エンタープライズ コンテンツ管理がビジネスに不可欠な理由
公開: 2021-06-23エンタープライズ コンテンツ管理ソリューションは、企業が梱包明細や請求書、履歴書、税務書類、電子メール、会議メモなどの構造化されていない情報をデジタル化、制御、自動化するのに役立ちます。
ECM システムは、情報をキャプチャ、読み取り、およびインデックス付けして、理解しやすさを高めます。 スタッフが情報を編集または注釈できるようにする。 また、包括的なワークフロー ツールと自動化を提供して、適切な情報が適切な人にタイムリーに届けられるようにします。
このシステム内で、ドキュメントを安全に作成、管理、処理、およびアーカイブすることができ、コンプライアンス規制に従っています。
オフィス ワーカーの 88% は、仕事の効率化に役立つ、信頼できる統合データ検索プラットフォームが必要だと述べています。
モバイルまたは社内にかかわらず、すべてのスタッフがそれらを利用でき、すべてのドキュメントへのアクセス、変更、および移動が記録され、整理とフォレンジックが改善されます。
顧客、サプライヤー、および下請け業者とのコミュニケーションを含むすべてのコミュニケーションは、インテリジェントに管理され、より良いワークフローと継続的なプロセス改善のために簡単に取得できます。
エンタープライズ コンテンツ管理ソリューションが重要な理由
現代のビジネスは、これまで以上にデジタル プロセスに重点を置いており、成功を促進する種類のデジタル トランスフォーメーションを展開しています。
クラウド技術、モバイル機能、機械学習、自動化などの技術的進歩の猛攻撃は、変化に拍車をかけ、機会を生み出しています。
ソーシャル メディア プラットフォーム、オーディオ、およびビデオによって、企業が処理しなければならない顧客や作業プロセスからの大量のデータに加えて、企業が処理する非構造化データが作成されるにつれて、新しい形式のコンテンツが増加しています。
2020 年までに、毎日作成される全世界のデータ量は 44 兆ギガバイトに達し、このデータのほとんどは構造化されていません。
エンタープライズ コンテンツ管理システムは、パフォーマンスを最適化し、エラーを最小限に抑える方法で情報を編成する方法を提供することにより、企業がこれらの迅速で大量の変化に対処するのに役立つソリューションを提供します。
さらに、不正行為やサイバー攻撃の増加は、データ ガバナンスと規制への準拠がこれまで以上に重要になっていることを意味します。
ECM により、データの効果的な管理が可能になり、重要なことに、現在のビジネス分析と統合して情報を損失から保護することができます。
最後に、競争が激化する市場では、企業は生産性を活用して優位性を維持する必要があります。
従業員の 81% が、会社のドキュメントへのモバイル アクセスの必要性を挙げています。
ECM は、重要な情報をアーカイブするための安全で論理的に編成された方法を提供するため、ワークフローを合理化し、データの効率を高めることができます。
詳細: エンタープライズ コンテンツ管理とは?
最も単純に言えば、ECM (最新のソリューションは通常、クラウドベースの ECM) は、ビジネス目的で構造化されていない情報をカタログ化し、保存するために使用される多機能システムです。
ただし、ビジネスのプロセス、生産性、および収益性にもたらす真の価値を識別するために、それらの構成、機能、および利点を明確に理解する必要があることがたくさんあります。
エンタープライズ コンテンツ管理ソリューションのコンポーネント
エンタープライズ コンテンツ管理には、キャプチャ、管理、保存、保存、配信の 5 つの基本コンポーネントがあります。
捕獲
デジタル情報と印刷情報の両方を取得するには、ECM にスキャン機能と光学式文字認識 (OCR) 機能の両方が必要です。
手書きのテキストを簡単に解釈してキャプチャできるインテリジェントな文字認識 (ICR) の一種である、手書き認識技術 (HCR) を採用しているものもあります。
これにより、データ入力タスクを自動化して人的エラーを減らし、大量のデータを追跡できるようになります。
管理
管理ツールは、各ビジネスの要件によって異なります。 通常、次のものが含まれます。
- コンテンツのコラボレーションを可能にするツール
- ビジネス プロセス管理用のワークフロー ツール
- インデックス作成、保持、パージを簡単にするアーカイブおよびファイル管理ツール
その他のツールには、Web コンテンツ管理ツールやドキュメント管理ツールが含まれます。
保管所
エンタープライズ コンテンツ管理ソリューションのストレージ ソリューションには、次の 3 つの基本要素があります。
初め; ファイルを収集するリポジトリがあります。
2番; キャプチャおよび管理シーケンスを経たファイルをピックアップするライブラリ ツール。
ついに; サーバー、クラウドベースのストレージ、光ディスクなど、検索用のファイルやソフトウェアを保持するハードウェア。
保存
ストレージ コンポーネントの短期リポジトリとは対照的に、保存は重要なファイルの長期ストレージまたはアーカイブを提供します。
適切なアーカイブを提供できるメディアの選択肢は多数ありますが、メディアの種類が長期的な使用のために進化するテクノロジーと互換性があることを確認することが重要です。
配達
システム全体で適切なユーザーにコンテンツを移動できるようにするには、アプリケーションからアプリケーションへの情報の移動を支援するミドルウェアが必要です。
配信プロセスには、Web サイト、ソーシャル メディア、イントラネット、さらには印刷されたドキュメントを通じてエンド ユーザーがアクセスするためのメディアの配布が含まれる場合があります。
プロセスのこの部分では、データが場所から場所へ移動する際に不正な編集やアクセスが禁止されるように、セキュリティが重要です。
ECM のしくみ
基本的な ECM プロセスには、5 つの ECM コンポーネントがすべて連携して機能し、データのライフサイクル全体にわたって重要なビジネス プロセス情報を整理および配布します。 要するに：
- データがキャプチャされます
- 情報は社内または会社の Web サイトで公開されます
- 情報は自動的かつ安全にアーカイブされます
- 古い、古い、または使用されていない情報は、スペースを節約するために定期的に削除されます
通常、企業は ECM の使用を開始するために、組織内で使用される各タイプのコンテンツを識別し、それらをビジネス プロセスや特定のスタッフ メンバーに割り当てます。
次に、ECM ソフトウェアは重複したコンテンツをターゲットにしてストレージの冗長性を減らし、必要な人がすばやく効率的にアクセスできるようにするメタデータとともに中央リポジトリに情報を整理します。
これらの承認されたユーザーは、全文検索を使用して、必要なコンテンツを見つけて、読み取り、編集、または印刷できます。
ユーザーは、キーワードや語句を使用してドキュメントを検索することもできるため、取得時間が短縮され、生産性が向上します。
これらのシンプルかつ強力なツールにより、部門または企業全体で次のことが可能になります。
- 紙への依存を減らす
- ワークフローを合理化
- リスクを軽減
- 生産性を高める
- 優れた顧客サービスを提供する
重要な情報に簡単にアクセスできるため、企業はより適切な意思決定を行い、プロジェクトをより迅速に完了し、容易に共同作業を行って効率を高めることができます。
ECM がビジネスにもたらすメリット
エンタープライズ コンテンツ管理システムは、データの配布、保存、および管理のための統合プラットフォームを提供するため、企業が例外的なリスク管理のためのセキュリティおよびコンプライアンス要件を満たす方法でデータを処理するのに役立ちます。
その他の利点は次のとおりです。
- チェックイン/チェックアウトおよびワークフロー監視を含む監査機能
- バージョン管理によるアクセスの合理化と情報のボトルネックの削減
- 間接費を最小限に抑えるため、保管、紙、郵送の必要性を削減
- 最適化されたセキュリティ
- 手動プロセスの自動化により、コストを削減し、エラーの可能性を削減
- リアルタイムの可視性による顧客サービスの向上
複雑なツールへの ECM のアクセスは、ビジネス プロセスに堅牢な機能をもたらします。
たとえば、ECM システムが提供するツールを使用することで、データ マイニングがより簡単かつ正確になり、パラメーターと検索範囲を特定して、より高速で正確な検索を行うことができます。
ECM システムは、急速に変化する世界で俊敏性、統合、および競争上の優位性を求めている企業のニーズに対応するため、進化と変化を続けています。
デジタル化のペースが速まるにつれて、ECM は引き続き機能を追加し、機械学習や人工知能などの進化するテクノロジーを組み込んで効果を最大化します。
そして、企業の大小を問わず、これらのシステムのメリットを享受して、市場での地位をより強固なものにしています。
ECM はどのような問題点を緩和しますか?
コンプライアンス
多くの組織、特に食品流通、製造、医療などの業界で複雑なコンプライアンス規制に対処しなければならない組織にとって、ECM は記録管理に非常に役立ちます。
ECM を使用することで、企業はコンプライアンスを維持することが非常に簡単になります。 たとえば、監査の場合、ECM を使用してビジネス データを保存することは、必要なときに情報への安全なリモート アクセスを提供できることを意味し、強制的な監査のコストを大幅に短縮し、企業に安心感を与えます。
これに加えて、キャプチャして保存するデータのルールと適切なガバナンスにより、他の方法でも規制への準拠が大幅に容易になります。
たとえば、情報を手動で削除する必要はなくなりました。自動制御を確立して、ECM がデータ コンプライアンスに対応し、ビジネスを継続できるようにすることができます。
コントロール
コントロールがコンプライアンスにとって非常に重要であるのと同様に、コントロールは一般的なビジネス オペレーションでも大きな役割を果たし、ECM は情報のコントロールを確保する上で大きな役割を果たすことができます。
ECM と中央データ リポジトリがなければ、企業はデータが分散され、整理されていないのが一般的です。
これは実用的な意味で何を意味するのでしょうか?
これは、異なるバージョンのビジネス クリティカルなドキュメントを使用している従業員を意味する場合があります。 古い販売契約書または注文書を使用している担当者を意味する場合があります。
Nintex の調査では、インタビュー対象者の 39% が、組織内の文書プロセスが壊れていることを確認したと主張しています。
- 49% は、ドキュメントを簡単に見つけることができないと述べています
- 43% がドキュメントの共有とドキュメントの承認のリクエストに苦労していると主張
- 33% がドキュメントのバージョン管理に問題を抱えていた
中央情報リポジトリとデータを整理する ECM を使用して、文書化されたワークフローにより、誰が何を送信しているかがわかります。 誰がポリシーを承認し、誰が承認しなかったか。 送信されていないドキュメントが必要な人は誰ですか? おわかりでしょう。
ビジネスに不可欠なデータの更新、配布、および追跡は、データの集中型システムとその中核にある ECM により、はるかに効果的に実行できます。
生産性
企業がエンタープライズ コンテンツ管理システムの実装を検討する主な理由の 1 つは、純粋に生産性です。
企業は、多くの場合、ドキュメント管理の既存のプロセスが不足していることを認識しています。
AIIM の調査によると、情報の検索と管理に費やされる全体の平均時間は 45 分で、これは 1 日の約 8% に相当します。
時代遅れのデータ管理方法により、従業員はドキュメントの検索などの基本的なタスクに必要以上の時間を費やしています。
これは、どこからでもすぐにアクセスできる必要があるものを探すために時間を無駄にしなければならない労働者を苛立たせるだけでなく、労働力を十分に活用しないことで事業費を浪費します。
ECM を採用することで、この無駄を軽減し、事業運営全体の生産性を向上させることができます。
IHS は、ECM を使用すると、中規模企業 (従業員数 100 ～ 999 人) の場合、ユーザー 1 人あたり月額約 200 ドルから 10 ドルにドキュメントを検索できないことに関連するコストを削減できると主張しています。
効率
もちろん、業務の生産性を向上させることは、ドキュメント ワークフローのより効率的なプロセスを実行することと密接に関連しています。
ECM システムの実装について話すとき、ドキュメント ワークフローは議題の最上位に近いものです。
関連記事: デジタル ドキュメント ワークフローの説明
ナレッジ ワーカーの 42% は、紙ベースのワークフローによって日常業務の効率が低下し、コストがかかり、生産性が低下することを認めています。
エンタープライズ コンテンツ管理は、特にデータ サイロの解消に役立つため、ビジネス効率を改善する上で非常に便利なツールです。
組織内 (多くの場合、統合されていないシステムを使用する部門間) で発生する個別のデータ リポジトリを指すデータ サイロは、効率性に関して大きなボトルネックとなります。
この問題点は、ECM を使用してすべての部門のビジネス データを統合し、必要かつ有益な場合に全社的なデータ アクセスを提供することで大幅に軽減できます。
紙くず
ECM ソリューションが解決する明らかな問題点の 1 つは、企業が紙に費やす量とそれに関連する環境問題です。
ペーパーレス化による環境へのメリットは、ビジネスの観点から完全に魅力的ではないにしても、称賛に値する ECM 導入の理由です。
ただし、過小評価してはならない側面です。 パンデミックから生じた興味深い展開の 1 つは、消費者がカスタマー エクスペリエンスを重視するようになったことです。 価格と品質よりも高くしても。
これを念頭に置いて、ECM を追求し、紙への依存を減らして、特定の問題に対するあなたのスタンスを顧客に示すことは実際に有益です。 特定のビジネスの顧客が環境保護をある程度重視している場合、デジタルのみのアプローチを追求することは、実際には会社の主要なマーケティングツールとして機能する可能性があります.
IBM によると、世界中の消費者の 81% は、2 つの買い物客セグメントのいずれかに属しています。良い価値を求める価値志向の消費者 (41%) と、価値に沿った製品やサービスを求める目的志向の消費者 (40%) です。
もちろん、紙の無駄に関しては、企業、顧客、または顧客ではない企業にとって差し迫った懸念があります。つまり、今日、企業はこれまで以上に多くの印刷物を印刷しており、これらの紙ベースのコストは SMB に積み重なっています。
関連インフォグラフィック: 紙のコストはビジネスにどれくらいかかりますか?
リンクされたインフォグラフィックからこれらの統計のいくつかを見て、平均的な中小企業が紙にどれだけのコストをかけているかを確認してください。
- 平均的な従業員の印刷習慣による企業の年間コストは 725 ドル
- 従業員は 1 日に平均 34 ページを印刷し、そのうち 17% が未読のままになります
- 90% の企業が印刷コストを追跡していません
- 当て推量を使用して印刷コストを特定している企業は、平均で 40% 過小評価しています。
- IT 部門は、印刷関連の問題の解決に時間の平均 15% を費やしています
- 過去 20 年間で、米国の紙の消費量は 9,200 万トンから 2 億 800 万トンになり、126% 増加しました。
- 平均的な企業の紙の消費量は毎年 22% 増加しています。つまり、3 年半弱で消費量が 2 倍になることを意味します。
この文脈で言えば、印刷コストが上昇していることは明らかであり、まだ上昇していなければ、企業にとって持続不可能になるでしょう。
このため、ECM システムに投資してこの費用のかかる問題点を軽減することは、組織がこの無駄と不必要な支出に効果的に取り組むための良い方法です。
エンタープライズ コンテンツ管理はビジネスのどこに適用できますか?
ほとんどの企業は、組織内の特定のビジネス プロセスに ECM を導入しています。 ECM の一般的なアプリケーションをいくつか見てみましょう。
契約の管理
多くの契約を扱う場合、それらを管理するのは大変なことであり、ECM ソリューションはこの種のワークフローに非常に役立ちます。
ECM を使用すると、適切な人が適切なタイミングで契約を確認できるようになります。自動化を使用して、必要な利害関係者がドキュメントを確認または編集する番になったときに契約を配信します。
人材の自動化
採用とオンボーディングのすべての段階を自動化して、以前よりもはるかに合理化された人事プロセスを作成できます。
オンライン フォームを使用してアプリケーションをキャプチャし、自動化されたワークフローを通じて採用担当者に送信できます。
同じ原則は、ポリシーと手順の管理、I-9 コンプライアンス、災害対策 (情報を物理的にファイリングするのではなく、クラウドで保護すること) など、人事の他の多くの側面にも適用できます。
買掛金と売掛金の自動化
AP と AR は、ECM の実装により大幅に改善できます。
AP と AR は、組織内で最も紙を多用するプロセスの 2 つです。 請求書と請求書をどれだけ迅速かつ効果的に処理できるかによって、これらの分野での業務の効率が決まります。
ECM を使用すると、AP と AR を完全にデジタル化でき、従来の紙の方法よりもはるかに効率的なキャプチャ、ストレージ、アクセス、および管理が可能になります。
お持ち帰り
- エンタープライズ コンテンツ管理ソリューションは、情報を取得、読み取り、およびインデックス付けします。 スタッフが編集または注釈を付けることができるようにする。 包括的なワークフロー ツールと自動化を提供します。
- ECM には、キャプチャ、管理、保存、保存、配信の 5 つの基本コンポーネントがあります。
- エンタープライズ コンテンツ管理システムは、優れたリスク管理のためのセキュリティとコンプライアンスの要件を満たす方法で企業がデータを処理するのに役立つソリューションです。
- その他の利点には、監査機能、合理化されたアクセスと情報の削減、オーバーヘッド コストの最小化のためのストレージ、紙、および郵送の必要性の削減、最適化されたセキュリティ、長期的な支出の削減が含まれます。
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