So schreiben Sie eine effektive Unternehmensrichtlinie für Ihr Unternehmen

Ein Unternehmen zu führen kann wie ein Gang durch ein Minenfeld sein. Sie könnten jederzeit auf Probleme stoßen, die sich als brisant für Ihr Unternehmen erweisen.

Vorfälle kommen in allen Unternehmen vor, aber eine Unternehmensrichtlinie kann Ihnen dabei helfen, wieder auf die Beine zu kommen.

Daher sind wir uns bewusst, dass das Schreiben von Richtlinien und Verfahren langweilig und ermüdend sein kann. Aber vertrauen Sie uns, wenn Sie eine effektive Richtlinie haben, werden Sie Ihre Mitarbeiter schützen – beruflich, persönlich, physisch und rechtlich.

Und wenn Sie ein Geschäftsinhaber oder Personalleiter sind, der Unternehmensrichtlinien erstellen möchte, die tatsächlich etwas bewirken, dann suchen Sie nicht weiter. Wir haben einige wichtige Tipps zusammengestellt, mit denen Sie Richtlinien vorbereiten, schreiben und umsetzen können, die zu Ihrem Geschäftsmodell passen.

Aber bevor Sie beginnen, ist es wichtig zu verstehen , warum Sie möglicherweise Ihre eigene Unternehmensrichtlinie erstellen müssen.

Warum ist es wichtig, eine Unternehmensrichtlinie zu schreiben?

Es gibt mehrere Gründe, warum alle Unternehmen Richtlinien erstellen und umsetzen sollten, die ihre Mitarbeiter befolgen sollten.

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Toller erster Eindruck für neue Mitarbeiter

Studien zufolge finden 22 % der Mitarbeiterfluktuation in den ersten 45 Tagen der Anstellung statt, der erste Eindruck ist also alles. Eines der ersten Dinge, die neue Mitarbeiter erhalten sollten, sind alle relevanten Unternehmensrichtlinien. Die frühzeitige Einarbeitung neuer Mitarbeiter mit den wichtigsten Zielen und Zielen gibt den Ton und das Tempo für ihre Beschäftigung vor.

Alle sind auf derselben Seite

Eine Unternehmensrichtlinie ist eine einzigartige Gelegenheit, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter in Bezug auf die Ziele, Werte und Regeln des Unternehmens auf derselben Seite sind.

Reduziert Stress

Wenn Mitarbeiter eine Richtlinie befolgen, ist es weniger wahrscheinlich, dass sie unnötige Fehler und Missverständnisse machen. Das macht die Arbeit für die Mitarbeiter und das Management weniger belastend.

Alle Entscheidungen sind fair

Wenn alle Mitarbeiter dieselbe Unternehmensrichtlinie lesen, akzeptieren und befolgen müssen, arbeiten sie in einem fairen und gerechten Umfeld. Niemand wird willkürlich bestraft.

Bietet Rechtssicherheit

Eine Unternehmensrichtlinie kann Ihren Mitarbeitern das Gefühl geben, sicher zu sein, besonders wenn sie ihre Rechte und Pflichten klar festlegt. Eine Richtlinie, die Rechenschaftspflicht und Mitarbeiterbeziehungsmanagement fördert, verbessert die Transparenz auf ganzer Linie.

Verbessert die Mitarbeiterbindung

Eine Unternehmensrichtlinie kann sicherstellen, dass sich die Mitarbeiter weiterhin der Sache des Unternehmens widmen, insbesondere wenn Leistungen an Arbeitnehmer enthalten sind.

In zahlreichen Branchen ist eine große Anzahl neuer Mitarbeiter dafür bekannt, dass sie die Unternehmensrichtlinien (z. B. Mitarbeiterhandbücher) während der Einarbeitung nicht lesen. Dies geht aus der obigen Infografik hervor.

So erstellen Sie eine Unternehmensrichtlinie

Leider kann man nicht einfach losschreiben und als Endergebnis eine perfekte Police erwarten. Geschäftsinhaber müssen genau vorbereiten, was sie enthalten und wie sie dies gegenüber allen erforderlichen Parteien zum Ausdruck bringen. Die Umsetzung der folgenden Schritte kann den Unterschied ausmachen.

Alle Parteien sollten sich darauf einigen, die Unternehmensrichtlinie zu entwickeln

Unabhängig davon, ob Sie ein Bauunternehmen oder ein Hotel gegründet haben, müssen Management und Mitarbeiter die vorgeschlagene Unternehmenspolitik einstimmig unterstützen. Gültige Gründe sollten vorgebracht werden, um für die betreffende Politik zu argumentieren. Nachdem sich alle Parteien darauf geeinigt haben, kann die eigentliche Planung beginnen.

Stellen Sie ein Team zur Erstellung von Unternehmensrichtlinien zusammen

Eine Unternehmensrichtlinie sollte immer eine gemeinsame Anstrengung sein. Je mehr Menschen Ideen einbringen, desto einheitlicher wird die endgültige Botschaft der Politik sein. Aber Sie können nicht einfach jemanden für den Job rekrutieren. Es ist wichtig, gute Manager und Mitarbeiter einzusetzen, die Experten für das jeweilige Thema sind.

Erstellen Sie eine Standardstruktur für Unternehmensrichtlinien

Eine der wichtigsten Vorbereitungen besteht darin, sicherzustellen, dass das Unternehmen über eine standardisierte Unternehmensrichtlinienstruktur verfügt. Diese Struktur hängt von den Bedürfnissen des Unternehmens ab. Unabhängig davon, ob Sie ein Einzelhandelsmanager oder ein Klempner sind, sollte sie die Ziele und Richtlinien der Richtlinie und die Personen, für die sie gilt, enthalten.

Erstellen Sie eine Prioritätenliste

Möglicherweise müssen Sie mehrere Unternehmensrichtlinien erstellen, die eine Vielzahl von Themen und Anforderungen abdecken. Um also zu verhindern, dass Ihr Team zur Erstellung von Unternehmensrichtlinien überfordert wird, versuchen Sie, Richtlinien in der Reihenfolge zu priorisieren, in der Ihr Unternehmen zuerst benötigt. Jede Politik, die kurzfristige Leistungen bietet, sollte an erster Stelle auf der Prioritätenliste stehen. Unabhängig davon, ob Sie Reinigungspersonal schulen oder Mitarbeiter von Herstellern leiten, müssen Sie sich überlegen, welche Richtlinien sofort beachtet werden müssen.

Recherchieren Sie

Sie müssen Ihre Hausaufgaben machen, bevor Sie mit dem Schreiben einer Unternehmensrichtlinie beginnen. Ein fundiertes Wissen sowohl über Ihr Unternehmen als auch über die Themen, die Sie in der Police abdecken möchten, ist von größter Bedeutung. Forschung kann auch dazu beitragen, bereits bestehende Unternehmensrichtlinien zu verbessern und Lücken mit relevanten Informationen zu füllen.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Recherchen für eine Unternehmensrichtlinie durchführen können:

• Konsultieren Sie Experten zu relevanten Themen.
• Führen Sie Unternehmensbefragungen durch und befragen Sie Mitarbeiter.
• Bleiben Sie über die neuesten Gesetze auf dem Laufenden, die für Richtlinien relevant sind, die Sie erstellen/aktualisieren möchten (z. B. Essens- und Ruhepausengesetze nach Bundesstaat).

So schreiben Sie eine Richtlinie für Ihr Unternehmen

Wenn Sie darüber sprechen, wie Sie eine Richtlinie für Ihr Unternehmen schreiben, ist es wichtig sicherzustellen, dass Sie alle Kästchen ankreuzen und alle Details angeben, die sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer befolgen sollten.

Im Allgemeinen sollten Arbeitgeber erwägen, die folgenden Komponenten in jede Unternehmensrichtlinie aufzunehmen.

Zweckerklärung

Dadurch wird dem Leser erklärt, warum das Unternehmen die Richtlinie überhaupt umsetzt und welche Ziele es damit erreichen will.

Abschnitt „Spezifikationen“.

Dieser Teil der Unternehmensrichtlinie enthält spezifische Regeln, Richtlinien und regulatorische Änderungen, die Mitarbeiter befolgen sollten. Zum Beispiel: „Von Mitarbeitern wird erwartet, dass sie von Montag bis Freitag Ladenuniformen tragen. Die Mitarbeiter dürfen samstags eine Business-Casual-Kleiderordnung befolgen.“

Abschnitt Implementierung

In diesem Abschnitt wird klar angegeben, von welchen Parteien erwartet wird, dass sie die Richtlinie befolgen, und mit welchen Mitteln sie ihr folgen können. „Restaurantleiter dürfen bestimmen, ob die Kleidung angemessen ist oder nicht.“

Datum des Inkrafttretens

Das Datum, an dem die Unternehmensrichtlinie in Kraft tritt. Zum Beispiel: „Alle Parteien müssen diese Richtlinie ab dem 1. Januar 2024 befolgen.“

Glossar

Eine Liste gängiger Begriffe, die in der gesamten Unternehmensrichtlinie verwendet werden, einschließlich Definitionen. Zum Beispiel „Uniform: vom Einzelhandelsunternehmen bereitgestellte Berufskleidung“.

Es ist jedoch erwähnenswert, dass eine Richtlinie nicht mit einem Vertrag oder einer Liste starrer Regeln verwechselt werden sollte, die genau so befolgt werden sollten, wie sie geschrieben sind. Eine Unternehmensrichtlinie sollte in einer flexiblen Sprache verfasst sein, die es den Mitarbeitern leicht und einladend macht, sie zu befolgen.

So formatieren und gestalten Sie eine Unternehmensrichtlinie

Es geht nicht nur darum , was Sie in Ihre Unternehmensrichtlinie schreiben. Der Stil und das Format, in dem Sie es schreiben, verbessern auch die Lesbarkeit und damit das Engagement der Mitarbeiter.

Hier sind einige wichtige Formatierungstipps beim Schreiben einer Richtlinie:

• Wählen Sie eine professionelle Schriftart wie zum Beispiel Arial, Calibri, Georgia oder Times New Roman.
• Wählen Sie eine Schriftgröße, die gut lesbar ist (Größe 12) und im gesamten Dokument einheitlich ist (Überschriften, Titel, Unterüberschriften ausgenommen).
• Vermeiden Sie die Verwendung vieler Farben, um dem Dokument ein professionelles Aussehen zu verleihen. Halten Sie sich an schwarze Schrift auf weißem Hintergrund.
• Verteilen Sie Absätze und Abschnitte angemessen.

Es spielt keine Rolle, ob Sie ein Immobilienunternehmen gegründet haben oder Handwerker sind. Wenn es um den Schreibstil der Unternehmensrichtlinie geht, gibt es einige wichtige Dinge zu beachten:

• Schreiben Sie die Richtlinie klar und auf den Punkt.
• Schreibe es in der dritten Person – zum Beispiel „er“, „sie“ und „es“.
• Wenn Sie über eine Organisation schreiben (z. B. die Weltgesundheitsorganisation), stellen Sie sicher, dass Sie sie vollständig schreiben, und fügen Sie am Ende das eigentliche Akronym (WHO) hinzu.
• Absolute Wörter wie „werden“, „müssen“, „nur“, „immer“ und „nie“ sollten nicht verwendet werden, wenn beschrieben wird, wie Mitarbeiter handeln sollen. Stattdessen sollten Arbeitgeber auf Begriffe wie „normalerweise“, „allgemein“ und „möglicherweise“ zurückgreifen, um Managern eine flexiblere Handhabung verschiedener Situationen zu ermöglichen.

Überprüfen Sie Ihren Entwurf und erhalten Sie die Genehmigung

Ein wesentlicher Bestandteil beim Schreiben einer Unternehmensrichtlinie ist der Überprüfungsprozess. Geben Sie dem gesamten Policy-Building-Team die Möglichkeit, den ersten Entwurf zu bearbeiten, Feedback zu geben, Fehler zu entdecken und alles hinzuzufügen, was möglicherweise fehlt.

Wenn das Team mit dem endgültigen Entwurf zufrieden ist, leiten Sie ihn an ein leitendes Mitglied des Unternehmens weiter, um ihn zu genehmigen.

Nachdem Sie Ihre Unternehmenspolitik formuliert haben, müssen Sie darüber nachdenken, wie Sie sie umsetzen werden.

Verwenden Sie die besten Tools, um Ihre Unternehmensrichtlinie umzusetzen

Es ist wichtig zu überlegen, wie Sie Ihre Unternehmensrichtlinie mit dem Rest Ihres Unternehmens teilen werden. Es ist nur mühsam, es jedes Mal auszudrucken, wenn Sie jemanden einstellen. Außerdem können Mitarbeiter leicht eine gedruckte Version verlieren, und Sie möchten auf jeden Fall, dass alle Beteiligten einfachen Zugriff darauf haben.

Connecteam ist eine preisgekrönte Management-App, die speziell für mobile Mitarbeiter entwickelt wurde – wie z. B. Remote-Teams und Mitarbeiter ohne Schreibtisch.

Mehr als 10.000 Unternehmen aus über 90 Branchen nutzen Connecteams All-in-one-Schulungsmanagement-App, um Dokumente und Richtlinien zu erstellen und sie einfach an alle Mitarbeiter zu verteilen, unabhängig davon, wo sie arbeiten.

Hier sind nur einige der Vorteile von Connecteam:

• Wenn ein Mitarbeiter eine Richtlinie überprüfen muss, kann er einfach auf die App verweisen, anstatt seine Zeit mit unordentlichen, überladenen Papierdokumenten zu verschwenden.
• Mitarbeiter können dem digitalen Formular eine Unterschrift und Bilder hinzufügen, um sicherzustellen, dass alles abgedeckt ist.
• Connecteam verfügt über Zeitmanagement (einschließlich QuickBooks Online und Gusto-Integration für eine reibungslose Gehaltsabrechnung), Teamkommunikation und Wissenszentrumsfunktionen und erfüllt alle Anforderungen Ihres Unternehmens.
• Diese All-in-One-Mitarbeiterschulungssoftware kann kostenlos verwendet werden.

Connecteam bietet Geschäftsinhabern und der Personalabteilung die notwendigen Tools, um Unternehmensrichtlinien zu digitalisieren und sie so oft wie nötig zu aktualisieren, ohne dass ein Ausdruck erforderlich ist.

Bringen Sie Ihren Mitarbeitern die Unternehmensrichtlinien bei

Mit Connecteam können Sie Ihre eigene Wissensdatenbank für das gesamte Team erstellen, in die Sie alle Ihre Unternehmensrichtlinien in Echtzeit einfügen können. Sie können sogar anhand von Schlüsselwörtern nach bestimmten Richtlinien suchen. Sie ist auf dem eigenen Mobiltelefon der Mitarbeiter zugänglich, sodass sie jederzeit direkten Zugriff auf die Richtlinie haben (ab der Sekunde, in der Sie sie aktualisieren).

Reduzieren Sie Unordnung und stellen Sie Mitarbeitern spezifische Lernressourcen zur Verfügung. Weisen Sie verschiedenen Abteilungen mehrere Wissensdatenbanken sowie mehrere Abschnitte mit Ordnern, Unterordnern, Artikeln und Dateien zu.

Kommunizieren Sie mit Ihrem Team über Ihre Unternehmensrichtlinie

Ein oft übersehener Schritt zur Umsetzung einer Unternehmensrichtlinie besteht darin, diese effektiv an Ihre Mitarbeiter zu kommunizieren. Es reicht nicht aus, den Mitarbeitern eines Unternehmens einfach Richtlinien aufzuzwingen. Sie müssen den Wert der Richtlinie klar vermitteln und warum es wichtig ist, dass alle Parteien sie überhaupt befolgen.

Während Besprechungen, Memos und E-Mails alle gültige Möglichkeiten sind, um Mitarbeiter auf den neuesten Stand zu bringen, kann Software zur Mitarbeiterbindung die Kommunikation effektiver und effizienter machen.

Connecteam ermöglicht es Managern auch, einfache, ansprechende Unternehmensaktualisierungen zu senden, die die Mitarbeiter genießen und verstehen können, indem Bilder, Videos und andere Dateien verwendet werden. Außerdem können sie sehen, welche Mitarbeiter das Update gelesen haben, und bei Bedarf einfach mit Erinnerungen oder über den 1:1-Chat nachfassen.

Aktualisieren Sie Ihre Unternehmensrichtlinie

Selbst nachdem Sie sie geschrieben, überprüft und umgesetzt haben, ist Ihre Richtlinie noch nicht in Stein gemeißelt. Es sollte ein lebendiges, atmendes Dokument sein, das Sie im Laufe der Zeit aktualisieren.

Dies gilt insbesondere dann, wenn Regierungen und Staaten neue Gesetze verabschieden, die Ihr Unternehmen betreffen könnten. Wenn sich zum Beispiel der Mindestlohn in dem Staat, in dem sich Ihr Unternehmen befindet, ändert, möchten Sie vielleicht in Ihre Unternehmensrichtlinie aufnehmen, wie das Unternehmen dies in Zukunft handhaben würde. (Und sobald Sie die Richtlinie in Connecteam aktualisieren, haben alle Ihre Mitarbeiter die neueste, aktuelle Version.)

Häufig gestellte Fragen zu Unternehmensrichtlinien

Was genau ist eine Unternehmensrichtlinie?

Im Allgemeinen ist eine Unternehmensrichtlinie ein Dokument, das Anweisungen enthält, wie bestimmte Dinge in Ihrem Unternehmen richtig zu tun sind.

Unternehmensrichtlinien tragen dazu bei, die Entscheidungen zu gestalten, die Geschäftsinhaber und Mitarbeiter täglich treffen. Sie kann mehrere Aspekte des Unternehmenslebens beeinflussen, wie z. B. Arbeitsmoral, Unternehmenskultur, Verhalten im Büro sowie Gesundheit und Sicherheit.

Jedes Unternehmen benötigt seine eigenen einzigartigen Richtlinien, abhängig von den kurz- und langfristigen Zielen, die es sich gesetzt hat, sowie von seiner übergeordneten Mission.

Welche Beispiele für Unternehmensrichtlinien sollte mein Unternehmen verwenden?

Die Branche, in der Ihr Unternehmen tätig ist, und die Anforderungen Ihres Unternehmens bestimmen, welche Art von Unternehmensrichtlinien Sie erstellen müssen. Und es gibt so viele verschiedene Beispiele für Unternehmensrichtlinien. Obwohl nicht alle von ihnen auf Ihr spezifisches Unternehmen zutreffen, sind viele der folgenden Unternehmensrichtlinien in irgendeiner Form in den meisten Unternehmen zu finden:

• Arbeitssicherheitsrichtlinien (basierend auf Stadt-/Land-/Staats-/Bundesgesetzen)
• Mitarbeiterverhalten (Kleiderordnung, Belästigungsrichtlinie, Sicherheitsverfahren, angemessenes Verhalten)
• Berufsbeschreibungen
• Personalpolitik (Arbeitszeit, Beschäftigungsbedingungen, staatliche Löhne, Gehalt/Zulagen, Urlaub/Krankheit/Mutterschaftsurlaub, Versicherung/Leistungen, Altersvorsorge)
• Unternehmensführung (Unternehmenskultur und -werte)
• Unternehmensstruktur (Diagramm zeigt den Namen jedes Mitarbeiters und die Abteilung, in der er arbeitet)
• Politik der Chancengleichheit/Nichtdiskriminierung (Rasse, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Religion, Kultur)
• Anwesenheitsregelung (Zeitpläne, Freizeit, Fehlzeiten am Arbeitsplatz)
• Drogenmissbrauchsrichtlinie (Alkohol, Drogen, Tabak)
• Disziplinarpolitik (schlechte Leistung, Fehlverhalten, Unehrlichkeit)
• Technologiepolitik (Geräte, Mobiltelefone, E-Mail, Internet)
• Finanzpolitik (verschiedene Vergütungsarten, Leistungen, Nachzahlungen, Ausgabenermächtigung)
• Datenschutz-Bestimmungen
• Kundendienstrichtlinie

Es ist erwähnenswert, dass diese Liste nicht alle Richtlinien enthält, die Unternehmen verwenden. Aber viele Unternehmensrichtlinien fallen unter die oben genannten Beispiele für Unternehmensrichtlinien.

Das Fazit zum Schreiben einer Unternehmensrichtlinie

Als Geschäftsinhaber (oder Personalleiter) verstehen wir, wenn Sie von all den bereitgestellten Schritten überwältigt sein könnten.

Auch wenn dies nach viel zu befolgen scheint, insbesondere wenn Sie Ihre allererste Unternehmensrichtlinie schreiben, empfehlen wir Ihnen, sich Zeit zu nehmen und zu sehen, was für Sie funktioniert. Je detaillierter die Richtlinie ist, desto sicherer sind Ihre Mitarbeiter. Die Entwicklung der besten Unternehmensrichtlinien erfordert Zeit, Fachwissen und Arbeitskräfte.

Aber sobald Sie Ihre Unternehmensrichtlinie festgelegt haben, kann die Umsetzung schnell, einfach und kostengünstig sein. Die Verwendung einer digitalen Lösung wie Connecteam ermöglicht Managern und Mitarbeitern gleichermaßen einen einfachen Zugriff auf Ihre Policen.

Mit nur wenigen Klicks können Sie alle relevanten Dokumente herunterladen, lesen und unterschreiben. Außerdem können Sie diese Kommunikations-App verwenden, um einen Dialog über die Richtlinie zu initiieren, Feedback zur Verbesserung einzureichen und Erinnerungen zu senden, um sicherzustellen, dass alle sie gelesen und verstanden haben.

Legen Sie also Stift und Papier beiseite und beginnen Sie mit der Digitalisierung – denn das Ausarbeiten, Schreiben und Umsetzen von Unternehmensrichtlinien war noch nie so einfach.

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