従業員のメッセージング システムを使用して職場のコミュニケーションを改善する方法

従業員が分散し、デスクを持たない今日の環境では、従業員と効率的にコミュニケーションを取ることがこれまで以上に困難になっています。 多くの従業員は、ほとんどの時間を現場に出ているか、異なるタイム ゾーンで働いているため、従来のコミュニケーション方法が常に機能するとは限りません。 従業員メッセージング システムは、これらの課題を克服するのに役立ち、従業員がいつどこで働いていても連絡を取ることができます。

従業員メッセージング システムとは

従業員メッセージング システムは、中央プラットフォームを使用して組織内の全員と通信するためのツールです。 従業員のメッセージング システムを使用すると、インスタント メッセージ、チャット、音声通話、掲示板、ソーシャル フィードなどと通信できます。 従業員は簡単に情報を共有し、共同作業を行い、日常業務を管理できます。

効果的な従業員メッセージング システムの機能

すべての従業員メッセージング システムが同じように役立つわけではありません。 最大限に活用するには、次の機能を備えたソリューションを探してください。

ユーザーフレンドリーなインターフェース

メッセージング システムの UI が使いにくく、時代遅れであると、従業員に使用してもらうのに苦労することになります。 優れたメッセージング システムは、ほぼすべてのワークフローに不可欠な部分であるため、使いやすいものを選択することが最優先事項です。

理想的には、システムは直感的なデザインであるべきです — 誰でもダッシュボードやアクセス ポイントからシステムがどのように機能するかを理解できる必要があります。 従業員にシステムに関するトレーニングを提供する必要があるかもしれませんが、その価値よりも手間がかかるほど複雑であってはなりません。

モバイルアクセス

人々はラップトップやデスクトップ コンピューターよりもはるかにモバイル デバイスを使用しています。 従業員は常にモバイル デバイスを持っている可能性が高いため、効果的なシステムを使用すると、電話やタブレットで通信したり、通知を受け取ったりすることができます。

統合

メッセージング システムは日常業務に組み込まれている必要があります。これにより、従業員は 1 日を通して簡単に使用できるようになります。 優れたシステムは、電子メールやプロジェクト管理ソフトウェアなど、既に使用しているツールと統合されます。

カスタマイズ

ビジネスはそれぞれ異なります。従業員のメッセージング システムは、プラットフォームをカスタマイズできるようにすることで、これらの違いに対応できる必要があります。 プロジェクト、トピック、さらには共通の関心事に基づいて、さまざまなチャンネルやグループを設定できると、システムがより便利になります。

検索機能

古いメッセージが、新しいメッセージによって埋もれても重要性を失うとは限りません。 過去のプロジェクトに関する情報が必要な場合、古い会話を検索すると非常に便利です。

ファイル共有

従業員がプロジェクトで共同作業を行っている場合、メッセージング システム内でファイルを共有できると、進行がスピードアップします。

セキュリティとプライバシー

メッセージング システムで機密のビジネス情報について話し合うことになるため、プライバシーを保護し、高度なセキュリティ機能を提供するものを選択してください。

適切な従業員メッセージング システムの選択方法

あなたの会社はユニークであり、コミュニケーションのニーズもユニークです。 ベンダーの評価を開始する前に、現在のコミュニケーション方法と、現在のコミュニケーションを改善する方法について考えてください。 従業員が主に現場にいる場合は、全員が通常同じオフィスにいる場合とは異なる機能が必要になります。

従業員に、現在のシステムについてどう思うか、どのようにコミュニケーションを取りたいかを尋ねます。 システムを選択する際に発言権があると感じると、システムを実装し、使用中に関与する可能性が高くなります。

従業員が何を望んでいるか、コミュニケーションの改善に役立つ機能を理解したら、ベンダーの比較を開始できます。 最も重要であると特定した機能を探し、データが保護されていることを確認し、必要なプランの価格を比較してください。 多くの企業が簡易版の無料版を提供していますが、最良の選択ではない可能性があります。

従業員のメッセージング システムを使用して職場のコミュニケーションを改善する方法

システムが整ったら、それを使用して日常の業務を合理化する方法をいくつか紹介します。

オンボーディングとオリエンテーション

従業員は、最初にあなたと働き始めるときに学ぶべきことがたくさんあります。 コーヒーのリフィルをどこで手に入れるかから、新しい役割を習得するまで、オンボーディングを成功させるには、HR フォームに署名したり、いくつかのトレーニング ビデオを視聴したりするだけでは不十分です。 新入社員には、コツを習得しながら会社の文化と価値観を取り入れてもらいたいと考えています。 また、誰かが次に何をすべきかを教えてくれるのを待っているのも嫌です。

従業員のメッセージング システムにより、オンボーディング プロセスが簡素化され、新入社員が作業チームに溶け込みやすくなります。 新入社員を採用するには、さまざまな部門が関与する必要があります。

メッセージング システムのオンボーディング ワークフローにより、さまざまな部門がオンボーディングとオリエンテーションのアクティビティを簡単に追跡できます。 そうすれば、従業員は自分に何が期待されているか、次に何をすべきかを正確に知ることができ、マネージャーと人事部門は従業員ごとに同じ作業を繰り返す必要がなくなります。

また、メッセージング システムにより、従業員は新しいチーム メンバーのことを知り、メンターやスーパーバイザーと連絡を取ることが容易になります。 質問がある場合は、メッセージを送信する方が、電子メールで送信したり、スーパーバイザーを物理的に探したりするよりも迅速かつ簡単です。

チームコラボレーション

従業員は、メッセージング システムを使用して、アイデア、最新情報、およびファイルを互いにすばやく共有することにより、共同作業を行うことができます。 メッセージング システムはリアルタイムのコミュニケーションを提供するため、チームは問題について話し合ってすぐに解決することができます。長い長いメール スレッドや直接会う必要はありません。

すべてのチーム メンバーがアクセスできる、現在のプロジェクトに関連するドキュメントやその他の情報の中心的な場所として、メッセージング システムを使用します。 全員が最新情報を共有することで、誤解や優先順位の衝突を避けることができます。 堅牢なメッセージング システムは、外出先でのプロジェクト管理ツールとして機能し、従業員が進捗状況を最新の状態に保ち、次のステップを計画できるようにします。

従業員のフィードバック

オープンなコミュニケーションは、従業員が関与し、価値を感じられる前向きな職場文化を作り出すために不可欠です。 フィードバックは、マネージャーと従業員の間、および同僚の間で、よりオープンで正直なコミュニケーションを促進する 1 つの方法です。

社内のコミュニケーション チャネルを使用して複数のレベルでフィードバックを促進することで、会社の全員がそれぞれの役割でのパフォーマンスを向上させるために必要な洞察を得ることができます。 マネージャーは、従業員にフィードバックを提供して、よくできた仕事を認識し、改善すべき領域を指摘することができます。 メッセージング システムは、1 対 1 が不可能な場合に最適です。 また、より正式なパフォーマンス レビュー後のフォローアップにも最適です。

同僚は、誰かが上を行き来したことを認めるために、お互いにフィードバックを与えることができます。 また、マネージャーから従業員へのフィードバック、およびピアツーピアのフィードバックは必要ですが、マネージャーや会社のポリシーについて従業員からフィードバックを求めることの重要性も忘れてはなりません。

従業員を入れ替えるには費用がかかります — 平均して、給与の 2 分の 1 から 2 倍の費用がかかります。 従業員からフィードバックを求めてそれに基づいて行動すると、従業員は自分が大切にされていると感じる傾向があり、会社と自分の仕事に関与する可能性が高くなります。 これは、メッセージング システムでいくつかの方法で行うことができます。

1. 会社のフィードは、従業員がイベントやコミュニケーションにリアルタイムで反応する機会を提供します。 メッセージにコメントや絵文字を残すことができるので、発表に対する従業員の感情を感じることができます。
2. メッセージング システムを使用して、単純な脈拍チェックからより包括的な従業員満足度調査まで、あらゆる調査を生成して送信できます。 調査から生成されたデータを使用してフォローアップし、十分な情報に基づいた決定を下して、従業員のワーク エクスペリエンスを向上させます。

緊急通信

ありがたいことに、ほとんどの企業にとって真の緊急事態はまれです。 しかし、それらが発生すると、関係者全員を保護するために迅速な行動が求められます。 危機の最中に複雑な緊急通信システムを理解しようとするのは望ましくありません。

代わりに、メッセージング システムを緊急通信に使用できます。 緊急対応手順と安全プロトコルを事前に設定しておくと、緊急事態が発生したときに有利になります。 危機や自然災害の際に従業員が取るべき行動を通知することができます。 また、アラートを送信して、火災報知機や避難後にどこに集まるかを全員が把握できるようにすることもできます。

より小さな緊急事態であっても、通信システムは命を救うことができます。 凍結した道路での運転を心配する必要がないことを従業員に知らせたり、ハリケーン シーズン中の緊急時の備えに関するヒントを送信したりします。

シフトのスケジューリングとリマインダー

変化するスケジュールを把握することは、従業員とマネージャーの両方にとって困難です。 通信システムは、中央の場所でシフトとスケジュールを提供することにより、全員が追跡できるようにします。

マネージャーは、スケジュールをすばやく作成し、シフトが間もなく開始されることを知らせるリマインダーを従業員に送信できます。 従業員は、マネージャーを介さずに直接シフトを切り替えることができます。 従業員は、メッセージ システムから直接休暇を申請することもできるため、間違いや誤解はありません。 スケジュールを複製して反復作業を回避し、新しいスケジュールが公開されたときに全員に通知を送信できます。

非デスク ワーカーとのコミュニケーション

デスクを持たない従業員は、コミュニケーションを優先しないと、チームの他のメンバーから切り離されているように感じることがあります。 デスクレス ワーカーは目新しいものではありませんが、テクノロジーによって、これまで以上に効果的にコミュニケーションする手段が提供されています。 ヘルスケア、レストラン サービス、製造業、建設業の従業員は、オフィス ワーカーのように電子メールに簡単にアクセスできるとは限らないため、より迅速なコミュニケーション手段を必要としています。

メッセージング システムは、デスクレス ワーカーと直接連絡を取ることができるため、従業員は最新情報を把握し、会社のイベントに参加していると感じることができます。 また、電話をかけずに、質問や懸念事項をすばやくチェックインし、進行状況について監督者に更新することもできます。

投票と情報共有

次のような会社のイベントについて従業員に知らせます。

• 求人情報
• 新しいポリシー
• 特典の登録期限
• 社交行事

イベントを計画している場合は、簡単なアンケートを送信して、全員の意見を集めてください。 たとえば、会社のクリスマス パーティーを計画している場合は、オプションを提供します。従業員は持ち寄りパーティー、クッキー交換、またはカラオケに出かけたいですか? 簡単な調査を開始して調べてください。

従業員の認識と士気の向上

また、会社のフィードを使用して、従業員の表彰や呼びかけを行うこともできます。 誰もが自分の仕事が評価されていると感じたいと思っており、認められる文化を作ることで従業員の定着率が向上します。

効果的であるためには、評価はタイムリーで、会社の価値観に関連している必要があります。 良い仕事をしてから数か月後に得られる表彰は、すぐに大声を出すほど効果的ではありません。 会社のフィードを使用して、トップパフォーマーをすぐに認識して報酬を与えます。

また、従業員報酬プログラムを設定することで、従業員がお互いに報酬を与えることができるようにすることもできます。 マネージャーと従業員は、ギフトカードと交換できる報酬を与えることができます。

公的な報酬には大きな価値がありますが、感謝の個人的なメッセージを送ることも重要です。 机のない職場環境では、従業員は常に移動しているため、従業員に出くわして賞賛を伝える可能性は低くなります。 関係を構築するのに役立つ個人的なメッセージを送るようマネージャーに勧めてください。

新入社員とのコミュニケーション

新しい仕事に順応するのは大変なことであり、新入社員は最初の数週間は特に脆弱です。 メッセージング システムを通じて密接に連絡を取り合うことで、プロセスが簡単になります。

新入社員にメッセージング システムの使用方法を知らせ、チームが参加している任意のチャネルに追加して、コミュニティの感覚を育みます。 マネージャーは、トレーニング期間中、従業員が質問をすることができるように、また期待どおりに新人研修活動を進めていることを確認するために、緊密な連絡を維持する必要があります。

特定のトリガーに基づいて新入社員と通信する自動メッセージを設定します。 たとえば、彼らがオリエンテーション トレーニングを完了したときに、報酬と共にお祝いのメモを送ることができます。 ただし、マネージャーもパーソナライズされたメッセージを送信し、頻繁にチェックインするようにしてください。

従業員のテキスト メッセージング システムを使用するためのベスト プラクティス

従業員のメッセージング システムは強力なコミュニケーション ツールです。 ただし、他のツールと同様に、これらも誤用される可能性があります。 会社と従業員の両方に利益をもたらすように使用されるようにするには、それを使用するためのベスト プラクティスを確立する必要があります。

明確なガイドラインを設定する

従業員に連絡できるという特権を乱用しないようにしてください。 組織に明確な勤務時間が設定されている場合は、勤務時間外にメッセージング システムを使用しないでください。 ビジネスが長時間営業している場合は、勤務時間外にメッセージを確認したり返信したりする必要がないことを従業員に知らせてください。

メッセージング システムの使用を会話だけに制限する必要は必ずしもありません — 共通の関心のためのチャネルを設定することは、コミュニティとイノベーションを促進するための優れた方法です — ただし、すべてのメッセージは敬意を払い、プロフェッショナルであることを期待する必要があります。 期待されることを明確にし、上司の前でそれを言わないのであれば、メッセージ システムで言うべきではないことを全員に知らせます。

プライバシーとセキュリティを維持する

会社の機密情報を保護する必要があるだけでなく、従業員は、必要に応じて通信が非公開にされることを知る必要があります。 従業員がマネージャーに個人的な問題についてメッセージを送信した場合、それが機密に扱われることを信頼できる必要があります。

気を散らすものを避ける

メッセージング システムは、従業員の生産性を低下させるのではなく、向上させる必要があります。 システムを過度に使用したり、従業員の本来の仕事から注意をそらしたりしないようにします。 人間の脳はマルチタスク用に設計されていないため、従業員が価値の高いタスクに集中できるようにします。

さらに、過剰なテキストメッセージを送信すると、スタッフがあなたのことを気にかけ始めます。 すべてが重要なときは、何も重要ではありません。 些細な問題ごとに終わりのない通知を行うと、その影響が失われます。 会社のフィードにマイナーな更新を保持し、通知を本当に重要なメッセージと時間に敏感な情報に限定します。

従業員向けメッセージング システムのベスト 3

Connecteam は、高度なチャット機能を備えたオールインワンの従業員メッセージング システムであるため、チームがどこにいても連絡を取り合うことができます。 Connecteam を使用すると、音声メッセージ、ビデオ、画像、およびファイルを送信できます。 地理位置情報機能により、従業員が勤務中にどこにいるかを正確に知ることができます。

Web アプリとモバイル アクセスにより、連絡を取り合うための特別な機器は必要ないため、Connectteam はデスクレス ワーカーに最適です。

埋め込まれた従業員ディレクトリの条件に基づいて、カスタム スマート グループを作成できます。 特定のチームのすべてのメンバーを 1 つのグループ チャットに追加し、すべてのマネージャーを別のグループ チャットに追加します。 一度に 1 人ずつ手動で追加する必要はありません。

モデレーターを指名することで、会話を軌道に乗せてプロフェッショナルに保ちます。 管理者は、不適切なコンテンツを削除し、特定の機能へのアクセスを制限するためのコントロールを設定できます。

強化されたセキュリティ機能により、Connecteam はメッセージやその他のデータを安全に保ちます。 従業員が組織を離れると、Connectteam へのアクセスが自動的に失われます。 データは個々のデバイスにダウンロードされず、システムから情報を保存またはエクスポートすることはできません。

Connecteam はメッセージングをはるかに超えており、完全な従業員管理システムを提供します。 スケジューリング、人事、プロジェクト管理、およびコミュニケーションをすべて、手頃な価格の同じプラットフォームから処理できます。

Slack は、ビジネス コミュニケーション用に設計されました。 そのワークフローとチャット機能により、リアルタイムでのコラボレーションとコミュニケーションが可能になります。 プロジェクト、場所、チーム、またはその他のカテゴリに基づいて、Slack でさまざまなチャネルを設定できます。

Slack を使用すると、グループ チャットがスレッドに編成され、明確な構造が示されます。 メッセージを編集および削除し、迅速な応答を送信できます。 Slack は他の一般的なビジネス ツールと統合されており、無料のサブスクリプションを提供しています。

WhatsApp は、Meta が所有する無料のメッセージング システムです。 WhatsApp は、2 要素認証、暗号化、およびメッセージの消失により、安全な通信によく使用されます。 グループ チャットを作成して、テキスト、音声メモ、ファイル、写真、ビデオを送信できます。 WhatsApp を使用すると、誰がオンラインで、誰があなたのメッセージを見たかがわかります。

無料プランに加えて、WhatsAppには、内部コミュニケーション、従業員への大量テキストメッセージ、および顧客との直接テキストメッセージのためのビジネスプランもあります.