Kofax がドキュメント プロセスを変革する方法

新しいソフトウェアがより手頃な価格になり、多くの場合必要とされるようになり、デジタル トランスフォーメーションの取り組みが増加する中、多くの意思決定者は、Kofax のような RPA ソリューションを組織に実装する方法を検討しています。

2018 年の RPA 市場の総額は 5 億 9,700 万ドルでした。2025 年までに、その額は約 40 億ドルに急上昇すると予想されています。 これは、2015 年に勢いを増し始めたばかりの業界にとって、かなり大きな上昇です。

RPAの導入

RPA テクノロジーの採用率は、多くの企業の DX ロードマップの中心的な側面になりつつあります。IT 意思決定者の 92% は、組織がデジタル化を加速するにつれて、自動化テクノロジーが新たなニーズに対処するための鍵になると考えています。

Kofax のようなソリューションは、ビジネス オペレーションの自動化を利用したい SMB で成長を遂げています。 顧客サービス、ワークフロー プロセスの合理化と運用コストの削減、またはビジネス プロセスの高度な監視と分析のいずれであっても。

今日は、Kofax が自動化によってドキュメントのワークフローとプロセスをどのように改善できるかを検討します。

顧客とのやり取り

デジタル テクノロジーを通じてカスタマー エクスペリエンスを向上させることは、SMB の主な目標の 1 つです。

これは、企業にデジタル トランスフォーメーションを実装することによってさまざまな方法で達成できます。組織が消費者とのやり取りを改善できる最も明白な方法は、おそらくオンラインおよびモバイルでの存在感を高めることです。

自動化は、より良いエクスペリエンスを実現するもう 1 つの方法です。

意思決定者の 3 分の 1 は、エンタープライズ オートメーション ソリューションの実装によって期待される成果として、顧客サービスへの重点の改善を具体的に概説しています。

中小企業の間では、典型的なカスタマー ジャーニーの一部である時間のかかるタスクの多くを合理化および自動化することが、ビジネスの競争力を維持するための重要なステップであるという理解が深まっています。

たとえば、ドキュメント キャプチャおよび変換テクノロジを使用すると、ビジネスが顧客情報を処理して適切なシステムに配信する方法を大幅に改善できます。遅延なく、今日の非常に多くの顧客とのやり取りを遅らせる手動入力をほとんど必要としません。

Kofax でスピードアップした顧客関連のドキュメント プロセス

お客様のアプリケーション

紙ベースの申請には数週間かかることがあり、非常に時間がかかります。

デジタル アプリケーションははるかに高速ですが、Kofax Capture のような自動化されたソリューションは、企業が顧客から受け取った情報を受信して​​取得する方法を教えられることで、さらに時間を短縮でき、従業員はデータを自分で入力するという繰り返しの手作業から解放されます。

自動送金

顧客から送金書類をオンラインで受け取る可能性のある企業では、PDF、DOCX、XLSX など、さまざまなファイル形式が使用されるのが一般的です。

RPA は、さまざまなファイルを抽出および変換して統一し、ERP システムに自動的に送信して保管することができます。

請求書管理

これは、ビジネスと顧客の間のあらゆる関係の重要な側面です。

自動化により、請求書をスキャンして分類し、ワークフローに追加して従業員の承認を得ることができます。

これにより、支払いにかかる時間が短縮され、強固な関係を維持するのに役立ちます。

顧客のオンボーディング

顧客は、アプリケーションを追求する際に、何らかの形で証明された身分証明書を定期的に取得する必要があります。

自動認証は、ID ソフトウェアを使用して ID を検証することでこのプロセスを高速化し、多くの場合、電話の画像のような単純な素材から、プロセスを数日から数分に短縮します。

情報取得の側面

自動化されたプロセスがベンダーと顧客の間のダイナミクスをどのように改善できるかを見てきました。

組織内でドキュメントを処理するプロセスをデジタル化することは、意思決定者が自社のデジタル トランスフォーメーション ロードマップを採用するいくつかの理由の 1 つです。

それでは、RPA ソリューションを使用することで情報収集が劇的に改善されるドキュメントのプロセスを見てみましょう。

認知的捕獲

これは、優れたドキュメント キャプチャ システムの中心となるものです。 つまり、手書きの請求書であれ、間違ったファイル拡張子を持つデジタル文書であれ、あらゆる種類の文書をキャプチャして処理する機能です。

オムニチャネルのキャプチャ

受信ドキュメントの処理プロセスを高速化するだけでなく、データの配布と保存も重要です。

ボットは、組織全体の複数のソースからデータを引き出し、情報を迅速かつ効果的に並べ替えて、ビジネスの他の部分に送信し、サイロ化を防ぐことができます。

デジタルメールルーム

これは基本的に、従業員が手動でドキュメントを評価するという時間と手間のかかるプロセスを排除することを意味します。

通常、次のことが期待されます。

• デジタル文書と紙文書のレビュー
• ドキュメントからデータを入力する
• ドキュメントの分類と検証
• ルート ドキュメント

これらすべてのタスクを実行できるボットをインストールすると、従業員の時間を節約し、必要な他のタスクを遂行できるようになります。

機械学習

ボットは、独自に新しいプロセスに適応して学習できます。

たとえば、特定のドキュメントのサンプルを処理した後、システムは AI を使用して、ガイダンスなしでドキュメントの各フィールドと今後どのようにやり取りするかを自動的に認識します。

これらの手動のキャプチャ プロセスを自動化に置き換えることで、企業はワークフローを加速し、運用効率を向上させます。

労働者がこれらのタスクを自分で実行する必要がなくなるだけでなく、ボットはこれらのタスクをより迅速にエラーなく 24 時間実行できます。

プロセス インテリジェンスと分析

デジタル トランスフォーメーションでは、エグゼクティブがデータ駆動型の分析に基づいて意思決定を行う能力は、デジタル ソリューションをまだ組織に組み込んでいない競合他社よりも重要な利点です。

世界に存在するすべてのデータの 90% は、過去 2 年間だけで作成されたものです。 それは驚くべき量です。 企業はこれまで以上に多くのデータを処理する必要があるため、システムを出入りする大量のデータを完全に理解し、完全にリアルタイムで可視化することが不可欠です。

Kofax Analytics は、企業に次の機能を提供します。

• ほぼ 100 の事前定義された指標と 100 を超えるレコードを通じて、すべての重要なオムニチャネル キャプチャおよびドキュメントの自動化プロセスに関する洞察を得る
• ボトルネックを特定するために、バッチ クラスまたはドキュメント タイプによってバッチおよびドキュメントの数をフィルタリングします。
• 人間のオペレーター、ビジネス プロセス、およびソフトウェア パフォーマンスを監視する
• ユーザー ロールとコンテキスト データ権限に基づいてセキュリティ設定を適用し、機密情報を保護します
• さまざまなデバイスでリモートから情報にアクセス

自動化されたシステムを完全に制御することは、文書化プロセスの重要なステップです。

分析により、エンド ツー エンドの可視性、コンプライアンスの監視、リスクの軽減、およびドキュメント データのすぐに実行可能な洞察が可能になります。

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