID Ihre virtuelle Nummer anzeigt.
Darüber hinaus können Sie eine virtuelle Nummer mit einer beliebigen Vorwahl auswählen, sodass es bei Bedarf so aussieht, als ob Sie sich an einem anderen Ort befinden.
2. Um Anrufe zu empfangen
Eine virtuelle Telefonnummer funktioniert genau wie ein normales Telefon: Die Leute können Ihre Nummer wählen und Sie erhalten ihre Anrufe.
Da virtuelle Telefonnummern jedoch nicht an ein bestimmtes Gerät gebunden sind, klingelt der Anruf möglicherweise auf mehreren Telefonen gleichzeitig, und Sie können spontan entscheiden, welches Telefon Sie entgegennehmen möchten.
3. Zum Senden und Empfangen von Textnachrichten
Virtuelle Telefonnummern beschränken sich nicht nur auf das Tätigen und Empfangen von Anrufen. Mit Ihrer virtuellen Telefonnummer können Sie auch SMS senden und empfangen. Das SMS-Erlebnis ist genau das gleiche wie auf einer normalen Mobilfunklinie.
4. So fügen Sie Erweiterungen hinzu
Wenn Sie mit einem Team zusammenarbeiten, können Sie Ihrer virtuellen Nummer Durchwahlen hinzufügen, genau wie bei einem herkömmlichen Bürotelefon. Sie können diese Durchwahlen an verschiedene Personen oder Abteilungen weiterleiten und so die Anrufweiterleitung effizienter gestalten, die Kommunikation verbessern und ein professionelleres Erscheinungsbild erzielen.
So erhalten Sie eine virtuelle Telefonnummer
Interessanterweise gibt es viele verschiedene Möglichkeiten, eine virtuelle Telefonnummer zu erhalten.
Wenn Sie zum Starten nur eine virtuelle Telefonnummer benötigen, ist Google Voice eine tolle kostenlose Lösung. Es bietet eine kostenlose virtuelle Telefonnummer, die zu Ihrem Google-Konto passt, und verfügt über alle Funktionen, die Sie von einer virtuellen Telefonnummer erwarten, einschließlich der Möglichkeit, Anrufe zu tätigen und zu empfangen sowie Textnachrichten zu senden und zu empfangen. Es bietet außerdem Anrufweiterleitung, Voicemail und Voicemail-Transkription.
Wenn Sie geschäftlich eine virtuelle Telefonnummer benötigen, können Sie sich die verschiedenen verfügbaren VoIP-Lösungen für Unternehmen ansehen. Diese Produkte bieten in der Regel mehrere Leitungen und zusätzliche Funktionen, die für Unternehmen relevant sind, wie Nebenstellen, internationale Anrufe, Dreiergespräche und Anrufparken.
Zu den Marktführern im VoIP-Bereich für Unternehmen zählen Nextiva, 8×8, Grasshopper und MightyCall. Bei allen Anbietern ist der Anmeldevorgang einfach und Sie können Ihre virtuellen Nummern schnell nach der Anmeldung erhalten. Dabei handelt es sich jedoch allesamt um kostenpflichtige Abonnementprodukte, nicht um kostenlose Produkte.
Welche Vorteile bietet eine virtuelle Telefonnummer?
Die Verwendung einer virtuellen Telefonnummer hat viele Vorteile. Hier sind einige, die Sie beachten sollten:
1. Einfache Einrichtung
Herkömmliche Telefonsysteme können schwierig einzurichten sein. Sie erfordern in der Regel komplexe Geräte vor Ort, die von einem Spezialisten konfiguriert werden müssen. Insgesamt kann die Installation einer herkömmlichen Telefonanlage ein langwieriges Unterfangen sein.
Virtuelle Telefonsysteme hingegen bringen nicht die gleichen Komplexitäten und Hindernisse mit sich wie herkömmliche Telefonsysteme. Um ein virtuelles Telefon einzurichten, benötigen Sie lediglich eine Internetverbindung und ein Gerät, das Sie als Telefon verwenden können. Dieses Gerät kann alles sein, von einem Computer über ein Mobiltelefon bis hin zu einem dedizierten VoIP-Tischtelefon.
Kurz gesagt: Um ein virtuelles Telefonsystem einzurichten, müssen Sie lediglich eine Verbindung zum Internet herstellen, sich für den Dienst anmelden und Ihre Geräte anschließen. Sie können Ihr gesamtes System praktisch sofort zum Laufen bringen, was bei herkömmlichen Systemen normalerweise nicht möglich ist.
2. Niedrigere Kosten
Neben schnelleren Einrichtungszeiten schonen virtuelle Telefonnummern auch den Geldbeutel. Da keine teure Ausrüstung vor Ort erforderlich ist, sind die Kosten in der Regel niedriger. Darüber hinaus können Benutzer ihre eigenen Pläne konfigurieren, um ihren individuellen Anforderungen gerecht zu werden.
Insgesamt können virtuelle Telefonsysteme bis zu 65 % günstiger sein als herkömmliche Telefonsysteme – das ist eine große Ersparnis, insbesondere für kleine und wachsende Unternehmen.
Einer der Gründe für diese Kosteneinsparungen besteht darin, dass Sie bei virtuellen Telefonsystemen auswählen können, welche Funktionen Sie benötigen und welche nicht. Auf diese Weise ist es weniger wahrscheinlich, dass Sie für eine Reihe von Funktionen bezahlen müssen, die Sie nie nutzen werden. Dies hält die Kosten niedrig und macht virtuelle Telefonnummern wirtschaftlicher als herkömmliche Systeme.
3. On-Demand-Telefonnummern
Virtuelle Telefonnummern bieten eine bessere Kontrolle über Ihre Anrufer-ID und die von Ihnen verwendeten Nummern. Während herkömmliche Telefonnummern an eine bestimmte Leitung und einen bestimmten geografischen Standort gebunden sind, ist dies bei virtuellen Telefonnummern nicht der Fall.
Das bedeutet, dass Sie auswählen können, welche Vorwahl Sie verwenden möchten, welche Telefonnummer Sie möchten und vieles mehr.
Dies ist besonders nützlich für Remote-Teams. Mit einem virtuellen Telefonsystem kann es so aussehen, als hätte jedes Mitglied Ihres Teams eine Telefonnummer vom selben geografischen Standort, selbst wenn Ihr Team über die ganze Welt verteilt ist.
Darüber hinaus können Sie lokale Nummern verwenden, wenn Sie Kaltanrufe an kleine Unternehmen tätigen. Oder Sie können eine gebührenfreie Nummer oder sogar eine Nummer ohne Direktwahl wählen.
4. Flexible Geräteoptionen
Herkömmliche Telefonnummern bieten keine große Geräteflexibilität. Wenn ein Anruf eingeht, haben Sie nur eine Wahl, wie Sie ihn entgegennehmen.
Mit virtuellen Telefonnummern können Sie Ihre Anrufe jedoch auf jedem Ihrer Geräte entgegennehmen. Das bedeutet, dass Sie Ihren Anruf auf Ihrem Mobiltelefon, Tablet, Laptop, Desktop, Konferenztelefon, Desktop-Telefon oder drahtlosen VoIP-Telefon entgegennehmen können.
Die Realität ist, dass die meisten Geschäftsleute bereits mehrere Geräte nutzen, daher ist es nur sinnvoll, eine Option zu wählen, die geräteunabhängig ist. Virtuelle Telefonnummern ermöglichen es Fachleuten, all diese Geräte zu nutzen, ohne über einen Telefontarif hinaus etwas Neues kaufen zu müssen.
Was sind die Nachteile einer virtuellen Telefonnummer?
Es gibt zwei Nachteile, die Geschäftsinhaber beachten sollten, wenn sie entscheiden, ob sie in eine virtuelle Telefonnummer investieren oder nicht.
Da virtuelle Telefonnummern nicht an ein bestimmtes Gerät gebunden sind, können Sie zunächst einmal viel einfacher zu erreichen sein. Wenn Sie einen Anruf erhalten, kann dieser an mehrere Geräte weitergeleitet werden, und wahrscheinlich haben Sie mindestens eines davon auf dich. In vielen Fällen ist das eine gute Sache, kann aber auch die Work-Life-Balance beeinträchtigen. Wenn Sie so leicht zu erreichen sind, kann es schwierig sein, Ihr Privatleben von Ihrem Arbeitsleben zu trennen.
Zweitens weisen virtuelle Telefonnummern nicht immer die gleiche Konstanz der Anrufqualität auf wie normale Festnetznummern. Wenn Sie sich beispielsweise aus irgendeinem Grund in einer Gegend mit unzureichendem Internet befinden, kann die Anrufqualität darunter leiden. Im schlimmsten Fall kann es sein, dass Ihr Anruf komplett unterbrochen wird.
Wie hilft eine virtuelle Nummer kleinen Unternehmen?
Virtuelle Nummern können im Vergleich zu herkömmlichen Telefonsystemen ein höheres Maß an Flexibilität bieten. Mit einer virtuellen Nummer können Teammitglieder Anrufe von jedem Gerät ihrer Wahl entgegennehmen, sodass sie Anrufe auch unterwegs entgegennehmen können.
Darüber hinaus können virtuelle Telefonsysteme dazu beitragen, ein professionelleres und einheitlicheres Unternehmensimage zu schaffen. Dies ist besonders wichtig für Remote-Teams während virtueller Meetings. Anstatt Telefonnummern aus mehreren verschiedenen Vorwahlen zu haben, können alle Teamanrufe über das virtuelle System geleitet werden, das für alle Anrufe die gleiche Vorwahl anzeigt.
Virtuelle Telefonsysteme sind außerdem einfacher einzurichten und zu warten und kosten in der Regel weniger als vergleichbare herkömmliche Systeme. Auf diese Weise können sie kleinen Unternehmen Zeit und Geld sparen.
Erste Schritte mit virtuellen Telefonnummern
Für die meisten Unternehmen sind virtuelle Telefonsysteme eine sinnvolle Investition in die moderne Wirtschaft von heute. Diese Systeme halten nicht nur die Kosten niedrig, sie bieten auch mehr Flexibilität, ermöglichen eine einfachere Einrichtung und Wartung und schaffen ein einheitlicheres Unternehmensimage für Remote-Teams.
