Was ist ein W9-Formular und wie wird es verwendet?

Die Steuersaison rückt näher! Bist du dafür bereit? Bei der Einreichung von Steuern oder der Verwaltung der Gehaltsabrechnung ist es unerlässlich, die richtigen Formulare zu verstehen und zu verwenden. Insbesondere eine Form ist relativ verbreitet, wird aber oft missverstanden. In diesem Artikel wird erklärt, was ein W9-Formular ist, wer eines ausfüllen muss und warum es für Unternehmen und Privatpersonen gleichermaßen wichtig ist. Lesen Sie weiter, um mehr über dieses wichtige Dokument zu erfahren!

Was ist ein W9-Formular?

Ein W-9-Formular ist ein IRS-Dokument, das verwendet wird, um Informationen von Einzelpersonen oder Unternehmen zu sammeln. Dazu gehören Name, Adresse, Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) und andere wichtige Informationen. Diese Informationen werden bei der Einreichung von Steuern oder der Erstellung von Gehaltsabrechnungen verwendet. Es ist wichtig, genaue Informationen auf dem Formular anzugeben, um das ganze Jahr über eine ordnungsgemäße Steuerberichterstattung zu gewährleisten. Das Formular ermöglicht es, Zahlungen an ein Unternehmen rechtzeitig an die zuständigen Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden zu melden.

Wer muss das Formular W-9 ausfüllen – Antrag auf Steueridentifikationsnummer und Bescheinigungsformular

Jeder Lieferant, Auftragnehmer oder Kleinunternehmer, der Zahlungen von einem Unternehmen erhält, sollte das Formular W-9 ausfüllen. Dieses Formular muss ausgefüllt werden, um Zahlungen von Unternehmen zu erhalten, mit denen Sie Geschäfte tätigen. Darüber hinaus müssen alle Personen, die Steuerabkommensvorteile in ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen, dieses Formular ebenfalls ausfüllen.

• Unabhängige Auftragnehmer, die Dienstleistungen für Unternehmen erbringen. Freiberufler sind selbstständig Erwerbstätige, die nicht bei einem Unternehmen angestellt sind, sondern freiberufliche oder vertragliche Dienstleistungen für Unternehmen erbringen
• Zahlungen aus verschiedenen Einnahmequellen. Personen, die Geld und Zahlungen aus Immobilientransaktionen, Schuldenerlass, Dividenden, Hypothekenzinsen und anderen Einkommensquellen wie Lizenzgebühren erhalten, müssen dem Zahler ein W9 vorlegen.
• Mitarbeiter eines Unternehmens. Wenn das Unternehmen keine Steuern von seinem Einkommen einbehält, muss ein Mitarbeiter ein W9-Formular ausfüllen. Dadurch weiß der Zahler, wie viel Steuern gezahlt werden müssen.
• Anlageberater und Finanzinstitute. Anlageberater und Finanzinstitute wie Banken und Kreditgenossenschaften müssen jedem Kunden ein W9-Formular zur Verfügung stellen, um erhaltene Erträge ordnungsgemäß zu melden.
• Firmen mit beschränkter Haftung. Alle LLCs müssen ein W9-Formular für ihre Eigentümer ausfüllen, um erhaltene Einnahmen zu melden. Dadurch wird sichergestellt, dass die richtigen Steuern gezahlt werden.
• Nachlässe oder Trusts. Wenn eine Person Gelder aus einem Nachlass oder Trust erhalten hat, muss sie diese Gelder über ein W9-Steuerformular melden. Während ein Trust oder Nachlass keine Zahlung leisten muss, müssen alle geleisteten Zahlungen gemeldet werden.

So füllen Sie ein W9-Steuerformular aus

Beim Ausfüllen eines W9-Steuerformulars ist es wichtig, alle angeforderten Informationen genau zu beachten. Falsche Angaben können Ihre Steuererklärung verzögern. Nachfolgend finden Sie die Elemente, die Sie zum Ausfüllen des Formulars ausfüllen müssen:

Laden Sie hier das W9-Steuerformular herunter

Dein Name

Geben Sie Ihren vollständigen rechtlichen Namen in das entsprechende Feld ein, wie er auf Ihrer Einkommenssteuer angegeben ist. Wenn Sie eine LLC sind, geben Sie stattdessen den Namen der LLC ein, um die Einhaltung der Steuergesetze sicherzustellen. Stellen Sie sicher, dass alle Namen richtig und genau geschrieben sind.

Firmenname

Der Firmenname sollte aufgenommen werden, wenn er von Ihrem in Zeile 1 angegebenen rechtlichen Namen abweicht. Wenn es dasselbe ist, können Sie es leer lassen.

Bundessteuerklassifikation

In diesem Abschnitt müssen Sie das Kästchen mit der korrekten Steuerklassifizierung für die im Namensabschnitt Ihres Formulars aufgeführte Person ankreuzen. Zu den Klassifizierungsoptionen gehören Einzelpersonen/Einzelunternehmer oder Einzelgesellschafter-LLC, C-Corporation, S-Corporation, Partnerschaft, Trust/Estate, Gesellschaft mit beschränkter Haftung und andere.

Ausnahmecodes

Hier geben Sie die Codes für alle Befreiungen ein, die Sie beanspruchen werden. Diese Codes werden nur auf bestimmte Unternehmen und nicht auf Einzelpersonen angewendet. Hier könnte ein Befreiter-Zahlungsempfänger-Code eingetragen werden, wenn der Zahlungsempfänger von der Einbehaltung von Steuern befreit ist.

Die Anschrift

Geben Sie hier die Postanschrift Ihres Unternehmens ein, einschließlich aller zutreffenden Suite-Nummern, um sicherzustellen, dass Steuerdokumente an den richtigen Ort gesendet werden. Stellen Sie sicher, dass diese Informationen aktuell sind, da sie für Steuerberichte verwendet werden. Wenn Sie dies falsch machen, könnte dies zu Problemen für Sie führen.

Kontonummer(n) auflisten

Dieser Schritt ist optional und ermöglicht es Ihnen, die Kontonummern aufzulisten, die mit Zahlungen verbunden sind, die Sie erhalten möchten, z. B. von einem Kreditor. Dies ist hilfreich für Nachverfolgungszwecke und kann die Einreichung von Steuern erleichtern.

Korrekte Steueridentifikationsnummer (TIN)

In diesem Abschnitt müssen Sie die EIN Ihres Unternehmens, die Sozialversicherungsnummer oder die individuelle Steueridentifikationsnummer eingeben. Die TIN muss mit dem in Feld 1 angegebenen Namen übereinstimmen, um sicherzustellen, dass es keine Probleme beim Erhalt Ihrer Rückerstattung gibt.

Unterschrift und Datum

Vergessen Sie zum Schluss nicht, Ihr Formular zu unterschreiben und zu datieren. Wenn Sie dieses Dokument unterzeichnen, versichern Sie eidesstattlich, dass Sie korrekte Angaben gemacht haben und dass Sie der in Feld 1 aufgeführte Steuerzahler sind. Achten Sie darauf, Ihr Formular vor dem Absenden auf Richtigkeit zu überprüfen.

Wann sollten Sie nach einem W-9 fragen?

Im Allgemeinen sollten Sie von jeder Partei, mit der Sie geschäftliche Transaktionen haben, ein W-9 verlangen, einschließlich Lieferanten, Auftragnehmern und kleinen Unternehmen.

Dadurch wird sichergestellt, dass Sie alle Zahlungen an diese Parteien rechtzeitig melden können, wie es von den Bundes- und Landessteuerbehörden gefordert wird.

Darüber hinaus müssen Personen, die Steuerabkommensvorteile in ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen, auch ein W9-Formular ausfüllen.

Strafen für nicht konformes Formular W-9

Es gibt eine Reihe möglicher Strafen für das Versäumnis, ein ausgefülltes und genaues W9-Formular bereitzustellen.

Dazu gehören Bußgelder vom Internal Revenue Service, Zahlungsverzögerungen von Ihren Geschäftspartnern und negative steuerliche Auswirkungen.

Es ist wichtig, dass Sie sich die Zeit nehmen, dieses Formular ordnungsgemäß auszufüllen, um diese Folgen zu vermeiden.

IRS W-9 Formulartipps

Es ist wichtig, dass Sie Ihr IRS-Formular W-9 genau und vollständig ausfüllen. Hier sind ein paar Tipps, die Ihnen beim Ausfüllen der erforderlichen Informationen helfen werden.

• Lesen Sie die Anweisungen sorgfältig und gründlich durch. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie alle erforderlichen Informationen auf dem Formular verstehen.
• Stellen Sie sicher, dass Sie die neueste Version des Formulars verwenden. Das IRS aktualisiert das Formular regelmäßig, stellen Sie also sicher, dass Sie die aktuellste Version verwenden.
• Stellen Sie sicher, dass Sie alle erforderlichen Informationen angeben, einschließlich Ihres Namens, Ihrer Adresse und Ihrer Steueridentifikationsnummer.
• Wenn Sie Steuerabkommensvorteile oder Quellensteuerabzug geltend machen, stellen Sie sicher, dass Sie ein ausgefülltes W-9 mit Ihrer Einkommensteuererklärung einreichen.
• Überprüfen Sie alle von Ihnen bereitgestellten Informationen, um die Wahrscheinlichkeit von Fehlern zu verringern.
• Um das Leben einfacher zu machen, stellen Sie sicher, dass Sie die beste Steuersoftware für Selbständige recherchieren und verwenden.
• Bewahren Sie schließlich eine Kopie Ihres ausgefüllten W-9 für Ihre Unterlagen auf. Sie wissen nie, wann Sie es brauchen.

Wie unterscheidet sich ein W9-Formular von anderen Formulartypen?

Im Vergleich zu anderen Arten von Steuerformularen ist das W9-Formular insofern einzigartig, als es ausschließlich zu Berichtszwecken verwendet wird. Es muss kein Einkommen gemeldet werden; Stattdessen liefert es dem IRS Informationen darüber, wer Zahlungen erhalten hat und wie viel gezahlt wurde.

Während die auf diesem Formular gesammelten Informationen für andere steuerbezogene Zwecke verwendet werden können, wird das W9 selbst nicht zur Einreichung von Steuererklärungen oder zur Berechnung der Steuerschuld verwendet.

Formular W9 Vs Formular W4

Im Gegensatz zum Formular W4, das zur Berechnung des Steuerabzugs für natürliche Personen verwendet wird, dient das Formular W9 ausschließlich zu Berichtszwecken.

Während beide Formulare Informationen über den Namen, die Adresse und die Steueridentifikationsnummer einer Person erfordern, wird das W9-Formular in der Regel von Unternehmen verwendet, um Zahlungen an andere Unternehmen zu melden, während das W4-Formular von Einzelpersonen verwendet wird, um ihr Einkommen und ihren Steuereinbehaltungsstatus zu melden.

Weitere wichtige Unterschiede zwischen den Formularen W9 und W4 sind die Tatsache, dass das Formular W9 im Allgemeinen nur von Unternehmen ausgefüllt wird, während das Formular W4 sowohl von Einzelpersonen als auch von Unternehmen ausgefüllt werden kann.

IRS W9-Formular Vs IRS W2-Formular

Der Unterschied zwischen dem IRS W-9-Formular und dem IRS W2-Formular besteht darin, dass das W2-Formular verwendet wird, um Löhne und einbehaltene Steuern für Arbeitnehmer zu melden, während das W9-Formular verwendet wird, um Zahlungen von Unternehmen an andere Unternehmen oder Einzelpersonen zu melden.

Ein weiterer Unterschied besteht darin, dass das W2-Formular von einem Arbeitgeber an den IRS gesendet werden muss, während das W9-Formular normalerweise vom Zahler ausgefüllt und direkt an einen Zahlungsempfänger gesendet wird.

Darüber hinaus enthält das W2-Formular auch Informationen über den Steuerabzugsstatus und die Sozialversicherungsnummer eines Mitarbeiters, während das W9-Formular lediglich grundlegende Zahlungsinformationen erfasst.

Insgesamt sind die W9- und W2-Formulare beide wichtig, um die Einhaltung der Steuervorschriften sicherzustellen und das ganze Jahr über geleistete Zahlungen zu melden.

1099-Formular gegen W-9-Formular

Der Hauptunterschied zwischen dem 1099-Formular und dem W9-Formular besteht darin, dass das 1099-Formular verwendet wird, um Zahlungen zu melden, die nur an einen unabhängigen Auftragnehmer geleistet wurden.

Beide Formulare erfordern einige der gleichen grundlegenden Informationen, aber das 1099-Formular erfordert eine detailliertere Berichterstattung. Stellen Sie sicher, dass Sie sich der 1099-Regeln für Arbeitgeber bewusst sind.

Wie oft muss das W-9 eingeholt werden?

Das W-9-Formular muss jedes Jahr eingeholt werden oder im Falle eines neuen Unternehmens oder Mitarbeiters, wenn sich deren Informationen ändern. Es ist wichtig, diese Informationen auf dem neuesten Stand und genau aufzuzeichnen, um das ganze Jahr über eine ordnungsgemäße Steuererklärung und -berichterstattung zu gewährleisten. Unabhängig von der Häufigkeit empfiehlt es sich, jährlich ein neues W-9 von Ihren Zahlungsempfängern zu erhalten, um sicherzustellen, dass alle Änderungen an ihren Informationen oder ihrem Steuerstatus korrekt wiedergegeben werden. Das ist einfach und kann Ihnen viel Zeit und Ärger ersparen.

Muss ich mein W9 dem IRS melden?

Nein, Sie müssen Ihr W-9 nicht direkt dem IRS melden. Es ist jedoch immer eine gute Idee, eine Kopie Ihres ausgefüllten W-9 für Ihre Unterlagen aufzubewahren, falls Sie später auf die Informationen zurückgreifen müssen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie Steuern richtig einreichen, erhalten Sie kostenlose Steuerberatung von der gebührenfreien IRS-Kundendienstnummer.

Was ist der sicherste Weg, um das Internal Revenue Service-Formular W-9 einzureichen?

Der sicherste Weg, ein W-9 beim IRS einzureichen, ist in der Regel per E-Akte oder über ein sicheres Online-Portal. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre sensiblen persönlichen und finanziellen Informationen jederzeit geschützt bleiben. Möglicherweise möchten Sie auch die Verwendung von Verschlüsselungssoftware oder anderen Sicherheitsmaßnahmen in Betracht ziehen, um Ihre Daten während der Übertragung weiter zu schützen. Welche Methode Sie auch wählen, es ist wichtig, gute Online-Sicherheitspraktiken zu praktizieren, wie z. B. die Verwendung starker Passwörter und die niemals Weitergabe sensibler Informationen per E-Mail.

Soll ich meine EIN oder SSN auf dem Formular W-9 eingeben?

Es gibt keine endgültige Antwort auf diese Frage, da der IRS entweder Ihre EIN oder SSN verwenden kann, wenn er Zahlungen an Sie meldet. Im Allgemeinen empfiehlt es sich jedoch, Ihre EIN immer in das W-9-Formular einzugeben, da dies einen zusätzlichen Schutz vor Identitätsdiebstahl und Betrug bietet. Wenn Sie keine EIN haben und eine Einzelperson oder ein Einzelunternehmer sind, können Sie stattdessen immer Ihre Sozialversicherungsnummer verwenden.

Kann ich das Ausfüllen eines W9-Formulars ablehnen?

Ja, Sie können sich weigern, ein W-9-Formular auszufüllen. Wenn Sie dies jedoch tun, kann die Person oder das Unternehmen, die dies beantragt haben, verpflichtet sein, Steuern auf die Zahlungen einzubehalten und zu zahlen, die sie an Sie leisten. Daher ist es in der Regel in Ihrem besten Interesse, der Anfrage nach einem W-9-Formular nachzukommen und die erforderlichen Informationen bereitzustellen.

Wer kann mich bitten, ein W9-Formular auszufüllen?

Eine W-9-Formularanforderung wird in der Regel von jeder juristischen Person gesendet, die in einem Steuerjahr Zahlungen an eine andere Person oder ein anderes Unternehmen leistet. Dies kann Arbeitgeber, Banken, Finanzinstitute, Kreditgeber und andere Unternehmen umfassen, die Zahlungen an Einzelpersonen oder Unternehmen für erbrachte Dienstleistungen oder gekaufte Waren leisten. Einzelpersonen können auch gebeten werden, dieses Formular auszufüllen, wenn sie Einkommen von einem Unternehmen für Mietzahlungen, Lizenzgebühren, Beschäftigung usw. erhalten. Wenn Sie Bedenken oder Fragen dazu haben, warum es angefordert wurde, sollten Sie sich für weitere Informationen direkt an das Unternehmen wenden Information.

Müssen Sie w9 Steuern melden?

Ja, wenn Sie Einkünfte oder Zahlungen erhalten, für die ein W-9-Formular angefordert wurde, müssen diese Einkünfte in Ihrer Steuererklärung angegeben werden. Dies umfasst alle Zahlungen, die von Arbeitgebern, Finanzinstituten und anderen Unternehmen für gekaufte Waren und erbrachte Dienstleistungen erhalten werden. Mietzahlungen, Tantiemen, Gehälter aus unselbstständiger Arbeit – all das muss bei der Steuererklärung in Ihre Besteuerungsgrundlage aufgenommen werden. Ziehen Sie alle anwendbaren Steuerabzüge oder Gutschriften ab, um den fälligen Gesamtbetrag zu erhalten.

Wird ein W-9 für Selbständige verwendet?

Ja, ein W-9-Formular wird normalerweise für Selbstständige und unabhängige Auftragnehmer verwendet. Dies liegt daran, dass sie normalerweise dafür verantwortlich sind, ihre eigenen Steuern zu zahlen und ihr Einkommen zu melden, anstatt es von einem Arbeitgeber einbehalten zu lassen. Unabhängig davon, ob Sie ein Freiberufler oder ein Kleinunternehmer sind, ist es wichtig, das W-9 zu verstehen und zu verstehen, wie es Ihnen helfen kann, die Einhaltung der Steuervorschriften und die Berichterstattung sicherzustellen. Achten Sie darauf, Antworten zu geschätzten Steuerzahlungen für Kleinunternehmer und Selbstständige zu recherchieren.

Letzte Worte

Zusammenfassend ist das W9-Formular ein wichtiges Dokument für Unternehmen und Einzelpersonen. Es ermöglicht ihnen, das ganze Jahr über geleistete Zahlungen genau zu melden und sicherzustellen, dass Steuern ordnungsgemäß einbehalten oder gezahlt werden. Auch wenn es zunächst wie eine einschüchternde Aufgabe erscheinen mag, kann es helfen, potenzielle Strafen für Fehler oder Auslassungen zu reduzieren, wenn Sie sich die Zeit nehmen, zu verstehen, welche Informationen auf dem Formular angegeben werden müssen.

Wenn Sie verstehen, wie dieses Formular im Vergleich zu anderen IRS-Formularen wie Formular W4 und 1099 abschneidet, können Sie Ihre Steuererklärungen besser gemäß den geltenden Vorschriften erstellen. Mit diesen Tipps im Hinterkopf sollte das Ausfüllen eines W-9 nicht mehr entmutigend sein, sondern Teil Ihrer regelmäßigen Buchhaltungsroutine werden. Sie können sich auch die Angst vor dem Ausfüllen des Formulars nehmen, indem Sie sich die beste Steuersoftware für Selbstständige ansehen, um sicherzustellen, dass Sie es richtig machen.

Bild: Envato Elements