安全な社内通信プラットフォームの主な機能
公開: 2023-02-23適切な社内コミュニケーション ツールを使用すると、チームがどこにいてもつながりと生産性を維持できます。
この記事では、効果的で安全な社内コミュニケーション プラットフォームの 5 つの重要な機能について説明します。
内部コミュニケーションとは何か、なぜ重要なのか?
社内コミュニケーション プラットフォームは、組織内で情報を共有できるようにするシステムです。 これにより、マネージャーと従業員は知識と最新情報を共有し、質問して回答し、重要なタスクを管理できます。
安全な社内コミュニケーション プラットフォームを使用することには、多くの利点があります。
- 制御された環境で会話が行われるようにすることで、機密データを保護します。 ユーザー権限、取り消し可能なアクセス、および不適切なコンテンツを削除する機能により、会話はプロフェッショナルかつプライベートに保たれます。
- 従業員が必要な情報を確実に入手できるようにすることで、職場の生産性を向上させます。 チェックリスト、フォーム、シフト ノート、ナレッジ ベースの記事などの機能により、エラーが制限され、効率が向上し、従業員の不満が軽減されます。
- グループディスカッション、全社的な更新、一貫した文書化を通じて、強力な職場文化に貢献します。 これは、会社の文化から離れていると感じがちなデスクレス ワーカーにとって特に重要です。
- これは、モバイル ワーカーや孤独なワーカーの安全を確保するのに役立ちます。 建設や輸送などの業界では、安全性が最優先事項です。 リアルタイムの更新により、デスクを持たない従業員に情報を提供し、安全を確保します。
安全な内部通信のさまざまな方法
企業は、いくつかの方法で内部通信を安全に保つことができます。
- データ暗号化。 デバイス上およびクラウド内の暗号化により、許可されていない個人が会話や会社の資産を閲覧できないようにします。
- 安全なインスタント メッセージングを使用すると、マネージャーと従業員はファイルを交換し、仕事に関連するトピックについて話し合うことができます。個人的なテキスト メッセージングの気晴らしやセキュリティの問題はありません。
- ユーザー権限は、誰がいつ、どのアセットや会話を見ることができるかを定義します。 現場、プロジェクト、またはランクごとに従業員をグループ化する機能は特に便利です。
- クラウドベースのソリューションは、従業員のデバイスに保存される情報を制限し、すべての会社の資産をより詳細に管理できるようにします。
内部通信を保護するための一般的な脅威
適切なソフトウェアは、多くの一般的なセキュリティ上の懸念を軽減するのに役立ちます。 ただし、特に人的エラーに関しては、企業は依然としてセキュリティに注意する必要があります。
一般的な脅威には次のものがあります。
- 不正アクセス。 間違った人が会社の情報にアクセスできる場所。 マネージャーは、ユーザー権限の定期的な監査を実行し、オフボーディングされた従業員のアクセスが取り消されていることを確認する必要があります。
- フィッシング攻撃。 これは、従業員がだまされて情報を開示させたり、メッセージ内のリンクをクリックさせたりした場合に発生します。 従業員は、これらの攻撃を特定して回避するために、定期的なセキュリティ トレーニングを受ける必要があります。 毎日のメールやテキストメッセージではなく、会話を安全なアプリに制限することも役立ちます. 専用のグループ会話により、従業員は経営陣とお互いに疑わしい電子メールを通知できます。
- インサイダー データの悪用。 従業員による機密データの意図的な悪用は、不快な現実です。 従業員が仕事をするために必要な情報だけを共有し、良い企業文化の構築に集中してください。これにより、虐待の意図を大幅に制限できます。
安全な社内コミュニケーションのベスト プラクティス
会社のセキュリティに対する脅威を知ることは、ほんの始まりにすぎません。 情報を安全に保つための社内コミュニケーション ポリシーの必須要素を次に示します。
- プライベート データを暗号化します。 従業員の記録、顧客データ、財務報告、およびその他の機密データはすべて暗号化する必要があります。 使用するソフトウェアは、デフォルトでこれを行う必要があります。
- 安全なアプリを使用してください。 ビジネス向けに設計されたアプリには、セキュリティ機能が組み込まれています。 それらは、承認された担当者による制御と、通信の監視機能を提供します。
- 個人情報へのアクセスを制限します。 機密情報へのアクセスが必要な従業員のみがアクセスできるようにする必要があります。 誰が機密ファイルにアクセスするかを監視して、データの悪用を防ぎます。
- データ セキュリティ トレーニングを提供します。 従業員トレーニングは、データ セキュリティの脅威について従業員を教育し、会社の資産をチャットしたり共有したりする際のベスト プラクティスを教えます。
- セキュリティ ポリシーを作成し、定期的に更新して確認します。これにより、ソフトウェアを安全に使用する方法とその義務を従業員に伝えることができます。
- 多要素認証を使用します。 多要素認証では、ユーザーはパスワードの入力に加えて、身元を証明する必要があります (携帯電話に送信されたコードを入力するなど)。
- ソフトウェアを更新します。 会社のソフトウェアは常に最新バージョンに更新してください。 または、常に最新の Connecteam などのサービスとしてのソフトウェア (SaaS) プラットフォームを使用します。
安全な社内コミュニケーション プラットフォームの選び方
安全な社内通信プラットフォームを選択する際は、これらの機能を探してください。
データ暗号化、ユーザー権限、クラウドベースのストレージ
Secure Sockets Layer (SSL) 暗号化は、転送中のデータを保護するためのゴールド スタンダードです。 内部通信プラットフォームがこれをサポートしていることを確認してください。
さらに、誰がどのデータにアクセスできるかを制御できるプラットフォームを選択してください。 ドキュメント、チャット、およびその他の会社の資産に対するユーザーおよびグループのアクセス許可を設定し、その場でアクセスを取り消すことができる必要があります。
最後に、会社のデータを従業員のデバイスに保存してはなりません。 たとえば、Connecteam で行われた会話はクラウドに安全に保存され、従業員がダウンロードしたり共有したりすることはできません。
予算とスケーリング
ユーザーあたりの価格モデルが高いプラットフォームには注意してください。 ユーザーあたり 10 ドルは大した金額ではないように思えるかもしれませんが、従業員 15 人の小規模な会社でさえ、月額 150 ドルです。 これにより、スケーリングが困難になります。 費用対効果の高いソリューションが存在するため、これはまったく不要な費用でもあります。
たとえば、Connecteam は、最大 10 ユーザーまで無料のスモール ビジネス プランを提供しています。 有料プランは、最大 30 ユーザーで月額 $29 から始まり、それ以降はユーザーあたり $0.50 です。
最後に、運用、通信、人事の各ソフトウェアに個別に料金を支払うのではなく、オールインワン プラットフォームを選択してください。 安くなるだけでなく、安全性も高まります。
使いやすさと互換性
内部通信を保護するための最大の脅威の 1 つは、使い勝手の悪さです。
従業員は、使いにくいツールにすぐに不満を抱き、結果として、個人的なテキスト メッセージなどの安全性の低い方法を採用するようになります。 これらの無許可のアプリケーションを使用すると、会社の資産が重大なリスクにさらされます。
使用するプラットフォームは、現在のソフトウェアと互換性があり、既存のワークフローと日常業務に適合する必要があります。 したがって、カスタマイズ可能性は重要な機能です。 オールインワン プラットフォームは、互換性の問題を解決し、スムーズな運用にも役立ちます。
結論
安全な内部通信により、日常業務がスムーズに実行されている間、会社の資産が安全に保たれます。 Connecteam は、現在入手可能な最高の内部コミュニケーションおよびチーム管理アプリであり、チームの連携と生産性を維持するためのツールを備えています。
従業員にとって魅力的で、管理が簡単で、非常に安全な豊富なアプリ内チャット エクスペリエンスを備えています。 マネージャーは、プロジェクト、クライアント、シフトなどのチャット グループを作成し、誰が会話に参加するかを完全に制御できます。 チャットは従業員のデバイスに保存されることはなく、従業員が離職すると、会社情報へのアクセスが直ちに取り消されます。
調査と投票を使用して、従業員からフィードバックを収集し、情報に基づいた意思決定を行うことができます。 従業員は自分の声を聞いてくれることに感謝し、従業員の経験について強力な洞察を得ることができます。
最後に、Connecteam には、イベントの開催、知識や会社情報の安全な共有、個々のチームまたは組織全体との更新の共有などに役立つツールがあります。
シームレスで安全なチーム管理のために、Connectteam を使用してすべての社内コミュニケーション、運用、人事などを管理できます。