職場におけるデジタルコミュニケーションとは何ですか? (+ 使用するのに最適なソフトウェア)
公開: 2023-05-30デジタルコミュニケーションツールは、日常の業務運営において重要な役割を果たしています。 これにより、勤務日を通してチームとの連絡を維持できるため、質問に答えたり、仕事に関する最新情報を入手したりすることができます。 また、従業員が同じ部屋にいなくても互いに会話できるため、コミュニケーションが容易になります。
このガイドでは、職場でのコミュニケーションにソフトウェアを使用する利点について説明し、チームの最新情報を常に把握できるお気に入りのツールを 3 つ紹介します。
重要なポイント
- デジタル通信とは、あらゆる形式の電子通信です。 これには、電子メール、テキスト メッセージング、インスタント メッセージング、ビデオ会議、ソーシャル メディアなどが含まれます。
- 職場でデジタル コミュニケーション ツールを使用すると、生産性が向上し、コラボレーションが強化され、顧客エクスペリエンスが向上します。
- これらのツールを使用すると、情報の整理と保持も容易になります。
- 現在使用するのに最適なデジタル コミュニケーション ツールの 3 つは、Connecteam、Zoom、Google Workspace です。
デジタルコミュニケーションとは何ですか?
デジタル通信には、主にコンピュータ、スマートフォン、タブレットなどのモバイル デバイス上でデジタル的に行われるあらゆる形式の通信が含まれます。 これには、電子メールやテキスト メッセージからビデオ通話やソーシャル メディアでのやり取りまで、あらゆるものが含まれます。
あなたのビジネスでは、おそらくすでに何らかの形式のデジタル通信を使用しているでしょう。 たとえば、今日では電子メールなしで運営している企業を見つけることはほとんどありません。 また、リモートワークの時代には、ビデオ会議やインスタント メッセージング プラットフォームがますます一般的になってきています。
デジタル通信の重要な特徴の 1 つは、情報が瞬時に送信されることです。 メッセージを送信するとすぐにチームに配信され、チームは仕事を続けることができます。
生産性の観点から言えば、これは、各従業員の机に手書きのメモを残したり、情報を共有するためにオフィス内の従業員を追跡したりする必要に比べて、大きな進歩となります。
デジタル時代の職場におけるコミュニケーションの利点は何ですか?
職場におけるデジタルコミュニケーションの利点は非常に多く、今日でも完全にアナログコミュニケーションだけで運営されているビジネスはほとんどありません。 デジタル ツールが提供する主な利点のいくつかを詳しく見てみましょう。
瞬時の情報共有
デジタル コミュニケーション ツールの最大の利点は、情報を即座に共有できることです。 従業員とテキストメッセージでリアルタイムにやり取りができます。 ビデオ通話に参加して、より複雑なアイデアについて話し合うこともできます。
これらの方法はどちらも、従業員のオフィスまで歩いて直接会話したりメモを残したりするよりもはるかに速く情報を伝達できます。 情報を交換するだけで、すぐに仕事に戻ることができます。
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生産性の向上
デジタル通信の速度は生産性に大きな影響を与えます。 従業員は必要な情報を必要なときにすぐに入手できるため、直接の会議を待つために時間を無駄にする必要はもうありません。
情報が効率的に送信されるため、勤務中のダウンタイムが少なくなります。 従業員の生産性が向上することで、より多くの仕事をより迅速に完了できるようになるため、これは会社にとって大きなメリットとなります。 これにより、収益が増加し、期限を守ることができ、顧客満足度が向上します。
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柔軟性の向上
デジタル コミュニケーションを使用すると、情報を効果的に共有するためにあなたと従業員が同じ場所にいる必要はありません。 たとえば、オフィスにいて現場の従業員とテキストメッセージを送信することができます。 デジタル コミュニケーション ツールも、リモートまたは自宅で働く従業員をサポートします。
さらに、デジタル コミュニケーション ツールを使用すると、従業員は必ずしも同時に働く必要はありません。 非同期コミュニケーション プラットフォームを使用すると、従業員にメッセージ、音声メモ、またはビデオを送信でき、従業員は後で時間のあるときに応答できます。
情報保持の向上
デジタル コミュニケーション ツールのもう 1 つの利点は、情報を保存しやすいことです。 紙のメモはシャッフル中に紛失してしまう可能性がありますが、デジタル メッセージは永遠に残ります。
電子メールやその他のデジタル通信をフォルダーに整理し、後で検索することができます。 これにより、後で必要になる可能性のある人のために情報が社内に保存されることが保証されます。 また、特定の文書や通信記録の保存を義務付ける労働規制への準拠も簡素化されます。
顧客体験の向上
デジタル コミュニケーションは従業員を助けるだけでなく、顧客にも役立ちます。
デジタル プラットフォームを使用すると、顧客はより簡単にビジネスに質問できるようになります。 チャットボットから即座に応答を得たり、電子メールでチームに質問を送信したりできます。
メッセージング アプリなどのデジタル コミュニケーション プラットフォームを通じて顧客と共同作業することもできます。 たとえば、チームと顧客のビジネスの代表者を含む共有メッセージング チャネルを持つことができます。 これにより、企業が顧客のために行う仕事に対して顧客の発言力が高まります。
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効率的なコラボレーション
デジタル コミュニケーションは、いくつかの重要な方法でチーム内のコラボレーションを強化します。
まず、従業員が同じ部屋にいなくてもリアルタイムで共同作業できるようになります。 従業員はメッセージやグループ電子メールを通じてプロジェクトに関する情報を共有したり、ビデオ会議を通じてブレインストーミングや問題解決を行ったりできます。
さらに、デジタル ツールを使用すると、従業員は非同期で作業できるようになります。 すべての従業員に会議のための時間を確保するよう要求するのではなく、自分のスケジュールに最適なときにいつでも共同プロジェクトに取り組むことができます。
デジタル コミュニケーション プラットフォームは、さまざまなタスクやプロジェクトに関するコミュニケーションを組織する方法も提供します。 これにより、複数のプロジェクトに一緒に取り組んでいる従業員が重要な情報を追跡しやすくなります。
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対面コミュニケーション vs. デジタルコミュニケーション
職場におけるデジタル コミュニケーションには多くの利点がありますが、デジタル交換は依然として対面コミュニケーションを完全に置き換えることはできません。 ある研究によると、対面でのコミュニケーションは、仮想的なコミュニケーションと比べて、脳内の神経接続に対して異なる、そしてより強力な影響を及ぼします。 つまり、ブレインストーミングには仮想コミュニケーションよりも対面コミュニケーションの方が効果的です。
ただし、すべての情報交換が対面で行われる必要があるわけではありません。 実際、ある程度の対面でのやり取りを維持しながら、ほとんどのコミュニケーションをデジタルで行う方がはるかに効率的であることがよくあります。 たとえば、チームとして大きな意思決定を行うために、対面での会議を予約することができます。
テクノロジーの進歩に伴い、デジタルコミュニケーションと対面コミュニケーションの間の境界線は曖昧になってきています。 ビデオ会議はここ数年で大きく進歩しました。 さらに、新しい仮想現実技術により、近い将来、リモート会議が対面会議と同じように感じられるようになる可能性があります。
職場におけるデジタルコミュニケーションチャネルの例
テキストチャンネル
テキスト チャネルは、ほとんどの人がよく知っているデジタル コミュニケーションの一種です。 これには、テキスト メッセージ、電子メール、ビジネス チャット アプリ内で送信されるメッセージが含まれます。
会社のイントラネットは、テキスト通信のチャネルとしても機能します。 たとえば、イントラネットに投稿されるデジタル化された従業員ハンドブックは、デジタル コミュニケーションの一種です。
音声メモ
音声メモは、情報を迅速に伝達する方法としてますます人気が高まっています。 スマートフォンの SMS アプリやビジネス チャット アプリなど、テキスト メッセージをサポートする多くのプラットフォームが音声メモもサポートするようになりました。
ビデオ会議
ビデオ会議ツールはさまざまな機能を提供します。 双方向のビデオ通話や大規模な会議を開催できます。 ウェビナーを主催したり、ビデオを録画して電子メールやチャット アプリで共有したりすることもできます。
ソーシャルメディア
ソーシャル メディアに最も慣れているのは私生活かもしれませんが、ソーシャル メディアは顧客とつながるための非常に便利なチャネルです。 ビジネス内でソーシャル メディア スタイルのフィードを使用して、主要な発表を共有することもできます。
アンケート
アンケートは、従業員からフィードバックやアイデアを収集するための効果的なデジタル ツールです。 Connecteam のようなプラットフォームを使用すると、アンケートを匿名にするか従業員の名前を付けるかを決定できます。
プロジェクト管理ツール
多くのプロジェクト管理ツールには、チームが進行中の作業について連絡するのに役立つ機能が含まれています。 たとえば、ドキュメントとメモをタスクに添付して従業員に割り当てると、その従業員は新しい割り当てがあるという通知を受け取ります。
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カレンダー
カレンダーは、会議、締め切り、その他のイベントについて連絡する方法を提供します。 たとえば、今後のビデオ会議に関するカレンダーの招待状を従業員に送信できます。
職場のデジタルコミュニケーションガイドライン
職場内でのデジタル コミュニケーションを最大限に活用するために、従うべきガイドラインをいくつか紹介します。
複数のチャネルを使用して通信する
複数のチャネルを使用してチームと通信すると、柔軟性が高まり、より効果的に情報を共有できるようになります。 たとえば、1 人の従業員との単純なやり取りにはテキスト メッセージングを使用しますが、チームとしてのブレインストーミングや意思決定にはビデオ会議を選択する場合があります。
経験則として、チームにとって最適な2 ～ 4 つのコミュニケーション チャネルを使用することに重点を置きます。
トレーニングに時間を割く
使用するデジタル コミュニケーション ツールによっては、慣れるまでに少し時間がかかる場合があります。 したがって、従業員の適切な使用方法について時間をかけてトレーニングすることが重要です。 トレーニングには、ソフトウェアがどのように動作するかだけでなく、チームメンバーが 1 日を通してどのようにソフトウェアを使用することが期待されるかについて説明することも含まれます。
プロのヒント:
最高の職場デジタル コミュニケーション ツールは、習得にほとんど時間がかからないため、テクノロジーにあまり詳しくない従業員でも数分で使い始めることができ、手間なく使い続けることができます。
通知で従業員に過大な負担をかけない
一部のツールはコミュニケーションを非常にシームレスにするため、従業員に通知で過負荷になりがちです。 これを回避する 1 つの方法は、情報を必要とする特定の従業員にメッセージを送信することです。 トピックについて多くのメッセージのやり取りが必要な場合は、簡単な音声通話またはビデオ通話に切り替える方が簡単かもしれません。
メッセージを整理する
多くのビジネス チャット アプリでは、会話をチャネルに整理できます。 あなたとあなたの従業員が取り組んでいるプロジェクトまたはチームごとに新しいチャネルを作成できます。 これにより、後で情報を見つけやすくなるだけでなく、情報が関連する従業員にのみメッセージが届くようになります。
全社的なコミュニケーションポリシーを策定する
すべての企業には明確なコミュニケーション ポリシーが必要であり、貴社のポリシーは従業員ハンドブックに記載される必要があります。
コミュニケーション ポリシーでは、どのようなコミュニケーション ツールをいつ使用するかを規定できます。 また、ビジネスコミュニケーションにおいてどのような種類のスピーチが許可され、どのようなトピックが立ち入りを禁止されるかについてのガイドラインを確立することもできます。 これは、職場がすべての従業員にとって包括的であると感じられるようにするために重要です。
2023 年のベストデジタルコミュニケーションツールおよびソフトウェア
職場でのデジタル コミュニケーション用のプラットフォームは数十ありますが、それらをトップ 3 に絞り込みました。
コネクトチーム
Connecteam は、チームと通信するための機能を多数備えたオールインワンの作業運用プラットフォームです。
まず、Connecteam は、アプリに直接組み込まれた使いやすいチャット機能を提供します。 メッセージ、音声メモ、写真やビデオ、添付ファイルなどを送信できます。 1 対 1 とグループの両方の会話をサポートしており、チャットをタスクまたはチームベースのチャネルに整理できます。
Connecteam が他のチャット アプリと異なる点の 1 つは、マネージャーに与えられるコントロールのレベルです。 どの従業員がどのチャネルに参加して投稿できるかを決定することができ、会話を管理して従業員が話題に沿ったプロフェッショナルな状態を維持できるようにすることができます。
部門または全社的な発表のために、Connecteam は ソーシャルメディアスタイルの更新フィード。 コメントといいね! をサポートしていますが、投稿に対してこれらをオフにするオプションもあります。 事前に投稿をスケジュールし、誰が更新を閲覧したかを追跡することもできます。
Connecteam はまた、カスタマイズ可能なアンケートや投票により、従業員からのフィードバックを収集するプロセスを合理化します。 アンケートは匿名の回答をサポートしており、ライブ投票を開催してフィードバックを即座に収集することもできます。
Connecteam のその他のコミュニケーション機能には、従業員ディレクトリ、ナレッジ センター、イベント カレンダーなどがあります。 ナレッジ センターを使用すると、従業員ハンドブック、業務文書などの重要な文書を保存できます。
さらに、Connecteam には、従業員が進行中のタスクに関するメモを共有できるプロジェクト管理ツールが含まれています。
Connecteam は、従業員 10 人までの企業であれば完全に無料で使用できます。 大企業の場合、最大 30 ユーザーまでの料金は月額わずか 29 ドルからです。
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ズーム
Zoom は、リモート チームの共同作業に役立つ、広く使用されているビデオ会議ソリューションです。 マネージャーは 1 対 1 の会議を開催したり、一度に最大 1,000 人の出席者を主催したりできます。 ユーザーは、会議中にライブ投票を主催したり、プレゼンテーションの画面を共有したりできます。
Zoom ミーティングには仮想ホワイトボードが含まれており、ユーザーはアイデアを共有し、一緒に意思決定を行うことができます。 ホワイトボードは同時編集をサポートしており、テンプレートを使用してカスタマイズできるため、アイデア出しのプロセスを迅速に開始できます。
このソフトウェアを使用すると、主催者は会議中に出席者を小会議室に分割することもできます。 これにより、従業員は小さなチームでアイデアに取り組み、グループ全体に報告することができます。
さらに、Zoom には電子メール クライアント、共有カレンダー、チーム チャットが含まれています。
Zoom は、ユーザーが 40 分間の会議に制限される無料プランを提供しています。 有料プランはユーザーあたり月額 15.99 ドルから始まります。
Google ワークスペース
Google Workspace は、Google ドライブ、Gmail、Meet などのアプリが含まれる生産性スイートです。 Drive は、チーム内のコラボレーションを促進するため、コミュニケーション ツールとして特に興味深いものです。
Google ドライブを使用すると、複数の従業員が同じドキュメント、スプレッドシート、またはプレゼンテーションを同時に編集できます。 ドキュメント内にコメントを残すこともできます。
コメントを使用すると、従業員は非同期で作業できるため、複数のタイムゾーンにまたがるチームにとって役立ちます。 コメントはスレッド化されるため、従業員はやり取りを行うことができます。
さらに、Google ドライブは Google Workspace の一部であるため、従業員はタスクについてさらに詳しく話し合う必要があるときに Meet でビデオ通話を開始できます。
Google ドライブを使用すると、ユーザーはファイルをフォルダーに整理し、従業員のグループと共有することもできます。 管理者はファイルを共有するときにメモを残せるほか、ファイルの内容を編集する権限を持つユーザーを制御できます。
Google Workspace の料金はユーザー 1 人あたり月額 6 ドルからです。
結論
デジタル コミュニケーションには、メッセージング、ソーシャル メディア、ビデオ会議などが含まれます。 職場内では、デジタル コミュニケーション ツールを使用すると、従業員の共同作業が容易になるだけでなく、生産性の向上や情報の整理にも役立ちます。
選択肢は無数にありますが、企業向けのデジタル コミュニケーション ツールとして特に人気があるのは、Connecteam、Zoom、Google Workspace の 3 つです。 3 つのプラットフォームを比較すると、 Connecteam が最高のオールインワン ソリューションとして際立っています。 従業員が 10 人以下の企業向けの無料プランに加えて、あらゆる規模のチーム向けの手頃な有料プランを提供します。
よくある質問
デジタルコミュニケーションの定義は何ですか?
デジタル通信は、通常はインターネット上で電子的に行われるあらゆる種類の通信です。 これには、電子メール、インスタント メッセージング、ビデオ通話、ソーシャル メディアが含まれます。
職場で最も一般的なデジタル コミュニケーションの種類は何ですか?
職場での一般的なデジタル コミュニケーションには、電子メール、インスタント メッセージング、ビデオ会議などがあります。 電子メールなしで運営できる企業はほとんどなく、チーム内で情報を迅速に共有するためにインスタント メッセージングに依存する企業が増えています。 一方、ビデオ会議により、チームは仮想的に会議を行うことができます。
デジタルコミュニケーションがビジネスにとって重要なのはなぜですか?
職場におけるデジタルコミュニケーションには多くの利点があります。 何よりもまず、デジタル コミュニケーション ツールにより、企業は情報を迅速に共有できるようになります。 これらは、顧客とのコミュニケーション、従業員間のコラボレーションの促進、生産性の向上にも不可欠です。 今日、ほとんどすべてのビジネスはデジタル通信に依存しています。