買掛金とは何ですか? プロセスと利点

「買掛金」は、企業の財務を管理するときによく耳にする用語です。 ビジネス トランザクションの決済において重要な役割を果たしているため、ビジネス オーナーは、それが何を意味し、自分のビジネスにどのように適用されるかについて明確な考えを持っている必要があります。 この記事では、買掛金について詳しく説明し、買掛金を管理するための実用的なヒントをいくつか紹介します。

買掛金という用語は財務会計に由来し、債権者によるサービスの請求を扱う会計のサブカテゴリを指します。つまり、会社のために働くサプライヤー、ベンダー、またはサービスプロバイダー (アドホックまたはリテイナー) です。 買掛金は、会社が顧客または他のビジネスに提供するサービスを記録および処理する売掛金とは対照的です。

買掛金の全体的な目標は、良好なベンダー関係を維持することです。 買掛金は、常に購買と密接に連携して機能し、すべての未処理の請求書を追跡し、期限内に支払うという重要なタスクに適用されます。 これは、製品とサービスが予定どおりに提供され、調達プロセスが円滑に進むようにする唯一の方法です。

多数の買掛金を処理しなければならないのは大企業だけではありません。 明確な買掛金システムは、新興企業や中小企業がすべてを追跡するのにも役立ちます. 結局のところ、延滞した罰金を支払ったり、不満を持ったサプライヤーに対処したりすることほど面倒なことはありません。

この最初の理解に基づいて、買掛金をさらに掘り下げてみましょう。

買掛金 (AP) とは何ですか?

買掛金 (AP) は、受け取ったがまだ支払われていない商品またはサービスについて、組織がベンダーまたはサプライヤーに支払うべき金額です。 会計において、AP は総勘定元帳内の勘定科目であり、会社が債権者または供給業者に短期債務を返済する義務を表します。

AP は、会社がサプライヤーやその他の債権者に支払う義務がある事業部門または部門を指すこともあります。 したがって、AP は AP を管理する責任があります。 この記事では、この用語の両方の用法について説明します。

企業内では、買掛金は購買と密接に関連しています。 これには、外部サプライヤーとサービス プロバイダーの概要、それらのサービスの範囲、および注文処理の種類が含まれます。 大規模な組織では、請求書の受領に関連するプロセスを処理する別の買掛金部門がある場合がありますが、小規模な企業では、これは会計士/会計チームの機能です。 その際、サプライヤーの完全な会社名、住所、税コード、および必要に応じて、割引、支払い条件、定期的に付与されるリベートに関するその他のデータを記録します。

買掛金プロセス

組織がサプライヤーから請求書を受け取ると、通常、印刷されたコピーの場合は日付を記録するために領収書のスタンプがページ付けされるか、オンライン請求書の追跡にデジタル システムが使用されます。 また、買掛金は、各受信請求書に固有の連番を提供します。 次に、事実の正確さと正しい請求額を確認するためにチェックが必要です。 大企業では、買掛金担当者は、対応する商品やサービスの注文を担当する各部門と密接に連携しています。 請求書検証の結果は、チェックマークと名前の略語とともに、受信する請求書に直接記載されます。

買掛金は、すべての請求書が期日どおりに支払われることを保証します。 また、現金割引、リベート、または品質上の欠陥に対する控除が確実に行われるように注意する必要があります。 大企業では、買掛金担当者が支払い提案リストを作成し、別の従業員が二重管理の原則に確実に準拠するよう副署する必要があります。 このリストには、債権者の銀行の詳細と転送される金額が含まれています。 現在、銀行振込はほぼオンラインのみで行われ、大量の場合は API を介して自動データ交換が行われます。

買掛金部門は、受信した請求書の勘定割当も処理します。 対応する仕入先勘定と経費勘定に対応する転記レコードを作成します。 このタスクは特に重要です。受信した請求書を正しい費用勘定に割り当てるだけで、有意義な費用対効果の会計処理と管理が可能になるからです。 転記時には、仕入先のマスタデータに通常保存されている管理キーを考慮する必要があります。 サプライヤーは、付加価値税 (VAT)、売上税などの該当する税金を使用して商品やサービスを請求します。VAT の場合、受領企業は、この方法で請求された VAT 金額を、支払税額から入力税として差し引くことができます。負担。 その結果、受け取った請求書の VAT は、ビジネスの収益に影響を与えない一時的な項目になります。

買掛金部門の仕事

前述のように、買掛金プロセスは組織内で非常に体系的かつ組織化されている必要があります。 買掛金ワークフローの最も重要なタスクの 1 つは、ベンダーとサプライヤーが会社に発行する請求書、いわゆるベンダー請求書または受信請求書 (Hiveage ではこれらを「請求書」と呼びます) を処理することです。

買掛金部門の主要なタスクには、さらに次のようなものがあります。

• ベンダーマスターレコードのメンテナンス
• 仕入先請求書の確認とアカウントの割り当て
• 仕入先請求書の入力
• 未消込明細の管理
• 支払いと決済の実行

買掛金の例: 旅費会計

買掛金で頻繁に発生するアクティビティの 1 つは、会社の従業員が出張のために提出する旅費レポートの処理です。 これらの払い戻しは、特定の法的要件、特に税金要件に拘束されます。 一方、社内規則には、従業員にとってより有利な追加の契約が含まれている場合があり、もちろん、買掛金部門はこれを考慮する必要があります。 ここで、個々の項目をチェックし、必要に応じて追加の領収書を要求したり、代替の領収書の発行を要求したり、払い戻し不可能な費用を拒否したりするのは、買掛金部門の仕事です。 最後に、正確に入力された旅費報告書とすべての領収書がチェックされ、支払指図が発行されます。

買掛金自動化のメリット

買掛金勘定を自動化し、手作業によるデータ入力を減らすことは、多くの点でビジネスに役立ちます。 以下は、あらゆるビジネスに役立つと思われる AP 自動化ソフトウェアの最大の利点です。

包括的なコスト削減

AP の自動化により、包括的かつ全面的なコスト削減が可能になります。 請求書データの取得と手動処理に関連する人件費の削減に加えて、企業は、サプライヤ向けのセルフサービス ポータル、二重請求書 (および二重支払) の削減、現金割引利益の増加 (例: 早期支払割引)、および延滞による延滞料金の免除。

キャッシュフローの最適化

手動プロセスを削減する自動化された買掛金プロセスにより、予想される現金の必要性を正確に計画できます。 プロセスの可視性により、買掛金勘定は、キャッシュ フローに最も影響を与える活動に優先順位を付けることができます。 その結果、すべての請求書を期限内に支払うことができ、動的な現金割引により、サプライヤーは支払い割引と引き換えに、よりタイムリーな支払いを提供し、大きな年間利益を生み出すことができます。 自動化がなければ、動的な現金割引は実現できない可能性があります。

ベンダーとの関係の改善

買掛金は、社内外の大規模な顧客ベースに到達する必要があります。 手動のプロセスでは、判読が難しいことが多いフォームをメールや電子メールでやり取りする必要があります。 自動化されたプロセスにより、ベンダー クエリ、オープン アイテム、および承認のブラウザベースの処理が簡素化されます。 この手順は、企業のセキュリティ基準を取り入れながら、デスクトップ、タブレット、モバイル デバイスで利用できます。 ベンダーとの迅速な行動とコミュニケーションは、ビジネスの成長に不可欠な信用と長期的な関係を確実に改善します。

可視性の最適化

すべての請求書タイプのデータを一元的に受け取り、即時に取得、抽出、検証、ルーティングすることで、買掛金の正確な転記を促進します。 各ステップとプロセスに関与する各従業員を確認するための完全なパスが作成されます。 同時に、管理者は潜在的な問題が発生したときに解決できます。 従業員、財務管理チーム、サプライヤーが請求書や支払い記録にセルフサービスでアクセスできるため、問い合わせややりとりが不要になります。

内部統制とプロセスの改善

新たな規制により世界が電子形式の請求書に移行する中、内部統制を厳守して不正を防止し、財務結果の完全性を確保することがますます重要になっています。 これにより、買掛金の責任範囲が拡大されました。 このような制御を手動プロセスで確実に実装することは事実上不可能です。 手動の AP プロセスを使用する組織は、コンプライアンスを確保する能力が限られている一方で、追加のコストを追加する監査に依存しています。 自動化されたプロセスにルールが組み込まれているため、買掛金は、コンプライアンスの負担、コスト、およびワークフローをスムーズに実行し続けるためにかかる貴重な時間を削減できます。

品質向上

ERP (エンタープライズ リソース プランニング システム) データに対して検証する高品質の請求書データを使用した自動化されたワークフローは、正確性を保証し、企業がエラー (データ入力エラーや人的エラーを含む)、遅延、不要なコストを回避するのに役立ちます。 適切な手順が必要な例外の場合、これは別のプロセスではなくワークフロー内で行われます。 このような個別のプロセスは、多くの場合、費用がかかり、制御もテストもされておらず、コンプライアンスなしで行われます。

運用の柔軟性

買掛金プロセスは、ビジネス戦略をサポートする必要があります。 これは、成長または買収の結果として取引量が増加したことを意味する場合があります。 「スイッチアップ」は、自動化されたプロセスでは、大部分が手作業で標準化されていないプロセスで人件費が増加するよりもはるかにコストがかかりません。 自動化により、機能のアウトソーシングも容易になります。 合併や買収が発生した場合にプロセスを簡単に拡張できるため、低コストで効率を高めることができます。

Hiveage で簡素化された買掛金

請求サービスとして、Hiveage は受信した請求書を追跡し、効果的に整理する機能を提供します。 受信する請求書は、Hiveage では「請求書」と呼ばれます。 請求書機能を使用すると、ベンダーやサプライヤー (小規模な買掛金部門) から受け取った請求書を記録できます。

ベンダー名、住所、商品の詳細、税金などの重要な情報を入力することから始めます。 元の請求書を Hiveage 内の請求書に添付することもできます。これにより、すべての記録を 1 か所で整理できます。

アカウントを処理するチームを持つ大規模なビジネスの場合、支払いが承認される前に、チームの他の誰かに請求書を確認してもらうための二重のコントロールが必要になる場合があります。 承認は、[Mark as Payable] オプションを使用して行うことができます。 請求書が「買掛金」としてマークされると、仕入先の名前で整理された「売掛金」セクションの下のダッシュボードに表示され始め、各仕入先の合計金額を追跡するのに役立ちます。

仕入先の口座への支払いが完了したら、支払い情報を追加して請求書を更新できます。 このステップでは、Hiveage 内で買掛金のワークフローを完了し、ダッシュボードから残高を清算します。

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買掛金の利点に関するよくある質問

買掛金自動化の主な利点は何ですか?

買掛金自動化ソフトウェアを使用すると、単一のデジタル プラットフォームを介して請求と支払い処理を簡単に管理できます。 財務プロセスとデータ収集の両方をより明確に可視化し、制御を強化します。

買掛金の最も重要な目標は何ですか?

買掛金の目的には、ベンダーへの支払いを期限内に行うこと、正確なデータを維持すること、サプライヤーとの良好な関係を維持すること、およびお金を節約して収益を改善する方法を研究することが含まれます。

AP プロセスの主な機能は何ですか?

主な AP プロセスには、計算、ビジネス トランザクションの転記、請求書の処理、および記録の維持に使用する財務データの検証が含まれます。