Connecteam ist die Mitarbeiter-App Nr. 1, die von Pflegeeinrichtungen verwendet wird

Zweifellos können Pflegeagenturen ein wahrer Lebensretter für Menschen sein, die Hilfe benötigen. Dies ist jedoch aus mehreren Gründen normalerweise eine herausfordernde und schwierige Aufgabe sowohl für den Patienten als auch für seine Pflegeperson(en).

Pflegeeinrichtungen stehen vor einer Fülle von Herausforderungen, die den täglichen Betrieb zu einer zeitaufwändigen und mühsamen Aufgabe machen können. Zum Beispiel das manuelle Ausfüllen von Formularen mit Stift und Papier oder die Planung, die zu viel Papierkram und oft zu Fehlern oder Irrtümern führen. Pflegeeinrichtungen sehen sich auch mit hohen Mitarbeiterfluktuationsraten, schlechter Kommunikation, mangelndem Engagement und vielem mehr konfrontiert.

Aus diesem Grund haben wir uns entschieden, uns darauf zu konzentrieren, wie und warum sich Hunderte von Pflegeeinrichtungen an Connecteam gewandt haben, um ihnen bei der Bewältigung dieser Herausforderungen zu helfen. Mit Connecteam können Pflegeeinrichtungen ihre Abläufe, die Kommunikation und das Engagement mit ihren Pflegekräften und im gesamten Team erheblich verbessern. Auf diese Weise können sich die Pflegekräfte darauf konzentrieren, ihren Patienten die bestmögliche Versorgung zu bieten, und das obere Management kann sich auf die effiziente Durchführung der täglichen Abläufe und Verfahren konzentrieren.

Herausforderungen für Pflegeeinrichtungen vor Connecteam

Papierkram ohne Ende

Alle wichtigen Unterlagen werden über herkömmliche Methoden wie Papierformulare ausgefüllt. Dies ist ein ineffizienter Prozess, da diese Formulare vom Management sofort gesehen und bearbeitet werden müssen, aber Pflegeeinrichtungen erhalten diese Formulare nicht immer.

Darüber hinaus versenden Pflegeagenturen auch viele Informationen und Anhänge per E-Mail an Mitarbeiter. zu viel Zeit in Anspruch nehmen.

Informationen an mehreren Stellen verstreut

Materialien, die Pflegekräfte regelmäßig benötigen, befinden sich entweder im Büro oder werden an jeden Ort herumgeschleppt. Es ist unbequem und ein Durcheinander. Jedes Mal, wenn Pflegeagenturen diese Materialien aktualisieren müssen, müssen Sie neue Papiere ausdrucken und sie jeder Pflegekraft aushändigen, und das ist bei den Zeitplänen aller nicht immer einfach. Es ist unmöglich, sicher zu sein, dass jede Pflegekraft über das neueste Material verfügt.

Mangel an Engagement und Kommunikation der Mitarbeiter

Die Mitarbeiter können nicht einfach miteinander kommunizieren, die meisten anderen Betreuer sind auf den privaten Telefonen der Mitarbeiter gespeichert oder gar nicht.

Das Aktualisieren von Betreuern nimmt zu viel Zeit in Anspruch, egal ob es sich um einen Geburtstagswunsch oder ein wichtiges Verfahrensupdate handelt, die Agenturen senden entweder Massen-E-Mails oder Textnachrichten. Nachzuverfolgen, wer Ihre Nachricht oder E-Mail liest, ist mühsam und dauert zu lange.

Zeitverlust bei Schulung und Onboarding

Pflegeagenturen neigen dazu, viele Pflegekräfte innerhalb der ersten sechs Monate zu verlassen, sodass die ganze Zeit, die sie mit der Schulung und Einarbeitung verbringen, irrelevant ist. Pflegeagenturen brauchen eine effizientere und schnellere Möglichkeit, dies zu tun und gleichzeitig sicherzustellen, dass die neue Pflegekraft professionell und einsatzbereit ist.

„Die Ziele von Phoenix Homecare and Support bestanden darin, das Mitarbeiterengagement zu verbessern, unsere Papierformulare zu digitalisieren und einen zentralen Unternehmensknotenpunkt zu schaffen. Connecteam hat uns geholfen, all diese Ziele zu erreichen. Unsere Mitarbeiter beschäftigen sich täglich mit der App und füllen wichtige Formulare häufiger als zuvor aus. Als Hauspflegeagentur ist es uns wichtig, unseren Betreuern die Werkzeuge an die Hand zu geben, die sie benötigen, um ihre Aufgaben effektiv zu erfüllen.“ – Garret Williams

Basierend auf all den oben aufgeführten Herausforderungen verstehen Pflegekräfte, dass sie mit der richtigen Pfleger-App tägliche Prozesse rationalisieren können, damit sie nicht mit zu viel Papierkram beschäftigt werden. Stattdessen erlaubt ihnen die richtige Lösung, sich auf den Patienten zu konzentrieren. Aus diesem Grund wenden sich so viele Pflegedienste an Connecteam.

Lesen Sie, wie eine Pflegeeinrichtung viel Zeit bei Verwaltungsaufgaben sparen und ihr Team in Verbindung und engagiert halten konnte.

Connecteam Caregiver App beendet häufige Herausforderungen, so geht’s…

Arbeit planen

Für die Weiterleitung und Verwaltung der Anrufe eines Servicenutzers nutzen Pflegeeinrichtungen die Auftragsplanungsfunktion von Connecteam, um alle relevanten Informationen für ihre Pflegekraft einfach und schnell bereitzustellen:

• Zuweisung von Pflegekräften für Dienstleistungen basierend auf unterschiedlichen Anforderungen.
• Bereitstellung aller relevanten Informationen, einschließlich Startzeit, Adresse und besondere Anweisungen.
• Aufzeichnungen darüber, wann ein Mitarbeiter ein- und ausgestempelt hat, sowie seinen Standort.
• Manager und Mitarbeiter können bei Bedarf Schichtnotizen mit Kommentaren und Fotos hinzufügen.
• Mitarbeitern erlauben, Schichten anzunehmen und abzulehnen (optional – kann deaktiviert werden).
• Erstellen Sie Schichtaufgaben, damit Sie den Fortschritt Ihres Teams vollständig im Blick haben und Ihre Mitarbeiter genau wissen, was sie tun müssen.
• Mitarbeiter können Vorgesetzten beim Einstempeln ihres Terminplans direkt von ihrem Telefon aus benachrichtigen, wenn etwas unklar ist oder fehlt.
• Erhalten Sie eine automatische Benachrichtigung, wenn jemand Überstunden macht, damit Sie die Angelegenheit sofort erledigen können.
• Alle Auftragsplanungsinformationen werden gespeichert und Berichte können erstellt werden, um die Leistung, Anwesenheit und Zeit der Mitarbeiter bei jedem Kunden zu überprüfen.
• Verwechseln Sie die freie Planung mit Ihren eigenen anpassbaren Einschränkungen.

Tatsächlich hat Capterradie führenden Softwarelösungen für Pflegekräfte und Krankenschwestern überprüft und Connecteam als beste Lösung für eine effiziente Terminplanung eingestuft.

Optimieren Sie die Kommunikation

Die Kommunikation mit Pflegekräften ist wichtig, aber keine leichte Aufgabe. Da die Mehrheit des Teams unterwegs ist, kann es eine echte Herausforderung darstellen, alle auf dem gleichen Stand und engagiert zu halten.

Hier sind einige der besten Kommunikationsmethoden und -tools, die von Pflegeagenturen/Pflegeanbietern verwendet werden, die Connecteam nutzen:

• Echtzeit-Push-Benachrichtigungen für Updates und Ankündigungen: sowohl für die formelle als auch für die informelle Kommunikation.Von der Feier von Geburtstagen und Veranstaltungen über das Versenden eines CEO-Memos bis hin zur Aktualisierung über neue verfügbare Dienste, Schichtwechsel oder Neueröffnungen im Unternehmen.
• Gezielte Kommunikation :Jedem Mitarbeiter die relevanten Informationen zur Verfügung stellen, die er benötigt. Einfache Unterscheidung zwischen Probe-, Stunden-, Zeitarbeitskräften, Pflegedienstleitern, Pflegekräften oder Standorten. Manager können leicht sehen, wer wichtige Ankündigungen oder Nachrichten nicht gelesen oder angesehen hat, und können sich privat an sie wenden. Das Management kann auch überprüfen, zu welchen Zeiten die besten Zeiten für die Veröffentlichung von unternehmensweiten Ankündigungen oder Updates basierend auf der Nutzung durch die Mitarbeiter sind.
• Mitarbeiterverzeichnis: Erleichtern Sie Ihren Mitarbeitern die Suche nach Kontaktinformationen mit einem digitalen Mitarbeiterverzeichnis.Betreuer können nach Name, Ort oder sogar Berufsrolle suchen.
• Chatgruppen und -kanäle: Optimieren Sie die tägliche Kommunikation einfach und effizient.Ermöglichen Sie Pflegekräften einen direkten Kommunikationskanal mit ihrem jeweiligen Vorgesetzten oder erstellen Sie Gruppenchats, um Informationen an eine Gruppe von Pflegekräften weiterzugeben.

Steigern Sie das Mitarbeiterengagement

Pflegeagenturen haben oft das Bedürfnis, die Pflegekräfte in den Mittelpunkt zu stellen und das allgemeine Mitarbeiterengagement in den Unternehmen zu fördern.

Einige der gängigen Praktiken, die verwendet werden, um ein verbessertes Mitarbeiterengagementzu erreichen, sind:

• Periodische Umfragen – ob es sich um eine einfache Feedback-Umfrage mit zwei Fragen oder um eine solide Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit handelt, Pflegeeinrichtungen verwenden Connecteam, damit Mitarbeiter ihr Feedback einfach und effizient teilen können.
• Trainer-Feedback – ermöglicht es der Pflegekraft, Feedback zum Trainer und zur Trainingseinheit zu geben.
• Newsletter – Newsletter sind eine effiziente Möglichkeit, das Team auf dem Laufenden zu halten, indem sie aktuelle Updates zum Geschäft, zu Aktivitäten, zum Wachstum usw. bereitstellen.
• Fotoalben und Bilder – Teilen von Fotos und Bildern von wichtigen Ereignissen mit dem Team.
• Vorschlagsbox – wird oft verwendet, damit alle Teammitglieder ihre Ideen und Gedanken in Echtzeit teilen können, um Dinge besser zu machen und Verbesserungsideen zu äußern.
• Politik der offenen Tür – Pflegeanbieter mit einer Politik der offenen Tür ermöglichen es ihren Pflegekräften, sich mit Fragen oder Problemen an wichtige Interessengruppen (Servicemanager, Führungskräfte, Personalabteilung) zu wenden, wodurch ein direkter Kanal bereitgestellt wird, der nachverfolgbar und effizient ist.
• Quiz – Erstellen Sie Quiz und überprüfen Sie die Antworten der Mitarbeiter, um ihnen Feedback darüber zu geben, was sie verbessern können.
• Veranstaltungen – Veröffentlichen Sie unternehmensweite Veranstaltungen, wie einen unterhaltsamen Firmentag oder eine Happy Hour, um die Mitarbeiter zu motivieren und in Verbindung zu halten.

Bessere Compliance im gesamten Unternehmen

Da Compliance ein großer Teil der täglichen Arbeit von Pflegeeinrichtungen und Pflegedienstleistern ist, sind „Lesen und Unterschreiben“-Formulare üblich und werden häufig von Compliance-Beauftragten zur individuellen Anerkennung von Unternehmensrichtlinien und -vorschriften verwendet.

Zu den häufig verwendeten Read & Sign-Compliance-Dokumenten,die von Pflegeeinrichtungen verwendet werden, gehören die folgenden:

• Ausstieg aus der 48-Stunden-Arbeitszeitrichtlinie
• Medikationsrichtlinien und -verfahren
• Verwaltung der Arzneimittelpolitik
• Unterstützung bei der Selbstverwaltung der Arzneimittelpolitik
• Prüfung und Überwachung der Medikationspolitik
• Sammlung von Rezeptrichtlinien
• Beherrschte Drogenpolitik
• Medikation außer Haus
• Medikationsfehler und Beinahe-Unfall-Richtlinie
• Rezeptfreie Arzneimittel
• Richtlinien und Verfahren zur sicheren Entsorgung von Medikamenten
• Speicherung von Medikationsrichtlinien und -verfahren
• Schulungs- und Kompetenzpolitik und -verfahren
• Richtlinie zu sexueller Belästigung
• Andere Dokumente lesen und unterschreiben.

Automatisieren Sie Checklisten und Berichte

Das Tagesgeschäft wird oft von relevantem Papierkram begleitet. Pflegeeinrichtungen, die Connecteam verwenden, können tägliche Formulare, Checklisten und Berichte digitalisieren. Durch die Digitalisierung und Automatisierung von täglichen Formularen, Checklisten und Berichten können Pflegeeinrichtungen Reibungsverluste bei den täglichen Aktivitäten reduzieren, den Informationsfluss automatisieren, die Reaktionszeit verkürzen und eine bessere Übersicht erlangen.

Hier sind einige beliebte Beispiele:

• Zusammenfassender Bericht der Supervisor-Inspektion für eine Pflegekraft
• Bewertung des Sturzrisikos
• Risikobewertung von Medikamenten
• Checkliste Hebezeug
• Bewertung von Bettgittern
• Sichtprüfung der Ausrüstung
• Bewertung von Nachtarbeitern
• Vorfallsbericht
• Jahresurlaub
• Kilometerverfolgung (wöchentlich oder monatlich)
• Kostenerstattung
• Leistungsbeurteilung der Mitarbeiter

Alle Eingaben von Mitarbeitern werden digital protokolliert, können automatisch als PDF-Kopie an eine vordefinierte E-Mail-Adresse gesendet werden und können auch in ein Excel-unterstütztes Format exportiert werden.

Außerdem können Sie basierend auf der Filterfunktion automatisierte Berichte erhalten, die an alle internen oder externen Mitarbeiter mit allen Informationen gesendet werden, die sie erhalten möchten. Darüber hinaus können Sie Managerfelder verwenden, um die täglichen Formulare zu überwachen und dem Benutzer Feedback zu geben. Darüber hinaus können Manager den Mitarbeitern direkt aus ihrem eingereichten Formular Live-Feedback geben, um sicherzustellen, dass alles richtig gemacht wird. Mehr als 1.000 Pflegedienstunternehmen vertrauen Connecteam – Starten Sie jetzt mit der kostenlosen Testversion!

Reibungsloser Onboarding-Prozess

Die Notwendigkeit, mit einer hohen Mitarbeiterfluktuation umzugehen und ein hohes Maß an Service zu bieten, veranlasst Pflegeagenturen, einen In-App-Onboarding-Prozess aufzubauen, um die Entwicklung des Teamwachstums effizienter und schneller zu gestalten. Darüber hinaus können Sie auch alte Mitarbeiter archivieren, damit deren Daten niemals verloren gehen. In der Regel handelt es sich dabei um:

• Ein formelles Begrüßungsschreiben für den Mitarbeiter im Unternehmen
• Angestelltenhandbuch
• Unternehmensrichtlinien
• Checkliste für neue Mitarbeiter
• Formular für persönliche Daten
• Opt-out-Formular (die 48-Stunden-Arbeitszeitrichtlinie)
• Erklärung über vorgebuchte Ferien
• Einheitliches Bestellformular
• Informationen zum Firmenausweis
• Feedback zur Trainingszusammenfassung
• Lesen und unterschreiben Sie die entsprechenden Formulare

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Bauen Sie professionelle Fähigkeiten durch Training auf

In-App-Schulungen werden von Pflegeeinrichtungen verwendet, um alle relevanten Schulungsmaterialien für Einzelpersonen der Einrichtung bereitzustellen. Halten Sie Pflegekräfte mit kontinuierlichen Schulungen auf dem Laufenden, die sie direkt auf ihrem Mobilgerät absolvieren können. Überwachen Sie außerdem den Fortschritt der Mitarbeiter während der Schulung mit Echtzeit-Updates zu abgeschlossenen Kursen.

Übliche Schulungspraktiken umfassen sowohl fachliche als auch Compliance-bezogene Schulungen:

• Ausbildung zum Thema Demenz
• Schulung zur Stomaversorgung
• Erste-Hilfe-Training
• Hebetraining
• Missbrauchs-Vernachlässigungs-Ausbeutung (ANE)-Schulung
• Schulungen zu sexueller Belästigung
• Tests und Quiz.

Unternehmensrichtlinien an Connecteam übertragen

Pflegeeinrichtungen stellen ihren Teams häufig digitale Ressourcen zur Verfügung, damit sie die benötigten Informationen an einem Ort leicht finden können. Durch die Bereitstellung leicht zugänglicher digitaler Ressourcen für Ihre Pflegekräfte können Pflegeeinrichtungen Verwirrung und Fehler vermeiden, sicherstellen, dass alle Pflegekräfte auf derselben Seite sind, und die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern.

Zu den häufigsten Ressourcen, die normalerweise mit den Teams geteilt werden, gehören:

• Richtlinien und Protokolle
• Angestelltenhandbuch
• „How To“-Leitfäden (Nutzung elektronischer Geräte/Anmeldung bei einem Webdienst usw.)
• Ethikkodex
• Richtlinie zu sexueller Belästigung
• Einheitliche Politik

Personalbedarf

HR-Teams und Führungskräfte in Pflegeeinrichtungen nutzen Connecteam zur Automatisierung von Prozessen und zur besseren Kontrolle personalbezogener Probleme:

• Empfehlen Sie einen Freund;macht es den Mitarbeitern leicht, Freunde für eine Position zu empfehlen, was dazu beiträgt, ihre Rekrutierungsreichweite zu erhöhen.
• Persönliches Informationsformular für das Onboarding neuer Mitarbeiter wie persönliche Daten, Kontaktinformationen, Notfallkontakte, Dokumente wie Steuerformulare und Lichtbildausweis usw.
• Aktualisieren von Kontaktinformationen wie Adresse, Name, Handynummer, E-Mail, Bankkontoinformationen und mehr.
• Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit oder Leistungsbeurteilungen.

Genaue Zeiterfassung

Wenn es um genaue Zeiterfassung und Gehaltsabrechnungen geht, verlassen sich Pflegeeinrichtungen auf Connecteam, um dies zu einem reibungslosen Prozess zu machen.

• Für das Ein- und Ausstempeln von Schichten mit einem GPS-Standortstempel, damit die Mitarbeiter am richtigen Ort eingestempelt werden.
• Senden von Push-Benachrichtigungen, um Mitarbeiter daran zu erinnern, sich ein- oder auszustempeln.
• Verwenden von Notizen und Tags, um bestimmte Anforderungen zu erfüllen (z. B. Filtern nach Kunden oder bestimmten Daten).
• Lohnabrechnungen pro Schicht oder gesamt exportieren. Integriert sich direkt in QuickBooks Online und Gusto für eine fehlerfreie Gehaltsabrechnung.
• Anzeigen aktueller und vergangener Arbeitszeittabellen.
• Beantragung von Freizeit – Mitarbeiter erhalten eine Benachrichtigung, sobald ein Antrag genehmigt oder abgelehnt wird.
• Fügen Sie Schichtanhänge hinzu.
• Das Abzeichnen von Stundenzetteln bietet zusätzliche Sicherheit für Manager, um Zeitdiebstahl durch Mitarbeiter zu reduzieren.
• Laden Sie Dateien auf die Zeitschaltuhr hoch.

Darüber hinaus können Sie die Geofence-Funktion nutzen, sodass Benutzer sich nur einstempeln können, wenn sie tatsächlich beim Kunden zu Hause sind, wodurch Zeitdiebstahl reduziert wird.

Das Endergebnis

Connecteam ist eine führende All-in-one-Anwendung für das Mitarbeitermanagement mit verschiedenen Funktionen, die darauf ausgelegt sind, Ihr Geschäft mit Pflegeagenturen zu skalieren. Mit Connecteam vereinfachen Pflegeeinrichtungen die Arbeitsplanung, rationalisieren die Kommunikation, verbessern das Mitarbeiterengagement, stellen Compliance sicher, automatisieren Checklisten und Berichte, schulen effizient neue Mitarbeiter und schulen bestehende Mitarbeiter mit neuen Fähigkeiten und verfolgen und speichern Mitarbeiterstunden und Stundenzettel genau.

Außerdem sind die Preisoptionen von Connecteam ein Kinderspiel. Beginnen Sie also mit der kostenlosen Testversion, und um mehr zu erfahren, sehen Sie sich diesen Link an und buchen Sie gerne eine kostenlose Produkttour, um zu sehen, ob Connecteam Ihren Geschäftsanforderungen entspricht.