あなたの代理店はクライアントに正しい方法で請求していますか?

あなたがほとんどのエージェンシーと同じように、クライアントから支払いを受けることは常に勝利のように感じられます。さらに、それは照明をつけ続け、チームを動かし、集中させ続けます. しかし、請求および請求プロセスの多くはストレスになる可能性があります。 実際、間違った方法で行うと、あなたにとってもクライアントにとっても混乱を招き、厄介なプロセスになります。 また、間違いなく、クライアントと仕事をする上で最も重要なステップです。時間通りに支払いを受けるためだけでなく、プロフェッショナリズムを確立し、クライアントとの長期的な良好な関係を構築する方法としても重要です。 骨の折れる請求プロセスを戦略的優位性に変えて、クライアントと代理店に素晴らしい体験をもたらすために、今日できることをご紹介します。

1. 期待を明確にして驚きを避ける

クライアントがあなたのところに来て、「この請求書はどうなっているのですか?」と尋ねるときほど、クライアントとの関係に負担をかけるものはありません。期待していなかったアイテム/サービスと手数料? 請求書に疑問を呈するクライアントは、最初に新しいクライアントを獲得することで得られるすべての良い気持ちを台無しにする可能性があります.

ここで重要なのは、事前に明確で詳細な見積もりと作業範囲を設定し、最初にクライアントを参加させることに時間を費やすことです。

あなたとクライアントが提供する条件、範囲、およびサービスまたは商品に同意したら、主要な成果物と日付を強調する契約にすべてを書き留めます. クライアントに確認して署名してもらい、代理店の他の人にチェックしてもらい、すべての i にドットを付け、すべての t に交差させていることを確認します。

2. 支払いを簡単にし、各クライアントに合わせてカスタマイズ

クラウド型課金サービスを利用する

これは、請求書がどこにあるかを全員が確実に把握できるようにする最も簡単な方法です。 クライアントは、山積みの電子メールを検索したり、適切なソフトウェアを持っていないためにアクセスできないファイルを開こうとしたりする必要はありません。 Hiveage のようなクラウドベースの課金サービスにより、クライアントはいつでもどこでも必要なときに請求書にアクセスできます。

クラウドベースのソフトウェアは、クライアントが常に古い請求書にアクセスできることも意味します. これは納税時に役立ち、クライアントとの信頼関係を築くのに役立ちます。 また、1 か所ですべての財務状況を追跡できることは、代理店全体にとっても良いことです。

簡単な支払いオプションを含める

クライアントとのすべてのタッチポイントは、素晴らしい印象を与えるチャンスです。 あなたと一緒に仕事をするのが簡単で、彼らが戻ってきてくれることを確認してください.

• 複数の支払い方法でワンクリック支払いのオプションを提供します。 ボタンをクリックするのと同じくらい簡単に支払いを受け取れるようにすれば、忙しい顧客は請求書が受信トレイに届いたときに支払う可能性が高くなります。 困難になればなるほど、彼らはそれを先延ばしにします。
• パスワード/セキュリティの質問を作成して送信する必要がないように、 e-Transfers の自動入金を設定します。
• できる限り統合します。 代理店として、1 人のクライアントのために複数のプロジェクトに取り組む複数のチームを持っている場合があります。 クライアントとその財務部門が希望する方法で請求していることをクライアントに確認しますが、可能な限り 1 つの請求書に統合してください。 作業の明確な内訳を必ず含め、可能であれば複数の請求を避けるようにしてください。
• 部分的な支払いを提供します。 段階的に請求できる柔軟性は、預金を受け取っているか、大規模なプロジェクトに取り組んでいるか、またはクライアントの経済的理由であるかに関係なく、クライアントにとって重要です。
• 柔軟な支払い方法を用意する:複数の種類の支払いと複数の通貨を使用できるようにして、海外のクライアントが簡単に処理できるようにします。

プロの請求書は、クライアントがあなたに支払う方法だけでなく、請求書を提示する方法も重要です。

番号付けシステムを含み、料金とサービスの明確な内訳があり、支払い条件 (受領時、30 日後など)、遅延料金、および支払い方法が含まれているプロフェッショナルなテンプレートを使用してください。

3.請求プロセスをあなたとあなたのクライアントのために機能させる

あなた自身の最悪のカスタマー サービス体験を思い出してください。おそらく、あなたはインターネットまたは電話プロバイダーと取引しようとして、電話で何時間も費やしていたのに、ある人からは 1 つのことを言われ、他の人には別のことを言われたとします。 それでも問題は解決せず、もう一度電話をかけ直すと、まったく別の回答が返ってきました。 この多くは、明確なコミュニケーションと人的ミスの機会を排除することで解決できます。

クラウドベースの請求サービスを使用すると、ほぼすべてのステップを自動化できます。

• 請求期間を自動化します。 請求書を送信するプロセスは、メールを追跡したり、クライアントごとに適切な請求期間を確保したりするなど、時間がかかる場合があります。特に、送信する請求書が多数ある場合はそうです。 一度設定すればプロセス全体を自動化できる請求ソフトウェアを使用することで、多くの時間を節約できます。 さらに、クライアントは、特に定期的なクライアントの場合、いつ請求書が発行されるかを正確に知ることができます。
• 自動フォローアップを送信します。 期限切れの請求書の自動リマインダーを作成して、時間と精神的エネルギーを節約します。 これらの電子メールを標準化することは、支払いの遅れに不満を感じていても、常にプロフェッショナルであることを意味します.
• 自動定期請求を設定します。 クライアントを驚かせ、リテイナーまたは定期契約を獲得したら、定期請求を使用して物事をさらに簡単にします。 また、これにより、常に正しい請求期間中に請求を行うことができます。 支払いを追跡する作業を行う必要がないように、クライアントは支払いのために余分な作業を行う必要はありません。
• 支払いの自動領収書を送信します。 上記のヒントと同様に、これにより時間が解放され、ワー​​クフローがより自動化されるため、手動で領収書を送信する必要がなくなります。 また、クライアントとの良好な関係を築くのにも役立ち、記録としてトランザクションの領収書をクライアントに提供します。 温かいメッセージでこれをパーソナライズして、関係をさらに構築し、彼らのビジネスに感謝していることを知らせることもできます.

請求を使用してクライアントとの関係を強化する

一日の終わりには、仕事の対価を得る必要があります。 しかし、請求プロセスは取引以上のものであり、経験豊富なエージェンシーはあらゆる機会に飛びつき、印象を与えます。 クライアントを獲得するために多大な労力を費やし、ずさんな請求プロセスのようなもので関係を悪化させたくありません。 クライアントがあなたと一緒に仕事をすることは、煩わしさではなく、生活を楽にするものであり、あなたとの関係のあらゆる側面にまで及ぶものだと考えてほしい.

小さな詳細が追加されます。 最初から明確かつ率直に説明し、時間をかけてクライアントにプロセスを説明し、何 (およびいくら) を支払っているかを正確に示し、できるだけ簡単に支払うようにします。プロフェッショナリズムと優れた顧客体験を追加します。 また、適切な請求書作成ソフトウェアを使用すると、プロセス全体を簡単に行うことができるため、クライアントと同じように請求書作成がスムーズになります。