Warum Technische Dokumentation wichtig ist (mit Beispielen)

Unterschätzen Sie als Unternehmer nie, wie wichtig eine professionelle Technische Dokumentation ist. Viele betrachten es sogar als einen der wichtigsten Inhalte, die Ihr Unternehmen erstellen wird.

In diesem Leitfaden werde ich genau darüber sprechen, warum dies der Fall ist und warum Sie anfangen müssen, diese Inhalte als das Rückgrat Ihrer Organisation zu betrachten.

Lassen Sie uns darauf eingehen.

Was ist Technische Dokumentation?

Technische Dokumentation ist eine Art des Schreibens, das beschreibt, wie etwas zu tun ist.

Auf einer grundlegenden Ebene können Sie sich technische Dokumentation als eine Reihe von Anweisungen vorstellen, da die meisten technischen Dokumentationen oft Schritt-für-Schritt-Anleitungen enthalten, wie etwas zu tun ist, sei es eine Erklärung, wie man Software verwendet oder wie man ein Produkt einrichtet.

Technische Dokumentation kann aber noch viel mehr sein.

Dokumentationen wie Studien, Volkszählungen und Krankenakten werden auch als Technische Dokumentation bezeichnet. In diesem Fall können es sogar Informationen wie Hintergrund und Geschichte eines Themas sowie Definitionen von Fachbegriffen sein.

Wenn man all dies kombiniert, ist es vielleicht genauer, die technische Dokumentation als eine Schrift zu beschreiben, die die Anwendung, den Zweck, die Architektur, die Verwendung oder die Erstellung eines Produkts, einer Dienstleistung oder eines Betriebs darstellt.

Lesen Sie auch; Warum brauchen wir Produktdokumentationen?

Warum ist Technische Dokumentation wichtig?

Aus geschäftlicher Sicht ist diese Dokumentation unglaublich nützlich, um die Abläufe und Prozesse im Unternehmen nachzuverfolgen, und kann sogar als Schulungstool verwendet werden.

Wenn Sie beispielsweise eine Fertigungsfabrik leiten und eine neue Maschine installieren (oder einen beliebigen Prozess ausführen), müssen Sie eine technische Dokumentation erstellen, die beschreibt, wie die Maschine funktioniert und wie Ihre Mitarbeiter sie sicher bedienen sollten. Der Maschinenanbieter sollte auch eine technische Dokumentation zur Funktionsweise der Maschine bereitstellen, damit Ihre Ingenieure sie warten können.

Möglicherweise müssen Sie auch Prüfungen und Audits durchführen, um sicherzustellen, dass Sie die Gesetze und Vorschriften Ihres Unternehmens einhalten. Auch hier benötigen Sie eine technische Dokumentation, um sicherzustellen, dass dies genau durchgeführt und überwacht wird.

Wenn ein neuer Mitarbeiter in Ihr Unternehmen eintritt, verwenden Sie die technische Dokumentation, um ihn zu schulen und ihm zu zeigen, wie er Probleme beheben kann.

Was sind einige Beispiele für Technische Dokumentation?

Das deutlichste Beispiel für eine technische Dokumentation wäre ein Benutzerhandbuch. Diese können in allen Formen und Größen vorliegen und sind oft in neu eingeführten und aktualisierten Produkten enthalten.

Heutzutage würden Sie wahrscheinlich nicht mehr so ​​​​oft ein Handbuch in Papierform erhalten, sondern eine Kurzanleitung für die Einrichtung und die Möglichkeit, online auf weitere Inhalte zuzugreifen, falls Sie diese benötigen.

Wenn es um Ihr Unternehmen oder Ihre Mitarbeiter geht, kann die technische Dokumentation Folgendes umfassen:

• Richtlinien und Verfahren
• Berufsbeschreibungen
• Mitarbeiterhandbücher
• Prozessabläufe
• Übungsmaterial

Als etwas umfangreiche Liste könnten andere Formen der technischen Dokumentation umfassen:

• Geschäftsvorschläge
• Benutzer- und Kundenhandbücher
• Mitarbeiterhandbücher und Anweisungen
• Broschüren
• Notizen
• Marketingpläne
• Dokumente zum Projektmanagement
• Medizinische Aufzeichnungen
• Newsletter
• Ablauf der Operationen
• Reparaturhandbücher
• SDK-Referenzen

Siehe auch; Was ist ein Produkt Erforderliches Dokument.

Wofür sollte ich das Schreiben von Technischer Dokumentation priorisieren?

Wenn Sie Ihr eigenes „Tech Doc“ erstellen (glauben Sie, dass sich das jemals durchsetzen würde?), ist der erste Anlaufpunkt, herauszufinden, worüber Sie schreiben sollten. Sicher, Sie benötigen wahrscheinlich eine Dokumentation, wenn Sie Ihre Arbeitscomputer verwenden oder auf Ihre Server zugreifen, aber was ist mit der Verwendung der Kaffeemaschine?

Interessanterweise sollten Sie wahrscheinlich technische Dokumentation für alles in Ihrem Unternehmen haben. Es ist nur die Dokumentation der Kaffeemaschine, die normalerweise kaum mehr als ein Aufkleber auf der Vorderseite ist, der einige Diagramme mit Anweisungen zeigt.

Es geht darum, Prioritäten zu setzen.

Sie sollten damit beginnen, Ihr Schreiben für die Dinge zu priorisieren, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind. Dies kann Verfahren und Prozesse umfassen, die für den täglichen Betrieb Ihres Unternehmens unerlässlich sind, sowie Schulungsmaterialien für neue Mitarbeiter.

Denken Sie daran, dass technische Dokumentation nicht lang und kompliziert sein muss. Es könnte so einfach wie ein Blatt Papier sein, das beschreibt, wie eine Maschine verwendet wird und welche Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden müssen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, ist es ein ausgezeichneter Ausgangspunkt, eine Liste der Dinge zu erstellen, die Ihrer Meinung nach für Ihre technische Dokumentation am wichtigsten sind.

Sobald Sie diese Liste haben, können Sie mit dem Schreiben beginnen!

Wie erstellen Sie Ihre eigene Technische Dokumentation?

Nachdem wir nun besprochen haben, was technische Dokumentation ist und warum sie wichtig ist, fragen Sie sich vielleicht, wie Sie Ihre eigene technische Dokumentation erstellen können.

Es ist zweifellos eine entmutigende Aufgabe, aber glücklicherweise gibt es viele verschiedene Tools und Ressourcen, die Sie verwenden können, um technische Dokumentationen zu erstellen.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie sich ihm nähern können.

1. Definieren Sie Ihren Zweck

Bei der Erstellung technischer Dokumentationen ist es wichtig, ein Ziel vor Augen zu haben, denn Sie müssen genau wissen, in welche Richtung sie gehen soll. Andernfalls wird Ihr Text überall herumliegen und möglicherweise nicht das abdecken, was Ihnen wichtig ist.

Stellen Sie sich diese Fragen, um Ihr Denken zu leiten:

1. Was möchten Sie mit Ihrer Technischen Dokumentation erreichen?
2. Möchten Sie es als Schulungstool für neue Mitarbeiter verwenden?
3. Möchten Sie es als Bezugspunkt für Mitarbeiter verwenden, die Probleme beheben müssen?
4. Ist die Dokumentation für Kunden?
5. Handelt es sich bei der Dokumentation um ein Produkt oder eine Dienstleistung?

Sobald Sie Ihren Zweck definiert haben, können Sie besser entscheiden, welche Art von technischer Dokumentation Sie erstellen müssen.

2. Wählen Sie Ihr Format

Es gibt viele verschiedene Formate, die Sie für die Technische Dokumentation verwenden können. Einige gängige Formate umfassen Benutzerhandbücher, Prozessabläufe und Schulungsmaterialien.

Wie werden Sie Ihre Dokumentation präsentieren?

Verwenden Sie physische Ordner und Papier? Ein digitales Schulungsvideo? Eine Datenbank? Eine Internetseite?

Es liegt wirklich an Ihnen, aber es ist wichtig, Ihre Dokumentation so zu formatieren, dass es für Ihre Benutzer am vorteilhaftesten ist. Schließlich sollen sie die Informationen schnell und einfach aufnehmen und es soll wenig Raum für Missverständnisse geben.

Fragen Sie sich, wie Sie der Zielgruppe, mit der Sie arbeiten, die notwendigen Informationen am schnellsten und prägnantesten vermitteln können?

Dadurch erhalten Sie das beste Format, das Sie verwenden müssen.

3. Sammeln Sie die Informationen

Leider können Sie Ihre technische Dokumentation nicht einfach schreiben. Sie müssen Zeit investieren, um alle Ihre Informationsquellen zusammenzutragen und möglicherweise sogar Fakten zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die von Ihnen verwendeten Informationen korrekt und aktuell sind.

Diese Informationen können aus verschiedenen Quellen stammen, wie z. B. Unternehmensrichtlinien, Stellenbeschreibungen und Mitarbeiterhandbüchern. Nachdem Sie alle erforderlichen Informationen gesammelt haben, können Sie mit der Erstellung Ihrer technischen Dokumentation beginnen.

4. Erstellen Sie Ihre Dokumentation

Jetzt kommt der Spaß. Erstellung Ihrer Inhalte.

Am einfachsten geht das mit einem Textverarbeitungsprogramm wie Google Docs oder Microsoft Word. Beide haben integrierte Vorlagen, die Sie für den Einstieg verwenden können und die es Ihnen ermöglichen, die Lücken auszufüllen. Es besteht jedoch kein Zweifel, dass Sie ein gewisses Maß an Anpassung wünschen, und einige Themen erfordern eine viel fortgeschrittenere Textverarbeitung.

Zum Glück gibt es viele Tools, darunter:

• Docsie: Wenn Sie den Prozess einfach gestalten und Ihre technische Dokumentation ansprechend aussehen und die Funktionalität maximieren möchten, ist Docsie der richtige Weg. Es handelt sich um eine preisgekrönte Produktdokumentationsanwendung, mit der Sie mithilfe des Assistenten automatisch Dokumente erstellen können. Es gibt auch eine Menge kollaborativer Tools und Veröffentlichungen
• Monday.com bietet eine Vielzahl von Produkten, darunter viele Funktionen für die Arbeitsverwaltung und Entwicklung.
• Whatfix: Dies ist eine digitale Adoptionsplattform, die entwickelt wurde, um die Grenzen zwischen Benutzern und neuen Technologien aufzuheben. Obwohl es sich um eine Nische handelt, kann es sehr hilfreich sein, um Ihren kreativen Prozess zu rationalisieren und zu analysieren, wo Sie sich verbessern können.

Nachdem Sie Ihre technische Dokumentation erstellt haben, müssen Sie sie in einem Format speichern, auf das die Mitarbeiter leicht zugreifen können. Das gängigste Format für technische Dokumentation ist PDF. Sie können jedoch auch in Betracht ziehen, Ihre technische Dokumentation in einem Format zu speichern, das leicht gedruckt werden kann, z. B. Word oder HTML.

Keine Sorge, obwohl es sich wie ein mächtiger Prozess anfühlen kann, zumal Sie wahrscheinlich unbegrenzte Dinge haben, für die Sie technische Dokumentation erstellen könnten, gibt es viele andere Tools, die Ihnen helfen können.

5. Lassen Sie Ihre Unterlagen überprüfen

Das Wichtigste bei der Technischen Dokumentation ist, dass sie stimmt.

Schließlich ist es nicht gut, ein technisches Handbuch zu haben, in dem die Verwendung einer Maschine beschrieben wird, wenn die Informationen falsch sind. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihre technische Dokumentation von jemandem prüfen lassen, der sich mit dem Thema auskennt. Nachdem Sie Ihre technische Dokumentation geprüft haben, können Sie diese an die Mitarbeiter verteilen.

6. Teilen Sie Ihre Dokumentation

Sobald Ihre Dokumentation erstellt und für die Welt bereit ist, ist es an der Zeit, sie zu teilen, und das bedeutet, zu kommunizieren, was Sie erstellt haben, warum, wie es helfen wird und wie darauf zugegriffen wird. Schließlich wissen Sie, wie Arbeitgeber mit solchen Dingen umgehen können.

Machen Sie zuerst Ihre Inhalte barrierefrei.

Sie können Ihre Technische Dokumentation auf vielfältige Weise veröffentlichen, z. B. auf Ihrer Firmenwebsite oder im Intranet, auf einem Mitarbeiterportal oder in einem Firmennewsletter oder einer Mailingliste.

Sobald Sie Ihre technische Dokumentation veröffentlicht haben, können Sie sie mit Mitarbeitern und anderen Beteiligten teilen.

Nachdem Sie veröffentlicht haben, müssen Sie die Kommunikation zwischen den Ebenen Ihres Unternehmens zulassen.

Ihre Dokumentation ist wahrscheinlich voll von Fachjargon und schwierigen Konzepten, die so vermittelt werden müssen, dass jeder sie versteht. Daher sollten Sie Meetings veranstalten und Gelegenheiten schaffen, Feedback zu geben, damit Sie den Inhalt optimieren und verbessern können, bis er für den Zweck geeignet ist.

7. Überprüfung und Aktualisierung

Der bei weitem untertriebenste Schritt in diesem Prozess, den so viele Unternehmen vergessen. Nur weil Ihre technische Dokumentation draußen ist, heißt das noch lange nicht, dass sie fertig ist. Standards und Verfahren ändern sich ständig. Produkte und Dienstleistungen werden aktualisiert. Arbeitsweisen werden gestrafft oder neue Technologien werden eingeführt.

Diese Faktoren können sich auf die technische Dokumentation auswirken, daher ist es wichtig, Ihre technische Dokumentation regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie eine genaue und aktuelle technische Dokumentation erstellen und sicherstellen, dass Sie alles haben, was Sie brauchen, um das Beste aus dem zu machen, was die technische Dokumentation zu bieten hat.

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