Was macht ein virtueller Assistent genau? Alles, was Sie wissen wollten

Als Unternehmer wissen Sie nur zu gut, dass der Tag 24 Stunden hat und selbst diese nicht ausreichen.

Mit allem, was Sie tun müssen – Einstellung und Verwaltung von Mitarbeitern, Verwaltung und Sicherstellung, dass Ihr Unternehmen profitabel läuft – haben Sie einfach nicht die Zeit, alles zu 100 % nach besten Kräften zu tun.

Das sollten Sie auch nicht!

Eine der einfachen Lösungen für eine solche Situation ist die Einstellung eines Assistenten. Aber wenn im Budget kein Platz für einen Vollzeitassistenten ist, ist es eine gute Alternative, einen virtuellen Assistenten einzustellen.

Es kann jedoch schwierig sein, genau zu wissen, wie man einen virtuellen Assistenten einstellt, sowie die Feinheiten, was ein virtueller Assistent tut. Erlauben Sie uns, einige dieser Probleme zu klären, indem wir detailliert darauf eingehen, wie ein virtueller Assistent Ihrem Unternehmen helfen kann.

Warum und wann müssen Sie einen virtuellen Assistenten einstellen?

Meistens ist es nie ein schlechter Zeitpunkt, einen virtuellen Assistenten einzustellen, also ist es immer besser, einen einzustellen, kurz bevor es absolut notwendig wird!

Virtuelle Assistenten können so viele verschiedene Aufgaben übernehmen und auf so vielfältige Weise helfen, dass Sie Ihren Arbeitsaufwand reduzieren. Indem Sie die Aufgaben delegieren, die Sie nicht wirklich erledigen müssen, haben Sie mehr Zeit, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren, anstatt sich mit zeitaufwändiger Arbeit zu verzetteln.

Die Einstellung eines virtuellen Assistenten kann auch eine gute Idee für jedes Unternehmen sein, das sich im Skalierungsprozess befindet. Dies ist immer eine hektische Zeit für ein Unternehmen, was bedeutet, dass es unvermeidlich ist, dass wichtige Aufgaben im Durcheinander verloren gehen. Ein virtueller Assistent kann jedoch dazu beitragen, dass Details nicht übersehen werden und in dieser geschäftigen Zeit alles auf Kurs bleibt.

Was macht ein virtueller Assistent?

Also, "was macht ein virtueller Assistent?" denkst du dir vielleicht. Es ist eine ziemlich offene Frage. In gewisser Weise hängt dies von der Art des virtuellen Assistenten ab, den Sie einstellen, da es eine Vielzahl von Spezialisierungen gibt. Aber es liegt auch an Ihnen, zu entscheiden, was Ihr virtueller Assistent tun soll, und dann zu sehen, dass der virtuelle Assistent, den Sie einstellen, alles tun kann, was Sie brauchen (und auch ein guter Mitarbeiter für Ihr Unternehmen sein wird).

Genauer gesagt gibt es eine Vielzahl von Aufgaben, die die meisten virtuellen Assistenten für Sie ausführen können, um Ihre Produktivität am Arbeitsplatz zu steigern.

• Eine der grundlegendsten Aufgaben ist die Verwaltung Ihres Zeitplans sowie aller Anforderungen an die Auftragsplanung. Mit einem virtuellen Assistenten wird es einfacher, alle Ihre Termine zu planen, zu bestätigen und Erinnerungen zu erhalten, wodurch Sie viel Zeit sparen und effizienter arbeiten können.
• Die interne und externe Kommunikation ist ein weiterer Bereich, in dem virtuelle Assistenten eine große Hilfe sein können. Ein virtueller Assistent kann Kontaktlisten verwalten und E-Mails prüfen und nur diejenigen weiterleiten, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Mit Hilfe eines virtuellen Assistenten wird es auch einfacher, Massen-E-Mails an Kunden oder Mitarbeiter zu senden und eine benötigte E-Mail-Adresse aufzuspüren.
• In einigen Fällen können virtuelle Assistenten einige Buchhaltungsarbeiten erledigen und bei der Verwaltung der Bücher Ihres Unternehmens helfen. Dies kann bedeuten, Transaktionen auf dem Bankkonto Ihres Unternehmens zu überprüfen, Rechnungen zu senden oder nicht erhaltene Zahlungen nachzuverfolgen. Dies kann natürlich viel Zeit und Mühe sparen, da die meisten dieser Arbeiten monoton sind, aber erledigt werden müssen.

So stellen Sie einen virtuellen Assistenten ein

In vielerlei Hinsicht erfordert das Wissen, wie man einen virtuellen Assistenten einstellt, die gleichen Fähigkeiten wie die Besetzung jeder anderen Position in Ihrem Unternehmen. Natürlich müssen Sie den Prozess noch anpassen; Die Einstellung eines CEO unterscheidet sich von der Einstellung eines Frontline-Mitarbeiters, daher müssen Sie den Einstellungsprozess wirklich anpassen – der Test, die Interviewfragen, sogar die Standorte, von denen Sie Kandidaten suchen – sind auf die Einstellung eines virtuellen Assistenten zugeschnitten.

Hier sind ein paar schnelle Tipps:

1. Bestimmen Sie die Aufgaben, die Ihr virtueller Assistent erledigen soll. Machen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer Bedürfnisse und skizzieren Sie die Aufgaben, die Sie an einen virtuellen Assistenten auslagern möchten. Vor diesem Hintergrund können Sie eine Stellenbeschreibung schreiben, die beschreibt, was Ihr virtueller Assistent während der Arbeit tun muss. Kurz gesagt, Sie müssen im Voraus wissen, worum Sie Ihren virtuellen Assistenten bitten werden.
2. Die Arbeitsaufgaben, die Sie aufschreiben, beziehen sich zumindest teilweise auf den nächsten Schritt, der Ihr Budget bestimmt. Schließlich kann man von einem virtuellen Assistenten nicht zu viel verlangen, ohne diese Aufgaben angemessen zu vergüten. Das Budget, das Sie haben, hilft bei der Entscheidung, ob Sie einen Vollzeitassistenten, einen Teilzeitassistenten oder einen virtuellen Assistenten auf Aufgabenbasis einstellen möchten, was ebenfalls eine Option sein kann. Denken Sie daran, dass Sie einen Teil Ihres Budgets für die Mitarbeiterentwicklung zweckgebunden lassen möchten, einschließlich des virtuellen Assistenten, wenn Sie sich vorstellen können, dass er langfristig in Ihrem Unternehmen bleibt.
3. Nachdem Sie Ihre Aufgabenliste und Ihr Budget fertiggestellt haben, können Sie Ihre Stellenbeschreibung veröffentlichen und warten, bis die Kandidaten Sie finden. Von da an geht es darum, die Kandidaten zu überprüfen, Vorstellungsgespräche zu führen und Ihre Sorgfaltspflicht zu erfüllen, um den besten virtuellen Assistenten zu finden, so wie Sie es für jeden anderen Job tun würden.

Wenn Sie einen virtuellen Assistenten einstellen, ist es eine gute Idee, sich auf eine Auswahlliste von Kandidaten zu beschränken und sie dann einem Test zu unterziehen, um zu sehen, ob sie den Job bewältigen können. Sie möchten, dass sie voll durchstarten, also hilft die Zusammenstellung eines Tests dabei, sicherzustellen, dass Sie die richtige Person finden. Sobald Sie der Meinung sind, dass Sie den richtigen virtuellen Assistenten gefunden haben, ist es wichtig, Erwartungen darüber festzulegen, was Sie von der Position erwarten, sowie eine Onboarding-Checkliste mit den Zielen zu erstellen, die Ihr neuer virtueller Assistent erreichen soll. Dies wird wahrscheinlich mit der ursprünglichen Liste der Aufgaben übereinstimmen, die Sie auslagern möchten. Aber es schadet nie, zu wiederholen, warum Sie einen virtuellen Assistenten eingestellt haben und was Sie von dieser Rolle erwarten.

Warum einen virtuellen Assistenten einstellen?

Nach dem gesamten Prozess, den Sie durchlaufen, um einen virtuellen Assistenten einzustellen, ist es wichtig, nicht zu vergessen, warum Sie überhaupt einen gebraucht haben. Wenn Sie dies im Hinterkopf behalten, können Sie sicherstellen, dass Sie Ihren virtuellen Assistenten optimal nutzen, sicherstellen, dass Sie die richtige Person für den Job haben und dass Sie die bestmögliche Anleitung und Verwaltung bieten.

Für den Anfang haben Sie einen virtuellen Assistenten eingestellt, um bei bestimmten Aufgaben Zeit zu sparen. Aber Sie haben dies auch getan, um Geld zu sparen, indem Sie einige der Gemeinkosten reduzieren, die mit traditionellen internen Mitarbeitern verbunden sind. Es ist auch möglich, einen virtuellen Teilzeitassistenten, einen Remote-Mitarbeiter oder jemanden einzustellen, der nur die Aufgaben ausführt, die Sie benötigen, was Ihrem Unternehmen auch Geld sparen kann.

Die Einstellung eines virtuellen Assistenten wird auch durchgeführt, um Geschäftsinhabern und Managern Zeit zu geben, sich mehr auf Maßnahmen zu konzentrieren, die das Geschäft verbessern können, anstatt zu viel Zeit mit dem Tagesgeschäft zu verbringen – dem klassischen „Arbeiten an Ihrem Geschäft, nicht darin '. Diese täglichen Abläufe sollten effizienter ausgeführt werden, was wiederum dem Eigentümer und den Managern Zeit gibt, damit sie ihre Zeit effizienter nutzen können. Wenn dies nicht der Fall ist, muss möglicherweise die Notwendigkeit eines virtuellen Assistenten neu bewertet werden oder wie die dem virtuellen Assistenten zugewiesenen Aufgaben erledigt werden.

Unternehmens- und Mitarbeiterverwaltungssoftware: Ihr All-In-One-Verwaltungstool für digitale Assistenten

Wenn Ihnen die Einstellung eines virtuellen Assistenten jedoch entmutigend erscheint, können Sie Ihren virtuellen Assistenten jederzeit intuitiv und einfach verwalten und einige Ihrer zeitaufwändigsten Aufgaben einfach verwalten und delegieren: indem Sie einen Mitarbeiter und ein Unternehmen in einer Person einsetzen Management-App, wie Connecteam.

Stellen Sie sich eine Welt vor, in der Sie Ihrem virtuellen Assistenten einfach sagen können, was er tun soll, und ihn sich von dort aus um alles kümmern lassen (während Sie die vollständige Übersicht haben)? Alles, was Sie höchstwahrscheinlich delegieren werden, kann über die Connecteam-App erledigt werden – es ist nicht einmal eine Schulung erforderlich!

Stellen Sie sich eine Welt vor, in der Ihre –

• Virtuelle Assistenten können sich über die digitalisierten Fernschulungsfunktionen in ihrem eigenen Tempo einarbeiten
• Sich wiederholende Aufgaben wie die Mitarbeiterplanung können einfach automatisiert werden, sodass Sie nicht mehr herumwühlen müssen, um herauszufinden, wer für die Arbeit verfügbar ist, und sich keine Sorgen mehr machen müssen, wenn Sie Planungskonflikte haben.
• Mitarbeiter können sich über ihr Smartphone selbst ein- und ausstempeln (und sogar von einem bestimmten, geografisch abgegrenzten Standort aus).
• Unternehmensweite Kommunikation kann so einfach sein wie das Posten eines Updates in einer App und das anschließende Senden automatischer Erinnerungen an alle, die es noch nicht gesehen haben.
• Optimieren Sie Arbeitsabläufe und verwalten Sie Projekte effizienter mit dem integrierten Aufgabenverwaltungstool.

Da keine Schulung erforderlich ist, ein Plan für immer kostenlos ist und alle kostenpflichtigen Pläne 14 Tage lang kostenlos getestet werden können, gibt es einen Grund, warum mehr als 36.000 Unternehmen Connecteam lieben, um ihre virtuellen Assistenten, Mitarbeiter und Geschäfte zu verwalten.

Probieren Sie Connecteam noch heute aus und sehen Sie, wie es Ihrem virtuellen Assistenten dabei helfen kann, durchstarten zu können, Ihr Geschäft besser, schneller und stärker laufen zu lassen und Ihnen bei der Skalierung zu helfen!