プロジェクト管理の完了時間を見積もる方法

公開: 2023-02-28

計画と見積もりは、プロジェクトを完了するために非常に重要です。現実的な期限を作成し、リソースを管理し、適切な予算を設定し、従業員と利害関係者の期待を同様に設定できるようにするには、プロジェクトにかかる時間を知る必要があります。

適切な計画がなければ、数週間かかるはずのプロジェクトが数か月もかかる可能性があります。この生産性の欠如は、予算を超過し、過剰な人件費で事業費を浪費し、顧客を不幸にする可能性があります。

プロジェクトマネージャーが効果的に計画および見積もりを行うために使用する一般的な手法は、完了までの推定時間 (ETC) 予測です。このガイドでは、ETC とは何か、適切な時間の見積もりの重要性、適切な時間の見積もり方法などについて詳しく説明します。

完了までの推定時間は?

ETC には、プロジェクトを完了するのに必要な合計時間を見積もることが含まれます。単純に推測するよりも正確であり、人員の割り当て、予算の設定、およびリソースの割り当てに関して自信が持てます。また、完了する必要があるタスクを計画するのにも役立ち、全員が作業にかかる時間を確実に把握できます。

ETC は、プロジェクトライフサイクルのできるだけ早い段階で計算して、完了に必要な時間を正確に見積もる必要があります。

適切な時間見積もりの重要性

まず、適切な時間見積もりを取得することで、チームは遅延を回避し、完了したプロジェクトを予定どおりに納品することができます。

顧客やクライアントとの信頼を築き、彼らが何度も何度もサービスを要求するようにするために、一貫して締め切りに間に合わせることができる必要があります。 ETC は、すべてのタスクがクライアントの期待に応えるか超えるように、チームが時間を効率的に管理するのに役立ちます。

正確な時間の見積もりは、各プロジェクトを完了するために必要な資金を確保し、必要なときに適切な従業員を配置するのにも役立ちます。

さらに、ETC は、プロジェクトマネージャーが詳細なスケジュールを作成するのに役立ちます。これらのスケジュールは、人またはチームが何をする責任があるか、および予測に基づいたプロジェクトの締め切りを強調します。

何かを完了するのにかかる時間と、そのタスクを担当する従業員を知ることは、チームをより効果的に管理するのに役立ちます。

不十分な時間見積もりを行うことによるマイナスの結果もあります。プロジェクトのタイムラインを狂わせたり、締め切りを遅らせたり、従業員を過労させたりするリスクがあります。さらに、プロジェクトの完了が予定より遅れると、クライアントを失望させ、評判を損なう可能性があります。

適切な ETC を見積もらないと、プロジェクトに時間がかかりすぎる場合に予算が不足し、あなたやクライアントの費用がかかる可能性があります。場合によっては、時間の見積もりが不十分なため、プロジェクトが完全に失敗する可能性があります。

時間を正しく見積もるためのヒント

不適切な時間の見積もりは、コストがかかり、危険を伴う可能性があるため、時間を正しく見積もっていることを確認するためのヒントをいくつか紹介します。

プロジェクトを完了するために必要なすべてのことを認識する

プロジェクトを完了するためのタスク、会議、およびその他の要件の完全なリストがないと、完了までの時間を見積もることが難しくなります。

プロジェクトの成功にとって重要なことはすべて記録し、説明する必要があります。不足しているものがあると、見積もりに数日または数週間が簡単に追加され、タイムラインが狂ってしまう可能性があります。アクションアイテムとプロジェクト要件を適切な順序 (時系列、優先度、またはその両方) でリストしてください。

作業分解図のような手法を使用して、より大きなプロジェクトを分解し、実行する必要があるすべてのことを明確に把握することを検討してください。

また、完了までの時間を見積もる際には、プロジェクト前のテストの実行、従業員やクライアントとのコミュニケーション、プロジェクトの編集にかかる時間を考慮することを忘れないでください。

過去のプロジェクトのデータを確認する

過去のプロジェクトの履歴データを使用すると、現在の見積もりを微調整するのに役立ちます。過去のタイムラインとプロジェクトタスクを調べて、それらにかかった時間を把握し、この情報を使用して ETC 予測を導きます。

同様のプロジェクトを確認して、分析する情報が関連性があり役立つものであることを確認してください。

場合によっては、同様のプロジェクトを完了した他社の履歴データを確認できる場合があります。ただし、アクセスが困難で費用がかかる場合もあります。

特定のタスクやプロジェクトにかかった時間を正確に把握できるように、従業員の作業時間を必ず追跡してください。これにより、現在のプロジェクトを追跡し、将来の見積もりがはるかに簡単になります。

チームを見積もりに参加させる

作成する見積もりにチームメンバーを参加させるように努めてください。他の人に相談することで、見積もりが合理的で、チームがプロジェクトを完了するのにかかる時間を正確に反映していることを確認できます。

さらに、チームを巻き込むことで、従業員の満足度を向上させることができます。彼らの意見を求めることで、従業員は価値があり有能であると感じ、より積極的に関与するようになります。さらに、プロジェクトの作成に協力した場合、彼らは一生懸命働き、プロジェクトのタイムラインに固執する意欲が高まります.

また、同様のプロジェクトに取り組んでいる専門家や専門家に遠慮なく連絡してください。目の新鮮なセットは驚異を行うことができます. 専門的な経験と知識を持つ人は、プロジェクトにかかる時間をより正確に把握し、効果的なプロジェクト管理に関する追加の洞察を提供してくれます。

リスクに注意する

正確な時間見積もりを作成するために、リスクを認識する必要があります。リスクは、遅延や予算の問題などの問題につながり、プロジェクトが急停止する可能性があります。

リスクは、プロジェクトに必要な資金がない、従業員が予期せず退職するなど、内部にある可能性があります。悪天候で作業現場に行けないなどの外部リスクも、プロジェクトを軌道から外してしまう可能性があります。

潜在的なリスクを考慮し、緊急時対応計画を策定することで、遅延を最小限に抑え、1 つの問題がプロジェクトの失敗につながるのを防ぐことができます。

柔軟に作業する

プロジェクト計画を作成し、タイミングを把握するときは、必要になった場合に備えて追加の時間をスケジュールすることが重要です。たとえば、人手不足、機器の故障、停電、悪天候、さらには利用できない特定のリソースなどの課題に対処するための余分な時間を考慮に入れます。

柔軟性を考慮しない納期の厳しい計画は、たった 1 つの問題が発生しただけで崩壊する可能性があります。後悔するよりも安全である方が良いです。不測の事態に備える時間を追加することは、命の恩人になる可能性があります。

また、プロジェクトに取り組んでいる間、他のことに費やす時間にも注意してください。常に 100% 効率的なチームはありません。そのための計画を立てる必要があります。あなたとあなたのチームが最も重要なプロジェクトに取り組んでいるときでさえ、お互いにチャットしたり、質問をしたり答えたり、食べ物や飲み物を手に入れたり、気が散ったりすることは避けられません.

時間の無駄を完全に回避することは非現実的であるため、合計見積もりに組み込むことをお勧めします。

プロジェクトの完了後にタイムラインを常に確認する

プロジェクトが完了したら、タイムラインを詳細に確認します。これにより、見積もりと比較して実際のプロジェクト期間を明確に確認できます。見積もりと結果の違いを簡単に特定し、次のプロジェクトでそれらに対処する方法を決定できます。

さらに、各プロジェクト全体の進捗状況を追跡するように努力する必要があります。問題が発生した場合は、その場でタイムラインを調整できます。

また、追跡により、プロジェクトの進行状況を常に最新の状態に保つことができます。チェックリスト、外出先でのタスク割り当て、従業員のデバイスに直接送信されるタスク通知など、適切なタスク管理ツール(最高のタスク管理アプリのレビュー) にアクセスできると、これが簡単になります。

進捗状況を追跡することで、物事が実際にどのように進行しているかを、将来の予測をより正確にするために予測した方法と比較できます。プロジェクトの分析と理解に取り組むほど、見積もりはより正確になります。

時間を見積もるための最良の方法

必要な情報を入手し、プロジェクトに伴うすべてのことを認識したら、見積もりを開始できます。プロジェクトの時間を見積もる方法に行き詰まっていますか? ここでは、あなたが従うことができる最良かつ最も人気のある方法のいくつかを紹介します.

ボトムアップ見積もり

ボトムアップ推定法では、タスクを個別に分析し、それぞれにかかる時間を調べます。次に、個々のタスクの時間を単純に合計すると、プロジェクト全体の合計見積もりが残ります。

これは、プロジェクトの時間を見積もる非常に正確な方法です。最初に特定のタスクをそれぞれ見てから、プロジェクト全体を見る必要があるからです。

多くの場合、この方法はより多くの時間と労力を必要としますが、最終的には、大規模なプロジェクトをより管理しやすい個々のタスクに分割することで、時間を見積もる際のストレスを軽減するのに役立ちます。

トップダウン見積もり

トップダウン見積もりは、ボトムアップ見積もりの反対です。これには、プロジェクトに取り組まなければならない時間を計算し、その時間を複数のタスクに分割することが含まれます。

過去のデータを使用して、プロジェクト全体にかかる時間を把握し、そこから見積もりを作成することを検討してください。または、クライアントの仕様に基づいて、完了までの時間を単純に見積もることもできます。

全体として、トップダウンの見積もりは、各タスクの詳細ではなく、プロジェクト全体に重点を置くため、より迅速でシンプルなアプローチになる可能性があります。

三点推定

その名前が示すように、3 点見積もり法では、プロジェクトの時間について 3 つの見積もりを行います。それは、最良のシナリオ、最悪のシナリオ、および最も可能性の高いシナリオです。

最善のシナリオの見積もりは、すべてが問題なく計画どおりに進む場合であり、最悪の場合の見積もりは、うまくいかない可能性のあるすべてのことがうまくいかない場合です。最も可能性の高い見積もりは、途中で発生するわずかな問題を考慮したものです。

多くの場合、3 点推定は、プロジェクトがどのように進んでも準備ができていることを確認するのに役立つため、タイミングを推定する最も安全な方法です。とは言え、かなりの労力が必要です。多くのプロジェクトマネージャーは、最終的に 3 つのシナリオすべての平均を使用して、実際の見積もりに到達します。

パラメトリック推定

この方法では、1 つのタスクに必要な時間を計算し、その時間をプロジェクトに含まれる同様のタスクの数で掛けます。プロジェクトの多くのタスクは類似しており、この方法を使用すると、それぞれを分析しなくても正確な見積もりを行うことができます。

パラメトリック見積もりでは、類似したタスクをグループ化してプロジェクト時間を見積もる必要があるため、特にタスクが最初に考えたほど類似していない場合は、多少の変動が生じる可能性があります。それでも、この方法は、タスクと必要なものを知っている限り役に立ちます。

比較見積もり

比較見積もり (類似見積もりとも呼ばれます) は、過去のプロジェクトにかかった時間を調査し、これらの洞察を現在のプロジェクトに適用することです。たとえば、あなたとあなたのチームが過去に同様のプロジェクトに 4 か月を費やした場合、現在のプロジェクトが完了するまでに 4 か月かかると想定するのは合理的です。

この方法を使用すると、時間をすばやく簡単に見積もることができますが、現在のプロジェクトと参照している過去のプロジェクトの要件が異なる場合、精度が低下する可能性があります。

結論

プロジェクトの時間を見積もる方法を知らなければ、プロジェクトが失敗したり、予算が不正確になったり、スケジュールに問題が生じたりする可能性があります。従業員は長時間労働を余儀なくされ、締め切りに間に合わない可能性があります。不十分な時間の見積もりは、膨大な時間とお金を浪費することになり、顧客の期待を裏切ります。

ビジネスがどのような種類のプロジェクトを引き受けても、完了までの推定時間 (ETC) 予測を使用すると、締め切りを守り、より良いスケジュールを作成し、時間を適切に管理し、予算内に収まるようにすることができます。従業員は、何をいつまでに行う必要があるかをよりよく理解できるようになり、プロジェクトを常に時間どおりに提供することで、高い評価を維持できます。