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Was ist ein virtueller Assistent – ​​und 47 Aufgaben, die er für Sie erledigen kann

Veröffentlicht: 2023-07-31

Ein Leser fragt:

Was macht ein virtueller Assistent?Und wie kann man meinem Unternehmen helfen?Ich leite ein kleines Unternehmen, aber die Menge an E-Mails und Kundenanfragen ist explodiert.Es ist eine Herausforderung, organisiert zu bleiben.Dennoch können wir es uns nicht leisten, einen Vollzeit-Verwaltungsassistenten oder Büroleiter einzustellen – und wir haben auch nicht den nötigen Platz, weil unser Büro winzig ist.Ein Kollege schlug mir vor, einen virtuellen Assistenten einzustellen.Können Sie mir eine Vorstellung davon geben, welche Arten von Aufgaben ein virtueller Assistent erledigen kann?

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– Howard aus Albuquerque, New Mexico

Howard, das ist eine tolle Frage. Ja, wir erklären Ihnen genau, was ein virtueller Assistent macht. Wir machen für Sie noch einen Schritt weiter.

Am Ende dieses Artikels skizzieren wir 42 verschiedene Aufgaben, die ein virtueller Assistent (VA) für ein kleines Unternehmen erledigen kann, damit Sie Beispiele haben, auf die Sie zurückgreifen können. Aber lassen Sie uns zunächst einige grundlegende Informationen beantworten.

Was ist ein virtueller Assistent?

Ein virtueller Assistent, oft abgekürzt als VA, ist ein Fachmann, der in einer Remote-Arbeitsumgebung arbeitet und in verschiedenen Bereichen wie Verwaltungsaufgaben, Geschäftsentwicklungsinitiativen, Social-Media-Management, Marketingkampagnen und vielem mehr Unterstützung leistet.

Diese Fachkräfte spielen eine zentrale Rolle im täglichen Betrieb von Kleinunternehmen und Unternehmern sowie in Führungspositionen. Sie bieten Unterstützung bei der Bewältigung wiederkehrender Aufgaben und bei der Erledigung administrativer Aufgaben, die ansonsten wertvolle Zeit verschlingen.

Während diese Assistenten normalerweise von ihrem Heimbüro aus arbeiten, kann ihr geografischer Standort überall liegen – in den Vereinigten Staaten oder im Ausland.

Virtuelle Assistenten erfreuen sich in den letzten zehn Jahren in kleinen Unternehmen zunehmender Beliebtheit, vor allem aufgrund ihrer Flexibilität.

Abhängig von den Anforderungen Ihres Unternehmens kann ein VA in Teilzeit oder Vollzeit eingestellt werden. Unabhängig davon, ob Sie ihre Dienste für 20 Stunden, 30 Stunden oder sogar eine ganze 40-Stunden-Woche benötigen, VAs bieten Vielseitigkeit, um auf Ihre individuellen Anforderungen einzugehen.

Das Vergütungsmodell für virtuelle Assistenten kann sehr vielfältig sein. Einige bevorzugen möglicherweise eine stundenweise Bezahlung, während andere sich für ein festes wöchentliches oder monatliches Stipendium entscheiden.

In vielen Fällen kann die Einstellung eines virtuellen Assistenten in Vollzeit für Sie aus mehreren Gründen ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis bedeuten:

• Die Preise können überraschend günstig sein, insbesondere für Offshore-Arbeiter.
• Es ist einfacher, einen Vollzeitassistenten in die regulären Arbeitsabläufe zu integrieren und einen größeren Nutzen aus der Vereinbarung zu ziehen.
• Ein Vollzeit-VA wird besser in der Lage sein, alle von Ihnen benötigten speziellen Softwareanwendungen zu erlernen, herzliche Beziehungen zu Kollegen und Kunden aufzubauen und mit Ihnen zu wachsen, wenn das Unternehmen wächst.

Es gibt zwei Haupttypen von virtuellen Assistenten: unabhängige Freiberufler und solche, die mit einem Unternehmen oder einer Agentur verbunden sind.

Wenn Sie mit einem Unternehmen für virtuelle Assistenten zusammenarbeiten, kommunizieren Sie oft mit einem Manager, der Ihre Bedürfnisse versteht und sicherstellt, dass Sie einen VA erhalten, der am besten zu Ihrem Betrieb passt.

Vorteile eines virtuellen Assistenten

In der schnelllebigen Geschäftswelt kann der Einsatz eines virtuellen Assistenten Ihre Produktivität erheblich steigern. Bedenken Sie Folgendes: Wie ein Geschäftsinhaber oder ein wichtiger Manager seine Zeit einteilt, könnte der wichtigste Faktor für den Geschäftserfolg sein.

Daher ist es für sie unerlässlich, sich auf hochwertige Aktivitäten und strategische Angelegenheiten zu konzentrieren und Routine- und Verwaltungsaufgaben ihrem zuverlässigen virtuellen Assistenten zu überlassen.

Rob Levin, Vorsitzender von Work Better Now, drückt es aus eigener Erfahrung so aus.

„Um meine Zeit mit hochwertigen Aktivitäten zu verbringen, war es mir wichtig, weniger Zeit mit weniger wertvollen Aktivitäten zu verbringen. Aus diesem Grund habe ich vor fünf Jahren nicht nur einen virtuellen Assistenten eingestellt, sondern auch das Unternehmen „Work Better Now“ mitgegründet, um anderen Geschäftsinhabern virtuelle Assistenten zur Verfügung zu stellen.“

Levins Partner Andrew Cohen und CEO von Work Better Now sagt, die häufigste Frage, die potenzielle Kunden des Unternehmens stellen, sei: „Was kann ein virtueller Assistent für mich tun?“

Um diese Frage zu beantworten, stellt Cohen eine Liste mit 47 Aufgaben bereit, die ein virtueller Assistent erledigen kann.

47 Aufgaben, die ein virtueller Assistent erledigen kann

Ein virtueller Assistent ist ein hochqualifizierter unabhängiger Auftragnehmer, der eine Vielzahl von Aufgaben aus der Ferne ausführt. Die Aufgaben eines VA sind weitreichend und reichen von der Planung von Terminen bis hin zur Überprüfung und Beantwortung von E-Mails.

Doch Terminplanung und E-Mails sind nur die Spitze des Eisbergs. Wenn eine Aufgabe online erledigt werden kann, ist eine VA durchaus in der Lage, sie auszuführen.

Diese Ressource ist Ihr umfassender Leitfaden, um sich in der Welt der virtuellen Assistenten zurechtzufinden, ihre Rollen zu klären und die erheblichen Vorteile hervorzuheben, die sie Ihrem Unternehmen bringen können.

Kalenderverwaltung

Die Verwaltung eines Kalenders stellt sowohl beruflich als auch privat oft eine der größten Herausforderungen für Unternehmer dar.

Hier kommen virtuelle Assistenten ins Spiel, die eine entmutigende Aufgabe in einen mühelosen Prozess verwandeln, indem sie Erinnerungen bereitstellen und Termine vereinbaren. Sie bieten folgende Dienstleistungen an:

1. Koordinieren und planen Sie Anrufe und Termine.Eine Aufgabe, die Geschäftsinhabern etwa 10 Stunden pro Woche einsparen kann und sie von den Aufgaben befreit, die sie als umständlich empfinden.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt hier darin, Ihrem VA klare Regeln zur Terminplanung zur Verfügung zu stellen, einschließlich der Frage, wen und wann er einplanen muss. Sie können auch bei der Koordinierung von Zeitplänen für andere Teammitglieder behilflich sein.

2. Termine bestätigen.Es empfiehlt sich, Ihrem VA eine Liste mit Terminen zur Bestätigung vorzulegen, insbesondere für den nächsten Tag. Diese Vorgehensweise kann Zeitverschwendung durch vergessene Termine oder kurzfristige Absagen der anderen Partei verhindern.

3. Stellen Sie Erinnerungen an Anrufe und Termine bereit.Es kann leicht passieren, dass man vergisst, einen Anruf zu tätigen, insbesondere wenn man nicht im Büro ist oder an aufeinanderfolgenden Besprechungen teilnimmt. Ein VA kann Sie rechtzeitig daran erinnern, indem er Sie ein paar Minuten vor Ihrer Verpflichtung anruft oder Ihnen eine SMS schickt, um sicherzustellen, dass Sie sich daran erinnern.

4. Planen Sie Anrufe und Termine neu.Ein VA dient auch als Ihre Kommunikationsbrücke, indem er die andere Partei über alle Zeitplanänderungen informiert und den neuen Termin bestätigt.

5. Informieren Sie andere über Zeitplanänderungen.Der virtuelle Assistent benachrichtigt auch die andere Partei und lässt sich den neuen Termin bestätigen.

6. Schützen Sie die Zeit.VAs können auch dazu beitragen, Ihre Zeit vor unnötigen Unterbrechungen zu schützen. Sie können einspringen und Anfragen für Besprechungen, die möglicherweise nicht die höchste Priorität haben, höflich ablehnen.

7. Senden und pflegen Sie eine „Ausstehende Liste“.Virtuelle Assistenten können Ihnen wöchentlich eine Liste der Personen zur Verfügung stellen, die nicht auf Besprechungs- oder Anrufanfragen geantwortet haben, und Sie so benachrichtigen, wenn Ihr Eingreifen möglicherweise erforderlich ist.

8. Informieren Sie wichtige andere, wenn Sie nicht in der Stadt sind.VAs können Ihre Lieben auch über Ihren Reiseplan auf dem Laufenden halten. Sie können eine Kalendereinladung mit den Terminen außerhalb der Stadt sowie Ihren Flug- und Hoteldaten teilen und so eine reibungslose Kommunikation gewährleisten.

E-Mail- und Kontaktmanagement und Kommunikation

Im digitalen Zeitalter kann Ihr Posteingang mit einer riesigen Menge an E-Mails überschwemmt werden, und die Pflege einer aktuellen Kontaktliste kann zu einer Aufgabe für sich werden.

Hier kommt die Expertise eines virtuellen Assistenten ins Spiel. Indem Sie diese Aufgaben einem VA anvertrauen, können Sie wertvolle Stunden Ihrer Zeit zurückgewinnen. Hier ist ein Blick auf die Bandbreite der Aktivitäten, die ein VA übernehmen kann:

9. E-Mails überprüfen.Virtuelle Assistenten können Ihren Posteingang auf der Grundlage spezifischer, von Ihnen festgelegter Regeln verwalten. Sie können Aufgaben wie das Löschen, Beantworten, Weiterleiten von E-Mails oder das Markieren kritischer E-Mails für Ihre Aufmerksamkeit ausführen.

10. Personen zu Kontakten hinzufügen.Jedes Mal, wenn Sie mit einer neuen Person in Kontakt treten, sei es ein Anruf, ein Meeting oder eine andere Form der Interaktion, kann Ihr VA sicherstellen, dass die Daten der Person umgehend zu Ihren Kontakten hinzugefügt werden.

11. Aktualisieren Sie die Personeninformationen auf Kontakte.Es kann vorkommen, dass Sie nicht sofort Zugriff auf alle Informationen eines Kontakts haben. In solchen Fällen kann ein VA diese Lücken nach und nach schließen und den Kontakten Informationen hinzufügen, sobald diese verfügbar sind, beispielsweise Details aus einer E-Mail-Signatur.

12. Kontakte zum CRM hinzufügen.Ein Hauptgrund dafür, dass kleine Unternehmen ihre CRM-Anwendung nicht effektiv nutzen, ist die damit verbundene zeitaufwändige Dateneingabe. Ihr VA kann diese Aufgabe übernehmen und Ihr CRM-System erweitern und organisieren.

Telefonaufgaben

Wenn Sie jemanden benötigen, der sich um Telefongespräche kümmert oder sogar leichte Empfangsaufgaben übernimmt, ohne dass eine physische Anwesenheit erforderlich ist, kann ein virtueller Assistent dieser Aufgabe gewachsen sein.

13. Erledigen Sie leichte Aufgaben als Rezeptionist.Es gibt Fälle, in denen Sie wichtige Anrufe erwarten, aber möglicherweise nicht persönlich erreichbar sind. Hier wird ein virtueller Assistent von unschätzbarem Wert.

Indem Sie solche Anrufe an Ihren VA weiterleiten, können Sie sicherstellen, dass Sie keine wichtige Kommunikation verpassen und sich gleichzeitig ohne Unterbrechungen auf Ihre Hauptaufgaben konzentrieren können.

14. Voicemails transkribieren.In unserem schnelllebigen digitalen Zeitalter können die meisten Voicemails per E-Mail abgerufen werden. Diese können an Ihren VA weitergeleitet werden, der neben der Transkription des Voicemail-Inhalts auch alle notwendigen Folgeaktivitäten durchführen kann.

Dazu kann gehören, dass Sie sich an den Anrufer wenden oder ihn daran erinnern, zu antworten, und so Ihre Kommunikationsprozesse optimieren.

Reisen

Die Organisation von Flügen und Hotels für Geschäftsreisen kann ein überraschend zeitaufwändiger Prozess sein, der Sie oft von Ihrem Kerngeschäft abhält. Hier können sich die Fähigkeiten eines virtuellen Assistenten als unverzichtbar erweisen. Eine VA kann Folgendes verarbeiten:

15. Forschungsflüge.Anhand Ihrer spezifischen Kriterien wie bevorzugte Fluggesellschaften, Sitzordnung und Zeitpläne kann ein VA eine gründliche Analyse verschiedener Flugoptionen durchführen.

Sie können Ihnen dann die besten Alternativen vorstellen und dafür sorgen, dass Sie nicht nur bequem reisen, sondern im Laufe eines Jahres auch viel Zeit sparen.

16. Recherchieren Sie nach Hotels.Ähnlich wie bei der Flugrecherche kann Ihr VA die Hoteloptionen basierend auf Ihren individuellen Vorlieben untersuchen.

Dazu können Faktoren wie die Art der Unterkunft, der Standort, die verfügbaren Annehmlichkeiten und etwaige Sondertarife gehören, auf die Sie möglicherweise Anspruch haben. Sie können dann eine Auswahl in die engere Wahl ziehen und Ihnen das mühsame Durchsuchen zahlreicher Optionen ersparen.

17. Flüge und Hotels buchen.Sobald Sie Ihre Entscheidungen getroffen haben und mit Ihren Kreditkarten- und Vielfliegerinformationen ausgestattet sind, kann sich Ihr VA um den Buchungsprozess kümmern.

Dies kann persönlich eine mühsame Aufgabe sein, aber ein VA kann dies effizient erledigen, wodurch Sie Zeit sparen und die Fehlerwahrscheinlichkeit verringern.

18. Informieren Sie sich über Transportmöglichkeiten.Dies umfasst verschiedene Möglichkeiten, von Mietwagen über Mitfahrgelegenheiten bis hin zu öffentlichen Verkehrsmitteln im öffentlichen Nahverkehr, je nach Ihren Vorlieben und der Art Ihrer Reise.

19. Transport buchen.Sobald die besten Optionen identifiziert sind, kann Ihr VA noch einen Schritt weiter gehen und die Buchungen bearbeiten, ähnlich wie er Ihre Flug- und Hotelarrangements verwaltet. Dies gewährleistet ein nahtloses Reiseerlebnis von Anfang bis Ende.

20. Organisieren Sie Veranstaltungen.Wenn Ihre Reise die Teilnahme an oder die Ausrichtung von Veranstaltungen beinhaltet, kann Ihr VA die Recherche übernehmen und die notwendigen Vorkehrungen treffen. Dazu kann es gehören, ein geeignetes Restaurant für ein Geschäftsessen zu finden, einen Tagungsraum zu buchen oder sich sogar Tickets für ein lokales Konzert zu sichern.

21. Zeitung oder Post aushängen.Wenn Sie abwesend sind, kann Ihr VA dafür sorgen, dass die regelmäßigen Dienstleistungen an Ihrem Wohnort, wie z. B. die Zustellung von Zeitungen oder die Zustellung von Post, vorübergehend eingestellt werden. Dies macht Ihre Reisen noch komfortabler und stellt sicher, dass Ihre häuslichen Abläufe auch in Ihrer Abwesenheit erledigt sind.

Geschäftsentwicklung

Wenn es um die Aufgabe der Geschäftsentwicklung geht, kann der Arbeitsaufwand erheblich und vielfältig sein.

Von der Recherche potenzieller Leads auf Plattformen wie LinkedIn bis hin zur Suche nach wichtigen Kontaktinformationen wie E-Mail-Adressen erfordern diese Aktivitäten oft zeitaufwändige Vorarbeit.

Ein virtueller Assistent kann die Leitung dieser Aufgaben übernehmen, sodass Sie sich auf die zwischenmenschlichen Interaktionen konzentrieren können, die für erfolgreiche Verkäufe von entscheidender Bedeutung sind.

22. Recherchieren Sie Leads auf LinkedIn.Für B2B-Unternehmen und gelegentlich auch für B2C-Unternehmen ist die Pflege einer Liste potenzieller Kunden eine zwingende Aufgabe. Nachdem Sie Ihre Anforderungen genau verstanden haben, kann ein virtueller Assistent eine gründliche Suche auf LinkedIn durchführen und eine umfassende Liste potenzieller Kunden erstellen, die Ihrem idealen Kundenprofil entsprechen.

23. E-Mail-Adressen finden.Ein VA kann geschickt in Datenbanken navigieren und effektive Google-Suchstrategien anwenden, um die E-Mail-Adressen potenzieller Kunden zu finden, mit denen Sie Kontakt aufnehmen möchten. Dies stellt nicht nur sicher, dass Sie über die richtigen Kontaktinformationen verfügen, sondern erspart Ihnen auch die Zeit und Mühe, diese selbst zu finden.

24. Designpräsentationen.Ihr VA kann Ihren Vorschlägen eine professionelle Note verleihen, indem er das Logo des Interessenten ausfindig macht und einfügt und die Textfarbe entsprechend anpasst. Darüber hinaus können sie die Präsentation durch animierte Folien nach Bedarf verbessern und Ihnen so einen Vorsprung bei Ihren Geschäftsentwicklungsbemühungen verschaffen.

Management

Wenn Ihr Unternehmen wächst, führt dies zwangsläufig zu einer erhöhten Nachfrage nach verschiedenen Managementfunktionen. Dazu können Aufgaben wie das Zusammenstellen von Berichten für Kunden gehören, die möglicherweise die Zusammenstellung großer Mengen vorhandener Daten erfordern.

Oder vielleicht möchten Sie Ihr Team erweitern und benötigen Unterstützung bei der Personalbeschaffung. Ihr virtueller Assistent kann diese Aufgaben übernehmen und gibt Ihnen die Zeit und Flexibilität, sich auf strategischere Aspekte Ihres Unternehmens zu konzentrieren

25. Stellen Sie Berichte zusammen.Eine VA kann Berichte entwerfen und generieren, die Key Performance Indicators (KPIs) in vorgegebenen Intervallen verfolgen. Diese Berichte bieten einen klaren Überblick über die Leistung Ihres Unternehmens und helfen Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen.

26. Hilfe bei der Rekrutierung von Mitarbeitern.Der Kampf um die richtigen Talente kann oft genauso intensiv sein wie der Wettbewerb um Kunden, wenn nicht sogar noch intensiver.

Ihr VA kann LinkedIn-Profile anhand der von Ihnen angegebenen Kriterien überprüfen und eine Liste potenzieller Kandidaten zusammenstellen, die möglicherweise gut zu Ihrem Team passen. Dies vereinfacht nicht nur Ihren Rekrutierungsprozess, sondern stellt auch sicher, dass Sie über einen größeren Pool an Talenten zur Auswahl verfügen.

Buchhaltung

Wenn Ihnen die Verwaltung der finanziellen Aspekte Ihres Unternehmens wie die Führung von Büchern oder das Versenden von Rechnungen Angst macht, ist es möglicherweise an der Zeit, diese Aufgaben an einen virtuellen Assistenten zu delegieren.

27. Pflegen Sie die Bücher.Mit entsprechender Schulung und Anleitung kann Ihr virtueller Assistent Finanzaufgaben wie die Überprüfung und den Abgleich von Transaktionen sowie die Durchführung monatlicher Abstimmungen übernehmen. Dies gewährleistet einen optimierten Buchhaltungsprozess und konsistente Finanzunterlagen für Ihr Unternehmen.

28. Rechnungen erstellen und versenden.Mithilfe von Rechnungsvorlagen kann ein virtueller Assistent professionelle Rechnungen erstellen und diese an Ihre Kunden verteilen. Dies gewährleistet eine zeitnahe und genaue Abrechnung und trägt zu einem gesunden Cashflow bei.

29. Verfolgen Sie Anzahlungen.Die Einrichtung eines Debitorenbuchhaltungsprozesses ist für alle Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Ihr VA kann diesem Prozess folgen, um fällige Zahlungen einzuziehen. Dazu kann bei Bedarf auch die Eskalation des Problems an den Geschäftsinhaber oder die zuständige Person gehören.

Persönliche Besorgungen

Die Bewältigung persönlicher Lebensverantwortungen neben einem florierenden Unternehmen kann anspruchsvoll sein. Aufgaben wie Restaurantreservierungen oder das Versenden von Geschenken sind für die Pflege Ihrer persönlichen Beziehungen von wesentlicher Bedeutung.

Allerdings können sie auch zeitaufwändig sein. Durch die Nutzung der Dienste eines virtuellen Assistenten können Sie diese Aufgaben effizienter bewältigen.

30. Machen Sie persönliche Restaurantreservierungen.Mit Zugriff auf Ihre persönlichen Präferenzen und Anmeldedaten für Reservierungsplattformen wie Open Table kann Ihr VA in Ihrem Namen Restaurantbuchungen vornehmen und sich sogar mit den Gästen abstimmen.

31. Einkäufe tätigen.Manchmal haben sogar Plattformen wie Amazon nicht das, was Sie brauchen, oder der Kaufvorgang kann zu langwierig sein. Ihr VA kann Ihnen beim Online-Einkauf helfen, um die benötigten Artikel zu sichern.

32. Recherchieren Sie und verschicken Sie Geschenke.Für den Fall, dass eine gewöhnliche Geschenkkarte nicht ausreicht, kann Ihr Assistent etwas Besonderes finden und die Lieferung veranlassen.

33. Verwalten Sie die Logistik für Ihr Hobby.Ganz gleich, ob es darum geht, ein Studio für die Proben Ihrer Garagenband zu reservieren oder die Treffen Ihres Buchclubs zu organisieren, ein VA kann den logistischen Aufwand verringern, sodass Sie Ihren Hobbys stressfrei nachgehen können.

34. Problemaufträge aufspüren.Wenn eine Bestellung nicht rechtzeitig eintrifft, kann sich Ihr VA mit dem Lieferanten in Verbindung setzen, sich um Wartezeiten und Fehlerbehebungen kümmern und Sie während des gesamten Prozesses auf dem Laufenden halten.

35. Verwalten Sie den Familienkalender.Die Planung von Familienveranstaltungen und die Nachverfolgung von Terminen können nahtlos von Ihrem virtuellen Assistenten übernommen werden, sodass Sie mehr Zeit für sich haben.

36. Vereinbaren Sie Arzttermine.Anhand relevanter Details wie Geburtsdaten und Versicherungsinformationen kann ein VA Arztbesuche arrangieren und sogar mit dem Ausfüllen der erforderlichen Unterlagen beginnen.

37. Persönliche Rechnungen bezahlen.Bei seltenen Einkäufen oder bei Anbietern, die keine Online-Zahlungsoptionen anbieten, kann ein virtueller Assistent die Rechnungszahlungen verwalten.

38. Rufen Sie Geschäfte an, um Informationen zu erhalten.Egal, ob Sie auf der Suche nach einer seltenen Flasche Scotch oder einem besonderen Geschenk sind, Ihr VA kann die notwendigen Anrufe tätigen, um das Geschäft zu finden, das den von Ihnen gesuchten Artikel führt.

Operationen

Als Inhaber eines Kleinunternehmens sollte Ihr Fokus auf der strategischen Planung der Zukunft Ihres Unternehmens, der Konzeption neuer Produkte und Dienstleistungen und der Förderung von Initiativen liegen, die Ihr Unternehmen voranbringen. Daher können operative Aufgaben wie das Ausfüllen von Online-Formularen und die Verwaltung von Dateien an ein zuverlässiges Unterstützungssystem, einen virtuellen Assistenten, delegiert werden.

39. Füllen Sie Online-Formulare aus.Ihr virtueller Assistent, ausgestattet mit relevanten Unternehmensdaten, kann verschiedene Formulare ausfüllen, beispielsweise die, die zum Abonnieren von Software as a Service (SaaS)-Produkten erforderlich sind, und spart Ihnen so wertvolle Zeit.

40. Machen Sie sich Notizen von Webinaren.Wenn Sie sich für den Inhalt eines Webinars interessieren, aber keine Zeit zum Anschauen aufbringen können, auch wenn es auf Abruf stattfindet, kann Ihr VA in Ihrem Namen „anwesend“ sein, wichtige Punkte notieren und Ihnen eine umfassende Zusammenfassung liefern.

41. Dateien konvertieren.Wenn Sie ein anderes Dateiformat benötigen, beispielsweise JPEG statt PDF, kann Ihr VA die Konvertierung für Sie übernehmen.

42. Führen Sie Recherchen durch.Ihr VA kann eine erste Recherche für wichtige Entscheidungen durchführen, beispielsweise die Bewertung verschiedener SaaS-Produkte, um festzustellen, welches für Ihre Anforderungen am besten geeignet ist.

43. Richten Sie Projekte in Ihrem Projektmanagementsystem ein.Ein VA kann in Ihrem Projektmanagement-Tool neue Projekte einrichten und die entsprechenden Teilnehmer einladen, um einen reibungslosen Kick-off zu gewährleisten.

44. Behandeln Sie die Dateiverwaltung.Ob Dropbox oder ein lokaler Server zur Dateispeicherung, Ihr virtueller Assistent kann mit genauen Namenskonventionen für eine angemessene Dateiorganisation sorgen. Sie stellen außerdem sicher, dass die Zugriffsberechtigungen korrekt vergeben werden.

45. Planen Sie soziale Medien.Ihr virtueller Assistent kann Ihre Social-Media-Strategie optimieren, indem er Ihre Beiträge entsprechend dem von Ihnen beschriebenen Prozess plant.

46. ​​Korrekturlesen und Bearbeiten von Briefen, Blogs und Präsentationen.Überwältigende Arbeitsbelastungen können manchmal zu unbeabsichtigten Fehlern führen. Ihr VA kann Ihnen dabei helfen, wichtige Mitteilungen wie Briefe, Blogs und Präsentationen Korrektur zu lesen und zu bearbeiten, um professionelle und fehlerfreie Inhalte sicherzustellen.

47. Führen Sie ein Handbuch für den virtuellen Assistenten.Unternehmer ziehen es oft vor, Prozesse zu etablieren, anstatt sie strikt einzuhalten. Ihr VA kann ein Handbuch führen, in dem seine Aufgaben dokumentiert werden, was sich insbesondere bei unerwarteten Abwesenheiten als praktisch erweist.

Hier finden Sie eine Zusammenfassung der vielfältigen Aufgaben, die ein virtueller Assistent bewältigen kann, übersichtlich verpackt in einer praktischen Vergleichstabelle.

Dinge, die ein virtueller Assistent nicht tut

Natürlich gibt es ein paar Dinge, die Ihr virtueller Assistent nicht tun wird. Sie müssen sich keine Gedanken über die Einstellung eines virtuellen Assistenten machen, wenn Sie ihn um etwas bitten. Eine VA tut Folgendes nicht:

• Verdrehe die Augen.Zumindest werden Sie es nicht sehen, wenn es passiert! Und Sie werden es in keiner Kommunikation „hören“.
• Benötigen Sie ein größeres Büro oder einen anderen Schreibtisch ?Diese Leute werden Ihre Büroräume nicht mit Ihnen teilen, Sie müssen also keinen zusätzlichen Platz schaffen.
• Drama einwerfen.Mit virtuellen Assistenten müssen Sie kein großes Ego verhätscheln. Sie müssen nicht auf Eierschalen laufen oder sich Sorgen machen, dass Klatsch die Professionalität außer Kraft setzt. Da es sich bei der Beziehung um eine Fernbeziehung handelt, gibt es kein Drama im Büro.

Nächste Schritte, um einen virtuellen Assistenten zu bekommen

• Identifizieren Sie die Aufgaben in Ihrem Unternehmen, die sich am besten auslagern lassen.Tipp: Konzentrieren Sie sich auf Aufgaben, die Ihr Fachwissen nicht erfordern.Fragen Sie sich, ob die Aufgabe die beste Nutzung Ihrer Zeit ist oder ob sie besser von jemand anderem erledigt werden sollte?
• Nutzen Sie Dienste wie „Work Better Now“, um virtuelle Assistenten zu finden, die Ihren Anforderungen entsprechen.

Ganz gleich, ob Sie Ihr Unternehmen vergrößern, keine Aufgaben mehr erledigen möchten, die Sie nerven, oder einfach nur mehr Freizeit haben möchten – ein VA ist ein Game-Changer. Ich denke, Sie verstehen, dass die Einstellung eines virtuellen Assistenten der Schlüssel zu Ihrem Erfolg sein könnte. Ich hoffe, dies hilft Ihnen bei der Entscheidung, ob eine VA für Ihr Unternehmen geeignet ist.

Viel Glück!

Weitere Informationen zu virtuellen Assistenten finden Sie unter:

• Wie können Sie mit virtuellen Assistenten in Ihrem Kleinunternehmen erfolgreich sein und gleichzeitig weniger tun?
• 22 Geheimnisse zur Einstellung des richtigen virtuellen Assistenten

Alle Antworten auf Leserfragen stammen von der Redaktion von Small Business Trends, die zusammen über mehr als 50 Jahre Geschäftserfahrung verfügt. Wenn Sie eine Frage stellen möchten, senden Sie diese bitte hier.

Bild: Depositphotos.com