従業員のスケジューリングに関する 12 の一般的な問題とその解決策

従業員のスケジューリングは、マネージャーやビジネス オーナーが対処しなければならない最も困難なタスクの 1 つです。 さまざまなスケジューリングのニーズ、休暇の要求、さまざまなスキル セットを持つスタッフを調整する必要があるため、スケジューリングには非常に時間がかかる可能性があります。

多くのマネージャーが、公平でバランスの取れた勤務スケジュールを作成するのに苦労しているのは当然のことです。 シフトのスケジューリングは、維持するのが非常に困難です。

特に、従業員のスケジュールを手動で作成している場合は特に、スケジューリングの問題、エラー、および従業員の不満に直面することになります。

調査によると、手動のスケジューリングは次の原因となります。

• マネージャーの時間の 20% が勤務スケジュールの作成に費やされている
• 手作業によるスケジュール作成のミスにより、離職率が 174% 増加
• 手作業のスケジュールを作成することで、年間 140 時間が無駄になっている

物語の教訓？ 従業員スケジューリング ソフトウェアなどのデジタル ソリューションを使用します。

スケジューリングを自動化することで、一貫した結果を提供し、間違いを減らし、コストを削減し、従業員の生産性を最大化し、全体的な従業員の満足度を高めることができます。

自動スケジューリングの利点

• すべての従業員の空き状況を完全に可視化
• 残業や制限を避ける
• コミュニケーションを合理化
• より効率的なスケジューリング
• 時間とお金を節約
• ストレスのないタスク委任
• 離職率が低い
• 合理化された日常業務

ここまでで、あなたと従業員を幸せに保つ適切で公正なスケジュールを作成することはフルタイムの仕事であることをおそらく学んだでしょう。

当然のことながら、多くの所有者や管理者が途方に暮れていますが、すべての問題には解決策があります。

直前のスケジューリング

最後まで物事を放置することは、決して良い考えではありません。 Forbes によると、マネージャーは従業員名簿をできるだけ早く公開する必要があります。 他の企業はすぐにスケジュールを変更するため、従業員にも多くの問題が発生する可能性があります。」 管理者は、従業員のワークライフ バランスを考慮する必要があります。

シフト スケジュールを十分に前もって計画し、全員 (マネージャーを含む) に名簿を消化し、勤務できるようにする機会を与えるようにしてください。 少なくとも 2 週間前が推奨され、一貫性があることを確認してください。 スケジュールに関する問題がこれ以上発生しないようにするには、スケジュールを作成するための法律が州にあるかどうかを事前に確認して、コンプライアンスを維持してください。

はるかに前もってスケジュールを立てることは頭痛の種になる可能性がありますが、すでに公開されているスケジュールを完全にオーバーホールしなければならないほど多くの頭痛の種ではありません。

できるだけシンプルにするために、会社のニーズと従業員の空き状況に応じて微調整するだけでよいスケジュール テンプレートを使用します。

適切な技術の欠如

従業員名簿の作成と配布に依然としてペンと紙を使用しているマネージャーは、自分たちの生活を 100 万倍も困難にしているだけでなく、スケジューリングの問題や誤解を招きがちです。 さらに悪いことに、大量の電話とメッセージのやり取りは時間がかかり、非効率的であり、不適切なメッセージや仕事と生活の分離の欠如など、他の問題につながる可能性があります.

今は 21 世紀であり、テクノロジーによってマネージャーの生活ははるかに楽になりました。 Connecteam のような強力で使いやすい従業員スケジューリング ソフトウェアを使用すると、スケジューリングの問題を緩和し、コミュニケーションを合理化できます。

• ドラッグ アンド ドロップ、定期的なシフト、スケジュールの競合アラート、残業、制限アラートなどの高度な機能を使用して、完全にカスタマイズ可能な従業員のスケジュールを数分で作成します。
• マネージャーはスケジュールを完全に監視し、従業員が自動化されたアラートと通知でスケジュールを受信して​​表示したことを確認できます。
• 従業員は空き状況を共有できるため、管理者の時間を大幅に節約できます。
• 従業員が、シフト内のメモ、場所、添付ファイルを使用して、シフトに到着したときに何をすべきかを正確に把握していることを確認します。
• シフト スワップの制限を設定し、資格に基づいて特定の従業員のみが特定のシフトを選択できるようにします。
• 従業員が空いているシフトを見つけて自動アラートを受信できるようにして、すべてのシフトが確実にカバーされるようにします。
• アプリ内コミュニケーションにより、誤解、電話のやり取り、混乱が軽減されます。
• 管理者は、誰がアプリ内メッセージを読んだか、読んでいないかをリアルタイムで監視できます。 メッセージや電話に出られなかった時代は終わりました。
• ターゲットを絞った 1 対 1 のメッセージを送信するか、グループを作成して、チームや部門と簡単に連絡を取ることができます。

これらの機能は、職場の組織を強化し、スケジューリングの問題を未然に防ぎます。 従業員スケジューリング ソフトウェアに投資して、ビジネスを成功に導くことが重要です。 これにより、合理化された労働力管理が保証されます。

従業員の混乱

シフトに関する従業員間の混乱は、シフトの予測不可能性や土壇場での変更など、さまざまな理由で発生する可能性があります。

一貫性がなかったり、人々が気まぐれにシフトを交換したりしている場合、すべてを追跡するシステムがなければ、職場に大混乱をもたらす可能性があります。

これらのスケジューリングの問題を回避することが最善の解決策であるため、その方法を見てみましょう。

1. 一貫性: 定期的なスケジュールとしてスケジュール テンプレートを使用し、従業員が休暇を必要とする場合、または会社が人員配置を変更する必要がある場合にのみ調整を行います。 このようにして、従業員は今後のシフトについて重要な通知を受けることができ、変更が必要な場合は、シフトが確実にカバーされるようにするのは従業員の責任です。
2. シフトの入れ替え: シフトの入れ替えは必ずしも問題ではありませんが、入れ替えの追跡が複雑になる可能性があるため、従業員は最終的に誰が実際に予定されているかわかりません。 このスケジューリングの問題を解消するには、従業員スケジューリング ソフトウェアを使用します。 従業員が他の適格な従業員とのみシフトを交換でき、マネージャーの承認が必要であることを確認してください。交換が承認されると、スケジュールが自動的に更新されます。

一貫したスケジュールを作成し、スケジューリング ソフトウェアを使用することで、従業員が混乱することがなくなり、適切な場所に適切な時間に現れるようになります。

クローペン

「クローペン」は、「閉じる」と「開く」を組み合わせた造語です。 これは事実上、従業員がその日の最後のシフトと翌日の最初のシフトを持っていることを意味します。 これは、従業員が家に帰って目をつぶることができずに、連続して 2 シフトで働く可能性があることを意味する場合があります。 これは、病院、レストラン、およびその他の 24 時間体制の施設で一般的に発生します。

では、従業員が恐ろしいクローペンを避けるようにするにはどうすればよいでしょうか? 要するにスケジュール管理です。

スケジュール管理ソフトウェアを使用して、競合するシフトや近すぎるシフトなどのスケジュールの問題を検出します。 それ以外の場合は、スケジュールの最終審査を行う際に、関連するマネージャーがクローペンに注意を払う必要があることを意味します.

異なるマネージャーがスケジュールの異なる部分を担当している場合にも、クローペンが発生する可能性があります (おそらく、夜勤のマネージャーと日中の別のマネージャーがいる)。 このスケジューリングの問題を回避し、スタッフが満足していることを確認するには、マネージャーが互いに連絡を取り合って、従業員が適切な休憩を取れるようにすることが重要です。 繰り返しになりますが、適切なソフトウェアをインストールすることで、企業はこれらの問題を検出できます。

制御不能な残業スパイラル

従業員は残業中も生産性を維持していますか? 答えが「はい」の場合、現状を変える必要はありません。

ただし、残業はしばしば問題となり、生産性に悪影響を及ぼします。 また、ビジネスにとっても余分なコストになるため、可能な限り避ける必要があります。

会社が残業を必要とする場合は、従業員が残業手当を利用しないように、残業の承認時間数を必ず制限してください。 これは、スケジュール アプリを使用して行うことができます。 一定量の残業を承認します。 これにより、郡によって残業の量に基づいて異なる金額の給与が要求されるため、政府のコンプライアンスも確保されます。

オンコールスケジューリング

顧客の需要は予測できない場合があるため、一部の企業では従業員をスタンバイまたはオンコールにすることを好みます。 この慣行には、従業員が必要かどうかを判断するために、シフトが始まる前に従業員に電話してもらうことが含まれます。

シフトが静かに設定されている場合、従業員はシフトに来ないように指示される可能性があります。

従業員は計画を立てることができないため、この慣行は苛立たしいものであり、規制当局もこの概念にますます反対しています。

コーヒー チェーンのスターバックスや小売業者のギャップ、アバクロンビー & フィッチ (A&F) などは、慣行の廃止を約束した企業のほんの一部です。

オンコール スケジューリングの問題に対するソリューションが利用可能です。管理者は、過去の傾向を理解し、スケジューリングを予測できるようにするためにデータを必要とします。 ジョブ スケジューリング ソフトウェアはまさにこれを支援するために利用でき、オンコール スケジューリングの必要性をなくし、従業員の満足度を高めます。

不均等なシフト配分

店の閉店や開店など、特定のタスクを実行するために、選択された少数の従業員に依存するのが一般的です。 客観的になろうとしても、好きな社員は必ずいます。

しかし、注意を怠ると、他の従業員よりもスーザン・スミスを優先したり、ジョン・マクドナルドが現金化するときにそこにいるという仕事をしているとは思わないなど、間違ったメッセージを送信する可能性があります.

適切な勤務表ソフトウェア システムがあれば、これらのシナリオを完全に回避できます。 適切な管理ソフトウェアを選択することで、スケジュールの問題が緩和され、労働法の遵守が確保されます。

中小企業の経営者は、スケジューリングを最適化して、従業員が経験を考慮しながら希望のシフトを取得できるようにすると、従業員の満足度が大幅に変化することに気付くでしょう。これにより、最終的に利益が増加します。

乱雑なシフトスワッピング

労働者がシフトを交換できるようにすることには、長所と短所があります。

従業員が自分の時間を管理できるようにすると、あなたの責任は軽減されますが、変更が適切に伝達されないと、従業員間の混乱や混乱など、スケジュールの問題が発生する可能性があります。

スワップにより、労働者が新しいシフトを忘れたり、資格のある従業員が若手の従業員と交代したり、勤務中の経験豊富な従業員が不足したりする状況に陥る可能性があります。

面倒なシフト交換を避けるための簡単な解決策がいくつかあります。

1. シフトを交換したい従業員がシフト交換の承認のために経営陣に連絡することを要求する手順を導入することができます。
2. シフト交換を監視できる堅牢な従業員スケジューリング ソフトウェアを使用します。

Connecteam などのスケジューリング ソフトウェアを使用すると、従業員はシフトを交換できますが、資格のある他の従業員とのみ交換でき、マネージャーの承認が必要です。 シフト スワップが承認されると、スケジュールが更新されるため、全員が変更を認識できます。シフトを忘れた場合は、誰に連絡すればよいかがわかります。

従業員不足

シフトをカバーするのに十分な従業員がいない場合、スケジューリングの問題は避けられません。

シフトをカバーするのに十分な従業員を確保する必要があるだけでなく、誰かが病気になったり休暇を取ったりしたときに従業員をカバーする必要もあります。

人員が不足していると、顧客へのサービスが低下し、従業員は過労と不満を感じます。

紙の上でこの問題を解決するのはかなり簡単です。フルタイムまたはパートタイムの従業員をもっと雇ってください。 しかし、人生はいつもそれほど単純ではありません。 多くの理由から、これは実行可能なオプションではない場合があります。 そのため、自分が持っているものを使って、顧客を満足させ、従業員を満足させ続ける方法を見つける必要があります。

ソフトウェアを使用して、現在レモンからレモネードを作る必要がある労働力を最適化できます。 ワークフォース管理の最適化は、プロセスの自動化、コンプライアンスの維持、および基本的なビジネス上の問題の解決に役立ちます。

土壇場での従業員の欠勤

私たちは皆人間であり、仕事に行けなくなるようなことが起こることがあります。

Forbes は次のように述べています。 2.1％が病気やけがで欠席しているのに対し、0.9％はその他の理由で欠席しています。」

従業員の頻繁な欠勤を容認すべきだと言っているわけではありませんが、従業員が何らかの理由で出勤できない場合、スケジュールの問題が発生します。

では、土壇場での従業員の欠勤を簡単に解決するにはどうすればよいでしょうか? このスケジュールの問題にはいくつかの解決策があります。

1. また、従業員ハンドブックに明確なポリシー、手順、および従業員の欠勤に対する結果が含まれていることを確認して、土壇場でのノーショーをできるだけ回避できるようにすることもできます。 ただし、従業員が病気で働けない場合、これらのポリシーはビジネスに役立ちません。 このポリシーは、従業員が電話をかけることを怖がらせるだけであり、ノーコール/ノーショーの状況を生み出す可能性があります.
2. 各シフトに少なくとも 1 人のバックアップ従業員がいて、直前になって従業員が不在になった場合に対応できるようにすることができます。 予備の従業員が必要な場合は、ソフトウェアを使用して、出勤するように自動的に通知できます。

従業員スケジューリング ソフトウェアを使用すると、これらの土壇場での従業員の欠勤をカバーするのにそれほど苦労することはありません。 チーム メンバーは、1 人で対処するよりも、マネージャーや同僚からのサポートに感謝します。

制御または監督なし

コントロールの欠如やスケジュール管理の欠如は、人事マネージャーや従業員名簿の作成を担当する人にとって大きな頭痛の種になる可能性があります。 多くのマネージャーは、個人の電話に依存してメッセージや最新情報を従業員に中継しています。 これらの電話やメッセージは、応答されなかったり、閲覧されなかったりする可能性があり、マネージャーはほとんどまたはまったく制御や監視を行うことができません。

これらのスケジューリングの問題に対する迅速な解決策は何ですか?

1. スケジュールに問題がある場合に従業員が従わなければならない明確な会社のポリシーと手順を設定できます。 たとえば、メッセージの代わりに、誰かがシフトをカバーする必要がある場合、または遅れて到着する場合は、従業員に電話するように要求できます。 マネージャーが応答しない場合は、出勤する必要があります。
2. 従業員に自分でシフトの代わりを見つけるように要求できます。代わりが見つからない場合は、シフトに出向く必要があります。
3. これに対処するために、従業員スケジューリング ソフトウェアに投資してください。 Connecteam のようなソフトウェアは、管理者に完全な監視とスケジュール管理を提供します。 マネージャーは、スケジュールを公開し、従業員が空きシフトを申請できるようにし、シフト スワップを承認できます。 変更を承認または拒否するためにマネージャーにリアルタイムの通知が中継され、決定が下されると、従業員に通知され、スケジュールが更新されます。 資格のある従業員のみが他の従業員とシフトを要求または交換できるように制限を設定できます。

外出先で仕事のスケジュールを管理できない

マネージャーが外出することは珍しくありません。 外出中のマネージャーでさえ、スケジューリングの問題、競合、および更新に対処する必要があります。

この状況を可能な限りスムーズかつ効率的に管理するには、マネージャーがどこからでもスケジュールと従業員情報にアクセスできることが重要です。

これらの一般的なスケジューリングの問題の解決策は簡単です。従業員スケジューリング ソフトウェアを使用します。 Connecteam を使用すると、外出先でも簡単かつ迅速に新しいシフトを編集または作成できます。 マネージャーは、シフト情報を確認したり、アプリ内チャットを介して関連する従業員とやり取りしたりすることもできます。これらはすべて、手のひらからモバイル デバイスを介して直接行うことができます。

従業員のスケジューリングの問題に関する最後の言葉

スケジューリングの問題は 100% 回避できるわけではありませんが、管理することはできます。 最終的には、すべてはコミュニケーションと組織に要約されます。

ボタンをクリックするだけでスケジュールを作成、変更、公開できるスケジューリング ソフトウェアを強くお勧めします。 終わりのない Excel スプレッドシートの時代は終わりました。 従業員スケジューリング アプリを使用すると、時間を大幅に節約できるため、ビジネスで本当に重要なことに集中できます。