従業員の書き込み方法 + 無料の従業員書き込みフォーム

マネージャーとして、チームメンバーが設定された期待に確実に応えられるようにする責任があります。 ただし、従業員が職場で適切に行動していない場合は、懲戒処分が必要になる場合があります。

これを行う1つの方法は、従業員を書き留めることです。

従業員の記録は、従業員の容認できない行動の正式な記録を提供します。 従業員を作成するときは、一貫した文書を使用することが不可欠です。 これにより、ビジネス全体で公正な構造を維持し、長期にわたる従業員の行動の書面による記録を作成できます。

正しく行うと、従業員を文書化することで、従業員の行動を改善し、期待と基準を確実に満たすことができます。

この記事では、従業員を文書化する方法と、文書化会議で何を言うべきかについて説明します。 また、従業員の書き込みフォーム用の無料テンプレートも提供しています。

従業員の書き込みとは何ですか?

従業員の記録は、労働者の容認できない行動、行動、またはパフォーマンスの正式な書面による記録です。 従業員の行動が期待に応えていないことを知らせ、何を変更または改善する必要があるかについてフィードバックを提供します。 また、改善しない場合の結果についても詳しく説明します。

従業員の書き込みは、懲戒会議を必要としないが、それでも受け入れられない軽微な問題に使用されます。 たとえば、頻繁な遅刻、無礼などの破壊的な行動、軽微な服装規定違反などです。

従業員の報告書は、通常、懲戒プロセスの最初の段階として機能します。 ただし、従業員の規律のスタンドアロンの方法として使用することもできます。

報告会と懲戒会見の違い

報告書と懲戒会議は、従業員の規律の 2 つの方法です。 マネージャーやスーパーバイザーは、期待に応えられない従業員の行動に対処するためにそれらを使用します。 2 つの方法は似ていますが、目的が異なります。

報告書は、従業員の容認できない行動を記録するための「紙の証跡」の一部のように機能します。 多くの場合、これは正式な懲戒プロセスの最初のステップです。

懲戒会議は、従業員とそのマネージャーまたはスーパーバイザーの間で行われる正式な会議です。 これは通常、従業員の行動が著しく不適切な場合に発生します。 たとえば、差別、嫌がらせ、盗難、安全上の違反、重大な不服従などです。

懲戒会議は、従業員の報告を受けても従業員の行動が改善されない場合にも使用できます。 たとえば、従業員の服装規定違反を報告したが、制服を正しく着用していないとします。 その場合、懲戒会議を進めることができます。

懲戒会議と報告書は、特定の種類の行動について線を引き、それを修正し、一緒に前進する機会を提供します. あなたがとる口調は、真面目でありながら協力的であるべきです。

いつ従業員を作成する必要がありますか?

通常、従業員は軽微な懲戒事由で起訴されます。 追記が必要な行動の種類の例を次に示します。

• しつこい遅刻。
• 不服従にはならない破壊的または非専門的な行動。 たとえば、会議中にののしったり、同僚に失礼なことをしたりします。
• 出席または生産性の問題。 たとえば、勤務時間中にソーシャル メディアを使用したり、生産性を損なうその他の気晴らしに従事したりします。
• 適切なポリシーまたは手順に従わない。 たとえば、必要な書類を適切に記入していない。
• 軽度のドレスコード違反。
• 小さな問題に対するフィードバックを実装していません。

パフォーマンスの問題や頻繁な欠勤には追加報告を使用して対処できますが、通常、これらの問題に対処するための最適なツールではありません。 代わりに、パフォーマンスの問題は、会社の機能ポリシーを通じて処理できます。 頻繁な欠勤は、欠勤ポリシーで管理できます。

同様に、一部の問題は深刻すぎて、従業員の報告を正当化できない場合があります。 これらには次のものが含まれます。

• 盗難。
• 同僚、マネージャー、または顧客に対する身体的暴力。
• 性的嫌がらせ。
• いじめ。
• 健康と安全に対する深刻な違反。
• 深刻な不服従。

懲戒方針には、どのような種類の行動が懲戒事項と見なされ、どのような行動が報告書に記載される可能性があるかを明確に記載する必要があります。

従業員の書き込みに含めるもの

従業員の書き込みに含める必要がある法的要件はありませんが、フォームはビジネスの構造を作成するのに役立ちます.

フォームに含める内容の例を次に示します。

• 会社の名前とロゴ。
• 書き込みの日付。
• 従業員の名前と役職。
• マネージャーの名前と役職。
• 不正行為の詳細を記録するスペース。 これには、何が起こったのか、関連する日付、時刻、目撃者の説明が含まれます。
• 従業員との話し合いのメモ用のスペース。 これらは、会話を要約した短いメモである必要があります。 会話を逐語的にキャプチャするようプレッシャーを感じないでください。
• 改善案を書き留めるスペースです。 これには、従業員が改善するために必要な是正措置と、行動を改善しない場合の結果が含まれる必要があります。
• マネージャーと従業員の両方が文書に署名するためのスペース。

容認できない行動に気付いたらすぐに、従業員への報告を完了する必要があります。

従業員の書き込みフォームに記入した後に行うこと

従業員との非公式の会議をスケジュールして、フォームを提示し、懸念事項を説明します。 この時点で、話し合いの簡単なメモを収集し、今後の行動に同意してから、従業員にフォームに署名するよう依頼できます。

従業員は、それが不公平または不正確であると感じた場合、書面への署名を拒否する場合があります。 彼らが署名するのは、彼らの行動について書かれている内容に同意するためではなく、文書を受け取ったことを認めるために署名していることを彼らに思い出させてください.

それでもフォームへの署名を拒否する場合は、署名欄に拒否した旨を記入してください。 単純な「署名を拒否した従業員」がこれをカバーします。 書面への署名を拒否した従業員は、文書を無効にしたり、将来の懲戒手続きでの使用を妨げたりすることはありません。

次に、署名済みまたは未署名の書き込みのコピーを作成する必要があります。 1 部は従業員に渡し、もう 1 部は従業員ファイルに保管します。 従業員がコピーを取ることを拒否した場合は、両方のコピーを自分で保管してください。 従業員がコピーを持っていなかったことを説明するメモを添付します。

人事管理ソフトウェア ソリューションを使用している場合は、記事のデジタル コピーをアップロードすることもできます。 これにより、元のフォームが紛失または破損した場合でも、常にフォームのコピーを保持できます。

従業員を書くときはどうすればよいですか？

書面で何を言うべきかは、従業員の行動の性質によって異なります。 ただし、記事の内容に関係なく、従うべき一般的なベスト プラクティスがあります。

明確かつ徹底する

従業員を記録するのは難しい場合がありますが、明確かつ完全であることが不可欠です。

報告の中で、あなたが気づいた行動は容認できないものであり、それが原因で報告を受けていることを明確に説明してください。 あなたが話している行動、それがいつ起こったのか、なぜそれが受け入れられないのかを正確に詳しく説明してください. その行動が他の従業員に影響を与えたり、あなたの行動規範に反している可能性があります。 また、他の重大な理由による可能性もあります。

作成会議中に従業員が質問をした場合は、フォームに記入し、最後に対処します。 質問への回答方法がわからない場合は、回答を作成しないでください。 従業員に、チェックして折り返し連絡することを伝えます。 確信が持てない場合は、恐れずに別のマネージャーにサポートを依頼してください。

「I」ステートメントを使用する

「I」ステートメントは、話し手の信念や感情に焦点を当てたコミュニケーション ツールです。 名前が示すように、これらの文は「あなた」ではなく「私」で始まります。

「I」ステートメントを使用すると、言葉遣いがわずかに変わり、従業員があなたの言うことをより受け入れやすくなります。 これにより、責任転嫁を防ぎ、会話の客観性を保つことができます。 「I」ステートメントを使用すると、あなたと従業員の間の信頼関係を築くのにも役立ちます。

例えば：

• 「今週、あなたが 3 人も遅刻していることに気付きました。」 「今週はかなり遅刻しました」の代わりに。
• 「チーム ミーティング中のあなたの行動が混乱を招いているのではないかと心配しています。」 「あなたは会議で非常に失礼です」とは対照的です。
• 「あなたへの私のフィードバックが先週実行されなかったことを残念に思います。」 「あなたは先週私の言うことを聞いていませんでした」の代わりに。

理解する

書き込みは、従業員を罰することではありません。 それは、不適切な行動を文書化し、公正かつ一貫して対処することです。 これは、従業員が自分の行動が期待に応えていないことを知り、今後成功する方法についてのガイダンスを共有するのに役立つ方法です。

ミーティングの口調は真剣であると同時に、協力的で理解のあるものでなければなりません。 従業員に疑いの利益を与え、行動を変えることで従業員をサポートすることが重要です。

従業員を書くときに理解する方法は次のとおりです。

• 判断力のない言葉を使用してください。 たとえば、「前回のチーム ミーティングでのあなたの行動は、まったくプロフェッショナルではありませんでした」などと書いてはいけません。 代わりに、次のように書いてください。 この振る舞いは破壊的でした。」
• 説明の中で文脈を提供してください。 たとえば、従業員が頻繁に遅刻する場合は、時間通りに仕事をすることが重要である理由をフォームで説明します。 遅刻は、生産性、チームの士気、または顧客からのビジネスの評判に影響を与えることに気付くかもしれません。
• リソースとサポートを提供します。 たとえば、従業員が生産性の期待に応えるのに苦労している場合は、トレーニングの追加や従業員ハンドブックの更新など、追加のサポートを提供します。

紛争に備える

従業員の報告は、従業員の行動とパフォーマンスを改善する機会ですが、良い仕事をしていないと言われるのが好きな人はいません。

競合は、従業員の書き込みの自然な部分です。 従業員は、自分が罰せられているかのように、またはその決定が不当であるとさえ感じるかもしれません。 従業員の気持ちに積極的に耳を傾け、対応してください。

書き込みプロセス中に、従業員は次のことを行う可能性があります。

• 不正行為を否定します。 従業員は、あなたが話していることを否定したり、情報が真実ではないと主張したり、会話を止めようとしたりする場合があります。 そのため、証拠を用意して会議に出席することが重要です。 目の前に証拠がある場合、彼らは記事の内容を合理的に否定することはできません。
• 会議を中断します。 従業員は、叫んだり、ののしったり、泣いたり、部屋を出たりする可能性があります。 このような場合は、落ち着いて客観的に行動してください。 コップ一杯の水を用意するか、部屋を出て従業員が落ち着くまで待ちます。
• 責任を同僚にそらす。 あなたの従業員は、自分の振る舞いが悪いのは同僚のせいだと主張しようとするかもしれません。 たとえば、従業員が一貫して締め切りに間に合わなかったとします。 彼らは、同僚が気を散らし、仕事をやり遂げるのを難しくしていると主張するかもしれません。 従業員が自分の行動に集中するように促します。 たとえば、「軌道に乗って目標を達成するのに役立つ戦略を開発することに集中しましょう」と言うことができます。
• あなたや会社のせいにする。 従業員は、容認できない行為の理由として、あなたや会社を攻撃するように会話を誘導しようとする場合があります。 自己弁護したり、口論したりすることは避けてください。 落ち着いて、会話を目前の特定の行動上の問題に戻します。

従業員の書き込みに関する重要なヒント

落ち着いて客観的に

従業員に失望したり、動揺したり、怒ったりするのは、それらを書き留める必要がある場合には理解できます。 ただし、怒っているときや動揺しているときに、それらを書き留めたり、会議を開催したりしないでください。 これらの感情は、公正で客観的であることを困難にします。

しばらく落ち着いてください。 散歩に行くか、水を飲みましょう。 または、「あなたはいつも遅れています!」などの感情的な発言を「私」の発言に言い換える練習をすることもできます。 これにより、感情を分散させ、明確な頭で執筆プロセスを開始する準備を整えることができます。

落ち着いたら、自分のペースで書き込みフォームに記入してください。 難しい感情が再び沸き上がってきたら、10 分間休憩します。 それから、書き続けます。 インシデントの翌日に報告フォームに記入しても問題ないことを覚えておいてください。

問題を詳細に文書化し、記録を残す

書き込みにはできるだけ詳細を含めます。 これには、書き込みを裏付ける日付、時刻、またはその他の証拠が含まれます。 準備を整えておくことで、自信を持って会議を開催できるようになり、自分自身と従業員にとって可能な限り最高の結果を得ることができます。

報告フォームに記入し、従業員とのミーティングを開催したら、後で参照できるように報告の元のコピーを保管してください。 この文書は、従業員が法的紛争を提起した場合に役立ちます。

また、書き込みの記録を次の場所に保管することも重要です。

• さらなる懲戒処分のための紙の証跡を作成する
• プロモーションまたは横方向の変更に関する将来の決定をサポートする
• 職務遂行の正式な記録を維持します。

会社の方針を参照してください

あなたの会社のポリシーは、従業員を登録するというあなたの決定をサポートする必要があります。

ポリシー外の理由で従業員を報告した場合、従業員は不当な扱いを主張したり、あなたに対して請求を提起したりする可能性があります。

ポリシーでは、どのような行動が容認できるか、何を報告する必要があるか、何が不正行為または重大な不正行為を構成する可能性があるかを概説する必要があります。 これは、リスト形式または表形式で行うことができます。

これをフォーマットするさまざまな方法の例を次に示します。

リストフォーム

書き上げる

• しつこい遅刻
• ドレスコード違反
• 無礼な行為
• 続き…

不正行為

• 反抗
• 無断欠勤（AWOL）
• 文書の改ざん
• 続き…

重大な不正行為

• 盗難
• 健康と安全に対する深刻な違反
• 嫌がらせ
• 続き…

表形式

さらに、会社のポリシーには、従業員がポリシーでカバーされていない容認できない行動を示した場合に備えて、すべてのベースをカバーする条項を含める必要があります。

たとえば、次のような条項があります。 このリストはガイドとして意図されており、網羅的なものではありません。」

懲戒方針にこの条項を含めることについて、人事チームに相談してください。

従業員をフォローアップする

書面に記入し、従業員と会話し、保管のために書類を提出したら、従業員にフォローアップすることが重要です。

これは、記事を作成してからの進捗状況を確認したり、記事の目標を達成したかどうかを確認したりするためのカジュアルなチェックインである可能性があります。

フォローアップ ミーティングは、従業員に自分の不正行為を思い出させる機会ではありません。 代わりに、行動を改善するためにさらなるサポートやガイダンスが必要かどうかを尋ねるチャンスです。

1回のチェックで十分です。 ただし、会議でさらに問題が提起された場合は、従業員をサポートするために追加の会議をスケジュールする必要がある場合があります。

従業員の書き込みの要点

従業員の報告は、従業員の行動を管理し、修正フィードバックを提供し、期待を伝えるための効果的なツールです。 従業員を罰する機会ではなく、従業員が自分の行動を改善する方法を理解する機会です。

書き込みは通常、無礼な行動、執拗な遅刻、軽微な服装規定違反などの軽微な不正行為に対して使用されます。 それらは、口頭での警告として懲戒プロセスの一部を形成することも、スタンドアロンのツールとして機能することもできます。

書き込みは、懲戒方針に定められた行動に基づいている必要があります。 報告書には、可能な限り詳細に記入し、非公式の会議中に従業員に提示し、署名し、後で参照できるように安全に保管する必要があります。

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