コンプライアンスに準拠したタイム トラッキング: タイム クロックを正しく使用する

「時は金なり」ベンジャミン・フランクリンは 1748 年のエッセイでこう書いています。これは特にビジネスの世界に当てはまります。 時間を失うということは、お金を失うこと、競争に打ち負かされること、ほこりの中に取り残されることを意味します。 ほとんどの従業員は時給で支払われているため、給与はほとんどの企業にとって最大の費用です。

ベン・フランクリンがエッセイを書いているところから早送りすると、今は 2021 年で、テクノロジーの波はピークに達しています。 いよいよ、ペンと紙のタイムシートをスマートな時間追跡ソフトウェア ソリューションと交換する時が来ました。 実際、あなたと同じように、多くの企業が移行を進めています。 時間追跡技術に不足はありません。 モバイル アプリから、給与計算システムと統合されたポータブル バイオメトリクス システムまで、多岐にわたります。ビジネスに適したソリューションを選択するのは困難な場合がありますが、それはビジネス ニーズとソリューションを一致させることだけではありません。

時間と出勤の管理に関しては、会社がすべての政府の規則と規制に準拠していることを確認する必要があります。 さらに、ここでは人について話しているので、選択するソリューションは使いやすく快適で、既存のシステムと互換性がある必要があります。

時間追跡システムの多くのアプリケーション (およびいくつかの課題) について説明する前に、企業が代替ソリューションよりもこのソリューションを採用する理由を理解しておくと役に立ちます。

ビジネスに時計が必要な理由

公正労働基準法 (FLSA) では、企業は従業員の労働時間を正確に記録する必要がありますが、所有者は独自の時間管理方法を選択できます。

「雇用主は、任意の時間管理方法を使用できます。 たとえば、タイムレコーダーを使用したり、タイムキーパーに従業員の勤務時間を追跡させたり、従業員に自分の時間を記録に書き込むように指示したりします。 完全かつ正確である限り、どのような計時計画も受け入れられます。」 –ドル

FLSA コンプライアンス規則では、少なくとも 2 年間は勤務時間を追跡する文書を保管する必要があり、政府の代表者の検査のために簡単に利用できるようにする必要があります。確かに、紙のタイムシートやパンチカードを使用できますが、これらは多くの管理上の頭痛の原因になるだけでなく、簡単に置き忘れたり紛失したり、エラーが含まれたりする可能性があることに注意してください.

「賃金計算の基礎となる記録、すなわち、タイムカードと出来高払いのチケット、賃金率表、勤務とタイムスケジュール、および賃金への追加または控除の記録などは、2 年間保持する必要があります。 これらの記録は、部門の代表者による検査のために公開されなければならず、代表者は雇用主に延長、計算、または転記を依頼する場合があります。 記録は、雇用場所または中央記録事務所に保管される場合があります。」 –ドル

その上、政府との契約に取り組んでいる場合、DCAA (Defense Contract Audit Agency) は、DCAA 要件と呼ばれる必要な時間管理および会計規則に会社が従うことを保証する義務があります。 これは、DCAA コンプライアンスとして知られています。

過去 1 年間の従業員の労働時間の記録を下水洪水ですべて失ったことや、不満を抱いた従業員が同僚のパンチカードをすべて燃やしてしまったことを知りたくありません (そうです、これも起こります)。 データ損失による不都合は別として、この種の状況は、政府機関が突然の監査のために立ち寄ることを決定したときに、多くの問題を引き起こす可能性があります.

FLSA によると、従業員は 1 週間に 40 時間以上働いた場合、時間半で支払われなければなりません。 その間は、通常の時給と、通常の賃金の半分の追加料金が支払われます。 残業代の計算と支払いを怠ると、政府がノックしなくても、ビジネスに大きな損害を与える可能性があります。 必要なのは、あなたが彼または彼女に不当に支払ったと思う不満を持った1人の従業員だけです. まったく珍しいことではありません。 NERA の調査によると、賃金と時間の訴訟の 42% が残業に関連しているため、訴えられないようにしてください。

FLSA の規制では、許可されていない場合でも残業代を支払う必要があり、非常に高額になる可能性があります。 許可されていない残業をしている従業員を警告するシステムは、かなりの費用を節約できる可能性があります。 適切なデータが手元にあれば、すでに雇用している従業員に残業代を支払うよりも、別の従業員を雇う方が費用対効果が高いことに気付くかもしれません。

ビジネスに時計が必要な理由

手動の時間追跡はまだ存在し、世界の一部の地域で使用されていますが、技術は大幅に進化し、最も一般的な時間管理、特に給与計算の課題とエラーを克服するように適応しました.

地元の中小企業を経営していて、小切手を書くときにタイムシートの計算を管理するために投資するリソースがある場合は、スプレッドシートまたは紙を使用して労働者の支払可能な時間を追跡するだけで十分です。

それらを書くことも間違いなく時間がかかりますが。 Score.org によると、中小企業の 17% が 1 か月あたり 6 ～ 10 時間を給与計算に費やしており、11% は毎月 10 時間以上を費やしています。

ビジネスが非常に成功したために従業員が指数関数的に増加している場合、数十 (または数百) の出席レポートと電卓を膝の上に置いて座ってお祝いをする必要はありません。

あなたは成功を目指し、将来の計画を立てるタイプのマネージャであるため、緊急になる前に、シンプルでスケーラブルなソリューションを試してみることをお勧めします。

通常、月末 (または週) に従業員にいくら支払う必要があるかは、勤務スケジュールを見て計算することでわかります。 しかし、突然の感染症の流行により、毎日乱数の従業員が死亡し、同僚が残業を強いられたらどうなるでしょうか? 従業員が病気で電話をかけてくると、残業代と病気休暇の支払い額は時間ごとに変わる可能性があります。

スマート タイム レコーダー ソフトウェアを使用すると、労働者の賃金の支出をリアルタイムで計算し、週ごとまたは月ごとの合計を自動的に計算することができます。これにより、それに応じて予算を調整し、支払い時に不必要な驚きや過払いを避けることができます。間違い。

出入りする以上のこと

今日のタイム トラッキング ソリューションは、工場のフロアにあるおじいさんのパンチ クロックではありません。 今日のシステムには、従業員が勤務時間を正確に報告しやすくし、勤怠と効率を監視および管理しやすくすることを目的とした、さまざまな機能と機能が含まれています。

トップ 15 のベスト タイム トラッキング ソリューションはこちら.

ビジネスに導入するソリューションを選択する前に、ビジネスのニーズと、従業員との関係の性質を考慮してください。 たとえば、献身的で正直な従業員の比較的小さなチームを持っている場合、バイオメトリックタイムレコーダーシステムを展開すると、クールで未来的に見えても、莫大なお金の無駄になります.

一部の機能は、コンプライアンスや特定のビジネス ニーズに関係なく、ほとんどのビジネスで検討する価値があります。

タイム レコーダー アプリの主な利点の 1 つは、従業員がリアルタイムで勤務時間を正確に記録する可能性が高いことです。 しかし、現場の従業員、机のない従業員、またはリモートの従業員がオフィスのパンチ クロックに並ぶことができない場合はどうなるでしょうか?

現在提供されているタイム レコーダー ソリューションの多くは、タイム トラッキング システムへの安全なクロスチャネル アクセスを可能にし、従業員がモバイル デバイスまたはデスクトップ コンピューター(ある場合)から出勤できるようにします。従業員がいつ出勤したかだけでなく、指定された場所からのみ出勤できるように、ジオフェンシングを提供するものもあります。

たまたま物理的なパンチ クロックを使用している場合でも、システムにリモート アクセスできると便利です。 従業員が退勤を忘れた場合は、アプリを使用して退勤することができます。管理者は、現在退勤している従業員をリアルタイムで確認できます。 さらに、ほとんどのオンライン タイム レコーダーには従業員の GPS 位置情報もタグ付けされているため、約 5 マイル離れたスターバックスでコーヒーを飲む代わりに、従業員が実際に現場にいたことを確認できます。

増加する従業員を管理する場合、給与計算プロセスを可能な限り自動化することが優先事項になります。タイム レコーダーと他の HR システムをスムーズに接続すると、時間とお金を節約できますが、それだけではありません。システム内で情報がスムーズに流れ、プロセスが明確に定義されていることを確認することで、データの損失、記録の重複、従業員による改ざんの可能性を防ぐことができます。

さらに、従業員がタイムシートを提出するのを追いかける必要がないということは、完璧な夢が実現したように思えます。 タイムレコーダーアプリを使用すると、プロセス全体がより速く、より正確になり、時間がかかりません.

現在提供されている時間追跡ソリューションの多くは、特定の条件下で従業員やマネージャーに自動通知を送信することができます。 たとえば、ある従業員が今週 40 時間を超えて勤務し、現在残業を記録している場合、マネージャに通知できます。従業員は、事前に割り当てられたシフト時間外に出勤した場合に通知を受けることができます。

これらの通知は、電子メール、モバイル アプリ通知、またはテキスト メッセージで配信でき、勤務時間をカウントする際の不一致やエラーを潜在的に防ぐことができます。

前述のように、現代のタイム クロックは、パンチカード システムをはるかに超えています。一部のソリューションは、タスクベースの時間追跡を提供し、タスクごとに異なる賃金を支払い、従業員の効率を測定し、労働力を最適化できます。

人的要因の管理

技術的であろうとなかろうと、時間と出席に関する問題の主な原因は人です。 私たち人間は本質的に不完全で、不安で、時には不誠実です。 もちろん、最善を尽くし、従業員に妥協することはありません。 それにもかかわらず、スマート タイム クロックの統合への道のりには、いくつかの一般的なハードルがあります。

人々はスパイされていると感じるのが好きではありません。 自分の労働時間を報告することに慣れている従業員や、職場での自分の価値が時間単位で数値化されることを単に嫌う従業員は、新しく導入されたタイム レコーダーに抵抗を示す可能性があります。さらに、タイムレコーダーは通常、従業員よりも雇用主にとってより有益であると認識されているため、多くの労働者はタイムレコーダーを不要と見なしています。 この問題に対処する方法はいくつかあります。

まず、ビジネスのタイム クロック ポリシーを作成し、オンボーディング プロセスの一環として、従業員にそれを読んで署名してもらいます。 さらに、スマート タイム トラッキング システムが従業員に提供するメリットを伝えることで、従業員の懸念を軽減するように努めてください。

最後に、そして最も重要なこととして、大企業がどのようにそれを行っているかを確認してください。 何千人もの従業員を抱える大企業にとって最大の課題の 1 つは、組織間の変更を実施することです。 どうすれば、何千人もの従業員全員が物事のやり方の変化を受け入れられるようになるのでしょうか?

実際、変更管理と呼ばれる分野全体が、組織の変更を促進するためのベスト プラクティスを作成するために開発されています。肝心なのは、従業員に新しいタイムレコーダー、またはそのための変更を加えたい場合は、まず従業員を関与させ、会社とその目標に投資していると感じさせる必要があります。熱心な労働者は、より生産的で幸福な労働者です。

それくらいは常識です。 ただし、熱心な従業員は「チェンジ アンバサダー」にもなり、組織の変革を促進するのに役立ちます。

これがFacebookの人気の背後にある論理です。 友達全員が新しいソーシャル メディアに参加したら、取り残されたくなかったでしょう。従業員の最初のグループ、変更大使、新しい出退勤ソフトウェアをオンボードすることができれば、残りの従業員が取り残されることはありません。

これは、従業員に新しいタイムレコーダーを導入する方法です。

1. 新しいタイムレコーダーを、反応が良いと思われる従業員のサンプルに紹介します。
2. 短い試用期間で時計をテストしてもらいます。
3. お試し体験から学ぶ。
4. 最初のパイロットに「選ばれなかった」残りの従業員と一緒に、新しいタイムレコーダーへの期待を高めます。
5. すべての従業員に新しい時計を起動します。

これらの手順に従うことで、従業員が新しいタイムレコーダー ソリューションを採用することを保証します。

報告された労働時間で従業員が不正行為をしているのに一度も遭遇したことがない場合、「バディ パンチ」は「ファイト クラブ」のコードネームだと思うかもしれません。 そうではありませんが、「ファイトクラブ」と同じように、「バディパンチ」の最初のルールは、従業員がバディパンチやその他の盗難テクニックについて話さないことです.

文字通りあなたから盗もうとして、同僚にパンチインおよびパンチアウトする慣行と闘う方法はたくさんあります。

1. タイムスタンプの名前と写真の顔が一致することを確認するために、自撮りを要求できます。
2. 時間追跡ルーチンの一部として、ジオフェンシングまたはライブ ブレッドクラム ジオ トラッキングを検討できます。
3. バイオメトリック パンチ クロックまで使用できます。
4. 時間の盗難を防ぐために、ウェアラブル タイム レコーダーを導入します。

私たちの経験では、最善の解決策は技術的なものではなく、文化的なものです。時間追跡ポリシーの従業員が署名するバディパンチのような禁止されている時間追跡慣行の明確な定義と、あらゆる種類の時間の盗難と出席に対するゼロトレランスポリシーが最善の方法です.

ただし、タイム レコーダー アプリは、従業員が出勤したり退勤したりするときに従業員の場所にタグを付けることができ、さらに、アプリは秒または分を切り上げないことに注意してください。 時間は、従業員が出勤してから退勤するまでの秒数で計算されます。

優秀な従業員は、勤務時間の報告の正確さよりも、仕事の質に関心があります。 したがって、最も熱心な従業員でさえ、会社のタイム クロック ポリシーによって必要とされていることを知っていても、パンチインまたはパンチアウトを怠ることがあるのは不思議ではありません。 これは、出勤と退勤のプロセスがスムーズでなかったり、簡単にスキップできなかったり、多数の従業員がいて、誰かが時間の入力を忘れる可能性が高い場合に、厄介になる可能性があります…

これは「時間の漏れ」と呼ばれ、実際には多くの企業にとって大きな問題です。潜在的な請求可能な収益の 38% 以上が、追跡されていない電子メール、会議、タイムシートへの記入の遅れによって失われています。企業はこれに対処できます。問題を解決して問題を解決すると、収益が最大 61% 増加します。

ほとんどのオンライン タイム トラッキング ソリューションでは、マネージャーや従業員がシステムにログインして、必要に応じて (もちろん権限に応じて) レコードを更新および変更できます。 これらのシステムは、通常、コンプライアンスの目的で、そのような変更の履歴記録も保持します。

さらに、タイムレコーダーアプリを使用すると、従業員が出勤することを思い出させるために、出勤予定の30分前または選択した時間にプッシュ通知を従業員に送信できます。

Connecteam のような強力で堅牢なタイム トラッキング ソリューションは、ビジネス オーナーに、ライブ ブレッドクラム ジオトラッキングと、データ プランやバッテリー寿命への影響を最小限に抑えて、1 日を通して出勤している従業員を追跡する機能を提供します。 これにより、外出中の従業員に 1 日を通して何かが起こった場合のバックアップ セーフティ ネットが提供され、管理者や事業主は従業員がどこに (いつ) いるかを完全に監視できます。

準拠したタイムトラッキングの要点

さまざまなビジネスがさまざまな要件を持っていることは事実です (そして非常に明白です)。 現場で働き、リモートで出勤する従業員がいる場合もあります。 他の人は、従業員が退勤する順番を待っている、勤務時間の終わりにパンチクロックに列を作るのをやめたいと考えています.

タイムレコーダーを選ぶ前に覚えておかなければならないことが他にもいくつかあります。 特に政府との契約の下で働いている場合は、規制に準拠する必要があることを覚えておくことが重要です。 さらに、堅牢なタイムレコーダーには、残業を記録する機能があり、従業員が残業に近づいている場合はマネージャーに通知することさえできます. リアルタイムのプッシュ通知を従業員に送信して、残業する前に退勤するように通知することもできます。 適切なタイム クロックを選択することで、特に Connecteam の QuickBooks Online と Gusto の統合により、タイムシートと給与計算をより効率的かつ迅速に処理することが容易になります。 さらに、従業員の時間をリアルタイムでデジタル計算できるため、驚くことはありません。 これにより、手動のペンと紙のエラーやタイムシートの紛失が減少します。

強力なタイムレコーダーを使用すると、管理者は従業員がタスクに費やした時間を追跡することもでき、従業員が時計でどのように時間を費やしているかに関する貴重な情報を管理者に提供できます。 適切なタイム レコーダーを使用すると、バディ パンチと時間の盗難を完全になくすことができます。 したがって、盗まれた時間に会社のお金を節約できます。

従業員が新しいタイム トラッキング システムの導入に苦労している場合は、前述の手順を確認して、従業員が興奮し、起こる新しい変化を楽しみにしていることを確認してください。 ほんの数人の従業員で新しいシステムを試し、新しいテクノロジに対する誇大宣伝と期待を作成してから、すべての従業員に新しいタイム レコーダーを起動します。

「フリーサイズ」というものはありませんが、選択したタイム トラッキング ソリューションに付加機能や追加機能を求めていない場合でも、連邦労働法を遵守する必要があります。 オンライン タイム レコーダー ソリューションを使用すると、タスクがはるかに簡単になります。

Connecteam を使用して、従業員の勤務時間を正確に追跡しましょう。

14 日間の無料トライアル、クレジット カードは不要です。

無料トライアルを開始