給与計算時間と使用するさまざまなツールの計算方法

公開: 2023-06-12

時給従業員の給与計算は、従業員の労働時間を追跡することから始まります。時間を手動で追跡することもできますが、手書きのタイムシートや手動のタイムレコーダーでは人的ミスが発生しやすく、コストがかかる可能性があります。

ありがたいことに、現在では、時間を追跡し、給与計算に必要な時間を正確に計算できるデジタルタイムクロックプラットフォームが数多くあります。このガイドでは、給与計算時間の計算方法を説明し、現在ビジネスで使用できる最高の時間追跡アプリを 3 つ紹介します。

重要なポイント

給与時間を計算するには、従業員が労働に費やした時間を正確に追跡する必要があります。これを行う最良の方法は、デジタルタイムクロックソフトウェアを使用することです。
従業員の退勤時刻から出勤時刻を引き、休憩を差し引くことで、給与時間を手動で計算できます。
タイムカード計算機を使用して給与計算を行うこともできます。あるいは、ほとんどのタイムレコーダーアプリがタイムシートを自動的に生成します。
現在使用するのに最適なタイムレコーダーアプリは、Connecteam、Timely、Harvest です。

労働時間を追跡するためのさまざまな方法

従業員の労働時間を計算するには、まず 1 週間を通して従業員の時間を追跡する必要があります。いくつかの異なるアプローチが可能です。

手書きのタイムカード

手書きのタイムカードは時間を管理する最も簡単な方法ですが、最も間違いが起こりやすい方法でもあります。手書きのタイムカードを使用すると、従業員または管理者は、毎日の勤務時間を紙に書き留めるだけで済みます。

この方法には問題があります。従業員が時間を記録するのを忘れやすいためです。忘れてしまった場合、記憶に戻って出勤時刻と退勤時刻を記入するのは困難です。

たとえ従業員が 100% 正確に時間を記録したとしても、手書きのタイムカードには依然として問題が生じます。各従業員の時間を手作業でカウントする必要があるため、給与計算の時間を計算するときにエラーが発生する可能性があります。

また、連邦税規制に準拠するために、これらの物理的なタイムカードを少なくとも 3 年間保管する必要があります。そうなるとオフィスのスペースが占有されてしまいますが、もっと有効活用できるはずです。

手動時計

手動タイムレコーダーは、パンチカード、スワイプカード、または生体認証読み取り (指紋スキャンなど) を使用して、従業員の出勤と退勤を記録します。これらのタイムレコーダーは通常、従業員がその前を通過する必要がある中央エリアに設置されているため、従業員が時間を追跡することを忘れにくくなります。

利点

手動タイムレコーダーの利点の 1 つは、従業員が出勤または退勤を記録するために物理的にタイムレコーダーの近くにいる必要があることです。これにより、従業員が出勤前または退社後に余分な時間を計測することで発生する時間盗難を減らすことができます。

短所

手動タイムレコーダーの大きな欠点は、ほとんどの時間を現場で過ごす従業員にとってはうまく機能しないことです。従業員がオフィスや中心的な職場に来ない場合、出退勤を記録する方法がない可能性があります。

手動タイムレコーダーのもう 1 つの欠点は、通常、紙のタイムカードが作成されることです。手書きのタイムカードと同様、従業員の時間を手動で集計する必要があり、オフィスに保存する必要があります。

知ってますか？

一部のデジタルタイムレコーダーアプリでは、一元的なタイムレコーダーを設定することもできます。タイムレコーダーはデジタルですが、タブレットなどの共有デバイスを使用してタイムレコーダーを入力するには、従業員が実際にタイムレコーダーに存在する必要があります。

スプレッドシート

スプレッドシートは、物理的なタイムカードに代わる基本的なデジタル手段を提供します。 Microsoft Excel や Google Sheets などのプラットフォームを使用してスプレッドシートを作成できます。

利点

デジタル化には多くの利点があります。まず、コンピューターやモバイルデバイスからデジタルタイムカードに簡単にアクセスできます。デジタルタイムカードは、事務処理の中で紛失するリスクがありません。

また、あなたと従業員がデジタルタイムカードへのアクセスを共有して、チームがお互いにメモやコメントを残せるようにすることもできます。

さらに、スプレッドシートを使用すると、従業員は出勤時間と退勤時間以外の情報も追跡できます。たとえば、どのようなタスクに取り組んでいるかについてメモを提供できます。これは、従業員の生産性や特定のプロジェクトの完了にかかる時間を把握するのに非常に役立ちます。

デジタル時間追跡のもう 1 つの利点は、時間を自動的に加算できることです。ほとんどの表計算ソフトウェアには、給与計算時のエラーをなくすための合計関数が用意されています。
最後に、デジタルタイムシートは保存が簡単です。これらは、オフィスの貴重なスペースを占有するのではなく、ハードドライブまたは会社のクラウドストレージに保存できます。これは、物理的なタイムシートに比べてデジタルタイムシートが失われる可能性が低いため、記録保持要件を遵守する上でも有益です。

プロのヒント:

デジタルタイムシートをクラウドに保存すると、オフィスのハードドライブに保存するよりもはるかに安全になります。物理ハードドライブは壊れたり紛失したりする可能性がありますが、クラウドに保存されているデータは通常、複数のデータセンターにわたってバックアップされます。

短所

スプレッドシートには、手動のタイムレコーダーや手書きのメモに比べて大きな利点がありますが、それでも欠点があります。

まず、スプレッドシートに時間情報を誤って入力するのは簡単で、給与計算の間違いにつながる可能性があります。

従業員は、手書きのタイムカードと同様に、時間を忘れずに手動で入力する必要があります。

また、従業員が時間追跡スプレッドシートに入力した時間を確認する方法も組み込まれていません。これにより、ビジネスでの時間の盗難が増加し、コストが発生する可能性があります。

デジタルタイムレコーダーソフト

デジタルタイムクロックソフトウェアは、従業員の時間を追跡し、給与計算の時間を計算するのに最適なソリューションです。

利点

このソフトウェアは、デジタル時間追跡のすべての利点を提供し、さらにスプレッドシートの主要な欠点のいくつかに対処します。

時間追跡アプリは、従業員の行動に基づいて時間追跡を自動的に開始および停止できます。たとえば、時間追跡アプリは、従業員が電子メールを開いたときに時間の追跡を開始できます。 Connecteam などの一部のオプションでは、従業員が現場に到着したらタイムレコーダーを開始するようリマインダーを送信します。

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デジタルタイムクロックソフトウェアのもう 1 つの利点は、通常、時間の盗難を防ぐ機能が含まれていることです。たとえば、従業員に自撮りを要求することができます。これにより、他の人が従業員に代わって打刻することができなくなります。

タイムレコーダーソフトウェアを中央のキオスクに導入することもできます。従業員は、出勤または退勤を記録するために物理的にそこにいる必要があります。これにより、手動タイムクロックの重要な利点の 1 つが再現されます。

さらに、多くのタイムレコーダーアプリは給与計算時間を自動的に計算するため、従業員の時間を合計する必要がまったくありません。

給与計算ソフトウェアと直接統合することもできます。そのため、数時間の集計や計算の再確認に丸一日を費やすことなく、数クリックで給与計算を実行できます。

給与計算時間の計算方法

従業員のタイムカードを取得したら、給与計算のために働いた合計時間を計算できます。これをどのように行うかは、手動で時間を追跡しているか、時間追跡ソフトウェアを使用しているかによって異なります。

方法 1: 労働時間を手動で計算する

物理的なタイムカードまたはスプレッドシートを使用して時間を追跡している場合は、労働時間を手動で計算する必要があります。

まず、すべての時間を午前/午後形式から24 時間形式に変換します。たとえば、午後 3 時は 15:00 になります。これにより、従業員の終了時刻から開始時刻を引くことがはるかに簡単になります。

次に、分を 10 進数形式に変換します。これは、各時間エントリの分を 60 で割ることによって実行できます。たとえば、14:15 は 14.25 になります (15/60 は 0.25 に等しい)。

これで、従業員の開始時刻を終了時刻から減算できるようになりました。従業員が午前 9 時 5 分に勤務を開始し、午後 5 時 15 分に終了した場合、労働時間は 17.25 – 9.08 = 8.17 時間となります。

最後に、従業員がその日中に取った休憩を差し引くことを忘れないでください。たとえば、彼らが 45 分の昼休憩を取った場合、8.17 – 0.75 = 7.42 時間の労働時間と計算されます。

方法 2: 給与計算ツールで労働時間を計算する

時間を手動で計算する代わりに、無料の給与計算ツールを使用できます。

このタイムカード計算ツールを使用すると、従業員の毎日の開始時刻と終了時刻を入力し、毎日の労働時間を自動的に計算できます。一度に 1 週間または 2 週間の時間を計算できます。

従業員の給与率と超過勤務の基準値を入力すると、計算機は給与期間中の従業員の給与も決定します。タイムシートを印刷するか、ダウンロードして給与計算ソフトウェアに転送することができます。

方法 3: 労働時間を自動的に計算する

タイムレコーダーアプリを使用して時間を追跡する場合、ソフトウェアは労働時間を自動的に計算します。上記のすべての計算を舞台裏で処理し、毎日の労働時間を表示します。

便利なことに、多くのタイムレコーダーアプリでは、従業員のタイムカードの不一致も強調表示されます。たとえば、従業員が 1 日のうちに時間を入力しなかった場合、ソフトウェアによって確認できるようにフラグが付けられることがあります。これにより、給与計算を実行する前に、従業員にタイムレコーダーの有効化を忘れていないか尋ねたり、他の問題を発見したりする機会が得られます。

労働時間を使用して総賃金を計算する

従業員の 1 週間の総労働時間がわかれば、総賃金を計算できます。

従業員の労働時間が 40 時間以下の場合は、単純に週の労働時間に基本賃金率を乗じて総賃金を決定します。

従業員が週に 40 時間を超えて働いた場合、残業代を支払わなければなりません。その方法は次のとおりです。

従業員の基本賃金率に 40 を掛けて、この数値を書き留めます。
従業員が働いた時間外労働時間に基本賃金率を乗じ、さらに 1.5 を掛けて超過勤務手当を計算します。
最初の数値と残業代を加算して、従業員の総額を決定します。

例として、従業員が時給 10 ドルの基本賃金で 46 時間働いたとします。計算すると、(40 x 10 ドル) + (6 x 10 ドル x 1.5) = 490 ドルとなります。

知ってますか？

Connecteam は、従業員が残業に入りそうになると、リアルタイムのアラートを送信します。これらのアラートは、支払わなければならない残業の量を最小限に抑えることができるように、仕事を再割り当てする機会を与えてくれます。

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従業員の勤務時間を追跡するのに最適なソフトウェア

デジタルタイムクロックソフトウェアは、従業員の時間を追跡し、給与計算の時間を計算するのに最適なソリューションです。

ビジネスで現在使用できる 3 つのトップタイムクロックプラットフォームを詳しく見てみましょう。

コネクトチーム

Connecteam は、内蔵のデジタルタイムクロックと、時間の追跡、給与計算の実行、ビジネスの合理化に役立つ多数の機能を備えたオールインワンの勤務管理ソリューションです。

タイムレコーダーは自動で秒単位まで正確です。ただし、従業員が出勤または退勤の打刻を忘れた場合は、手動で時刻エントリを追加することもできます。

当社のプラットフォームはウェブおよびモバイルデバイスで利用できるため、従業員はオフィスでも外出先でも簡単に勤務時間を追跡できます。

Connecteam は、集中型時刻キオスクも提供します。 Connecteam を共有のタブレットまたはスマートフォンにセットアップして、従業員にこの中央デバイスでの出勤と退勤を要求します。

時間の盗難を減らすために、従業員に出勤時に自撮りを義務付けることもできます。

さらに、ジオフェンスを設定することもできますオフィスや現場の周りに。 (作成できるジオフェンスの数に制限はありません。) Connecteam は GPS 位置追跡を使用して、従業員がジオフェンスで囲まれたエリア内からのみ出勤できるようにします。従業員は現場に到着したら、打刻するようリマインダーを受け取ります。

GPS 位置追跡機能は、従業員の常時位置を確認するのにも役立ちます。

さらに、従業員が残業に入りそうになると、アラートが届きます。これにより、不必要な残業を削減し、給与を節約することができます。

そういえば、Connecteam を使用すると、給与計算の時間計算が簡単になります。当社のソフトウェアは、休憩時間、欠勤、時間外労働、有給休暇を自動的に計算し、自動化されたデジタルタイムシートを数秒で生成します。また、誤った時間入力にフラグを立て、管理者がどのデバイスからでもタイムシートを承認または拒否できるようにします。

給与計算を実行する準備ができたら、数回クリックするだけでタイムシートをエクスポートできます。 Connecteam は、 QuickBooks Online および Gusto との直接統合を提供し、給与計算をさらに高速化します。

Connecteam が収集するすべての時間データは、自動レポートと一元化されたダッシュボードを通じて表示できます。従業員の休暇残高も追跡し、従業員の有給休暇申請の管理が容易になります。

Connecteam は、従業員 10 人までの企業には完全に無料です。大企業の場合、従業員数 30 人までの場合、料金は月額わずか 29 ドルからです。

Connecteam を 14 日間無料でお試しいただき、労働時間を追跡し、給与計算を簡単に実行するのにどのように役立つかを確認してください。

タイムリーな

Timely は、従業員がさまざまな生産性向上アプリに費やした時間を自動的に記録する、AI を活用した時間追跡ソフトウェアです。どの作業がどのプロジェクトに関連付けられているかを学習し、プラットフォームを使用する従業員が増えるほど正確になります。

従業員は、Timely が作成した時間エントリを請求対象時間または請求対象外時間としてマークできます。これは、マネージャーがプロジェクトに費やしたすべての請求対象時間のレポートを取得できるため、クライアントの請求書を作成するのに役立ちます。マネージャーは、このデータを使用して生産性を監視し、どのプロジェクトがより多くの人員を投入することでメリットが得られるかを確認することもできます。

Timely ではタイムシートを自動的に作成できますが、承認システムは組み込まれていません。従業員はタイムシートをマネージャーに手動で送信する必要があり、時間入力に関する質問は Timely 以外で解決する必要があります。

Timely はユーザーあたり月額 9 ドルから始まります。

収穫

Harvest は、フリーランサーや小規模チーム向けに設計された時間追跡ソフトウェアです。これにより、ユーザーは Web、デスクトップ、モバイルデバイス上で時間を追跡できるようになります。ユーザーはカスタムリマインダーを作成して、タイムトラッカーの開始と停止を忘れないようにすることもできます。

Harvest を使用すると、ユーザーは時間エントリをプロジェクトに整理し、時間を請求可能または請求不可としてタグ付けできます。このソフトウェアはクライアントの請求書を自動的に作成でき、PayPal および Stripe と統合してクライアントがオンラインで支払うことができるようにします。 Harvest は、QuickBooks Online および Xero とも統合します。

特に、Harvest は従業員のタイムシートを生成しません。従業員の合計時間を含むカスタマイズ可能なレポートをサポートしていますが、管理者はこれらの時間を給与計算ソフトウェアに手動で入力する必要があります。

Harvest は、個人ユーザーが 2 プロジェクトまで無料で利用できます。チーム向けのハーベストは、ユーザーあたり月額 10.80 ドルから始まります。

結論

従業員が労働に費やした時間を正確に追跡することが、給与計算時間を計算する鍵となります。手動で時間を追跡し、従業員の時間を合計することもできますが、デジタルタイムクロックソフトウェアは時間を節約し、コストのかかるエラーを排除する優れたアプローチです。

現在最高のデジタルタイムレコーダーアプリは Connecteam です。 モバイルタイムクロック、中央時刻キオスク、現場従業員向けのアラート、管理者向けの一元的なレポートダッシュボードなどを提供します。これは、作業管理のあらゆるニーズに対応する万能ソリューションです。