デジタル従業員のオンボーディング: 利点、課題、およびツール

公開: 2023-03-12

重要ポイント

デジタル従業員のオンボーディングでは、ツールとテクノロジーを使用して新入社員をオンボーディングします。対面でのコース、トレーニング、会議は必要ありません。
デジタルでのオンボーディングの利点には、効率の向上、コストの削減、および利便性の向上が含まれます。
デジタルオンボーディングに関連する課題には、新入社員の孤立感、退屈なプロセスの発見、情報過多の経験などがあります。
さまざまな種類のコンテンツを使用し、新入社員がチームの一員であると感じられるようにし、専用のオンボーディングアプリを使用して、デジタルオンボーディングプロセスを最適化します。

従業員を適切にオンボーディングすることで、従業員は自分の役割の範囲を理解し、チームに慣れ、ビジネスの目標と企業文化に慣れることができます。適切なオンボーディングがなければ、新入社員は自分の居場所を見つけるのに苦労し、意欲を失ってしまう可能性があります。これは彼らの生産性に悪影響を与える可能性があり、ラインをやめてしまう可能性さえあります。

従来のオンボーディングには、多くの事務処理、一般的な手順が含まれ、継続的なサポートはほとんどありません。膨大な時間と労力がかかる可能性があり、プロセス全体で従業員の関与を維持することは困難です。しかし、デジタル従業員のオンボーディングはそれをすべて変えます。

このガイドでは、デジタルオンボーディングとは何か、その利点と課題について説明します。また、デジタルオンボーディングプロセスを最適化するために使用する最適なツールについても説明します。

デジタル従業員のオンボーディングとは?

デジタル従業員のオンボーディングには、ツールとテクノロジーを使用して新しい従業員をオンボーディングすることが含まれます。従来のオンボーディングは対面で行われますが、デジタルオンボーディングは完全にオンラインで行うことができます。

企業は、アプリやウェブプラットフォームなどのウェブベースまたはモバイルベースのオンボーディングソフトウェアを使用して、完全にカスタマイズされたオンボーディングプログラムを作成できます。これらのツールを使用して、トレーニングコースの作成と公開、チームへの新入社員の紹介、ポリシーの共有、ドキュメントの収集などを行うことができます。

デジタル従業員オンボーディングのメリット

従来のオンボーディングと比較して、デジタルオンボーディングには多くの利点があります。これらには以下が含まれます：

効率の向上

従来のオンボーディングは、多くの事務処理と長時間のトレーニングセッションを伴う、時間のかかるプロセスであることがよくあります。デジタルオンボーディングは、多くの反復的なタスクを自動化し、プロセスを遅滞なく進行させます。

また、新入社員がいつでもアクセスできるデータベースにすべてを保存することもできます。これにより、ドキュメントをすばやく簡単に入力して送信できるようになり、人事担当者は必要なすべての情報を 1 か所で入手できるようになります。

また、デジタルオンボーディングにより、直接会わなくてもすぐに開始できます。新入社員は、入社初日までに、必要な知識とリソースをすべて備えており、すぐに仕事を始めることができます。

コスト削減

デジタルオンボーディングソフトウェアを使用すると、オンボーディングドキュメントの印刷と保存、または対面トレーニングセッションの作成と実施のコストについて心配する必要がなくなります。

デジタルシステムを使用すると、従業員のファイルを 1 つの場所に自動的に保存および管理できます。また、包括的なオンライントレーニングコースを作成して公開できるため、対面トレーニングに時間と費用を費やす必要がありません。数分でコースを開発し、新規採用者が修了できるようにすぐに公開できます。

また、デジタルオンボーディングは従業員の定着率を高め、採用と雇用のコストを削減します。優れたオンボーディングエクスペリエンスは、従業員がサポートされていると感じ、あなたの組織に入社するのは良い選択だったという考えを強化するのに役立ちます。これにより、仕事の満足度が向上し、早期退職の可能性が減少します。

利便性の向上

デジタルオンボーディングは、関係者全員にとって便利です。 オンボーディングソフトウェアには 24 時間年中無休でアクセスできます。新入社員は、モバイルまたはデスクトップデバイスから自分のペースでオンボーディングコースを修了できます。

また、従業員は重要な情報を見つけるために書類の山を探し回る必要もありません。デジタルシステム内では、必要なドキュメントに数秒でアクセスできます。

さらに、多くのデジタルオンボーディングソフトウェアソリューションには、新入社員に継続的なサポートを提供するために使用できるチャット機能があります。オンボーディングが完了した後でも、質問にすばやく答えることができます。

オンボーディングリソースを簡単に更新して時間と労力を節約

デジタル従業員オンボーディングソフトウェアを使用すると、新しいオンボーディングリソースを簡単にアップロードしたり、既存のリソースを更新したりできます。デバイスを数回クリックまたはタップするだけで、重要な新しいドキュメントやファイルを追加したり、既存のリソースを数分で更新したりできます。

さらに、デジタルオンボーディングツールは柔軟で、情報の提示方法をカスタマイズできます。オンボーディングのニーズや目標が変化した場合は、プロセスを簡単に調整できます。オーディオ、リンク、ビデオ、クイズ、その他のさまざまなファイルを追加したり、特定のコースを互いにグループ化したりできます。

これにより、時間と労力が大幅に節約され、オンボーディングプロセスの更新と管理の頭痛の種がなくなります。

従業員をサポートし、新人研修プロセスを最適化するためのより良い洞察

デジタルオンボーディングにより、企業はオンボーディング全体で従業員の進捗状況を追跡することもできます。通常、進行状況はダッシュボードに表示されます。

このダッシュボードでは、コースを開始したユーザーと進行中のユーザーを確認できます。また、コースの完了を監視します。これにより、従業員が順調に進歩していることを確認し、新入社員が適切な書類を期限内に提出できるようになります。

さらに、進捗状況を追跡することで、従業員が特定のオンボーディングタスクやトレーニングコースに苦労しているかどうかを簡単に確認できます。この洞察を使用して、オンボーディング資料を調整し、プロセスを微調整できます。

デジタル従業員のオンボーディングの課題

デジタル従業員のオンボーディングには多くの利点がありますが、注意すべき課題もいくつかあります。

新入社員は孤立感を感じる

デジタルオンボーディング中、新入社員はマネージャーやチームメンバーと直接会うことができません。これにより、彼らは孤立していると感じたり、チームの「本当の」一員ではないように感じたりする可能性があります.

それは刺激的ではないか退屈かもしれません

多くの場合、オンボーディングプロセスには、新入社員がすぐに慣れるための電子メールといくつかのドキュメントが含まれます。従業員は必要な情報を持っているので、彼らは仕事をします。しかし、それらはエキサイティングではありません。 従業員エンゲージメント。

ポリシーを確認し、書類に記入し、書類に目を通していくだけの基本的なオンボーディングプロセスでは、新入社員は興奮せず、自分の役割について興奮することもありません。これにより、従業員は意欲を失い、生産性の低下や離職率の増加につながる可能性があります。

新入社員は情報過多を経験する可能性があります

新入社員がオンボーディングを行うとき、やるべきことや学ぶべきことはたくさんあります。確認して署名する文書、話す相手、理解する義務があります。これは、新入社員にとって非常に圧倒される可能性があり、最初の数日間は情報過多につながる可能性があります。

デジタルオンボーディングプロセスを改善する方法

以下は、デジタル従業員のオンボーディングエクスペリエンスを最適化および改善するためのヒントです。

プレオンボーディングを真剣に受け止める

デジタル従業員のオンボーディングプロセスの成功は、プレオンボーディングから始まります。これには、新入社員が正式に勤務初日を開始する前に行われるすべての活動が含まれます。プロセスをスムーズに実行したい場合は、事前オンボーディングを真剣に検討する必要があります。

オンボーディング前のアクションアイテムには、次のようなものがあります。

新入社員の電子メールアカウントおよび/またはプラットフォームアクセスの設定
ウェルカムパッケージの作成
会社の組織図や福利厚生方針などの従業員情報の送信
新しいメンバーが参加することをチームの他のメンバーに通知します。

オンボーディングとトレーニング中にさまざまな種類のコンテンツを使用する

オンボーディングは刺激的ではないことが多いため、さまざまな種類のコンテンツを使用してデジタルオンボーディングエクスペリエンスを改善してください。

何十もの PDF やテキストドキュメントを送信する代わりに、ビデオ、インフォグラフィック、さらにはクイズを使用して重要な情報を伝えることを検討してください。これらは、オンボーディングを面白く保ち、新入社員のエンゲージメントを維持することができます。

目標について話し合う

オンボーディング中に従業員と目標のリストを共有することは、デジタルオンボーディングプロセスを最適化するもう 1 つの優れた方法です。

たとえば、新規雇用の30-60-90 日計画。これは、彼らが新しい仕事で最初の 3 か月間に行うこと、学ぶこと、達成することの概要を示しています。

ただし、新入社員を情報で圧倒したり、非現実的な目標を達成するように強要したりしないでください。従業員に設定するすべての目標は、具体的で、測定可能で、達成可能で、現実的で、期限のあるSMARTでなければならないことを忘れないでください。

コミュニケーションを改善する

新入社員と良いスタートを切りたいので、彼らとうまくコミュニケーションをとるように努めてください。電話、メール、またはテキストを送信できます。

ただし、新入社員と連絡を取り合うための魅力的な方法も試してください。楽しいクイズを作成したり、アンケートを作成したり、GIF を共有したり、会話の流れを助けるアイスブレーカーを考え出すことができます。雑学クイズをしたり、新入社員と楽しい事実を交換したりすることもできます。

さらに、新入社員がオンボーディングプロセス中に同僚と話せるように、グループチャットに新入社員を追加することを検討することもできます。

新入社員を温かく迎える

グループチャットのメッセージまたは全社的な電子メールを介してチームの他のメンバーに新入社員を紹介し、彼らを温かく歓迎します。ビデオ会議は、これを達成するためのもう 1 つの優れた方法です。

これにより、新入社員はすぐに会社への帰属意識を感じることができます。このように感じると、仕事に集中する可能性が高くなります。これは離職率を低く抑えるのに最適です。従業員は満足している会社を辞める可能性が低くなります。

メンターまたはオンボーディング仲間を提供する

また、新入社員にメンターまたは「オンボーディングバディ」を提供することも検討する必要があります。新入社員と、そのポジションにいる、または新入社員の役割について幅広い知識を持っている現職の従業員をペアにして、彼らができる限り役立つようにします。

コツを教えてくれる人がいれば、新入社員はより早く仕事に慣れ、圧倒されることも少なくなります。さらに、これにより、最初から同僚と重要な関係を築くことができます。

体験をパーソナライズする

オンボーディングプロセスをパーソナライズするように努めます。これを行うには、新入社員をその役割に基づいて異なる方法でオンボーディングします。たとえば、独立請負業者は、パートタイムおよびフルタイムの従業員が受け取るものとは異なる、請求および福利厚生に関するオンボーディング情報を必要とします。一方、監督者は、スタッフを適切に監督できるように、会社のポリシーとプロセスに焦点を当てたオンボーディングが必要になります。

また、従業員の学習スタイルに基づいて、従業員のオンボーディングエクスペリエンスを調整することもできます。たとえば、聴覚学習者と視覚学習者向けに異なるオンボーディング方法を実装できます。聴覚学習者向けの特定の義務とポリシーを説明するビデオまたはオーディオ録音を用意できます。また、視覚学習者向けのインフォグラフィックと段階的な視覚ガイドを用意することもできます。

プレオンボーディング中に、アンケートを送信して、新入社員に学習方法を尋ねることができます。次に、適切なオンボーディング方法を使用して、彼らの経験を前向きなものにすることができます.

オンボーディングにアプリを使用する

専用のアプリまたはソフトウェアソリューションを使用すると、従業員のデジタルオンボーディングがより簡単になります。

デジタル従業員オンボーディングソフトウェアを使用すると、トレーニングコースをすばやく簡単に作成でき、新入社員はモバイルデバイスまたはデスクトップデバイスでコースを完了することができます。従業員は、ドキュメントを確認して署名し、会社のナレッジベースにアクセスすることもできます。

雇用主は、追跡ツールを使用して、新入社員がオンボーディングを通じてどのように進んでいるかについての洞察を得ることができます。また、オンボーディングタスクの期限を設定し、新規採用者に即時通知を送信して完了させることもできます。一部のオンボーディングアプリには、貴重なフィードバックを得るのに役立つライブ投票、アンケート、提案ボックスもあります。

何よりも、いつでもどこからでもオンボーディングアプリを使用できます。

デジタル従業員のオンボーディングに最適なツール

アプリといえば、デジタル従業員のオンボーディングに最適なツールをいくつか見ていきましょう。

コネクトチーム

Connecteam は、受賞歴のあるオールインワンのオンボーディングソリューションおよび作業管理システムです。

数回クリックするだけで、独自のオンボーディングプログラムを設計できます。オンボーディングプロセス全体を Connectteam アプリ内から直接管理できます。新入社員もアプリから直接オンボーディングできます！彼らは自分のペースで働き、どこからでもオンボーディングを完了することができます。

Connecteam は、コースの作成も簡単にします。新規採用者が一度に多くの情報に圧倒されないように、コースを小さなセクションに分割できます。

コースの内容と構造を完全にカスタマイズし、簡単に更新できます。 Connecteam には、新入社員が知識を保持していることを確認するために使用できる、カスタマイズ可能なクイズ、アンケート、およびフォームがあります。さらに、ビデオ、PDF、リンク、およびその他の資料をコースに簡単に追加できます。さらに良いことに、Connecteam を使用すると、オンボーディング資料を再利用して、必要なときにいつでも更新できます。

さらに、Connecteam を使用すると、新入社員からドキュメントを収集し、コース修了の締め切りとリマインダーを設定できます。また、役割や開始日に基づいて、適切な人にオンボーディングコースを自動的に送信することもできます。

Connecteam では、従業員のオンボーディングの進行状況をリアルタイムで簡単に追跡することもできます。また、誰がトレーニングコースを修了したかを確認することもできます。これらの洞察は、潜在的な問題領域を特定するのに役立つため、データ主導の意思決定を行ってオンボーディングプロセスを改善できます。

Connecteam の調査、投票、人事提案ボックス機能を使用すると、従業員から貴重なフィードバックを収集することもできます。

さらに、Connecteam のアプリ内チャットにより、新入社員は簡単に質問したり、回答を得たり、より広いチームとコミュニケーションを取ることができます。

Connecteam のタイムトラッキングツールは、オンボーディングおよびそれ以降のためのもう 1 つの優れた機能です。秒単位まで正確なタイムレコーダーを備えているため、従業員は常に正確に支払われます。

Connecteam は、 30 ユーザーで月額わずか 29 ドルからです。最大 10 ユーザーの中小企業向けに、無料試用版と永久無料プランを提供しています。

ゼネフィット

Zenefits は、採用、オンボーディング、および従業員の記録を管理するための HR ソフトウェアソリューションです。このプラットフォームは人事プロセスを自動化し、セルフオンボーディングを提供するため、新入社員は初めて出社する前にオンボーディングできます。

Zenefits は、オンボーディングのカスタマイズ、求人の送信、バックグラウンドチェックの実行も可能です。また、契約書などの書類への署名も簡素化されます。福利厚生と給与を処理でき、管理者はオンボーディングの進行状況を追跡できます。

Zenefits の基本パッケージは、従業員 1 人あたり月額 8 ドルからです。無料のデモを提供していますが、無料プランはありません。

バンブーHR

Bamboo HR は、オンボーディング中の従業員エクスペリエンスをカスタマイズするためのデジタルソリューションです。

ビジネスオーナーとマネージャーは、オンボーディングテンプレートの作成、従業員データベースの作成、タスクの割り当て、進捗状況の追跡を行うことができます。また、Bamboo HR は従業員の署名を集めるのにも役立ち、反復的なオンボーディングタスクを簡素化できます。また、他の作業管理ツールやアプリと統合することもできます。

Bamboo HR は価格を公開していません。代わりに、企業は連絡を取り、価格の見積もりを求める必要があります。

Bamboo HR は無料試用版を提供していますが、無料プランはありません。

結論

不適切なオンボーディングは、新入社員を苛立たせ混乱させる可能性があり、会社からの早期退職につながる可能性があります。デジタルオンボーディングにより、プロセスがより効率的になり、費用対効果が高くなり、関係者全員にとって便利になります。

デジタルオンボーディングには課題がありますが、プロセスを最適化することでそれらに取り組むことができます。これは、さまざまな種類のコンテンツを使用したり、新入社員にオンボーディングメンターを割り当てたり、目標について話し合ったりすることで実現できます。

デジタル従業員のオンボーディングプログラムを作成する最良の方法の 1 つは、Connecteam のような専用のソフトウェアソリューションを使用することです。新入社員をできるだけ効率的に最新の状態に追い込み、最初からエンゲージメントを感じてもらうことができます。