デジタル ドキュメント ワークフローの説明

デジタル ドキュメント ワークフローの定義:ドキュメント管理とデジタル化の意味は、主に、デジタル手段のみに依存するビジネス内でドキュメント ワークフローを確立するために使用される方法とプロセスを指します。 これには通常、クラウド テクノロジーと自動化が組み込まれ、ドキュメント関連のプロセスの効率が向上します。

デジタル ドキュメント ワークフローは、何年にもわたって SMB の願望でした。

この理由は、組織が業務プロセスのデジタル化によるメリットを認識し始めているため、より明確になっています。

現在、デジタル化による競争上のメリットを活用するために、CIO が戦略に取り入れようとしているデジタル ソリューションとテクノロジーの長いリストがあります。

SMB の 4 分の 3 は、デジタル テクノロジーがビジネス環境を変えていることに同意しており、48% はビジネスの範囲に変革的な手段を追加するための追加の方法を探しています。

ワークフローの変革は重要なデジタル トレンドであり、北米で独自の優先順位を占めています。

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この地域の企業は、ヨーロッパの同業者のほぼ 2 倍の量の紙を消費しています。

ワークフローのデジタル トランスフォーメーションは、紙ベースのプロセスを置き換えるだけではありませんが、時代遅れの作業プロセスに費やされる時間と費用がビジネスの主要な推進要因であることは間違いありません。

今日は、高品質のデジタル ドキュメント ワークフローからビジネスが得られるものと、期待される利益の種類を見ていきます。

ドキュメント管理とデジタル化の意味

ドキュメント管理とデジタル化の意味:ドキュメント管理とデジタル化は、デジタル ドキュメント ワークフローを構成する同じプロセスを指します。

ドキュメント管理とデジタル化は、ドキュメントが PDF であるか紙のファイルであるかにかかわらず、組織がドキュメントをキャプチャ、追跡、および保存するために使用するソリューションと考えることができます。

デジタル ドキュメント ワークフローについて話すとき、ドキュメント管理とデジタル化が主要なコンポーネントであると考えることができます。

貧弱なデジタル ドキュメント ワークフローの問題点

従業員が情報にアクセスするのに時間がかかりすぎる

デジタル トランスフォーメーションに関しては常にそうであるように、当面の重要な問題は生産性です。

製造業であろうとホスピタリティであろうと、あらゆる業界のビジネスは、ビジネス オペレーションを合理化し、生産性を向上させるために、デジタル トランスフォーメーション戦略を利用しています。

従業員は毎日平均 1.8 時間をデータの検索と収集に費やしています。これは、1 週間に 9 時間に相当し、他の方法ではもっと価値のあることに費やすことができたはずです。

今日のビジネスにどれだけのデータがあるかを考えると、データを処理および共有できる手段を改善することが重要です。 これを概観すると、世界の全データの 90% が過去 2 年間に生成されたものです。

そのため、従業員が絶えずふるいにかけなければならない情報量は増え続けています。 デジタル ソリューションをまだ活用していない組織では、必要なものを探している従業員が多くの時間を浪費していることになります。

従業員がすぐに入手できない情報

これらの問題をさらに悪化させるのは、多くの SMB では、従業員が適切なドキュメント ワークフローですぐに利用できないデータにアクセスするのに苦労していることです。

これにはさまざまな理由が考えられますが、最も一般的なのは、会社全体の部門が異なるデータ管理システム (通常は会社の他の部分から切り離されたレガシー システム) を使用しているためです。

つまり、ある部門の誰かが別の部門からデータを取得することは、アクセス権がないために事実上不可能になる可能性があることを意味します。

データ駆動型の組織は、顧客を獲得する可能性が 23 倍高く、顧客を維持する可能性が 6 倍高く、結果として収益を上げる可能性が 19 倍高い

これはデータ サイロと呼ばれ、ビジネスの非効率性の主な原因となっています。

これは生産性の問題であり、IT 部門は、データ サイロによって直接的または間接的に引き起こされた問題に 80% の時間を費やしていると推定されています。

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単純作業を常に行うことへの不満

調査によると、従業員の時間の 22% が反復作業に費やされていることがわかりました。 1 年間で、労働者が現在自動化されている手作業に時間を費やすことで、どれだけのお金が浪費されているか想像できます。

ドキュメント ワークフローのデジタル トランスフォーメーションをまだ実装していない企業では、定型的な手動タスクが一般的です。

これらのタスクは通常、データ入力または日常的なデータ処理を中心に展開します。

たとえば、HR の従業員が従業員福利厚生データを手動で入力している場合や、顧客の請求書と領収書をすべて手動で入力している場合があります。

これらは、企業がこれらの単純なタスクを単なる事業運営の一部として受け入れることに慣れてきた例です。

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しかし、実際には、デジタル ドキュメントのワークフローにより、これらは完全に回避できる場合が多いのです。

最終的な結果として、従業員は、デジタル ドキュメント ワークフロー (またはそのワークフローの欠如) が生産性を向上させていないため、不満を感じています。

彼らは、デジタル化できる仕事を効果的に行っています。その場合、顧客からの問い合わせなど、人間的なタッチが必要なものにエネルギーを集中する機会が与えられます。

標準以下のデジタル ドキュメント ワークフローは、ビジネス コストと従業員の時間を浪費します。

デジタルドキュメントのワークフローがうまくいかない原因

データサイロ

データ サイロは、接続されていないデジタル ロケーションに存在するため、ビジネスの他の部分から実質的に切り離されたデータのグループです。

これは意図的なものである可能性がありますが、多くの場合、さまざまな部門が長期間にわたってシステムを切り替えた結果として、ほとんどの場合意図的ではありません。

その結果、企業データは構造化されておらず、利用が困難になります。これは、現代の SMB にとって非常に重要です。

組織の 87% は分析とビジネス インテリジェンスの成熟度が低く、データが活用されていないことを意味します

デジタル トランスフォーメーションは情報のシームレスな流れによって生死を分けます。ビジネスがドキュメント ワークフローを管理する能力に遅れをとっている場合は、デジタル トランスフォーメーションに対処する必要があります。

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データサイロを容認する企業は、自社の生産性を妨げています。

以下は、不十分なデジタル ドキュメント ワークフローから生じるデータ サイロの問題のほんの一部の例です。

• データ分析:サイロとは、情報がさまざまな場所に保存されていることを意味し、多くの場合、ファイル形式に一貫性がありません。 これにより、ビジネス上の意思決定のための分析が非常に難しくなります。
• アクセス:パーミッションとアクセスの問題は、サイロによく見られます。 その結果、従業員は必要なデータを十分な速さで取得できず、作業プロセスが大幅に遅くなります。
• 不要な作業:ビジネス全体の可視性が制限されていると、多くの場合、異なるチームが同じ作業を並行して行うことになり、共有アクセスとサイロの除去によって時間とエネルギーが節約されます。

コミュニケーション不足

組織内の標準以下のコミュニケーションと不十分なデジタル ドキュメント ワークフローは密接に関連しています。

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デジタル ドキュメント ワークフローが十分に活用されていない場合、データがサイロ化されるだけでなく、文化もサイロ化されることがよくあります。

ビジネス内の部門は、独自のデータとプロセスを使用して、独立して作業を開始します。

Impact では、デジタル トランスフォーメーションがクライアントと私たち自身の両方で成功を収めるための強力な文化を持つことがいかに重要であるかを何度も目の当たりにしてきました。

ドキュメントのワークフローを無視すると、文化に一貫性がなくなり、部門が過度に自律的に行​​動するという罠に陥りやすくなります。

時間のかかるペーパーワークプロセス

私たちは、単純で手作業のタスクを実行しなければならないことによって、従業員がどのように妨げられることが多いかについて話しました.

これらは多くの場合、手動のデータ入力ジョブに関係していますが、紙のプロセスも一般的な犯罪者です。

面倒なデータ入力に手間がかかるのと同じように、紙も二重の打撃を与えます。

主に紙ベースのプロセスで運営されている企業では、スタッフは貴重な時間を物理的なドキュメントの処理に費やさなければなりません。

これは、紙自体に費やされた多額の費用に加えてです。

平均的なオフィス ワーカーは、年間 10,000 枚の紙を処理します

このような企業は、多くの場合、時間とお金を節約する優れたデジタル ドキュメント ワークフローを犠牲にして運営されています。

質の悪いドキュメント ワークフローのコストはどれくらいですか?

ドキュメント管理が不十分なために発生する上記の問題のいくつかで指摘したように、それらの多くは「隠れた」コストと呼ばれるものであり、その多くは企業がそれを受け入れる傾向があるため、ほとんど気付かれません。定数として。

これの最も良い例は紙の消費で、平均的な従業員の印刷習慣は企業に年間 725 ドルのコストをかけています。

関連インフォグラフィック:紙のコストはビジネスにどれくらいかかりますか?

紙の使用量が年平均 22% 増加することを考慮すると、紙のコストは 3.3 年ごとに約 2 倍になります。

ほとんどの企業にとって、この種の支出はますます現実的ではなくなりつつあります。特に、紙の消費だけで大幅にコストを削減できるデジタル代替手段がすぐに利用できる場合はなおさらです。

ドキュメント ワークフローの貧弱さが人件費に及ぼす影響、つまり、従業員が必要なドキュメントを見つけてアクセスするのに本来よりもはるかに多くの時間を費やしていることも考慮すると、デジタル化されたドキュメント管理システムの主張はより明確になります。

ドキュメント ワークフロー: 知っておくべき印刷コスト統計

ドキュメント管理にテクノロジを実装する必要があるかどうかを検討するときは、これらの印刷統計を念頭に置いてください。

印刷は企業のリソースを浪費する一般的な方法であり、印刷物のかなりの部分 (ほぼ 5 分の 1) が従業員によって読まれずに使用されないという事実によってさらに悪化しています。

• 90% の企業が印刷コストを追跡していません
• 当て推量を使用して印刷コストを特定している企業は、平均で 40% 過小評価しています。
• IT 部門は、印刷関連の問題の解決に時間の平均 15% を費やしています
• 過去 20 年間で、米国の紙の消費量は 9,200 万トンから 2 億 800 万トンに増加しました
• 印刷された文書の 17% が未読のまま

ソース

貧弱なデジタル ドキュメント ワークフローの解決策

オートメーション

ロボティック プロセス オートメーションの使用は、あらゆる種類のビジネスで急増しています。

たとえば、デロイトは、組織のほぼ 3 分の 2 が、パンデミックによって露呈した時代遅れのプロセスに対応するために RPA に投資していると報告しています。

その理由は明らかです。自動化を利用すると、無駄な時間とリソースを大幅に節約できます。

RPA を使用できるタスクの一部を次に示します。

• データ抽出:大量のデータをトロールして、必要なものを簡単に見つけることができます
• データ管理:データの集計とキュレーション
• 運営活動：物流および運営支援
• 調達から支払い: 請求書の処理とレポート
• 在庫とサプライ チェーン:分類と管理

要するに、自動化を少しでも活用する企業は、デジタル ドキュメントのワークフローが大幅に改善される可能性があります。

クラウド

企業データをクラウド上で統合することは、多くの組織のデジタル戦略において重要なステップです。

昨年の世界のパブリック クラウド サービス市場は 1,820 億ドルでしたが、2022 年までには 3,310 億ドルに達する見込みです

クラウドを使用してデジタル ドキュメント ワークフローを合理化し、ビジネス全体のアクセスを改善することは、プロセスをアップグレードする比較的簡単で効果的な方法です。

クラウドベースのサーバーのセキュリティに関するこれまでの懸念は、近年解消されています。

これは主に、データセンターで見られた大幅な改善によるものです。

特に、Tier IV データ センターは、オンプレミス サーバーと同等か、それ以上の安全性を備えています。

ドキュメントのデジタル化ワークフローの利点

このブログ投稿で述べたように、情報とデータのデジタル ドキュメント処理が不十分なために、多くの問題が発生します。

これらの問題を解決するには、まずドキュメントの作成が主要なビジネス機能であることを理解することから始めます。デジタル ドキュメントのメリットとメリットを実現するには、ドキュメントの作成をキャプチャ、保存、ワークフローの観点からどのように処理するかが重要です。

これらの利点のいくつかを次に示します。

ハードコピー文書への依存を減らす

紙ベースのプロセスを廃止することは、企業にとって大きな変化になる可能性があるという事実を無視していません。

ただし、多くの場合、デジタル ドキュメント ワークフローをある程度受け入れることは必要な変更です。

エンタープライズ コンテンツ管理システム (ECM) を利用すると、ワークフローの生産性を大幅に向上させることができます。

これにより、物理的な紙ベースの同等物よりも時間と材料を節約できます。

また、会社を通過するドキュメントやデータの可視性と制御が大幅に向上し、ワークフローを指示できるようになります。

より良い時間を過ごす

ドキュメント フローの自動化と高品質のドキュメント管理手順が導入されている場合、従業員はデータや情報の検索、保存、および処理に費やす時間が短縮されるため、時間を有効に活用できます。

これにより、会社と従業員にメリットがもたらされます。従業員は、従業員がすぐにアクセスできるようになったドキュメントを探すために膨大な時間を費やさなければならないため、無駄な時間を減らすことができます。

コンプライアンスの準備

好むと好まざるとにかかわらず、コンプライアンスは今日の企業にとって重要な検討事項です。

CCPA、SHIELD などの法律、および HIPAA などの業界固有の法律により、組織が保有する情報を整理して、新たに制定される多くの規制に簡単に準拠できるようにすることが急速に不可欠になっています。

顧客に関する重要な情報、特に機密データや識別データを保持している企業にとって、情報を効果的な方法で安全に保存するドキュメントのデジタル化ワークフローを導入することは賢明な投資です。

ポイント:

• 貧弱なデジタル ドキュメント ワークフローは、効率と不満につながります
• これらは、サイロ化されたデータ、貧弱なコミュニケーション、時間のかかる紙のプロセスによって引き起こされます
• 自動化、クラウド、および組織内の紙への依存を減らすことで、運用プロセスと効率を大幅に改善できます。

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