Was bedeutet PR-Automatisierung für PR-Profis?

Die Welt bewegt sich viel schneller als früher, und der Einfluss digitaler und sozialer Medien hat dazu geführt, dass sich die Rolle von PR-Profis dramatisch weiterentwickelt. Glücklicherweise haben PR-Automatisierungslösungen Teams auf der ganzen Welt dabei geholfen, sich an die immer komplizierter werdende Medienlandschaft anzupassen.

Die wachsende Komplexität der Art und Weise, wie Informationen übertragen werden, hat Kommunikationsteams sicherlich nicht weniger unter Zeitdruck gesorgt, aber KI-gestützte Technologien können PR-Profis dabei helfen, intelligenter zu arbeiten.

Ganz gleich, ob es darum geht, Reporter anzusprechen, Geschichten zu überwachen, Strategien für Kampagnen zu entwickeln oder den ROI nachzuweisen, PR-Automatisierungstools können Kommunikationsprofis dabei helfen, Zeit zu gewinnen und sich auf das zu konzentrieren, was sie am besten können: Beziehungen pflegen und Botschaften verfassen, die Anklang finden.

Lassen Sie uns einige Möglichkeiten erkunden, wie PR-Automatisierung die Produktivität von Kommunikationsteams durch KI und datengesteuerte Strategien steigern kann.

Inhalt

• Wie passen PR und Automatisierung zusammen?

• Automatisierung der Medienreichweite

• Automatisierung der Medienüberwachung

• PR-Reporting-Automatisierung

• Social-Media-Automatisierung

• Automatisierung der PR-Planung

• Automatisierung und PR sollten nebeneinander existieren

Wie passen PR und Automatisierung zusammen?

Da KI in der Öffentlichkeit immer stärker in den Fokus rückt und in Unternehmen immer häufiger zum Einsatz kommt, herrscht häufig die Sorge, dass die Technologie letztendlich menschliche Fachkräfte ersetzen wird.

Sicher gibt es einige, die glauben, dass die PR-Automatisierung das Herzstück des Berufs betrifft: die Beziehungen. Schließlich können (oder sollten) Sie Ihre Beziehungen zu Menschen nicht automatisieren.

Obwohl wir nicht alles automatisieren möchten, kann die Automatisierung durchaus genutzt werden, um einen Teil der anstrengenden Arbeit zu erledigen, die mit der Rolle eines PR-Profis einhergeht.

Bei richtiger Nutzung kann die Automatisierung einiger Aufgaben wie Medienüberwachung, Medienansprache, soziale Medien und Berichterstattung Zeit sparen und gleichzeitig die Planung und Ergebnisse verbessern.

„Der Einsatz von Tools zur Automatisierung unserer Aufgaben hilft uns, unsere Arbeit intelligenter zu gestalten und gleichzeitig unsere Produktivität zu steigern“, sagte Wendy Marx, Präsidentin von Marx Communications. „Es verwandelt PR von einer intuitiven Kunst in einen anspruchsvolleren Beruf, der auf Daten und Analysen basiert.“

KI-gestützte Technologielösungen wie die Meltwater Suite können PR-Profis dabei helfen, mehr zu erledigen und eine PR-Strategie zu entwickeln, die greifbare Geschäftsergebnisse liefert. Durch die Automatisierung mühsamer manueller Aufgaben und die Ausstattung von PR-Teams mit harten Daten ermöglicht Ihnen Meltwater, gezieltere Medienarbeitsprogramme zu erstellen, Ihr Publikum besser zu verstehen und fundiertere Entscheidungen zu treffen.

Schauen wir uns anhand einiger Beispiele genauer an, wie PR-Profis Automatisierung in ihre tägliche Arbeit integrieren.

Automatisierung der Medienreichweite

Das Erstellen von Medienlisten kann, nun ja, mühsam sein. Mit der Automatisierung kann dies weniger der Fall sein.

Eine Technologie wie die Media-Relations-Lösung von Meltwater verfügt über eine robuste Mediendatenbank, sodass PR-Profis sich bei der Öffentlichkeitsarbeit und dem Pitching äußerst konzentrieren können. Darüber hinaus reichert unsere Software die Journalistenprofile der Datenbank automatisch mit den neuesten Informationen an und fügt regelmäßig neue Kontakte hinzu.

Verabschieden Sie sich von der stundenlangen Erstellung einer statischen Medienliste – mit Meltwater gehört das der Vergangenheit an.

„Nach 10 Jahren manueller Suche zur Erstellung von Outreach-Listen als digitale PR hat die automatisierte Listenerstellung einen Job, der früher durchschnittlich drei Tage pro Veröffentlichung in Anspruch nahm, auf maximal einen Vormittag reduziert“, sagte Corinne Card, Mitbegründerin von Vollständige Story-Medien.

Optimierung der Outreach-Bemühungen

Über die Listenerstellung hinaus kann die Automatisierung PR-Fachleuten auch bei der Nachverfolgung helfen und so die Reichweite Ihres gesamten Teams einfacher optimieren. Eine Lösung wie Meltwater verfügt über ein CRM-ähnliches Tool, das dabei hilft, die Medienarbeit Ihres Teams zu synchronisieren, um Situationen zu vermeiden, in denen beispielsweise Journalisten von zwei verschiedenen Teammitgliedern wegen derselben Geschichte angesprochen werden.

Dies hilft auch dabei, den Überblick über die Interaktionen mit Journalisten zu behalten, was den Aufbau von Beziehungen zu ihnen erleichtert, da Sie über eine Aufzeichnung aller früheren Engagements verfügen. Mit Meltwater Media Outreach können Sie außerdem mühelos Kennzahlen wie gesendete E-Mails, Öffnungsrate, Absprungrate und mehr verfolgen. Diese Lösungen sollen Ihnen helfen, Zeit zu sparen und gleichzeitig Ihre Öffentlichkeitsarbeit effektiver zu gestalten.

„Indem ich verfolge, wer meine Pitches geöffnet hat, kann ich meine Nachverfolgungen auf Reporter zuschneiden, die möglicherweise einen Blick auf meine Nachricht geworfen haben und von einer ungeöffneten Nachricht abgelenkt wurden, sei es, weil der Reporter die Nachricht gelöscht hat, ohne sie zu lesen, oder weil sie noch darauf wartet, veröffentlicht zu werden Lesen Sie“, Adam Yosim, Senior Account Executive, Stanton Communications.

Wenn Sie sich auf die neueste Technologie verlassen, können Sie und Ihr Team weniger Zeit mit manuellen Aufgaben verbringen. Lösungen wie Meltwater nutzen jetzt generative KI, um die Produktion von Pressemitteilungen zu automatisieren. Durch die Nutzung von Chat GPT kann der PR-Assistent von Meltwater eine KI-geschriebene Pressemitteilung für Sie verfassen; Geben Sie dem System einfach eine Erklärung in natürlicher Sprache, worum es in Ihrer Veröffentlichung gehen soll, und das Tool erstellt dann die Kopie.

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Automatisierung der Medienüberwachung

Die Medienlandschaft ist im letzten Jahrzehnt nur noch komplexer geworden. PR-Experten müssen wissen, wer in traditionellen Nachrichten, sozialen Medien, Blogs, Podcasts, Online-Foren und mehr über ihre Marken oder Kunden spricht. Das wirft die Frage auf: Wie um alles in der Welt soll man das machen?

Überwachen Sie Medienquellen im großen Maßstab

Glücklicherweise können moderne Technologien dabei helfen, den Medienüberwachungsprozess zu automatisieren und all diese Daten zu durchsuchen, um für Ihr Team die richtigen Geschichten zu finden, die Sie für Ihre PR-Strategie benötigen.

Ein Tool wie die Media Monitoring-Lösung von Meltwater scannt mehr als 270.000 Nachrichtenquellen auf der ganzen Welt. Darüber hinaus können Sie bis zu 15 verschiedene Social-Media-Kanäle auswählen, die Sie jederzeit überwachen möchten.

„Automatisierte Medienerwähnungsberichte jeden Morgen um 7 Uhr ermöglichen es mir, meinen Tag mit dem Wissen zu beginnen, was in den Branchen meiner Kunden passiert“, erklärt Chloe DeYoung, PR-Managerin bei Element. „Ich erhalte Benachrichtigungen für meine Kunden, ihre Sprecher, Branchennachrichten und sogar Erwähnungen von Wettbewerbern.“

Moderne PR-Technologien können den Prozess des Sammelns von „Ausschnitten“ automatisieren, sodass sich Teams mehr Zeit auf die Erstellung effektiver Kampagnen und die Erstellung relevanter Nachrichten konzentrieren können, anstatt sich mit der Durchsicht der Tagesnachrichten zu befassen. Darüber hinaus kann die KI den gesamten Inhalt scannen und ihn auf Erwähnungen, Stimmungen und mehr analysieren.

„Bei meinem ersten kooperativen Praktikum habe ich die ‚Ausschnitte‘ gemacht“, sagt Celia Sollows, Präsidentin von The Little Public Relations Company. „Wir erhielten Erwähnungen in den Nachrichten per Fax, blätterten in mehreren Zeitungen, schnitten Geschichten aus, klebten sie auf Papier, fotokopierten sie und lieferten sie aus. Die Wortzählung und -analyse erfolgte manuell. Heute melde ich mich bei einer Plattform an und erhalte Geschichten und Analysen.“

Wie KI bei der Krisenüberwachung hilft

Gerade im Krisenmanagement ist die Automatisierung dieses Prozesses wichtig.

Mit der Social-Listening-Lösung von Meltwater können PR-Experten Suchanfragen nach Ihrem Markennamen und allen anderen relevanten Schlüsselwörtern (z. B. Produktnamen, leitenden Führungskräften usw.) erstellen, die wahrscheinlich erwähnt werden, wenn über Ihr Unternehmen und Ihre Branche gesprochen wird. Sie können auch festlegen, dass Benachrichtigungen an wichtige Stakeholder gesendet werden, wenn ungewöhnliche Spitzenwerte für die Diskussion dieser Begriffe in den sozialen Medien auftreten.

Tipp: Schauen Sie sich unseren Blog an, um zu erfahren, wie Sie Analyseberichte zur Medienüberwachung erstellen.

PR-Reporting-Automatisierung

PR-Experten müssen in der Lage sein, den Erfolg ihrer Bemühungen nachzuweisen und schlüssige Beweise dafür vorzulegen, dass Öffentlichkeitsarbeit greifbare Geschäftsergebnisse liefert. Leider kann der Berichtsprozess für viele PR-Teams oft ein Problem sein.

Aber neue Technologien können einen Großteil des Berichtsprozesses automatisieren, sodass PR-Profis immer Zugriff auf dynamische, aktuelle Kennzahlen zu ihrer Leistung haben.

„Automatisierung kann bei richtiger Anwendung wirklich dabei helfen, Kampagnenkennzahlen zu verfolgen“, sagt Kristina Markos MLS, Kommunikationsdozentin am Lasell College. „Der sofortige Zugriff auf Daten und Kennzahlen ist von entscheidender Bedeutung.“

Die Leistungsfähigkeit anpassbarer Dashboards

Eine Lösung wie Meltwater bietet PR-Teams über unser Analyse-Tool Zugriff auf anpassbare Dashboards. Mit Meltwater können Sie eine Vielzahl von Kennzahlen, die für PR-Profis wichtig sind, nahtlos verfolgen, darunter:

• Medien Exposition
• Werbewertäquivalenz (AVE)
• Gefühl
• Reichweite in den sozialen Medien
• Anteil der Stimme

Unsere anpassbaren Dashboards werden immer mit Live-Daten aus jedem von Ihrem Team gewählten Zeitrahmen aktualisiert, egal ob es sich um Tage, Monate oder sogar um ein Jahr handelt. Auf diese Weise erhalten Sie in Sekundenschnelle die neuesten und relevantesten Informationen.

„Wenn es an der Zeit ist, über unsere Arbeit als Agentur zu berichten, können wir eine umfassende Berichterstattung sehen, von traditionellen Medien über soziale Medien bis hin zu Influencer-Inhalten“, sagt DeYoung. „Dann arbeiten wir im Rahmen von Analysen, um Website-Besuche und Pfade unserer Bemühungen zu verfolgen.“

Mit diesen Dashboards können Sie automatisierte Berichte erstellen, die in regelmäßigen Abständen per E-Mail versendet werden. Darüber hinaus kann aktuelle Medienberichterstattung per E-Mail in einem automatisierten Newsletter-Format mit Kollegen geteilt werden, um sicherzustellen, dass die Erfolge des PR-Teams im Unternehmen stets hervorgehoben werden.

Social-Media-Automatisierung

Die Automatisierung sozialer Medien hat für viele PR-Profis das Spiel verändert. Tools, mit denen Marken Beiträge planen können, um Zeit zu sparen und mehr Traffic auf ihre Website zu lenken.

Auch wenn die Automatisierung von Social-Media-Beiträgen praktisch ist, ist es dennoch wichtig, mit Ihren Followern in Kontakt zu treten.

„Social Media ist mehr als nur eine Müllkippe für Links“, sagt Andy Crestodina, Mitbegründer und Chief Marketing Officer von Orbit Media. „Es ist ein Ort, an dem man sich unterhalten kann. Wenn diese automatisierten Social-Media-Beiträge das Einzige in Ihrem Stream sind, ist das nicht gut.“

Darüber hinaus können Technologien wie Meltwater Ihnen dabei helfen, die Berichterstattung über Ihre Social-Media-Initiativen zu automatisieren.

Mit unserer Plattform können Sie die Leistung Ihrer Beiträge in Echtzeit verfolgen. Sie können die Leistung einzelner Kanäle sowie eine kanalübergreifende Ansicht sehen, die die Top-Inhalte auf allen Ihren sozialen Kanälen hervorhebt, sowohl bezahlt als auch organisch. Sie können Analysen auch aufschlüsseln, um eine bestimmte Kampagne zu verfolgen und diese Ergebnisse mit Ihrer normalen Social-Media-Programmierung zu vergleichen.

Automatisierung der PR-Planung

Automatisierung spielt eine entscheidende Rolle bei der Planung Ihrer Kampagnen und PR-Strategie. PR-Profis müssen die Themen verstehen, die das Publikum interessieren, und die Online-Konversationen, an denen Ihre Marke beteiligt sein könnte.

Eine Social-Listening-Lösung wie Meltwater könnte Ihnen dabei helfen, an diesen Gesprächen teilzunehmen. Auf diese Weise behalten Sie den Überblick über Trendthemen, sodass Sie vor Ihren Mitbewerbern in die Storys einsteigen können.

Der Einsatz von Automatisierung und datengestützten Strategien zur Nutzung von Trends trägt dazu bei, dass Ihre Marke in der riesigen Online-Medienlandschaft sichtbar bleibt und zeigt, dass Ihr Team den Finger am Puls der Interessen Ihrer Zielgruppe hat.

„Zu wissen, welche Art von Inhalten zu welchem ​​Zeitpunkt bei welchem ​​Publikum Anklang findet, ist alles“, sagt Lauren Cranston, PR- und Social-Media-Spezialistin bei Skyword. „Da die Social-Media-Aktivitäten schwanken, ist es für die Strategieentwicklung unerlässlich, diese automatisierten Informationen immer zur Hand zu haben.“

Automatisierung und PR sollten nebeneinander existieren

Die weltweit führenden PR-Agenturen nutzen Automatisierung und KI, um Kampagnen zu planen, Medienquellen zu überwachen, ganzheitliche Berichte bereitzustellen und vieles mehr. Im heutigen schnelllebigen Online-Medienumfeld ist es einfach zu viel für ein einzelnes Team, ohne die Hilfe der Technologie den Überblick über all diese Aufgaben zu behalten.

Technologien wie Meltwater können PR-Experten dabei helfen, Prozesse zu automatisieren, fundiertere Entscheidungen zu treffen, bessere Ergebnisse zu erzielen und Daten und Analysen bereitzustellen, die den ROI von PR-Strategien belegen.

Auf diese Weise können Teams effizienter arbeiten und gleichzeitig dem Beziehungsaufbau treu bleiben, der den Kern des Berufs ausmacht.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Meltwater Ihnen bei der Automatisierung von PR-Prozessen helfen kann, indem Sie das folgende Formular ausfüllen: