Warum brauchen wir eine Produktdokumentation?

Wie die meisten Geschäftsinhaber halten Sie die Produktdokumentation wahrscheinlich für einen nachträglichen Einfall. Es ist etwas, das Sie erstellen, wenn Zeit übrig bleibt, nachdem alles andere fertig ist.

Bei der Entwicklung Ihres Produkts stellen Sie einige Kurzanleitungen zusammen, die den Benutzern helfen, mit dem richtigen Fuß loszulegen, und los geht's.

Die Produktdokumentation ist jedoch eines der wichtigsten Elemente Ihres Unternehmens – sie ist die Brücke zwischen Ihrem Produkt und Ihren Kunden. Wenn Sie die Kraft hinter der Produktdokumentation nicht erkennen, kann dies für Ihr Unternehmen katastrophal sein und Sie an Ort und Stelle halten, wenn Sie eigentlich aufsteigen sollten.

Lesen Sie auch; warum Technische Dokumentation wichtig ist.

Was ist Produktdokumentation?

Sie wissen, was es ist, also werde ich mich kurz fassen.

Produktdokumentation ist einfach jede Art von Information, die erstellt wurde, um Kunden dabei zu helfen, Ihr neu veröffentlichtes oder aktualisiertes Produkt zu verstehen und zu verwenden.

Dies kann so klein sein wie eine FAQ-Seite auf Ihrer Website oder ein ausführliches PDF-Handbuch, das mit einem physischen Produkt geliefert wird. Im Allgemeinen fällt es in zwei Kategorien:

Jede Form der Unterweisung gilt technisch als Produktdokumentation. Dennoch ist klar, dass es eine Dokumentation gibt, die funktioniert und für den Zweck geeignet ist, und eine Dokumentation, die einfach nicht gut genug ist, aber wir werden weiter unten richtig darauf eingehen.

Sie können ein Tool wie Docsie verwenden, um ein Dokument ganz einfach zu erstellen.

Warum benötigen Unternehmen Produktdokumentationen?

Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist die Produktdokumentation aus mehreren Gründen wichtig:

Es spart Ihnen Zeit

Der größte Vorteil ist, dass Sie Zeit und Geld sparen. Eine ordnungsgemäße Produktdokumentation kann die Anzahl der Supportanrufe und E-Mails, die Sie erhalten, drastisch reduzieren und so Geld sparen.

Dies liegt daran, dass Sie die Macht der Funktionalität in die Hände Ihrer Benutzer legen, und sie können sich selbst bedienen. Das bedeutet weniger Zeit, Sie zu kontaktieren und Sie zu bitten, sie durch das Produkt zu führen, wodurch Ihr Support-Personal Zeit für andere Angelegenheiten hat.

Es erhöht die Kundenzufriedenheit und -loyalität.

Wenn Ihre Kunden die gesuchten Antworten leicht finden können, werden sie mit Ihrem Produkt – und Ihrem Unternehmen – zufriedener sein.

Wenn Sie jemandem ein Produkt oder eine Dienstleistung (z. B. SaaS) anbieten, möchten die meisten Benutzer nur in den Kern Ihres Angebots eintauchen. Sie wollen nicht in Telefonleitungen von Kunden sitzen oder sich in einem Live-Chat aufhalten. Sie wollen einfach weitermachen.

Eine ordnungsgemäße, gut durchdachte und umfassende Produktdokumentation ermöglicht dies problemlos, da sie sich selbst bedienen können und genau wissen, wie sie sich einrichten und potenzielle Probleme angehen können, mit denen sie möglicherweise konfrontiert sind.

Das liegt daran, dass Ihre Produktdokumentation Teil des Produkterlebnisses ist und nicht nur ein Zubehörteil oder eine Ergänzung dazu.

Denken Sie darüber nach, wie Apple und Google dies mit ihren Produktverpackungen tun, wie es ist, ein neues iPhone zu öffnen.

Es ist schlank und minimalistisch, aber es ist effektiv. Es sagt Ihnen schnell und einfach alles, was Sie über das Produkt wissen müssen, ohne zu überfordern. Darauf sollten Sie mit Ihrer Produktdokumentation abzielen.

Da Kunden gute Erfahrungen mit Ihrem Produkt machen, führt dies wiederum dazu, dass Kunden Sie eher weiterempfehlen und Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung weiterhin nutzen. Dies kann Ihren Ruf stärken und Ihren Erfolg als Unternehmen steigern, unabhängig davon, welche Metrik Sie verwenden.

Es verbessert den Kundensupport

Die Produktdokumentation kann auch dazu beitragen, den Kundensupport zu verbessern, indem sie einen zentralen Ort für alle Antworten auf häufig gestellte Fragen bietet.

Ich spreche nicht so sehr von der mitgelieferten Dokumentation, sondern was jetzt üblicher ist, ist die Bereitstellung einer Produktdokumentation mit dem Produkt, die dem Benutzer helfen kann, sich einzurichten und die grundlegendsten Probleme zu lösen, auf die er stoßen kann.

Wenn der Benutzer weitere Hilfe benötigt, wird er normalerweise online zur Wissensdatenbank des Produkts weitergeleitet, die umfangreichere Inhalte enthält.

Dieses Online-Wissen gilt immer noch als Produktdokumentation und ist Teil der Produkterfahrung, also müssen Sie dies berücksichtigen!

Nehmen Sie zum Beispiel die Google Support Base.

Es spielt keine Rolle, mit welchem ​​Produkt Sie Probleme haben oder was Sie versuchen zu tun, die Wissensdatenbank ist auf lächerlich einfache und leistungsstarke Weise angelegt, die den Benutzern hilft, das zu geben, was sie brauchen, um Ergebnisse zu erzielen.

Letztendlich ist dies das ideale Szenario, da Kunden ihre Probleme ohne Hilfestellung lösen können.

Warum benötigen Kunden Produktdokumentationen?

Effektive Produktdokumentation ist nicht nur eine Möglichkeit für Benutzer zu verstehen, wie sie ihre Geräte einschalten oder wo sie die Batterien einlegen. Es ist so viel mehr als das, und dennoch erkennen so viele Unternehmen dies nicht. Daher veröffentlichen sie weiterhin unterdurchschnittliche Produktdokumentationen, die ihrem Geschäft keinen Gefallen tun.

Produktdokumentation ist aus mehreren Gründen ein mächtiges Zeug;

1. Es hilft ihnen, Ihr Produkt zu verstehen

Die Produktdokumentation ist unerlässlich, damit Kunden verstehen, wie Ihr Produkt funktioniert und was sie damit tun können. Sie kaufen Ihr Produkt vielleicht aus einem bestimmten Grund, aber wenn Sie sie über das volle Potenzial Ihres Produkts aufklären, haben sie das Gefühl, von einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis zu profitieren, und öffnen so viele Türen, wie sie das Beste aus Ihrem Produkterlebnis machen können .

Je gebildeter Ihre Benutzer sind, desto mehr werden sie sich mit Ihrem Produkt beschäftigen und mit ihm interagieren und desto wertvoller werden sie Ihr Unternehmen finden. So schaffen Sie treue, wiederkehrende Kunden!

2. Es spart ihnen Zeit

Genauso wie eine fantastische Produktdokumentation Ihnen Zeit spart, spart sie auch die Zeit Ihrer Benutzer! Anstatt sich an den Kundendienst zu wenden oder in Foren nach Hilfe zu suchen, können sie einfach Ihre Produktdokumentation konsultieren und die gesuchte Antwort finden.

Was macht eine gute Produktdokumentation aus?

Okay, kommen wir zum Kern dieses Beitrags. Was macht eine effektive Produktdokumentation aus? Warum können Sie nicht einfach eine Liste mit Anweisungen und häufig gestellten Fragen eingeben und damit fertig sein?

Theoretisch könntest du das, aber es wird dir nichts nützen. Auch hier ist Ihre Produktdokumentation ein zentraler Bestandteil Ihres Produkterlebnisses, und dies kann nicht genug betont werden. Beides ergänzt sich, die Dokumentation ist kein bloßes Zubehör oder Sonderausstattung.

Es gibt ein paar Dinge, die eine gute Produktdokumentation ausmachen:

1. Es ist leicht zu finden

Die Produktdokumentation sollte für Kunden leicht auffindbar sein. Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass Kunden die Suche nach Antworten aufgeben, weil sie Ihre Dokumentation nicht finden können. Stellen Sie sicher, dass es von Ihrer Website, Produktschnittstelle oder Verpackung aus leicht zugänglich ist.

2. Es ist umfassend

Die Produktdokumentation sollte umfassend sein und alle wichtigen Funktionen und Anwendungsfälle Ihres Produkts abdecken. Wenn Sie ein komplexes Produkt haben, erwägen Sie die Erstellung mehrerer Dokumentationsebenen (z. B. Anfänger, Fortgeschrittene und Fortgeschrittene), damit Kunden leichter finden, wonach sie suchen.

Hier kommt eine detaillierte, umfangreiche und dennoch leicht navigierbare digitale Wissensdatenbank ins Spiel. Sie können nicht physisch so dicke Handbücher wie Bücher haben, die neben ihnen für physische Produkte geliefert werden. Sie müssen die richtige Balance finden, die für Sie, Ihre Zielgruppe und Ihr spezifisches Produkt funktioniert.

3. Es ist aktuell

Die Produktdokumentation sollte mit den neuesten Änderungen an Ihrem Produkt auf dem neuesten Stand gehalten werden. Wenn Sie neue Funktionen freigeben oder Änderungen an bestehenden vornehmen, achten Sie darauf, Ihre Dokumentation entsprechend zu aktualisieren. Dadurch wird sichergestellt, dass Kunden immer genaue Informationen über Ihr Produkt haben.

4. Es ist gut geschrieben

Die Produktdokumentation sollte gut geschrieben und frei von Fachjargon sein. Denken Sie daran, dass Ihre Dokumentation wahrscheinlich der erste Eindruck ist, den Kunden von Ihrem Produkt haben, also stellen Sie sicher, dass sie klar und prägnant ist.

Sie möchten den Benutzer nicht überlasten oder ihn stressen, weil er nicht versteht, was zu tun ist. Während Ikea-Flatpack-Anleitungen dafür auf komische Weise ein wenig bekannt sind, gilt dies nicht für jedes Unternehmen.

Ein SaaS-Benutzer zum Beispiel möchte sich nicht die Mühe machen, herauszufinden, wie die Dinge funktionieren. Sie verstehen, dass es eine Lernkurve gibt, aber sie möchten so schnell wie möglich einsteigen.

Genau das wollen Sie auch als Unternehmen. Zufriedene, funktionierende Kunden, die so mühelos wie möglich in Ihr Geschäft integriert werden. Es liegt an Ihnen, das zu verwirklichen.

Auch hier ein kleiner Top-Tipp.

Stellen Sie sicher, dass Sie für Ihre Zielgruppe schreiben. Wenn du Anweisungen für ein Brettspiel für Kinder schreibst, musst du so schreiben, dass sie es verstehen. Dies unterscheidet sich erheblich davon, wie Sie beispielsweise Anweisungen für eine Buchhaltungssoftware schreiben würden.

So erstellen Sie Ihre erfolgreiche Produktdokumentation

Ich könnte eine vollständige Anleitung zur Erstellung einer Produktdokumentation in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung erstellen, aber die Wahrheit ist, dass es so viele Variablen gibt. Was für das Produkt eines Konkurrenzunternehmens funktioniert, funktioniert in Bezug auf Stil und Design möglicherweise nicht für Sie.

Einige Produkte erfordern wörtliche Handbücher (z. B. die Herstellung von Druckmaschinen auf Fabrikebene), andere zeichnen sich durch eine einfache Lernkarte mit wichtigen Punkten aus. Es hängt von dir ab.

Eine erfolgreiche Produktdokumentation zu erstellen muss jedoch nicht kompliziert sein. Befolgen Sie einfach diese einfachen Tipps, um Sie bei diesem Vorgang zu unterstützen.

1. Halten Sie es organisiert

Die Produktdokumentation sollte gut organisiert und einfach zu navigieren sein. Erwägen Sie die Verwendung von Überschriften, Unterüberschriften und Inhaltsverzeichnissen, damit Kunden leichter finden, wonach sie suchen.

2. Machen Sie es sichtbar

Die Produktdokumentation sollte optisch ansprechend und leicht verständlich sein. Verwenden Sie Bilder, Screenshots und Videos, um Ihren Text zu ergänzen und komplexe Konzepte zu erklären. Denken Sie daran, dass es bei einer guten Produktdokumentation darum geht, so viele wertvolle Informationen wie möglich auf einfachste Weise zu vermitteln, also verwenden Sie Bilder, um dies zu erreichen.

3. Verwenden Sie geeignete Werkzeuge

Während Sie einfach ein Word-Dokument öffnen könnten, um Ihre Produktdokumentation zu verfassen, benötigen Sie es, um den Teil zu sehen. Das bedeutet, dass Sie die richtigen Tools verwenden sollten, um die ideale Dokumentation zu erstellen, die für den Zweck geeignet ist.

Hier sind einige Tools, die helfen können:

• Tools zur Dokumentationserstellung wie Docsie zur Optimierung und Automatisierung des gesamten End-to-End-Prozesses
• KI-Schreibwerkzeuge wie Jasper, um beim Schreiben des Inhalts zu helfen
• Piktochart zum Erstellen von Grafiken und Visuals
• Tools wie Grammarly zur Überprüfung der Genauigkeit und Professionalität des endgültigen Inhalts

4. Schreiben Sie für Ihr Publikum

Die Produktdokumentation sollte für Ihre Zielgruppe geschrieben werden. Vermeiden Sie die Verwendung von Fachjargon oder übermäßig komplizierter Sprache. Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, Ihre Dokumentation klar und prägnant zu gestalten.

5. Halten Sie es auf dem neuesten Stand

Die Produktdokumentation sollte mit den neuesten Änderungen an Ihrem Produkt auf dem neuesten Stand gehalten werden. Dadurch wird sichergestellt, dass Kunden immer genaue Informationen über Ihr Produkt haben. Dies kann einige Zeit dauern, aber solange Sie mit Ihrem Ansatz organisiert und produktiv sind, sollten Sie in der Lage sein, einen Workflow zu finden, der für Sie funktioniert.

Zu dir hinüber

Die Produktdokumentation ist für Unternehmen und Kunden gleichermaßen unerlässlich.

Die Beantwortung häufiger Fragen und Probleme kann die Kundenzufriedenheit steigern und Folgeaufträge generieren. Das Erstellen einer erfolgreichen Produktdokumentation ist nicht schwierig, erfordert jedoch einige Planung und Mühe.

Gehen Sie proaktiv vor, und Sie können sicher sein, dass Sie von den vielen Vorteilen profitieren, die die Produktdokumentation zu bieten hat.