印刷管理: ゲームの先を行く

公開: 2020-04-30

印刷管理を組織に実装することは、現時点では最優先事項ではないかもしれませんが、おそらくそうすべきです。

結局のところ、私たちのほとんどは自宅で仕事をしており、現在の状況により、数週間または数か月間オフィスに出られない可能性があります.

現在の状況が私たちに何かを示しているとすれば、不必要な支出を削減する必要性がかつてないほど重要になっているということです。

企業が通常どおりのビジネスに戻った場合、環境は大きく異なります。中小企業は打撃を受け、COVID-19 の発生による経済的影響は今後も長期にわたって続くでしょう。印刷管理は、最も必要なときに不要なコストを削減するのに非常に役立ちます。

印刷の無駄

ほとんどのビジネスリーダーは、おそらく、印刷を習慣にしているため、支出したいと思っている以上のコストがかかっていることを漠然と認識しています。

ただし、実際のコストは非常に衝撃的なものになる可能性があります。廃棄物がどれだけ懸念されるべきかを示す7つの印刷統計は次のとおりです。

平均的な従業員の印刷習慣による企業の年間コストは 725 ドル
従業員は 1 日に平均 34 ページを印刷し、そのうち 17% が未読のままになります
90% の企業が印刷コストを追跡していません
当て推量を使用して印刷コストを特定している企業は、平均で 40% 過小評価しています。
IT 部門は、印刷関連の問題の解決に時間の平均 15% を費やしています
過去 20 年間で、米国の紙の消費量は 9,200 万トンから 2 億 800 万トンになり、126% 増加しました。
平均的な企業の紙の消費量は毎年 22% 増加しています。つまり、3 年半弱で消費量が 2 倍になることを意味します。

ここでの結論は、組織の印刷習慣を把握していない場合、必要以上に多くの出費をしている可能性が非常に高いということです。現在のビジネス環境を考慮すると、この影響はさらに大きくなります。 .

環境への影響

また、印刷廃棄物による環境への影響は計り知れません。

使用可能な繊維を作るために樹皮を燃やすことを含む紙の製造プロセスは、有毒な温室効果ガスを放出します。

世界で商業的に伐採された木材の 40% が紙の生産に使用されており、この生産を補うために毎年 3,000 万エーカー以上の森林が破壊されています。

技術と製造の改善により、紙の生産が増加し、消費も増加しました。

これは持続可能ではなく、あらゆる規模の企業が、遅かれ早かれ組織内で持続可能性の問題に対処しなければなりません。

生産性への影響

印刷が従業員の生産性に与える影響は、最初はわからないかもしれません。

何年も何十年も同じ構造をたどってきた場合、時間の経過とともにゆっくりと大きくなる問題を特定するのは難しい場合があります。

製造業、ホスピタリティ、法務など、業界を問わず、SMB は管理されていない印刷の結果として、生産的な労働力に関連する同じ問題に常に悩まされています。

従業員は、必要な情報の検索に膨大な時間を費やしています。1 日合計で 1.8 時間、1 週間で 9.3 時間です。

これは SMB にとって二重の打撃となります。印刷コストでお金を失うだけでなく、従業員がたるみを取り戻そうとし、印刷に関連する非効率的なドキュメント管理プロセスを進めようとするため、労働力の損失でお金を失うことになります。

過去 2 年間だけで、世界のデータの 90% が作成されています。

ビッグデータの台頭により、存在するデータの量は年々指数関数的に増加しています。

これは、このデータの流入に対応するためにより多くの紙が使用され、その結果、より多くの時間 (およびお金) が浪費されていることを意味します。

印刷管理とは何ですか? どのように役立ちますか?

印刷管理とは、印刷ニーズに合わせてサードパーティと提携することを意味します。

これが実際に意味することは、サードパーティがお客様のニーズを評価し、お客様に最適なハードウェアを決定し、そのハードウェアの部品と消耗品を長期的に提供するということです。

ソフトウェアを使用して使用状況を追跡し、予算目標を守ります。

関連記事: SMB 向けマネージドプリントサービスの 6 つのメリット

ワークフローソリューション

サービスパートナーやコンサルタントは、より広範なデジタルトランスフォーメーション戦略の最初のステップとして印刷管理を使用することがよくあります。

その理由は、印刷は簡単に達成できるものであり、収益を特に意識している SMB にかなりの ROI を提供できるからです。

企業がまだ印刷をうまく行っていない場合、多くの場合、費用がかかり、効果がなく、将来への準備ができていません。

ワークフローソリューションは、ドキュメントプロセスを合理化するように設計された多機能プリンターフリート (必要な場合) とワークフローソフトウェアを導入することで、業務を大幅に強化できます。

たとえば、毎日大量の紙を印刷する代わりに、ドキュメントをスキャンして、クラウド経由でアクセスできる人なら誰でもすぐに利用できるようにすることができます。

データとドキュメントを効果的に整理すると、多くの手間が省けます。従業員がドキュメントの検索に 2 時間近く費やしていた以前の問題は? 今では、紙の山の下に隠れている重要な情報の 1 つを見つけるのに問題はありません。デジタルで保存され、簡単にアクセスできるからです。

これにより、従業員の生産性が大幅に向上し、紙への支出が削減され、結果として収益が向上します。

供給の補充と可視性

プリンターのフリートを監視するパートナーがいる場合、パートナーはツールを使用して支出と使用を分析および評価します。

以前は可視性がありませんでしたが、今では、何を使用しているかを正確に伝えることができるパートナーがいます。予算をオーバーしていませんか？彼らは知っていて、あなたがそれを抑えるのを助けることができるでしょう.

また、物資が不足している時期と、どれだけ補充する必要があるかを知ることもできます.

要するに、完全に暗闇の中にいて、必要以上に購入して必要以上に支出するのではなく、どれだけ使用しているか、それが目標に沿っているかどうかをよりよく理解できます。 .

さらに、問題が発生した場合は、サービス契約の一環として、質の高いサービスプロバイダーがすぐにオンサイトで問題を解決します。

相談

経験豊富なマネージドサービスプロバイダーが、印刷管理のあらゆる側面をサポートします。

これは、単にプリンタを購入してから 1 日で終了するという単純なプロセスではありません。

パートナーは、スタッフメンバーにインタビューして、プリンターの配置を手伝ってくれるはずです。異なるプリンター間での使用に不均衡はありますか? 彼らは生産性を最大化するポジションにいますか? 従業員の現在の習慣はどのようなもので、それは戦略にどのように影響しますか?

これらはすべて、コストを節約し、生産性を向上させるのに役立つ印刷管理の重要な側面です。

グリーンイニシアチブ

あなたのパートナーは、あなたのビジネスが二酸化炭素排出量を削減するのに役立つ環境への取り組みを提供できるはずです。

これは、Impact が行っているように、米国からグリーンペーパーを調達したり、トナーリサイクルプログラムを利用したり、PrintReleaf などのプログラムを使用して植林活動に少しでも貢献したりできます。

紙をリサイクルすると、紙の消費量に相当する量を「再葉」することができ、植える場所を選択する機会さえ得られます。

結論

主なポイントは次のとおりです。最新の印刷環境は、多くの場合、何よりも単純な情報不足によって、遅れをとっている大多数の企業よりもはるかに変化しています。

パートナーシップに投資することで、無駄や不要な支出 (多くの場合、自分が持っていることにさえ気付いていない可能性があります) を大幅に削減し、将来に向けて自分自身を位置づけるのに役立ちます。

印刷管理を適切に行うことで、いつ通常に戻るのか不思議に思うかもしれません。これにより、別のサルが背中から解放され、ビジネスが合理化され、さらなるデジタル実装の準備が整い、それを追求することを選択する必要があります.

印刷管理は、予算を重視し、支出と環境への影響を削減する方法を模索している多くの中小企業にとって、コスト削減の重要な部分です。 印刷管理でできることの詳細については、マネージドプリントサービスのページをご覧になり、マネージドサービスプロバイダーとのパートナーシップから得られるものを見つけてください。