5 つの Google スプレッドシート タイム トラッキング テンプレートと 1 つのはるかに優れたオプション

正確な時間追跡は、従業員への正確な支払い、シフトの円滑かつ効率的な実行、および実際の労働時間の週次スケジュールへの適合を保証するのに役立ちます。 また、企業がコンプライアンスを維持し、健康的なワークライフ バランスを促進するのにも役立ちます。

多くの企業は、依然としてタイムシートの作成と管理に Google スプレッドシートを使用しています。 ただし、手動で時間を追跡すると、コストのかかるミスのリスクが高まります。 従業員のタイムシートに誤りがあると、過少または過払い、残業や有給休暇などの問題が発生する可能性があります。

このような間違いは、従業員の間で不満を引き起こし、会社の評判を傷つけ、管理時間を拘束し、高額な訴訟費用をもたらすことさえあります.

ありがたいことに、もっと良い選択肢があります。 専用のタイム トラッキング ソフトウェアは、タイム トラッキング テンプレートよりも精度が高く、優れた機能とサポートを提供します。

この記事では、専用の時間追跡ソフトウェアの利点について説明します。 また、手動での時間追跡にまだ関心がある方のために、以下の 5 つの無料の時間追跡テンプレートを共有します。

手動タイムトラッキングとは?

手動の時間追跡では、Google スプレッドシートや Excel などのスプレッドシートを使用して、出勤時間と退勤時間を記録します。 時間は手動で入力され、スプレッドシートは総労働時間を計算します。

たとえば、従業員またはそのマネージャーは、開始時刻を午前 9 時 30 分、終了時刻を午後 4 時 15 分と入力する場合があります。 スプレッドシートの式は、これを 6.75 時間 (6 時間 45 分) と計算します。

また、スケジュールのように予想される労働時間を事前に手動でタイムシートを作成し、従業員が遅刻または早退した場合に時間を調整することもできます。

従業員の時間を追跡することは、従業員を管理し、給与計算の正確性を確保するために重要です。 ただし、手動の時間追跡は時間がかかり、エラーが発生しやすくなります。

時間を手動で追跡することの欠点

残念ながら、手動の時間追跡にはいくつかの欠点があります。 これらには以下が含まれます：

• 無駄な時間。 タイムシートに時間を手動で入力するのは、時間のかかるプロセスです。 特に専用のタイム トラッカー ソフトウェアが市場に出回っている場合は、他のタスクにより多くの時間を費やすことができます。 このタスクを自動化すると、チームの時間が解放され、より有意義な仕事ができるようになります。
• エラーの増加。 従業員のタイムシートを手動で作成および更新すると、人的ミスの可能性が高くなります。 マネージャーと従業員は 100% の正確性を維持するために最善を尽くしますが、間違いは起こります。間違いを修正するのは難しい場合があります。 あなたやあなたの従業員が時間内にエラーを見つけられず、給与計算エラーが発生する可能性もあります。
• コンプライアンスの問題のリスクが高まります。 間違いが無害または本物である場合でも、従業員のタイムシートのエラーは労働法違反につながる可能性があります。 これは、入力ミス、休憩の記録が正しくない、または従業員の残業を考慮していないことが原因である可能性があります。 もちろん、間違いは起こり得ます。 しかし、結果に留意することが重要です。 これらの違反は重大な罰則につながる可能性があります。

幸いなことに、これらの問題を回避できるはるかに優れたオプションが存在します。

デジタルタイムトラッカーの選び方

デジタル タイム トラッカーは、時間の追跡、スケジューリング、給与計算などを合理化および自動化したい企業にとって大きな利点です。

次の機能を備えたデジタル時間追跡ソフトウェアを探すことをお勧めします。

• ワンタッチ クロックイン。従業員がワンタッチで開始および停止できる組み込みのタイム レコーダーを備えたソフトウェアを探します。 これにより、従業員のモバイル デバイスがタイム レコーダーに変わり、どこからでもパンチできるようになります。
• 自動化された正確な時間追跡。 従業員がさまざまなタスク、プロジェクト、またはクライアントに費やす時間を自動的に追跡するシステムに優先順位を付けます。 これにより、従業員が何に取り組んでいるかを明確に把握でき、勤務時間に対して適切な支払いが確実に行われます。 最高のソフトウェアには、秒単位まで正確なタイム クロックがあります。
• タイムシートの自動作成。 従業員の勤務時間を簡単に照合して、正確ですぐに確認できるタイムシートを作成します。
• 給与の統合。 現在の給与計算ソフトウェアと直接統合できるデジタル タイム トラッキング ソフトウェアを探してください。または、タイムシートを簡単にエクスポートして、後で好みの給与計算プロバイダーにインポートすることもできます。 これにより、給与計算の頭痛の種を取り除くことができます。
• GPS とジオフェンシング。 GPS 追跡により、従業員の安全を優先し、従業員が適切な現場に出入りできるようにします。 ジオフェンシングを使用すると、従業員が出勤できる場所を制限できるため、エラーや時間の盗難を制限できます。
• 安全なキオスク。 キオスク機能を使用すると、あらゆるデバイスを、従業員がパンチインまたはパンチアウトできる中央タイム クロックに変えることができます。 建設現場、小売店、倉庫などに最適です。 また、バディー パンチの可能性を排除するために、セルフィーを撮影できるタイム トラッカーも必要です。
• 休憩、残業、有給休暇（PTO）の管理。 休憩、残業、PTO の規則と計算は複雑で、手動で管理するのは困難です。 これらすべてを行うデジタル タイム トラッカーは、コンプライアンスを保証し、従業員の健康を促進するのに役立ちます。
• ビジネス固有のニーズに合わせて調整できるカスタム レポート。 請求可能な時間数やプロジェクトの進捗状況から、従業員の生産性や残業代まで、あらゆるデータを表示して分析します。 詳細なレポートにアクセスできると、データ主導の意思決定に役立ちます。
• 従業員スケジューリング ツール。 自動シフト スケジューリング、ドラッグ アンド ドロップ シフト スケジューリング、ワンクリック シフト スワッピング承認などの機能により、従業員のスケジューリング プロセスが簡素化され、チームはより重要なタスクに集中できます。
• 従業員が外出先で時間を追跡したり、同僚とシフトを交換したり、休暇を申請したり、チームメンバーやあなたとコミュニケーションしたりできるフル機能のモバイルアプリ。

タイム トラッカーとしての Connecteam (最適なオプション)

Connecteam は、入手可能な最高のオールインワン デジタル タイム トラッカーです。 効率的で生産性が高く、費用対効果の高いビジネスを運営するために必要なすべてのものに対して、強力で高度にカスタマイズ可能な機能を提供します。

Connecteam をタイム トラッキングのニーズに最適なオプションにする機能や、その他の機能について詳しく見ていきましょう。

シームレスな給与処理のためのデジタルタイムシートと統合

Connecteam は、従業員のタイム トラッキング データを自動的にデジタル タイムシートに変換し、給与計算を実行する前に簡単に確認できるようにします。 従業員ごとに、1 日あたりの合計労働時間と給与期間、任意の休暇と残業、従業員の全体的な賃金を確認できます。 管理ダッシュボードは不正行為にもフラグを立てるため、コストがかかる可能性のあるミスを簡単に見つけて修正できます。

従業員は、モバイル アプリから直接タイムシートにアクセスし、編集を要求し、承認を送信できます。 これにより、時間を節約し、エラーを制限し、給与計算が常に正確であることを保証できます。

Connecteam を使用すると、好みの給与計算プロバイダーで使用するタイムシートを簡単にエクスポートできます。 さらに良いことに、Connecteam は、QuickBooks Online および Gusto との直接給与計算統合を提供しており、さらに多くの統合が進行中です。

超正確な時間追跡のためのワンタッチタイムレコーダー

Connecteam を使用すると、従業員は簡単かつ自信を持って出退勤できます。 ワンタッチでタイムレコーダーを開始および停止でき、Connecteam のソフトウェアが時間を秒単位で記録しているので安心です。

Connecteam はキオスク アプリも提供しているため、複数の従業員が共有デバイスの 1 つの場所から出勤できるようになっています。

出勤と退勤に便利なもう 1 つの機能は、顔認識ツールです。 出勤時に従業員の顔をスキャンし、実際にシフトを開始していることを確認します。 これにより、バディパンチによる時間の盗難を防ぐことができ、給与計算が常に正確になります。

従業員の位置を確認するための GPS 技術とジオフェンシング

Connecteam は、あらゆるモバイル デバイスをGPS 対応の時計に変えます。 従業員の正確な位置は、出退勤時に取得されます。リアルタイムの位置追跡を使用して、従業員の位置を確認することもできます。 これにより、緊急時に単独作業員の安全を確保できます。

さらに、 Connecteam のジオフェンシング ツールを使用すると、作業現場やオフィスの周りに仮想の「フェンス」を作成し、従業員がそのエリア内にいることを要求して出勤と退勤を行うことができます。

自動化された休憩と残業により、コンプライアンスを維持できます

Connecteam では、カスタム ブレークを作成できます と あなたのビジネス、業界、および場所に適した残業ルール。 これにより、コンプライアンスを維持し、残業によるコストを制限できるだけでなく、従業員が必要なダウンタイムを確保し、適切な支払いを受けることができます。

管理ダッシュボードには、現在、今後、毎週、毎月の休憩と残業が明確に表示されます。 従業員が残業に近づくと通知を選択したり、従業員が休憩や退勤するようにリマインダーを設定したりすることもできます。

数分でスケジュールを作成して展開

Connecteam の自動シフト スケジューリング機能により、完璧なスケジュールを簡単に計画できます。 従業員の資格、シフトの好み、空き状況に基づいて従業員をシフトに割り当てたり、すべての従業員が利用できるオープン シフトを設定したりできます。

さらに、チェックリストとフォーム、ファイル、説明などを追加できます 従業員は、出勤時に何をすべきかを把握できるように、シフトに記録することもできます。従業員は、社用車で何マイル運転したか、使用した機器、プロジェクトの進捗状況など、シフトに関する重要な情報を文書化することもできます。 .

人件費の管理を支援するために、 Connecteam の自動コンフリクト チェッカーは、従業員の PTO とスケジュールされたシフトの間の重複を警告します。 これにより、シフトが重複したり、人員が過剰になったりすることがなくなります。

手間のかからない PTO と休暇の申請と承認

Connecteam を使用すると、チームの休暇申請と PTO 手当をアプリ内から簡単に追跡できます。

チームはいつでもどこからでも有給休暇を申請でき、デバイスに直接通知が届きます。 申請を承認すると、Connecteam が従業員のスケジュールに PTO を自動的に入力します。 それはとても簡単です！

使いやすいフル機能のモバイルアプリ

Connecteam の安全なモバイル アプリを使用すると、従業員はどこからでも勤務日を管理できます。 出勤と退勤、スケジュールの表示、空き時間の更新、マネージャーや同僚とのチャットなどを行うことができます。

同様に、従業員にシフトに関するリマインダーを送信して、仕事を欠勤する可能性を減らし、会社の重要な最新情報を通知して、従業員が常に最新情報を把握できるようにすることができます。

さらに、Connecteam のモバイル アプリはクラウドベースであるため、スケジュール、シフト、空室状況などのすべての変更がリアルタイムで更新されます。

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5 つの Google スプレッドシート タイム トラッカー

Toggl の週間タイムシート テンプレート (Google スプレッドシート)

Toggl は、シフトの開始時間、休憩の開始時間と終了時間、シフトの終了時間、および従業員が働く追加の残業時間の追跡を可能にする Google スプレッドシートの時間追跡テンプレートを提供します。 次に、このタイムシート トラッカーは、従業員の勤務時間と予定された時間 (休憩と残業を考慮) の差を計算し、週の合計を出します。 また、従業員に支払われるべき金額も記載されています。

すべての計算は自動化されており、従業員の時給はページの下部で変更できます。

テンプレートはこちらからダウンロードしてください。

週間タイムシート テンプレート (Google スプレッドシート) by Smartsheets

Smartsheets は、従業員が支払うべき賃金を自動的に計算する Google スプレッドシートのタイム トラッカー テンプレートです。 このタイムシート テンプレートを使用して、従業員の残業率を設定し、従業員の病気や休暇を追跡します。

テンプレートはこちらからダウンロードしてください。

Clockit の週間タイムシート テンプレート (Google スプレッドシート)

Clockit は、毎週のトラッカー、プロジェクトのタイムシート、隔週のトラッカー、毎月のタイムシート テンプレートなど、従業員の時間追跡テンプレートをいくつか提供しています。 これにより、従業員への支払い方法に基づいたカスタマイズが可能になります。

テンプレートはこちらからダウンロードしてください。

Quidlo による週間タイムシート テンプレート (Google スプレッドシート)

Google スプレッドシート用の Quidlo のタイムシート テンプレートを使用すると、マネージャーは各従業員の各プロジェクトに費やされた合計時間を記録できます。 このテンプレートの主な欠点は、休憩や残業代を含めるオプションがないことです。 このため、従業員の勤務時間ではなく、プロジェクト管理やクライアントの請求可能時間の追跡に最適です。

テンプレートはこちらからダウンロードしてください。

Everhour の無料タイムシート テンプレート (Google スプレッドシート)

この Google シート タイムシート テンプレート を使用すると、マネージャーは従業員の残業代、病気休暇、有給休暇、休憩、勤務時間を記録できます。 従業員の賃金率と残業率を設定し、小数で時間を追跡します。 Everhour の無料テンプレートには、時間/10 進数のチートシートも含まれています。

テンプレートはこちらからダウンロードしてください。

タイム トラッキング テンプレートとタイム トラッキング ソフトウェアの比較

Google スプレッドシート テンプレートと専用のタイム トラッキング ソフトウェアのどちらが適しているかまだわかりませんか? 以下の比較表をご覧になり、決定にお役立てください。

まとめ

時間の追跡は、従業員および作業管理の重要な側面です。 Google スプレッドシートまたは Excel を使用して、従業員の時間を追跡し、従業員のタイムシートを作成および管理できます。 ただし、このような手動のタイムトラッカーを使用すると時間がかかり、給与計算の間違いやコンプライアンスの問題が発生する可能性があります.

この記事で説明した Google スプレッドシート用の 5 つの無料タイムシート テンプレートのいずれかを使用できますが、 Connecteam などの専用ソフトウェアを使用する方がはるかに優れています。

Connecteam は、GPS 対応のタイム レコーダー、自動シフト スケジューリング、シフト テンプレート、PTO および休暇管理ツールなど、強力で柔軟な機能を提供します。 最大 10 ユーザーの中小企業向けの無料プランがあり、有料プランは最大 30 ユーザーで月額わずか 29 ドルからです。

全体として、無料の Google スプレッドシート タイムシート テンプレートは便利ですが、すべてのチームやプロジェクトのニーズを満たすとは限りません。 より堅牢で効率的なタイムシート管理のために、Connectteam を使用することをお勧めします。

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