あなたの緊急時対応計画: それは何であり、それを作成する方法

あなたは、ビジネス オーナーとして、角を曲がったところに何があるかわかりません。 それは完全な財政破綻（そうでないことを願っています）、あるいは世界的なパンデミックのようなものでさえありえます!

災害が何であれ、会社の運命は劇的に変化し、業務を完全に狂わせる可能性があります。

したがって、緊急時対応計画が必要です。

つまり、あらゆる不測の事態に対するバックアップ計画です。

コンティンジェンシー プランとは何か、その利点、および適切なツールを使用して独自のプランを構築する方法を正確に分析しましょう。

コンティンジェンシープランの定義

要するに、緊急時対応計画は、会社のすべての領域をカバーするよく考えられた計画です。

本格的な災害に発展する前に、比較的小さなエラーを修正するように設計されています。

確かに、「プラン B」という言葉はすでに聞いたことがあるでしょう。 そして、それはまさにそれです。 「コンティンジェンシー」プランはたまたま専門用語です。

緊急時対応計画を適切に実行すると、会社はすぐに元の状態に戻ることができます。 それだけでなく、同様の問題が再発しないように設計されています。

コンティンジェンシー プランが重要な理由

企業が持っている古典的な誤解は、次のようなものです。 しかし、現実には、この自己満足は、問題が何度も繰り返されることを意味します。 これが適切に処理されない場合、これらの再発する問題は、ビジネスの閉鎖を含む壊滅的な結果をもたらす可能性があります.

ここ数年で証明されているように、仕事や個人の生活は急速に変化する可能性がありますが、企業はまだこれらの変化に対応する準備ができていない可能性があります。 調査によると、人事担当者の驚異的な 39% が、パンデミックの開始時に COVID-19 に対処するための緊急時対応計画を立てていませんでした。 これは、他のさまざまな理由とともに、迅速に考え、緊急時対応計画を立てることがいかに重要かを示しています。

• ビジネスの損害を軽減するのに役立ちます。緊急時対応計画により、企業は有利なスタートを切ることができ、潜在的な損害を最小限に抑えることができます。 たとえば、小売業で働いていて、製品をリコールする必要がある場合、緊急時対応計画により、すべての店長がそれに対処する必要がなくなります。 3 人の顧客が同じ商品について苦情を言ったとします。 店長は、問題の商品を削除し、顧客にその削除を通知するだけです。 この緊急時対応計画は、最終的に店舗の評判を保護します。
• あなたの会社はより早く立ち直ります– パンデミックが私たち全員を不意を突かせたことは否定できません。 企業は、パンデミック後の時代にさまざまなワークフローに苦しみ、回復し、再設計したため、この規模のイベントが再び発生した場合に備えて、緊急時対応計画を立てています。 これは事実上すべてのシナリオに当てはまります。 手順が整っていれば、次回からはより迅速に実行できます。
• 従業員は自信を持って成長します- 緊急時対応計画により、新入社員でさえ潜在的な問題に備えることができます。 スタッフはさまざまな可能性に対処する方法をすでに知っているため、心配することなく簡単に出勤できます。 たとえば、建設現場で働いていて、安全上の問題に対する緊急時対応計画を立てている場合、チームは、他の人が危険にさらされないようにするために、将来その問題に対処する方法をすでに知っています。

緊急時対応計画を作成するための 5 つのステップ

正直なところ、危機管理計画を立てるのは簡単ではありません。 それには時間がかかり、詳細な調査とブレインストーミングの結果です。 緊急時対応計画を作成する際に、すべての管理者が従うべき重要な手順を次に示します。

まず、チームとして座って、会社として直面する潜在的な課題と思われるものを決定することが重要です。 マネージャーとして、あなたが課題と考えるものは、従業員が日常的に直面するものとは異なる場合があります。 彼らをブレインストーミング プロセスに参加させることで、すべてのチーム メンバーが同じ認識を持つことができます。 すべてのチーム メンバーが会議に参加できない場合は、いつでも提案ボックスを開いて、何らかの形で全員の声が聞こえるようにすることができます。

緊急時対応計画についてスタッフが提案できるようにする

もっと詳しく知る

主要な課題/リスクを特定したら、それらが発生する理由を理解し始めることができます。 次に、これらの問題が再発しないように、これらの問題の解決策をブレインストーミングできます。 将来の事故に備えて、スタッフが電話する必要がある緊急連絡先を書き留めます。 また、緊急時対応計画の手順と、それぞれに必要なリソースを書き留めることもできます。

緊急時対応計画の手順をリストしたら、優先度順にリストする必要があります。 業界が何であれ、安全性は常にリストの一番上にあるべきです。 たとえば、建設の仕事をしている場合、足場をどのように配置するかを決める必要があります。 足場が不適切に構築されている場合は、緊急時対応計画に従って安全手順が実行されます。 事前に労働者に警告することで、危険にさらされることを防ぎ、プロセス中の命を救う可能性があります。

コンティンジェンシー プランを可能な限り効果的にするために、管理者が適切な手順を見つけるのに何時間もかかる大きなバインダーを取り除く時が来ました。 Connecteam などのアプリには必要なものがすべて揃っているため、スタッフは緊急時対応手順に簡単にアクセスし、潜在的な問題が発生する前に他のチーム メンバーに警告することができます。

• チーム メンバーは提案ボックスを使用して緊急時対応計画のアイデアを送信できるため、従業員のエンゲージメントが向上します。
• Connecteam のナレッジ センターを使用すると、すべての手順を写真やビデオなどと一緒にアップロードできます。これにより、チームは状況が発生したときに何をすべきかを正確に知ることができます。 従業員は、マネージャーと電話でやり取りしなくても、何をすべきかを視覚的に確認できます。 それ以外の場合は、内部コミュニケーション (1 対 1 またはグループ チャット) でマネージャーに連絡できます。

• タスク管理を使用して、チーム メンバーが次の手順で緊急時対応計画を実行できるようにします。
• 更新情報を送信して、緊急時対応計画を読み、必要に応じて実行する準備ができていることをチーム全体に知らせます。 従業員は先に進む前にすべてのページを読み、全員がそれを読んで理解していることを確認する必要があります。
• シフト スケジューリングにより、精神的負荷と人的エラーの可能性が排除されます。 たとえば、この機能は従業員に競合を自動的に警告します。 マネージャーは、最悪のシナリオが発生した場合に誰が利用可能/不可能かを確認し、必要なすべてのシフトが確実に満たされるようにすることができます。
• フォーム/チェックリストを使用して、すべてが事前にチェックされていることを確認し、人的エラーの可能性を最小限に抑えます。 リスク評価フォームを従業員に簡単に送信します。 これは、警備員や医療従事者にとって特に有益です。

コンティンジェンシー プランをリリースする準備ができたとしても、それを再検討し、可能な限り効果的かつ効率的であることを確認することが重要です。 会社が成長するにつれて、緊急時対応計画も必要になります。 これは進行中の作業であり、時間をかけて評価および編集する必要があります。

たとえば、自然災害や世界的なパンデミックにより、マネージャーは健康と安全のプロトコルに従って手順を変更する必要がある場合があります。

緊急時対応計画の要点

すべてが完了したら、緊急時対応計画は、従業員が何時間ものトレーニングを必要とするものである必要はありません。 また、すべての従業員を 1 つの部屋に集める必要もありません。これは、デスクレス ワーカーにとって特に困難な場合があります。

真実は、緊急時対応計画を紙の山に印刷する必要はないということです。 代わりに、オールインワン アプリを使用して計画を実行に移し、進行に合わせて関連する変更を加えてください。

Connecteam を使用すると、コンティンジェンシー プランとは何か、将来のさまざまな問題をどのように修正するかを自問する必要がなくなります。 あなたは次のように自問するでしょう:「なぜもっと早く作成しなかったのか?」