Was ist eine Zahlungsperiode und wie wählt man die richtige aus?

Unter den vielen Entscheidungen, die Sie als Geschäftsinhaber sorgfältig abwägen müssen, sollte die Frage, welcher Zahlungszeitraum Ihrem Unternehmen am besten dient, hohe Priorität haben. Obwohl es verlockend sein mag, nur einen auszuwählen und weiterzumachen, gibt es viele entscheidende Faktoren, die Sie sich ansehen sollten, bevor Sie sich festlegen.

Als Faustregel sollten Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter aus Gründen der Fairness, aber auch aus Gründen der Produktivität ausreichend entlohnt werden. Um dies sorgfältig zu tun, gehen wir die Grundlagen (was eine Zahlungsperiode ist) und andere einflussreiche Faktoren durch, über die nicht genug gesprochen wird.

Zwischen Gehalt und Stundenlohn haben wir hier alle Optionen zusammen mit zusätzlichen Informationen darüber, wie sie funktionieren und was dies für Ihre Gehaltsabrechnung bedeutet, aufgeführt.

Was ist eine Zahlungsperiode?

Die Definition des Lohnzeitraums ist der Zeitraum, in dem Mitarbeiter für die geleistete Arbeit bezahlt werden. Der genaue Zeitpunkt, zu dem Sie sich entscheiden, Ihre Mitarbeiter zu bezahlen, ist entscheidend, da er den Gehaltsscheck bestimmt, den Ihr Mitarbeiter erhält. Der Zahlungszeitraum ändert sich normalerweise nicht, und die Mitarbeiter werden daher entweder wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich oder monatlich bezahlt.

Es ist jedoch wichtig zu überprüfen, ob Sie den Fair Labor Standards Act (FLSA) für die genauen Regeln einhalten. Außerdem Anspruch auf Mittagspausen oder Urlaubsgeld. Die Gehälter aller Mitarbeiter müssen mindestens dem Mindestlohn entsprechen oder darüber liegen. Hier sind die verschiedenen Zahlungsmöglichkeiten:

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Die 4 gemeinsamen Lohnperioden

Wöchentlich:

Sie könnten fragen, wie viele Zahlungsperioden in einem Jahr? Wie viele Lohnperioden im Jahr 2021? Eine wöchentliche Gehaltsperiode besteht aus 52 Gehaltsschecks. Auch wenn es als wöchentliche Zahlungsperiode bezeichnet wird, wählen Sie den Wochentag, an dem es beginnt. Dies ist für ein Unternehmen sehr vorteilhaft, da Sie darauf basieren können, wann Kunden Sie bezahlen. Wenn Ihre größeren Kunden Sie am Freitag bezahlen, können Sie Ihre Mitarbeiter am Samstag bezahlen.

Wöchentliche Gehaltsperioden passen zu den meisten Unternehmen, die ihre Mitarbeiter stundenweise bezahlen. Die Mitarbeiter reichen ihre Stundenzettel inklusive Überstunden beim Lohnbuchhalter ein und erhalten nach Prüfung ihren Gehaltsscheck. Oft können Zahlungen in Verzug sein, was bedeutet, dass Arbeitnehmer ihre Stundenzettel einreichen und eine Woche später bezahlt werden.

Vorteile der wöchentlichen Zahlung:

• Mitarbeiter, die von Gehaltsscheck zu Gehaltsscheck leben, können das Geld schneller erhalten, um ausstehende Rechnungen zu begleichen
• Mitarbeiter, die Überstunden gemacht haben, wissen, dass ihr Geld bald ankommt
• Das Management hat die Möglichkeit, die Gehaltsabrechnung einfach zu erstellen, da es sich jeweils nur um ein paar Tage handelt
• Bietet einen Anreiz, härter zu arbeiten, was zu einer höheren Produktivität führen kann
• Die Mitarbeiter profitieren von einem konstanten Cashflow

Nachteile der wöchentlichen Zahlung:

• Wenn Sie Ihre Gehaltsabrechnung auslagern, kann dies sehr kostspielig sein, da Sie pro Transaktion bezahlen
• Dies bedeutet oft, dass Sie am Ende mehr bezahlen, da es mehr Gehaltsschecks pro Jahr gibt
• Sehr zeitaufwändig und könnte zu Steuerfehlern führen, da es schwer zu pflegen ist

Zweiwöchentlich:

Eine andere Frage, die Sie beschäftigt, ist, wie viele zweiwöchentliche Lohnperioden es in einem Jahr gibt? Außerdem, wie viele Lohnperioden im Jahr 2021? Eine zweiwöchentliche Gehaltsabrechnung besteht aus 26 Zahlungsperioden oder 27 in einem Jahr und findet alle zwei Wochen statt.

Zweiwöchentliche Zahlungen können sowohl für Angestellte als auch für stündlich Beschäftigte gelten. Wenn Arbeitgeber sich fragen, wie viele Gehaltsschecks in einem Jahr? Zweiwöchentlich könnte Zeit sparen, da die Gehaltsabrechnung zweimal im Monat erfolgt. Zweiwöchentliche Zahlungen können die Abwicklung von Steuern vereinfachen und daher passieren weniger Fehler.

Vorteile der zweiwöchentlichen Zahlung:

• Mitarbeiter werden häufiger bezahlt
• Besser als wöchentliche Gehaltsschecks, da die Mitarbeiter möglicherweise keine Zeit haben, sie wöchentlich einzulösen
• Kostengünstig, da Sie jede zweite Woche bezahlen. Dies gilt insbesondere, wenn Sie einen Outsource-Anbieter verwenden, da Sie diesen nur bei Bedarf bezahlen

Nachteile der zweiwöchentlichen Zahlung:

• Dies ist teurer, da die Mitarbeiter mehr Gehaltsschecks als halbmonatlich erhalten

Halb-monatlich:

Ihre nächste Frage ist also, wie viele Lohnperioden in einem Jahr? Halbmonatlich ist zweimal im Monat immer am selben Datum. Diese Art der Bezahlung ist in der Regel für den Angestellten bestimmt. Wie viele Gehaltsschecks in einem Jahr? Sie erhalten im Laufe des Jahres 24 Gehaltsschecks.

Vorteile halbmonatlicher Zahlungen:

• Die Mitarbeiter kennen die genauen Termine, an denen sie voraussichtlich bezahlt werden.
• Hilft Ihnen bei der Verwaltung Ihres Cashflows

Nachteile halbmonatlicher Zahlungen:

• Lohnbuchhalter müssen sicher sein, dass sie alle Tage richtig gezählt haben, denn obwohl sie jeden Monat am selben Datum sind, kann die Zeit, die seit dem vorherigen Gehalt vergangen ist, unterschiedlich sein
• Schwierig für Stundenlöhner, wenn sie Überstunden gemacht haben, sie bis zu einem bestimmten Termin abgeben müssen oder sie bis zur nächsten Gehaltsabrechnung warten müssen
• Neue Mitarbeiter müssen möglicherweise auf das erste Gehalt warten

Monatlich:

Wenn Sie sich fragen, wie viele Gehaltsschecks in einem Jahr für Monatsgehälter? Monatsentgelte sind bei Angestellten sehr verbreitet. Wie viele Gehaltsschecks in einem Jahr? Der Arbeitnehmer erhält das ganze Jahr über 12 Zahlungen.

Vorteile monatlicher Zahlungen:

• Ideal für die Rechnungsstellung an Mitarbeiter, da sie monatliche Zahlungen erhalten
• Dies ist der geringste Arbeitsaufwand, da die Gehaltsabrechnung einmal im Monat erfolgt

Nachteile der monatlichen Zahlungen:

• Die Mitarbeiter sind mit dieser Regelung nicht immer zufrieden, da sie auf die Bezahlung warten müssen
• Neue Mitarbeiter müssen auf den ersten Gehaltsscheck warten

7 Dinge, die bei der Auswahl der Zahlungsperioden zu beachten sind

1. Bruttolohn

Der Bruttolohn wird oft mit dem Nettolohn verwechselt. Der Bruttolohn ist der Gesamtbetrag, der jedem Arbeitnehmer geschuldet wird, bevor die obligatorischen (Bundessteuern) und freiwilligen (Versicherungs- und Altersvorsorge) Abzüge in Kraft treten. Der Gesamtbetrag nach Abzügen wird als Nettolohn bezeichnet.

Das Nettogehalt ist die Zahl, die den Mitarbeitern am wichtigsten ist, weil es die tatsächliche Summe ist, die auf ihr Bankkonto eingezahlt wird. Am wichtigsten für Sie ist jedoch das Bruttoentgelt, da die Abzugsbeträge (vom Bruttoentgelt) je nach Häufigkeit Ihrer Entgeltperioden schwanken.

2. Schaltjahre

Wenn ein Tag hinzugefügt wird, um mit der natürlichen Rotation der Erde Schritt zu halten, wird dies als Schaltjahr bezeichnet. Sie fragen sich vielleicht, was Astronomie mit Zahlungsperioden zu tun hat? Nun, wenn Sie eine wöchentliche oder zweiwöchentliche Zahlungsperiode durchlaufen, führt dieser zusätzliche Tag zu einer Überzahlung. Darauf kann man sich nur vorbereiten und entsprechend anpassen.

3. Genauigkeit bei der Anwesenheitsverfolgung und Gehaltsabrechnung

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter im Stundenlohn bezahlen, zählt jede Stunde, Minute und Sekunde zu Ihrer endgültigen Gehaltsabrechnung. Es kann mühsam sein, den Überblick zu behalten, aber um eine Über- oder Unterzahlung zu vermeiden, liegt es in Ihrer Verantwortung, die Genauigkeit beizubehalten.

Der beste Weg, dies zu tun, ist die Implementierung einer automatisierten Stechuhr, die die Anwesenheit (Ein- und Ausstempeln, Pausen und Überstunden) für Sie markiert. Ein Softwaresystem wie dieses ist oft mit einem Gehaltsabrechnungsdienst gekoppelt, der alles von der Anwesenheit bis zur Gehaltsabrechnung absolut nahtlos macht.

Je nachdem, welchen Zahlungszeitraum Sie wählen, können Dienstleistungen wie diese Ihre Finanzen zeitnah und genau halten.

4. Arbeitnehmerrechte

Mitarbeiter haben mehr Kontrolle über die Zahlungsperioden, als Sie vielleicht denken. Einige bundesstaatliche Arbeitsgesetze übertragen den Arbeitnehmern das Recht zu entscheiden, welcher Lohnzeitraum für sie am besten geeignet ist. Wenn Sie wissen, dass dies auf Ihren Staat zutrifft, sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern und sehen Sie, ob Sie einen guten Mittelweg finden können.

Seien Sie sich bewusst, dass je häufiger Ihre Gehaltsperioden sind, desto mehr Gehaltskosten werden Sie kosten. Wenn Sie also herausfinden können, was Sie und Ihre Mitarbeiter glücklich macht, wäre das das Beste!

5. Cashflow

Abhängig von Ihrer Branche und der Zusammensetzung Ihres Unternehmens wird der Cashflow unterschiedlich sein. Zu wissen, wann der Cashflow seine Höchst- und Tiefststände erreichen wird, ist äußerst wichtig, um sich darauf vorzubereiten. Viele Probleme würden entstehen, wenn Sie Ihre Mitarbeiter aufgrund fehlender Liquidität nicht rechtzeitig bezahlen könnten.

Davon abgesehen, führen Sie einige Nachforschungen und Berechnungen durch, um vorherzusagen, wie Ihr Cashflow aussehen wird, und gehen Sie von dort aus weiter.

6. Leistungen an Arbeitnehmer

Benefits für Mitarbeiter sind für Sie genauso ein Vorteil wie für Ihre Mitarbeiter. Das Anbieten von Optionen wie Lebensversicherung und Rente verbessert das Leben Ihrer Mitarbeiter, erhöht aber auch die Bereitschaft der Mitarbeiter, für Sie arbeiten zu wollen.

Obwohl dies ein massives Plus ist, können Sozialleistungen ihren Preis haben. Abhängig von der von Ihnen gewählten Zahlungsperiode können Sie jedoch möglicherweise bestimmte Leistungen an Arbeitnehmer steuerlich absetzen. Es sollte Ihr Ziel sein, herauszufinden, welcher Zahlungszeitraum für Sie eine kostengünstigere Route unterstützt, ohne die Leistungen zu kürzen.

7. Arbeitnehmerarbeitsrecht (Bund & Länder)

Am Ende des Tages wollen Sie sich an das Gesetz halten. Wenn Sie Ihren Zahlungszeitraum auswählen, stellen Sie sicher, dass er sowohl den staatlichen als auch den bundesstaatlichen Gesetzen entspricht. Bundesarbeitsgesetze werden durch den Fair Labor Standards Act bestimmt, der Mindestlöhne und Überstunden umfasst. Es ist äußerst wichtig, dies zu befolgen und auf dem Laufenden zu bleiben. Darüber hinaus legen die staatlichen Arbeitsgesetze Regeln und Vorschriften fest, die für die Branche spezifisch sind, in der Sie sich befinden.

Wenn es um die tatsächliche Zählung von Überstunden und Pausenzeiten geht, nutzen Sie eine Mitarbeiterverwaltungssoftware, die die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter automatisch für Sie erfasst!

Auswahl der besten Zahlungsperiode für Unternehmen

Bei der Auswahl des richtigen Zahlungszeitraums für Ihr Unternehmen müssen einige Faktoren berücksichtigt werden.

Zunächst müssen Sie schätzen, wie viele Mitarbeiter Sie einstellen möchten. Der nächste Schritt ist auch ziemlich einfach. Wählen Sie aus, ob ein Stundenlohn oder die Angabe eines festen Gehalts besser ist. Wenn Sie sich für Stundenarbeit entscheiden, ist eine wöchentliche oder zweiwöchentliche Gehaltsabrechnung möglicherweise das Beste für Sie. Bei der Einstellung von Angestellten hingegen wäre ein halbmonatliches oder monatliches Gehalt besser geeignet.

Wenn Sie diese Entscheidung treffen, wäre es ratsam, Ihre Mitarbeiter an die erste Stelle zu setzen, da dies die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass sie länger bleiben, und die Arbeitsmoral dramatisch steigern könnte. Das bedeutet, dass Sie sich auch überlegen sollten, welche Art von Mitarbeitern Sie einstellen möchten. Wenn es sich der Mitarbeiter nicht leisten kann, von Gehaltsscheck zu Gehaltsscheck zu wechseln, ist die Entscheidung für eine wöchentliche oder zweiwöchentliche Gehaltsperiode eine gute Option.

Der Cashflow ist ein weiterer wichtiger Einflussfaktor auf die von Ihnen gewählte Zahlungsperiode. Wenn Sie ein kleines Unternehmen sind, denken Sie darüber nach, wie oft Geld in das Geschäft fließt. Wenn Sie Daueraufträge haben, achten Sie darauf, die Daten zu kennen, an denen diese Kunden bezahlen werden. Sobald Sie die Daten und Beträge kennen, können Sie herausfinden, welcher Zahlungszeitraum für Sie und Ihre Mitarbeiter am besten geeignet ist.

Bestimmte Staaten haben möglicherweise Regeln für Ihr Unternehmen und/oder Ihre Branche festgelegt. Bevor Sie also etwas in Stein gemeißelt haben, sollten Sie sich am besten bei Ihrem Buchhalter erkundigen, ob die von Ihnen gewählte Zahlungsperiode den für Sie geltenden Gesetzen entspricht.

Das Fazit zum Festlegen einer Zahlungsperiode

Sobald Sie sich für das Lohnabrechnungssystem entschieden haben, das zu Ihrem Unternehmen passt, können Sie loslegen. Denken Sie daran, dass die Bezahlung ein entscheidender Teil jeder Arbeit ist, und selbst wenn Ihr Mitarbeiter liebt, was er tut, erhält jeder gerne Geld. Die pünktliche und gesetzeskonforme Bezahlung Ihrer Mitarbeiter schafft ein angenehmes Arbeitsumfeld.

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