Was ist ein W2-Formular Lohn- und Steuerausweis? Was Arbeitgeber und Arbeitnehmer wissen müssen

Sind Sie ein Arbeitnehmer, der neugierig ist, was ein W2-Formular Lohn- und Steuerbescheinigung ist, oder ein Arbeitgeber, der sich fragt, ob er sie vorlegen muss? Es ist wichtig, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer ihre Verantwortlichkeiten in Bezug auf W2-Formulare verstehen. In diesem Artikel gehen wir durch alles, was Sie wissen müssen. Tauchen wir ein!

Was ist ein W2-Formular?

Ein W2-Formular ist ein Steuerformular des Internal Revenue Service (IRS), das verwendet wird, um Löhne, Gehälter und andere an einen Mitarbeiter gezahlte Vergütungen zu melden. Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer eine Kopie des ausgefüllten W2-Formulars aushändigen, damit er seine Steuern einreichen kann. Der Arbeitgeber ist außerdem verpflichtet, Kopien des Formulars an den IRS und alle zuständigen staatlichen Steuerbehörden zu übermitteln.

Wer erhält ein Formular W-2 – Lohn- und Steuerbescheinigung?

Ein W2-Formular, auch bekannt als Lohn- und Steuerbescheinigung, wird einem Arbeitnehmer zugesandt, der während des Jahres für einen Arbeitgeber gearbeitet hat. Das Formular wird am Ende des Steuerjahres vom Arbeitgeber ausgestellt und enthält Informationen über einbehaltene Steuern und erhaltene Entschädigungen.

Alle Mitarbeiter müssen eine Kopie dieses Formulars erhalten, um ihre Steuern einzureichen. Arbeitgeber müssen eine Kopie dieses Formulars beim IRS und den zuständigen staatlichen Steuerbehörden einreichen.

Ihre Pflichten als Arbeitgeber

Als Arbeitgeber sind Sie gesetzlich verpflichtet, den Arbeitnehmern am Ende des Steuerjahres ein W2-Formular auszuhändigen. Dieses Formular muss genau ausgefüllt und rechtzeitig eingereicht werden, um Strafen von der IRS oder staatlichen Behörden zu vermeiden.

Es ist wichtig, dass Sie das ganze Jahr über genaue Aufzeichnungen über die Löhne und Steuern der Mitarbeiter führen, da diese Informationen auf dem W2-Formular widergespiegelt werden.

Wie bekomme ich mein W-2?

Viele Leute wissen nicht, wie sie ihr W-2-Formular bekommen, aber es ist eigentlich ganz einfach. Hier sind einige Tipps, wie Sie Ihr W-2 erhalten:

1. Wenden Sie sich an Ihren Arbeitgeber: Ihr Arbeitgeber sollte in der Lage sein, Ihnen die erforderlichen Unterlagen oder Anweisungen zum Zugriff und Herunterladen zur Verfügung zu stellen.
2. Melden Sie sich bei Ihrem Online-Gehaltsabrechnungssystem an: Wenn Sie Online-Zugriff auf Ihr Gehaltsabrechnungssystem haben, können Sie möglicherweise eine Kopie Ihres W-2 direkt von der Website herunterladen.
3. Wenden Sie sich an die Social Security Administration (SSA): Die SSA kann Ihnen möglicherweise eine Kopie Ihres W-2 zur Verfügung stellen, wenn Sie es verloren haben oder keines von Ihrem Arbeitgeber erhalten können.
4. Fordern Sie eine Kopie beim IRS an: Wenn Sie von Ihrem Arbeitgeber keine Kopie erhalten können, können Sie beim IRS einen kostenlosen Ersatz anfordern, indem Sie das Formular 4506-T einreichen.
5. Verwenden Sie Dienste von Drittanbietern: Es gibt verschiedene Dienste von Drittanbietern, die Ihnen helfen können, Kopien Ihres W-2-Formulars abzurufen, wenn alle anderen Methoden fehlgeschlagen sind. Diese Unternehmen erheben in der Regel Gebühren für diesen Service, stellen Sie also sicher, dass Sie vorher die richtige Recherche durchführen.

Wann sind W-2 im Jahr 2023 fällig?

W-2-Formulare für das Steuerjahr 2022 sind am oder vor dem 31. Januar 2023 fällig. Arbeitgeber müssen W-2-Formulare am Ende des Kalenderjahres ausstellen und bis zum letzten Tag im Februar versenden. Es ist wichtig, dass Arbeitgeber sicherstellen, dass alle Mitarbeiter ihre W-2 rechtzeitig erhalten, um sich auf ihre Steuern vorzubereiten.

Welche Informationen enthält das Formular W-2: Lohn- und Steuerbescheinigung?

Ein Formular W-2 Lohn- und Steuerbescheinigung bietet einen umfassenden Überblick über die Finanzdaten eines Mitarbeiters für das Jahr. Im Folgenden finden Sie eine Liste der im Formular W-2 enthaltenen Angaben:

• Name, Adresse und Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters
• Name, Adresse und Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) des Arbeitgebers
• Gesamteinkommen, Löhne und Trinkgelder
• Betrag der einbehaltenen Bundessteuer
• Der Betrag der einbehaltenen Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern
• Staatliche, lokale und/oder städtische Steuern werden einbehalten
• Alle anderen steuerpflichtigen Einkünfte oder Abzüge, die dem IRS gemeldet werden

So reichen Sie das Formular W-2 ein

Lassen Sie uns unten Schritt für Schritt durchgehen, wie Sie das Formular W-2 ausfüllen…

Kästen AF

Feld A ist für die Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters. Die Felder B, C und D sind für die EIN, die Adresse des Arbeitgebers und die Kontrollnummer. Die Felder E und F sind für den Namen und die Adresse des Mitarbeiters.

Box 1 – Löhne, Trinkgelder, andere Vergütungen

Die gesamten steuerpflichtigen Löhne, Trinkgelder und sonstigen Vergütungen Ihres Mitarbeiters.

Box 2 – Bundessteuerabzug

Gesamtbetrag der vom Lohn des Arbeitnehmers im Laufe des Jahres abgezogenen Bundeseinkommensteuer.

Kästen 3 und 4

In diesen Feldern werden die Bruttolöhne Ihres Mitarbeiters und die von seinem Gehalt einbehaltenen Sozialversicherungssteuern angezeigt.

Kasten 5 – Löhne und Trinkgelder bei Medicare

Dies ist die Höhe der Löhne und Trinkgelder, die der Medicare-Steuer unterliegen.

Box 6 – Einbehaltene Medicare-Steuer

Der Gesamtbetrag der vom Gehaltsscheck des Mitarbeiters einbehaltenen Medicare-Steuern.

Kasten 7 – Tipps zur sozialen Sicherheit

Dies ist ggf. die Gesamtsumme der Trinkgelder, die Ihnen Ihr Mitarbeiter gemeldet hat.

Kasten 8 – Zugeteilte Trinkgelder

Dies ist die Menge an Trinkgeldern, die Ihrem Mitarbeiter basierend auf den gemeldeten Trinkgeldeinnahmen zugeteilt wird.

Kasten 9

Dieses Feld wird nicht mehr verwendet und sollte leer bleiben.

Kasten 10 – Leistungen für Pflegebedürftige

Dies ist die Höhe der Leistungen für abhängige Pflege, die von Ihrem Unternehmen gewährt werden.

Kasten 11 – Nicht qualifizierte Pläne

Dies ist der Betrag der nicht qualifizierten aufgeschobenen Vergütung, der an den Mitarbeiter gezahlt wird.

Kasten 12

401(k)-Pläne gehören zu den in diesem Kasten aufgeführten Vergütungsarten. Die IRS W2-Anweisungen enthalten Einzelheiten zu den in diesem Abschnitt verwendeten Codes.

Kasten 13

Hier können Sie angeben, ob der Mitarbeiter ein gesetzlicher Angestellter ist, also jemand, der für Sie arbeitet, aber kein Angestellter im klassischen Sinne ist. Dieses Feld enthält auch ein Kontrollkästchen, in dem Sie angeben können, ob der Mitarbeiter Krankengeld von Dritten erhalten hat.

Feld 14 – Sonstiges

Dieses Feld wird für zusätzliche Informationen wie Gewerkschaftsbeiträge, vom Arbeitnehmer gezahlte Krankenversicherungsprämien und andere Abzüge verwendet.

Boxen 15 bis 20

Staatliche und lokale Steuern sind in diesen Feldern aufgeführt, einschließlich des Betrags, der vom Lohn eines Mitarbeiters einbehalten wird, und des Betrags, der diesen Steuern unterliegt.

Was tun, wenn Sie Ihr IRS W2-Formular nicht erhalten haben?

Wenn Sie Ihr IRS-Formular W-2 für das laufende Steuerjahr nicht erhalten haben, können Sie einige Schritte unternehmen, um es zu finden. Wenden Sie sich zunächst an Ihren Arbeitgeber und erkundigen Sie sich, wann die Formulare verschickt wurden.

Bei Bedarf können Sie sich auch direkt an das Finanzamt wenden. Wenn Sie Ihr Formular nicht finden können, Hilfe beim Ausfüllen benötigen oder nicht sicher sind, wie Sie Steuern einreichen, können Sie sich jederzeit an einen Steuerexperten wenden.

Arten von IRS-W-Formularen

Es gibt verschiedene Arten von W-Formularen, die vom IRS ausgestellt werden. Werfen wir einen Blick auf sie…

Formular W-2: Lohn- und Steuerbescheinigung

Ein Formular, das Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern jedes Jahr bis Ende Januar aushändigen müssen. Es enthält Angaben zu Löhnen, Gehältern und etwaigen Abzügen des Arbeitgebers.

W4-Formular: Quellensteuerbescheinigung des Arbeitnehmers

Dieses Formular wird verwendet, um zu bestimmen, wie viel Bundeseinkommensteuer vom Gehaltsscheck jedes Mitarbeiters einbehalten werden soll.

W9-Formular: Antrag auf Steueridentifikationsnummer (TIN) und Bescheinigung

Dieses Formular wird verwendet, um eine Steueridentifikationsnummer (TIN) von einer natürlichen Person, einem Unternehmen oder einer anderen juristischen Person anzufordern.

W2G-Formular: Bestimmte Glücksspielgewinne

W2G wird ausgegeben, wenn bestimmte Glücksspielgewinne einen Wert von 600 USD überschreiten, und wird verwendet, um alle Auszahlungen aus Glücksspielaktivitäten wie Lotterien und Gewinnspielen zu melden.

Was tun, wenn Sie einen Fehler auf Ihrem W-2 finden

Wenn Sie einen Fehler auf Ihrem W-2 finden, wenden Sie sich so schnell wie möglich an Ihren Arbeitgeber. Ihr Arbeitgeber muss möglicherweise ein korrigiertes Formular ausstellen, wenn eine der Informationen ungenau ist. In einigen Fällen kann die Korrektur schnell und einfach durchgeführt werden.

Wenn der Fehler komplexer ist, muss Ihr Arbeitgeber möglicherweise eine geänderte Erklärung beim IRS einreichen. Während Sie höchstwahrscheinlich keine kostenlose Steuerberatung erhalten, wenn Sie mit einem Steuerexperten sprechen, kann es sich lohnen, wenn der Fehler schwerwiegend ist.

So befestigen Sie Ihr W2

Das Anhängen Ihres W-2 an Ihre Steuererklärung ist ein einfacher Vorgang. Hier ist genau, wie man das macht:

1. Sammeln Sie Dokumente. Sammeln Sie Ihr W-2 und alle anderen Dokumente, die Sie Ihrer Steuererklärung beifügen werden.
2. Scan oder Fotokopie. Scannen Sie die Dokumente ein oder fertigen Sie Kopien an, wenn es sich um Papierformulare handelt.
3. Erstellen Sie einen elektronischen Ordner. Erstellen Sie auf Ihrem Computer einen Ordner, in dem Sie die Dokumente speichern.
4. Dokumente hochladen. Laden Sie Ihre gescannten/fotokopierten Formulare in die elektronische Mappe hoch.
5. Unterlagen der Rücksendung beifügen. Verwenden Sie die Software, mit der Sie Ihre Steuern einreichen, um die Dokumente an die Erklärung anzuhängen.

W2-Formulartipps

Die Steuererklärung kann für viele Menschen eine entmutigende Aufgabe sein. Hier sind einige Tipps, um sicherzustellen, dass Sie Ihr W-2 korrekt und rechtzeitig einreichen:

• Überprüfen Sie Ihre Angaben sorgfältig . Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Informationen korrekt und aktuell sind.
• Überprüfen Sie die Genauigkeit. Überprüfen Sie das Formular sorgfältig, bevor Sie es einsenden, um sicherzustellen, dass keine Fehler enthalten sind.
• Schicken Sie es rechtzeitig ein. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr W-2 vor dem Fälligkeitsdatum einreichen, damit Ihnen keine Verspätungsgebühren entstehen.
• Wenden Sie sich an einen Steuerfachmann. Wenden Sie sich im Zweifelsfall an einen qualifizierten Steuerexperten, um weitere Ratschläge und Unterstützung zu Steuerabzügen und zur Einreichung Ihres W-2 zu erhalten.
• Geschätzte Steuerzahlungen. Wenn Sie kein Gehalt oder Gehalt beziehen, müssen Sie möglicherweise das ganze Jahr über geschätzte Steuerzahlungen leisten.

Letzte Worte

Das W2-Formular Lohn- und Steuerbescheinigung ist ein wichtiges Dokument für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen. Die Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, dass diese Formulare jedes Jahr für alle ihre Mitarbeiter korrekt ausgefüllt werden.

Es ist auch wichtig, die beste Steuersoftware für Selbstständige und Kleinunternehmer zu finden, da sie den Anmeldeprozess einfacher und effizienter machen kann.

Was ist der Unterschied zwischen einem 1099 und W-2?

Ein 1099-Formular dient zum Melden von Einkünften von Nichtangestellten, wie z. B. freiberufliche oder vertraglich vereinbarte Arbeit, während ein W-2-Formular zum Melden von Löhnen, Gehältern und anderen Arten von Arbeitnehmervergütungen verwendet wird.

Arbeitgeber sind auch verpflichtet, Steuern von Arbeitnehmereinkommen einzubehalten, die auf W-2-Formularen gemeldet werden, während die 1099-Regeln verlangen, dass unabhängige Auftragnehmer für die Zahlung ihrer eigenen Steuern auf Einkommen verantwortlich sind, die auf 1099-Formularen gemeldet werden.

Was ist der Unterschied zwischen einem W-4-Formular und einem W-2-Formular?

Ein W-4-Formular wird von Arbeitgebern verwendet, um zu bestimmen, wie viel Steuern sie von den Gehaltsschecks eines Arbeitnehmers einbehalten sollten, während ein W-2-Formular die Löhne und Steuereinbehaltungen meldet, die am Ende des Jahres tatsächlich einbehalten wurden. Beide Formulare werden beim IRS eingereicht, aber nur der Arbeitgeber füllt ein W-4-Formular aus und reicht es ein. Der Mitarbeiter füllt ein W-2-Formular aus und reicht es ein.

Was ist „Cafe 125“ auf einem W-2-Steuerformular?

Cafe 125 bezieht sich auf Beiträge, die von Arbeitgebern für die Kranken-, Zahn- und Augenversicherungsprämien der Arbeitnehmer geleistet werden. Diese Beiträge unterliegen nicht dem Bundeseinkommensteuerabzug, Sozialversicherungssteuern oder Medicare-Steuern und werden in diesem Abschnitt des Formulars ausgewiesen.

Was ist das Formular W-2G?

Das Formular W-2G ist ein Steuerformular, das verwendet wird, um bestimmte Glücksspielgewinne zu melden. Es meldet den Namen, die Adresse, die Sozialversicherungsnummer und die Höhe der Gewinne des Jahres des Empfängers. Das Formular muss von jedem Zahler von Glücksspielgewinnen ausgefüllt werden, wenn die Gewinne dem eidgenössischen Einkommensteuerabzug unterliegen.

Wie viel Geld müssen Sie verdienen, um ein W-2 zu bekommen?

Im Allgemeinen müssen Arbeitgeber ein W-2-Formular für Mitarbeiter ausstellen, die während des Jahres einen Gesamtlohn von 600 USD oder mehr haben. Dies umfasst jede Kombination von Löhnen, Trinkgeldern und anderen Vergütungen, die auf Formular 1099 angegeben sind.

Was mache ich, wenn ich mein W-2 verloren habe?

Wenn Sie Ihr W-2-Formular verloren haben, sollten Sie sich an Ihren Arbeitgeber oder den Zahler des Einkommens wenden, um eine neue Kopie zu erhalten. Der Arbeitgeber oder Zahler ist gesetzlich verpflichtet, Ihnen auf Anfrage ein neues Formular W-2 auszuhändigen. Wenn sie es nicht bereitstellen, wenden Sie sich an den IRS, um Unterstützung bei der Beschaffung einer Kopie zu erhalten.

Bis wann müssen die W-2 an die Mitarbeiter verschickt werden?

Arbeitgeber müssen die W-2-Formulare für Arbeitnehmer bis zum 31. Januar senden. Wird die Frist nicht eingehalten, können Arbeitgeber mit Strafen belegt werden. Arbeitnehmer sollten sich direkt an Arbeitgeber wenden, wenn sie ihr W-2 nicht bis zum angegebenen Datum erhalten haben.

Was soll ich tun, wenn ein Mitarbeiterexemplar des W-2 als unzustellbar zurückgesendet wird?

Wenn eine Kopie des W-2 eines Arbeitnehmers als unzustellbar zurückgesendet wird, sollten Arbeitgeber angemessene Anstrengungen unternehmen, um eine korrigierte Adresse von dem Arbeitnehmer zu erhalten und das Formular erneut zu senden. Wenn der Arbeitgeber keine berichtigte Adresse erhalten kann, muss er das Formular dem Arbeitnehmer auf Anfrage persönlich oder per E-Mail zukommen lassen.

Können Arbeitgeber W-2 elektronisch an Arbeitnehmer übermitteln?

Ja, Arbeitgeber können W-2s elektronisch an Arbeitnehmer übermitteln, wenn der Arbeitnehmer schriftlich zugestimmt hat. Die schriftliche Einwilligung muss Art und Umfang der offenzulegenden Informationen beschreiben und ist vom Mitarbeiter vor Erhalt seines W-2-Formulars auf elektronischem Wege zu unterzeichnen.

Kann ein Mitarbeiter mehr als ein W-2 erhalten?

Ja, ein Arbeitnehmer kann mehr als ein W-2 erhalten, wenn der Arbeitnehmer in einem Kalenderjahr für mehr als einen Arbeitgeber arbeitet oder wenn ein Arbeitgeber ein Formular nicht rechtzeitig ausstellt und eine korrigierte Version ausstellen muss.

Was sind die Strafen für das verspätete Einreichen von W-2s?

Die Strafe für die verspätete Einreichung von W-2s beträgt 50 USD pro Rückgabe, wenn der Einreichungsfehler nicht innerhalb von 30 Tagen nach dem Zeitpunkt, zu dem er hätte eingereicht werden sollen, korrigiert wird. Wenn der Fehler nicht bis zum 1. August behoben wird, erhöht sich die Strafe auf 110 $ pro Rücksendung. Es geht bis zu 270 $ nach dem 1. August oder ohne Einreichung. Bei vorsätzlicher Missachtung werden bis zu 550 US-Dollar pro Rücksendung berechnet.

Kann ein Arbeitgeber für ein Ersatz-W-2 Gebühren erheben?

Ja, ein Arbeitgeber kann ein Ersatz-W-2 in Rechnung stellen. Die Gebühr muss angemessen sein und darf in der Regel die Kosten für die Erstellung des Formulars nicht übersteigen. Arbeitgeber sollten alle Kosten berücksichtigen, die mit der Recherche und Erstellung der Informationen verbunden sind, die zum Ausfüllen des Formulars erforderlich sind.

Bild: Envato Elements