従業員業績評価の完全ガイド (+ 無料テンプレート)

リーダーまたは人事担当者として、あなたには、従業員がフィードバックを受け取り、目標を設定および達成し、キャリアを発展させるのに役立つ堅牢な業績評価プロセスを確保する責任があります。 業績評価がなければ、従業員は自分の業績を明確に把握できず、改善の機会を逃してしまいます。

定期的に業績評価を行うことで、あなたと従業員の連携を保つことができますが、どこから始めればよいでしょうか? このガイドでは、パフォーマンス レビュー プロセスを構築、管理、文書化するために必要なすべてを説明します。 便利な無料テンプレートも付属しており、パフォーマンス管理ソフトウェアを使用してプロセスを簡素化する方法も説明しています。 飛び込んでみましょう。

従業員業績評価とは何ですか?

従業員パフォーマンスレビューは、リーダーが従業員のパフォーマンスを評価し、正式なフィードバックとガイダンスを提供するプロセスです。

一般的な業績評価は、従業員の自己評価、成功と改善分野に関するマネージャーのフィードバック、全体的な業績評価、および目標設定で構成されます。

マネージャーは、従業員に一貫したフィードバックを随時提供する必要がありますが、パフォーマンスレビューでは、フィードバックを交換し、目標と成長分野を設定するために協力するための専用の時間とスペースが提供されます。

パフォーマンス、成果、目標について話し合うための具体的な時間を確保することで、従業員が自分の成長と成功に専念していると感じることができます。

パフォーマンスレビューの種類

業績評価にはいくつかの種類がありますが、構造と頻度レベルを決定し、すべての従業員に対してそれを継続させることが重要です。

毎月

従業員との頻繁なタッチポイントが必要な場合は、月次レビューにより正式なフィードバックをより頻繁に提供できるようになり、従業員に継続的に改善する機会が与えられます。 これらを構造化する 1 つの方法は、30-60-90 構造を使用することです。この場合、30 日、60 日、および 90 日までに達成する目標について合意します。

ただし、毎月のパフォーマンス評価には時間がかかる場合があります。 評価やフィードバックセッションが頻繁に行われると、常に業績評価に取り組んでいるように感じられ、ストレスがかかる可能性があります。 このように頻繁にレビューを行うと、従業員が長期的な成長よりも短期的な目標に重点を置くことにもなりかねません。

四半期ごと

四半期評価には、年に 4 回しか行われないため、時間がかからず、フィードバックも頻繁に得られるという利点があります。 四半期を通じてフィードバックを収集することで、より包括的なレビューが可能になり、長期的な戦略的目標に焦点を当てることができます。

逆に四半期ごとの場合、従業員へのフィードバックが遅れてしまう場合があります。 これにより改善が妨げられる可能性があります。 労働者はまた、正式に肯定的な評価を受けるまで、より長く待たなければなりません。

毎年または半年ごと

より包括的な評価を行うために、多くの企業は年次または半年（年に 2 回の意味）の業績評価を選択しています。 これにより、従業員の仕事を長期的に評価し、より詳細な目標設定とキャリア成長計画を立てることが可能になります。 また、レビューは年に 1 ～ 2 回だけなので、管理上の負担も軽減されます。

ただし、正式なフィードバックの頻度が低いと、軌道修正やパフォーマンスの改善に時間がかかる可能性があります。

従業員の業績評価を行うのは誰ですか?

通常、マネージャーは人事部門やその他のリーダーのサポートを受けてパフォーマンス レビューを実行します。

マネージャーとして、従業員の仕事を最もよく知っているのはあなたです。 さらに、従業員とあなたとの関係は、人事や上司との関係よりも強い可能性があります。 ほとんどの企業では、業績評価プロセスが文書化されると、人事部門がそれを監督します。

パフォーマンスレビューが重要なのはなぜですか?

業績評価を恐ろしいと感じる人はよくいます。 上司とパフォーマンスについて話し合う公式の会議は不安を引き起こす可能性があります。 ただし、業績評価は重要な役割を果たすため、前向きな経験として扱う必要があります。

パフォーマンスレビューは、建設的かつ肯定的なフィードバックを直属の部下と共有する機会を提供します。

また、目標や期待について一致する機会でもあるため、従業員は自分のキャリアの進歩について明確に洞察を持って会議を終えることができます。

さらに、レビューは高いパフォーマンスを評価し、成果を認める絶好の機会です。 業績評価は、優秀な従業員を昇進させるきっかけとなり、後継者計画について考える機会にもなります。

もちろん、パフォーマンス レビューは、期待どおりのパフォーマンスを発揮していない従業員とつながる時間でもあります。 従業員が期待していることや従業員がどこに達していないのかについてオープンかつ正直に話し合うことは、改善のための戦略を立てたり、追加のトレーニングの必要性を理解したりするのに役立ちます。

従業員のパフォーマンス評価を効果的に行う方法

パフォーマンス レビューを効果的でモチベーションを高めるために、心に留めておくべきヒントがいくつかあります。

従業員と個人的に、できれば直接会いましょう

従業員の業績評価は神経をすり減らし、感情的になりやすいため、個人的な配慮が重要です。 機密性を確保するために、レビューはオフィスなどのプライベートな場所で行ってください。 直接レビューを行うのが最善ですが、それが不可能な場合は、ビデオ会議を試してください。

ビデオでも対面でも、対面で話すことで、誤解、コミュニケーションの誤り、気が散ることが少なくなります。

具体的かつ詳細に記載する

パフォーマンス レビューの最も重要なヒントの 1 つは、具体的であることです。 フィードバックが決して驚くべきものであってはいけないのと同じように、曖昧であってはなりません。 具体的な例について話し合うことで、従業員に自分のパフォーマンスについて必要な明確性を与えます。

これは、肯定的なフィードバックと建設的なフィードバックの両方に当てはまります。 明確な改善点を共有することと同じくらい、具体的な達成例を挙げることが重要です。 具体的なフィードバックにより、あなたの評価が事実に基づいていることが明確になります。

以下に、従業員のパフォーマンス レビューの前後に役立つ言葉のサンプルをいくつか示します。

• 「仕事が遅すぎて、期待に応えられません。」 → 「私たちはあなたが 1 時間あたり 70 個のウィジェットを詰め込むことを期待していますが、平均は 1 時間あたり 50 個でした。 この役割の期待に応えるには、平均 1 時間あたり 70 回のパフォーマンスが必要です。」

• 「あなたはチームを助けるのが上手です。」 → 「あなたは今年、時間の 25% を当社の新入社員研修に費やしていただきました。 あなたはこれを自ら率先して実行し、新入社員は以前よりも 1 週間早く仕事に慣れることができました。 すごい仕事！"

正直で、率直で、親切であること

建設的なフィードバックを与えるのは必ずしも簡単ではありませんが、業績評価は従業員の成長を助けることを目的としています。 したがって、パフォーマンスについて正直であることがプロセスの重要な部分であり、マネージャーにとってパフォーマンスを評価するための最大のヒントの 1 つです。

そのためには、従業員が最高のパフォーマンスを発揮できるよう指導するという目標を思い出してください。

このための準備はレビューのかなり前から始まります。 最初のステップは、時間をかけて強固な関係を築き、従業員の成長を気にかけていることを示すことです。 これは、従業員と定期的に会議を開き、トレーニングや指導などの成長と能力開発の機会を提供し、日々共感を示すことで達成できます。

次に、パフォーマンス評価の際に、フィードバックが正直、直接、親切なものであることを確認します。 これを実現するには次のような方法があります。

• 「I」ステートメントの使用。 そうすることで、従業員を非難したり責任を押し付けたりしているように聞こえることを避けることができます。
  • 例: 「会議中に同僚の話をすると、同僚の気分を悪くします。」 → 「過去 2 回の会議で、あなたが一部の同僚の意見を上回り、そのせいで同僚が自分の考えを十分に共有できていないことに気づきました。」

• 例の共有。 これにより、フィードバックが状況に応じて反映され、従業員が自分が優れている点と改善が必要な点を把握できるようになります。
  • 例: 「あなたは決して時間通りに来ません。」 → 「最後の四半期では、予定されているシフトの 20% で少なくとも 15 分遅刻しているようです。」

• 主観を避ける。 「常に」「決して」などの絶対的な言葉や、「良い」「悪い」などの気まぐれな表現を使用するのではなく、公平かつ客観的な言葉遣いを心がけてください。
  • 例：「あなたはいつも間違いを犯します。」 → 「あなたの最後の 3 つのレポートにいくつかの間違いが含まれていることに気付きました。そのため、チームの他のメンバーがあなたの指摘を理解することが困難になっていました。」

• 改善のための提案を共有します。 従業員の改善に役立つ実用的な提案とリソースを提供して、従業員の成功を目指します。
  • 例: 「プレゼンテーションがもっと上手になる必要があります。」 → 「あなたの前回のプレゼンテーションは、思ったほど明確で構成されていないことがわかりました。 人前でのスピーチに関するリソースをメールでお送りしますので、ご確認いただくことをお勧めします。 来週も一対一のトレーニングセッションを設定しましょう。」

また、 「褒め言葉のサンドイッチ」は、ごまかしくて効果がないと感じる可能性があるため、避けることをお勧めします。 これは、肯定的なフィードバックを共有し、次に否定的なフィードバックを共有し、その後再び肯定的なフィードバックを共有する場合です。 代わりに、パフォーマンス レビューを成果に関するセクションと改善領域に関するセクションに分割することを検討してください。

偏見を浸透させないでください

業績評価では、意図せず偏った言葉を使用してしまいがちです。 たとえば、「嫌な感じ」や「素敵な」などの表現は、女性にとって否定的な意味合いをもつ可能性があります。 偏見は最悪の場合、人種差別や年齢差別につながる可能性がありますが、その他の一般的な偏見にも注意してください。

マネージャーは、親近感を抱いている人 (自分との類似性バイアス) や、最近多くの時間を一緒に過ごした人 (最新性バイアス) に対して、より好意的な評価を与えることがあります。

マネージャーが特定の特性やスキルを強く評価している場合、ハロー効果や角効果に陥る可能性があります。たとえそれがそのスキルに関連していなくても、そのスキルを体現している人には優れた評価を与え、そうでない人には悪い評価を与えることになります。仕事。

例を使用し、フィードバックが正直かつ客観的であることを確認することは、パフォーマンス レビュー中の偏見を避けるための優れた方法です。 さらに一歩進めて、複数の情報源からフィードバックを収集し、従業員の評価が個人的な観点によって偏っていないようにしましょう。 従業員の同僚、直属の部下、その他のマネージャーと話し合ってください。

自分のパフォーマンスについてフィードバックを求めることを忘れないでください

数分かけて従業員からフィードバックを求めます。従業員をより適切にサポートしたり認識したりできる方法はありますか? 彼らがより成功するために何が役立つでしょうか?

必ず耳を傾け、フィードバックを真剣に受け止めてください。 変更を行った場合は、数週間または数か月後にチェックインするようにリマインダーを設定し、状況がどのようになっているかを確認してください。

励ましの気持ちと前に進む明確な道筋で終わる

レビューの傾向が肯定的であろうと否定的であろうと、肯定的な雰囲気で終わります。 評価の全体的なポイントと今後に期待することを繰り返します。 何を期待しているのかを明確にする そして従業員にあなたに何が必要かを尋ねます。

たとえレビュー自体が完全に肯定的でなかったとしても、彼らは励まされ、サポートされ、何か取り組むべきことがあると感じて帰る必要があります。

次回チェックインする予定を伝え、会ってパフォーマンスについて話してくれたことに感謝の意を伝えます。 また、電子メールやダイレクト メッセージでフォローアップして、時間と労力に感謝していることを伝えることもできます。

レビュー間でフィードバックを共有する

業績評価の最も重要なルールの 1 つは、決して驚くべきものであってはいけないということです。 年間を通じてフィードバックを提供することで、従業員の不意を突くことを防ぎます。 従業員は透明性を高く評価し、定期的なフィードバックは必要に応じて軌道修正するのに役立ちます。

これは、正式なパフォーマンス評価を作成するのにも役立ちます。 レビュー期間中はメモを取り、フィードバックを与える際には文書化してください。 これにより、すべてを自分で覚えておく必要がなくなり、従業員が完全かつ公正な評価を受けることができるようになります。

従業員のパフォーマンスレビューの例: 重点分野と質問

詳細は組織によって異なりますが、すべてのパフォーマンス レビューには共通の要素があります。 次回のレビューで従業員を評価する方法を決定する出発点として、以下に概説する重点分野と質問の例を使用してください。

• 役割の習熟度:従業員はその役割の要件を認識し、それを達成していますか? 彼らの仕事はそのポジションの期待を満たしているか、あるいはそれを上回っていますか? 職務内容またはキャリアラダーを参照して、従業員がそれに対してどのようにパフォーマンスを発揮しているかを評価します。

• リーダーシップ:従業員は模範を示し、率先して行動しますか? 彼らはチーム内の他の人と知識を共有していますか? 彼らは新しいアイデアや解決策を提供しますか?

• 指標と KPI:従業員は自分のポジションの目標を達成できますか? 彼らの役割に特定の重要業績評価指標 (KPI) がある場合、それらはそれを満たしているか、超えていますか? 従業員はどのような点でそれ以上のことを行っていますか?

• チームワークとコラボレーション:従業員はどのように協力していますか? 彼らは定期的にフィードバックを求めて提供し、チームメンバーの洞察から学んでいますか? 彼らはチームまたは会社の共通の目標に向かって取り組んでいますか?

• 顧客サービス:従業員の顧客、クライアント、または関係者は、提供されるサービスに満足していますか?

• 影響:従業員がチーム、部門、または会社に与えた影響の例はありますか?

• コミュニケーション:従業員は、積極的に耳を傾け、迅速に応答するなど、あらゆるレベルに対して明確かつ効果的にコミュニケーションを行っていますか?

• 会社の価値観:従業員は会社の価値観と原則を体現していますか?

テンプレートを使用すると、パフォーマンス レビュー プロセスの時間と労力を節約できます。 以下にその 1 つを用意しました。

従業員パフォーマンスレビューのサンプルテンプレート

パフォーマンスレビューを実施するための準備方法

業績評価の準備は難しい必要はありませんが、熱心に行うことが重要です。 必要がある：

目標を設定する

レビューの目的と達成したいことを明確にしてください。 これには、パフォーマンスの懸念に対処したり、キャリア開発について話し合ったり、よくやった仕事を表彰したりすることが考えられます。

ドキュメントを保存して確認する

進行中のフィードバックを文書化したいのと同じように、正式なレビューを文書化することを忘れないでください。 適切に記録を残すことで、過去のレビューを参照したり、パフォーマンスに関する懸念事項の文書を追跡したりできます。

レビューの前に、過去および現在のパフォーマンス情報を確認し、フィードバックに合わせて具体的な例を準備してください。 従業員の同僚、直属の部下、その他の上司からの意見を求めることを検討してください。

評価システムを理解する

従業員は全員同じ基準で評価されるべきです。 多くの企業は、従業員のパフォーマンスを測定するために 5 段階評価を使用しています。 正確な規模は組織によって異なりますが、規模の一般的な内訳は次のようになります。

• 5 – 期待を超えることが多い
• 4 – 時には期待を超えることもある
• 3 – 期待に応える
• 2 – 期待に応えられることもある
• 1 – 期待に応えられない

あなたと他のマネージャーは、従業員の評価全体で一貫性を確保するために調整セッションを開催する必要があります。 このミーティング中に、各マネージャーはチームのスコアの根拠を説明し、決定が客観的かつ公平であることを確認できます。

マネージャー研修を提供する

すべての従業員にとって公正なプロセスを保証するために、マネージャーは業績評価トレーニングを受ける必要があります。 情報が全員の心に新鮮に残るように、各レビューの前に復習を提供することをお勧めします。 また、偏見や差別の回避、プライバシー規則の遵守など、法的な考慮事項を呼びかける良い機会でもあります。

オープンで集中したレビューセッションに参加する

パフォーマンスレビューを実施する準備をするときは、パフォーマンスに関するフィードバックを受け取る準備をしてください。 建設的なフィードバックを聞くのは難しいかもしれませんが、前向きな姿勢を保ち、オープンな対話を続けてください。

業績評価は必ずしも単純なものではないため、変化球にも備えてください。 従業員の反応が悪かったり、攻撃的な質問をしたり、泣いたりしても驚かないでください。 できるだけ冷静かつ中立を保ち、会話をパフォーマンスに戻すよう最善を尽くしてください。 主観的な発言、意見、感情ではなく、客観的な事実に焦点を当てます。

最後に、カレンダーをクリアします。 レビューは双方向で信頼を築く会話であるため、気を散らさず、レビューを急いで別の約束に気を配らないようにすることが不可欠です。

パフォーマンス管理ソフトウェアがどのように役立つか

テンプレートも役に立ちますが、パフォーマンス管理ソフトウェアを使用するとさらに効果的です。   従業員のパフォーマンスレビューを実施するため。 優れたオプションの 1 つは Connecteam で、パフォーマンス管理を含む従業員のライフサイクル全体に対応する一連のツールを提供します。

このソフトウェアを使用すると、フィードバックとレビューを文書化し、従業員に評価を与え、レビューの計画を簡単に行うことができます。 また、次のことにも役立ちます。

好調なパフォーマンスを評価する

定期的なフィードバックと表彰の重要性はご存知でしょう。強力なパフォーマンス管理ソフトウェアを使用すると、従業員に表彰や感謝の気持ちを伝えることができます。 たとえば、Connecteam を使用すると、記念日やその他のマイルストーンを祝ったり、優れたパフォーマンスを称賛したり、ギフトカードなどの賞品と交換できるデジタル トークンを従業員に送信したりすることもできます。

ドキュメントのパフォーマンス

ソフトウェアを使用してパフォーマンスとフィードバックが発生したときに文書化すると、パフォーマンス レビューの準備が簡単になることがわかります。 たとえば、Connecteam を使用すると、従業員の成功と成果を追跡し、KPI の達成状況から顧客の成功事例に至るまで最新情報を共有できます。 また、従業員のタイムラインを使用して、過去のパフォーマンスのレビュー、給与の変更、業績をすぐに把握できるようにすることもできます。

重要な情報を簡単に共有

今後のレビューについて知らせる必要がありますか? 適切なパフォーマンス管理ソフトウェアには、会社全体に数秒で詳細を送信できるコミュニケーション ツールが含まれており、混乱を最小限に抑え、全員が最新情報を把握できるようになります。 プロセスの文書、従業員向けのパフォーマンス レビューのヒント、期限のリマインダーを共有することで、パフォーマンス レビューを簡単に行うことができます。

たとえば、Connecteam のコミュニケーション ツールには、アプリ内チャットや更新フィードが含まれます。 情報やお知らせを、書面、ビデオ、さらには面白い GIF で、特定の従業員、グループ、チーム、または組織全体に一度に共有できます。

今すぐ Connecteam を無料で始めましょう!

従業員エンゲージメント情報を収集する

マネージャーは、業績評価プロセスや全体的な満足度など、従業員の考えを理解したいと思うでしょう。 レビュー自体でこれについて議論できる時間は限られていますが、パフォーマンス ソフトウェアを使用してすべての情報を取得できます。

Connecteam のようなソフトウェア ソリューションを使用すると、アンケートや投票を数秒で作成し、従業員がリアルタイムで完了できるように送信できます。 一部のプラットフォームには、従業員からさらに多くのフィードバックを求めるためのフォームや提案ボックス機能もあります。

このデータを使用して、パフォーマンス レビューへのアプローチを改良し、会社全体で有意義な改善を行うことができます。

結論

これで、従業員の業績評価を効率的かつ効果的に行うために必要なものがすべて揃いました。 この記事のベスト プラクティスとパフォーマンス レビュー テンプレートを使用すると、レビューの準備が整い、従業員が自分のパフォーマンスについて二度と迷うことがなくなります。

レビュー プロセスを進める際には、効率を向上させる機会に注意を払い、パフォーマンス管理ソフトウェアが非常に役立つツールであることを忘れないでください。 パフォーマンス管理ソフトウェアをレビュー プロセスに統合したい場合は、オールインワンのパフォーマンス管理ソリューションとして Connecteam の使用を検討してください。

よくある質問

業績評価の5段階評価とは何ですか？

多くの企業は、従業員のパフォーマンスを測定するために 5 段階評価を使用しています。 企業によって異なりますが、一般的な規模の内訳は次のとおりです。

• 5 – 期待を超えることが多い
• 4 – 時には期待を超えることもある
• 3 – 期待に応える
• 2 – 期待に応えられることもある
• 1 – 期待に応えられない

業績評価の黄金律とは何ですか?

マネージャーは、レビュー期間を通じて従業員のパフォーマンスを追跡し、事前に準備する必要があります。 パフォーマンスに関する会話のために十分な時間を確保し、従業員の質問に答えられるようにする必要があります。

さらに優れた記事をメールボックスに直接受け取りたいですか? ここから購読してください