考慮すべき 5 つのエンタープライズ コンテンツ管理のユース ケース

エンタープライズ コンテンツ管理 (ECM) ソリューションに投資するかどうかを検討する際に考慮すべき、5 つのコンテンツ管理のユース ケースをまとめました。

これらのうち 4 つは、Impact Networking のテクノロジ パートナーの 1 つである DocuWare の厚意によるものです。 DocuWare のケース スタディをさらに読むには、このリンクをたどってください。

エンタープライズ コンテンツ管理を行う理由

今日の組織が業務に ECM システムを必要とするのはなぜですか?

エンタープライズ コンテンツ管理は、企業が請求書、履歴書、税務書類、電子メールなどの構造化および非構造化情報のワークフローをデジタル化、制御、および自動化するのに役立ちます。

ご想像のとおり、または既にご存じのとおり、一元化されたソリューションを通じてこの情報を効果的かつ効率的に管理できることは、デジタル機能の向上に重点を置いている現代の組織にとって重要です。

今日の中小企業でも大量のデータが存在するため、データを適切に管理する必要性が高まり、ECM などのソリューションによって合理化されたワークフローの必要性が年々明らかになっています。

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ユースケース #1: Avance (非営利団体)

Avance はサンアントニオに本拠を置き、サンアントニオやその他の都市で約 30 の幼児教育センターを運営しています。

これらの教育センターは大量の消耗品 (粉ミルク、おむつ、家具など) を注文する必要があり、その結果、追跡する必要のある注文が多数あります。

ECM を実装する前は、組織は紙ベースのプロセスのみに依存していたため、承認と取得のプロセスが遅く、非効率的であったことを認めていました。

これらの紙ベースのプロセスは、主に紙の発注書に関するもので、オフィス間メールまたは FedEx 経由で送信する必要があり、どちらも信じられないほど時間がかかります。

これらのプロセスをコンテンツ管理システムでデジタル化した後、自動化スクリプトを使用してすべての未払いの購入を集計し、報告することで、組織は保留中の注文と残りの助成金の正確で最新の状況を把握できるようになりました。

また、新たに不要になった多数のファイリング キャビネットを撤去した後、物理的なスペースを大幅に節約でき、職場とそれを使用する従業員に利益をもたらしました。

ユースケース #2: アドバンテージ クレジット (金融)

Advantage Credit は、住宅ローンの貸し手、ブローカー、および銀行に信用報告サービスを提供しています。

Avance のようにデジタル化する前は、同社は紙ベースのプロセスに大きく依存していました。

このため、リモートワークに関して従業員に柔軟性を提供できなかったため、組織は従業員の定着に大きな問題を抱えていました。

その結果、従業員の離職率が問題となり、この業界で 10 年以上勤務した後に悪化し、多くの成熟した従業員が柔軟性を求めていました。

これらの従業員の懸念に対処するために、デジタル トランスフォーメーション戦略が模索され、エンタープライズ コンテンツ管理システムの導入がその中心的な側面でした。

アドバンテージは、検索、共有、コラボレーションのために紙のドキュメントをデジタル化できる、安全なドキュメント管理ソリューションを必要としていました。

ECM システムの導入後、同社はこれらすべての目標を達成することができ、その結果、従業員にリモート ワークの機会を提供することができました。

Advantage Credit は、従業員の 90% をリモート ワークに移行し、オフィスの賃料を 65% 削減し、生産性を 50% 向上させ、最も重要なこととして、従業員の定着率を 100% 向上させることができました。

ユースケース #3: Ewart-Ohlson (製造)

Ewart-Ohlson Machine Company は、コンピューター数値制御 (CNC) マシンを使用して、航空宇宙、エネルギー、鉄鋼、および自動車産業向けの部品を製造しています。

同社は 1942 年に設立され、長年にわたりデータと情報に関して AS9100 コンプライアンス規制に従っていました。

デジタル化前のすべてのドキュメントは手作業で調達されていたため、物理的な場所 (通常は現場のファイリング キャビネット) に保管して保護する必要がありました。

たとえば、品質管理の目的や顧客の要求などで、スタッフがドキュメントを参照する必要がある場合、ドキュメントの検索は手間がかかり、時間がかかりました。

毎週 300 ページもの文書を提出する必要があるため、これが遅かれ早かれ対処しなければならない問題に発展した理由は容易に理解できます。

コンテンツ管理システムを実装した後、Ewart-Ohlson は、スタッフだけでなく、顧客に対しても、必要なドキュメントへのはるかに効果的なアクセスを提供できるようになりました。 つまり、30 分かかっていた作業が 1 分もかからなくなりました。

これに加えて、ECM は必要な規制を順守することができたので、コンプライアンスを維持しながら情報の処理、アクセス、および共有を行うことができました。

ユースケース #4: オークフィールドの町 (政府)

オークフィールドはニューヨーク州の町で、オークフィールド町のオフィスによって管理されています。

デジタル トランスフォーメーション計画に着手する前、オークフィールドの町は、すべての公式文書をオフィスに手動で保存することに依存していました。

紙の記録のみを維持するということは、オフィスがそれらを保管するための物理的なスペースを継続的に追加する必要があることを意味し、この目的のために記録保管室を追加するために 300,000 ドルの価格が見積もられました。

これが将来的にはより多くの費用と拡張を必要とするだけの状況であることを知っていたオークフィールドの町は、代替手段としてデジタル化のコースを決定しました.

エンタープライズ コンテンツ管理ソリューションを採用した後、町の地方自治体は 40,000 を超える既存のドキュメントをクラウド ストレージに保存できるようになりました。

毎月約 300 の新しいドキュメントがシステムにスキャンされます。現在、クラウド ストレージ システムのおかげで、オークフィールドの町役場は機密データと非機密データを安全に保管し、簡単にアクセスできるようになりました。

ユースケース #5: Watertech of America

Watertech of America は、ウィスコンシン州、ミネソタ州、アイオワ州、イリノイ州北部で水処理プログラムを提供しています。

Watertech は、顧客のために持続可能性と効率性を結び付けようとする「実践的な環境保護主義」と呼ばれるものに大きな重点を置いています。

残念なことに、Watertech の文書化システムは持続可能ではなく、やがて彼らの小さなオフィスは紙の文書でいっぱいの約 40 のファイリング キャビネットを収容するようになりました。

これは、会社の運用プロセスに多大な非効率をもたらしていたため、この問題点を軽減するコンテンツ管理システムを探していました。

Impact Networking がディスカバリー監査を実施し、Watertech の文書管理戦略を導入するための適切な推奨事項を作成した後、ECM が実装され、会社の文書化プロセスがデジタル化されました。

これにより、組織は紙ベースのプロセスのみを使用するのではなく、より効率的で安全なデジタル リポジトリに移行して、データと情報を取得して保存することができました。

間違いなく、DocuWare with Impact の実装は、私が会社で行った 12 年間で最高のものの 1 つだと思います。 – ウォーターテック オブ アメリカ、バイス プレジデント、Jon Tiegs 氏。

結論

エンタープライズ コンテンツ管理を採用するための戦略を実装するという企業の決定を通知できるユース ケースがいくつかあります。

主な、そして最も明白な用途は、ビジネスの時間と費用を定期的に浪費する紙ベースの手動の時間のかかるタスクを削減することです。

ECM は、運用プロセスをデジタル化することで運用プロセスの効率を向上させるだけでなく、自動化ワークフローを追加してさらに進めることができ、最新のソリューションでデータ コンプライアンス基準を簡単に達成できます。

さらに、データの処理方法の柔軟性の向上など、手動プロセスへの依存を軽減する以外のユース ケースは、ECM システムを実装する組織が合理化された効率的なワークフロー プロセス構造を享受できることを意味します。

これらのコンテンツ管理の使用例によって、企業が ECM を実装する理由を理解していただければ幸いです。コンテンツ管理のその他の使用例については、パートナーである DocuWare にアクセスすることをお勧めします。

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